- бумажные документы, оформленные в 1С не соответствуют тому что в БД, даже при наличии подписей, потому что кто-то изменил задним числом. Существующий механизм установки даты запрета редактирования не решает проблемы, т. к. текущий день закрыть нельзя, а в течение дня документ можно изменить много раз, при этом даже его сумма может не измениться
- даже при наличии процедуры контроля соответствия бумажных документов их оригиналам в БД, непонятно как именно проверить, изменялся ли документ после того как его подписали или нет.
Вести учет наличия бумажных, надлежащим образом оформленных (в частности подписанных ответственными лицами) документов и обеспечить их полное соответствие своим оригиналам в БД 1С.
Общие принципы.
Для отслеживания изменения информации в БД 1С существуют разные решения, в частности БизнесПлюс: ЖурналИзменений ( не реклама). Для того чтобы определить, кто изменял и что именно, мы используем именно его.
Но для ежедневного, быстрого и необременительного контроля, предлагаю использовать следующую технологию.
Каждый документ должен иметь уникальный номер для идентификации, а также электронную подпись (последовательность символов), которая присваивается в момент каждого (!) проведения документа.Идентификация документа.Для идентификации документов используется уникальный идентификатор (GUID)документа, который печатается в виде штрих-кода (тип штрих-кода Code128) на бумажном документе. Пример реализации можно увидеть в решении //infostart.ru/public/96144/ (Автор идеи упаковки штрихкода не я, сам в свое время увидел где-то, если кто знает, подскажите)
Электронная подпись документа.
Критичные для изменения типы документов (документы отражающие товародвижение):
-
Возврат товаров от покупателя
-
Возврат товаров поставщику
-
Инвентаризация товаров на складе
-
Оприходование товаров
-
Отчет комиссионера
-
Отчет комитенту
-
Отчет о розничных продажах
-
Переоценка товаров в рознице
-
Поступление доп расходов
-
Поступление товаров и услуг
-
Реализация товаров услуг
-
Списание товаров
-
Требование накладная
-
Установка цен номенклатуры
список можете изменить сами
Для контроля идентичности бумажной копии и оригинала в БД используется РегистрСведений, в котором хранится информация о GUID документа и электронной подписи. В момент проведения документа формируется электронная подпись (уникальное число, думаю что можно использовать конструктор УникальныйИдентификатор) и записывается в РС. Для хранения электронной подписи также можно использовать механизм общих реквизитов документов. Что лучше, Вам решать. При каждом проведении документа электронная подпись формируется заново. При печати, выводится на бумажную копию в виде штрихкода. Таким образом, если после распечатывания документа, он был изменен, то электронная подпись на бумