Простые примеры разработки бюджетов в системе «1С: Управление производственным предприятием 8»

ВВЕДЕНИЕ

Статья является первой частью методического  пособия, в котором излагаются основы разработки  бюджетов в подсистеме «Бюджетирование» конфигурации «1С: Управление производственным предприятием 8» (далее 1С:УПП). После знакомства с основными элементами подсистемы разобраны простейшие примеры построения Бюджета продаж и Бюджета производства. Подробный вариант статьи изложен в прилагаемом файле (upp1. zip).

1.        ПОДСИСТЕМА «БЮДЖЕТИРОВАНИЕ» В 1С:УПП

1.1.     Основные элементы подсистемы «Бюджетирование»

Сущность бюджетирования состоит в разработке взаимосвязанных планов хозяйственной деятельность компании, ее подразделений, исходя из текущих и стратегических целей функционирования, контроля за выполнением этих планов, в корректирующем воздействии на отклонения их исполнения. Планирование в подсистеме «Бюджетирование» конфигурации 1С:УПП ведется с помощью бюджетных операций.

Бюджетная операция похожа на проводку бухгалтерского учета. Главное различие между ними заключается в том, что бухгалтерская проводка отражает уже свершившееся событие хозяйственной жизни предприятия, а бюджетная операция отражает будущее событие или несколько будущих событий.

В бюджетной операции не указываются детали, которые не существенны для финансового планирования: конкретные расчетные банковские счета предприятия, с которых и на которые будут поступать денежные средства, конкретные подотчетные лица и т.д. Дату достаточно указывать с точностью до периода планирования, причем обычно указывается первая дата периода. В то же время в бюджетной операции фиксируются значения следующих аналитических разрезов:

• сценарий планирования;
• статья оборотов;
• валюта операции;
• центр финансовой ответственности (ЦФО);
• проект;
• контрагент;
• номенклатура.

Сценарий планирования - это средство для разделения нескольких вариантов финансовых планов в системе. В разрезе сценариев ведется планирование продаж, производства, закупок. Это позволяет сопоставлять данные бюджетов с данными системы планирования.

В сценарии определяются следующие параметры:

• детализация планирования (укрупненное планирование или планирование с точностью до элементов аналитического учета);
• периодичность (временной интервал, который определяет детализацию планирования по календарным периодам: год, квартал, месяц, неделя, день);
• способ планирования (циклическое планирование сразу на несколько последовательных периодов одинаковой продолжительности, скользящее планирование, когда очередной период планирования открывается по мере окончания предыдущего, планирование на определенный интервал времени);
• валюта планирования;
• признак использования отдельной линейки курсов валют для сценария (что позволяет подготовить несколько сценариев развития ситуации в зависимости от разных прогнозов динамики изменения курсов валют операций).

Статьи оборотов являются ключевыми элементами подсистемы «Бюджетирование». Они служат для детализации оборотов предприятия при составлении бюджетов и анализе фактической информации. Статьи оборотов характеризуются следующими параметрами:

• признаки ведения учета по сумме и по количеству;
• признаки ведения оборотов по номенклатуре и контрагентам;
• источники получения фактических данных (указание связи между статьей оборотов и реквизитами управленческого и бухгалтерского учета, что необходимо для автоматического сопоставления плановых и фактических показателей) и др.

Статья оборота бюджетной операции соответствует сочетанию счета дебета и счета кредита счетов бюджетирования или совокупности таких сочетаний, которые устанавливаются в свойствах статьи оборота.

Одному обороту соответствует одна или несколько бюджетных проводок, характеризующих перемещение денежных средств между счетами  плана счетов бюджетирования. Причем в случае использования нескольких бюджетных проводок общая сумма оборота распределяется между ними пропорционально коэффициентам, указываемым в свойствах статьи оборота.

Справочник Статьи оборотов по бюджетам имеет иерархическую структуру. В нем можно вводить группы, например, Доходы и Расходы.

 Счета бюджетирования служат для отражения планируемых остатков средств. В системе 1С:УПП по каждому из счетов можно организовать количественный и валютный учет, а также  ведение аналитического учета в разрезе подразделений, номенклатуры и т.п. Совокупность всех счетов представлена планом счетов бюджетирования.

План счетов бюджетирования напоминает упрощенный план счетов бухгалтерского учета. Фрагменты плана счетов бюджетирования, принятого в типовой конфигурации 1С:УПП приведены в табл. 1.1. Жирным шрифтом выделены те счета, которые в дальнейшем будут использоваться в рассматриваемых ниже примерах.

Таблица 1.1

План счетов бюджетирования

В этом плане коды счетов  установлены так, что каждый последующий разряд  предназначен для более детального  разделения счета. Так, например, на счете 200 собирается информация по всем текущим активам, на счете 203 представлены запасы, на счете 208 - денежные средства, на счете 2081 - счета в банках.

Бюджеты предназначены для группировки результатов ввода хозяйственных операций по различным направлениям хозяйственной деятельности предприятия. Так, например, выделяют: бюджет продаж для учета реализации товаров и услуг, бюджет материалов для учета материалов и т.п.

Источники данных для формирования строк бюджетов могут быть следующих видов:

• счета бюджета - указываются счета бюджетирования, остатки по которым выводятся и контролируются при формировании бюджета;
• статьи бюджета - указываются статьи оборотов, данные по которым включаются в строку бюджета.

Подразделения ­- это элементы финансовой структуры предприятия. Так, в качестве отдельных подразделений можно выделить: отдел  продаж,  производство, администрацию и т. д.

Центр финансовой ответственности (ЦФО) - это подразделение предприятия, которое является самостоятельным объектом бюджетного процесса. Конфигурация предусматривает несколько видов ЦФО: центр дохода, центр затрат и др. ЦФО является одним из реквизитов подразделения.

При настройке информационной системы прежде всего заполняются справочники: Сценарии, Подразделения, Номенклатура Валюты и т. п., при необходимости корректируется План счетов бюджетирования.

Центральным звеном подсистемы являются статьи оборотов по бюджетам, с помощью которых вводятся бюджетные операции. На основании введенных  бюджетных операций строятся различные отчеты: Оборотно-сальдовая ведомость, Отчет по Бюджету продаж и т. п.

1.2.        Способы ввода бюджетных операций

В системе 1С:УПП существуют различные способы ввода бюджетных операций.

В данном пособии мы рассмотрим следующие из них:

• с помощью документа Бюджетная операция;
• с помощью пакетного ввода бюджетных операций;
• с использованием зависимостей между статьями оборотов.

2. РЕШЕНИЕ СКВОЗНОЙ ЗАДАЧИ

  2.1. Упрощения, принятые для сквозной задачи

Сквозная задача предусматривает последовательную разработку основных бюджетов предприятия, начиная от бюджета продаж и заканчивая бюджетом доходов и расходов. При этом примем следующие упрощения:

• 1) планирование бюджетов будем производить только на первый квартал следующего года с разбивкой его по месяцам;
• 2) считаем, что предприятие специализируется на выпуске продукции только одного вида, на производство которой затрачиваются материалы одного вида, таким образом, не будет необходимости вести аналитический учет по номенклатуре;
• 3) вся выпускаемая продукция реализуется оптом покупателям;
• 1) рассматривается только один сценарий планирования с именем «помесячный»;
• 2) оставим без изменения План счетов бюджетирования, принятый в типовой конфигурации 1С:УПП (см. табл.1.1);
• 3) в качестве налогов оставим только налог на прибыль со ставкой 40%.

     2.2. Бюджет продаж

Планирование бюджетов обычно начинают с бюджета продаж. Это обусловлено тем, что  реализация продукции является главным фактором, ограничивающим развитие  производства. Для простоты предполагаем, что фирма специализируется на выпуске продукции одного вида.

Пример 1. Прогноз продаж на первый квартал  следующего года задан в табл. 2.1.

Таблица 2.1

 Составить бюджет продаж.

Решение

• 1. Ввод статьи оборотов

Мы введем новую статью оборотов Оптовая торговля. Для этого:

• воспользуемся командой Бюджеты>Статьи оборотов по бюджетам;
• с помощью кнопки Вставить или клавиши Ins добавим в справочник Статьи оборотов по бюджетам новый элемент;
• планируя оптовую торговлю, следует вести как количественный, так и суммовой учет, поэтому в окне созданного элемента справочника Статьи оборотов по бюджетам на вкладке Основная включим флажки Учет по количеству, Учет по сумме;
• остальные флажки оставим отключенными, поскольку аналитический учет по номенклатуре и контрагентам не предусмотрен;
• при реализации продукции покупателям должна автоматически записываться проводка:

• Перейдем на вкладку Проводки и выберем в колонке Дебет счет 20711, в колонке Кредит - счет 600;
• в колонках К-т для суммы, К-т для количества укажем, с какими коэффициентами записывается на счета бюджетирования данная проводка.

 Замечание 1. При вводе каждой статьи оборотов  следует обращать внимание на заполнение полей в колонках К-т для суммы, К-т для количества. Обычно  в этих полях  будем проставлять единицы.

2. Сценарий планирования

Под бюджетным периодом понимают временной интервал планирования,  в нашем случае - это первый квартал следующего года. Система 1С: УПП позволяет рассматривать различные способы планирования:

циклический, в котором планы на очередной бюджетный период составляются в конце предыдущего бюджетного периода;

скользящий, обеспечивающий непрерывное планирование; так, например, при таком способе планирования  вначале в декабре составляют бюджеты на  первый квартал следующего года с разбивкой его по месяцам, в конце января составляют бюджеты на февраль- апрель, в конце  февраля -  на период с марта по май включительно и т.д.;

планирование способом «на интервал», в котором план составляется однократно на заданный бюджетный период.

С помощью команды Баланс>Сценарии планирования  введем сценарий планирования, заполнив поля:

• Наименование - помесячный,
• Периодичность - месяц
• Способ планирования - На интервал;
• Валюта - руб.

 3. Бюджет продаж

Введем в справочник Бюджеты новый элемент Бюджет продаж, состоящий из одной статьи Оптовая торговля. Для этого:

• с помощью команды Бюджеты>Бюджеты откроем в справочнике Бюджеты и добавим в нем новый элемент с именем Бюджет продаж.
• в справочнике Бюджеты выделим элемент Бюджет продаж и с помощью кнопки Перейти выберем пункт меню Статьи бюджета. Добавим в список статей бюджета новую статью, в графе Статьи оборотов выберем статью Оптовая торговля. При этом графа Наименование заполнится автоматически. Знак 1 означает, что эта статья входит в бюджет с коэффициентом +1.

4. Пакетный ввод бюджетных операций

 Замечание 2. Хотя ниже планирование производится на первый квартал  2012 г., при самостоятельном выполнении всех примеров целесообразно   планировать бюджеты на будущее, т.е., если, например,  текущий год - 2012, то следует составлять бюджеты на первый квартал 2013 г.

Нам необходимо ввести три бюджетные операции, имеющие ряд общих реквизитов, таких как: статья оборотов, валюта и т.д., поэтому воспользуемся обработкой Пакетный ввод бюджетных операций. Для этого:

• вызовем команду Бюджеты> Пакетный ввод бюджетных операций;
• выберем сценарий помесячный и перейдем вначале на вкладку Общие реквизиты бюджетных операций, на которой заполним следующие реквизиты: Статья оборотов - Оптовая торговля, Валюта операции - руб., Ответственный - Балаганов А., Состояние - подготовлен;
• перейдем на вкладку Бюджетные операции и заполним данными о планируемых продажах в соответствии с табл. 2.1;
• нажмем кнопку Выполнить, после чего результат наших действий отразится на вкладке Сформированные документы;
• на вкладке Сформированные документы нажмем кнопку Провести;
• с помощью команды Бюджеты>Бюджетная операция просмотрим список введенных операций.

 Замечание 3. В результате применения обработки Пакетный ввод бюджетных операций формируются бюджетные операции. Сама обработка не сохраняется в информационной базе, однако результат ее использования (записанные бюджетные операции) всегда можно увидеть в журнале Бюджетные операции.

• 5. Отчет по Бюджету продаж

 Для получения отчета по Бюджету продаж:

• вызовем команду Бюджеты > Отчет по бюджету;
• нажмем кнопку Настройка;
• на вкладке Общие в колонке Представление включим флажок для реквизита Количество, в этом случае в отчете будут также представлены данные количественного учета;
• на вкладке Группировки добавим группировку Период и в списке Развернуть по горизонтали выберем элемент Период;
• установим период с 01.01.12 по 31.03.12 и нажмем кнопку Сформировать.

Замечание 4. Отчет по бюджету не сохраняется в информационной базе, однако с помощью кнопки Сохранить значения можно сохранить настройки отчета,  после чего, благодаря наличию кнопки Восстановить значения,  отчет легко восстанавливается.

   2.3. Бюджет производства

Пример 2. В соответствии с прогнозом продаж подготовлен   план производства в первом квартале следующего года (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Составить бюджет производства.

Решение выполнить самостоятельно, следуя решению примера 1. 

Указания:

1. Ввести статью оборотов Выпуск продукции, в которой должен вестись суммовой и количественный учет.

2. При выпуске продукции должна записываться проводка:

 3. Создать Бюджет производства, состоящий из одной статьи Выпуск продукции.

4. С помощью команды Пакетный ввод бюджетных операций ввести предполагаемый план производства (табл. 2.2).

5. Подготовить отчет по Бюджету производства за первый квартал 2012 г.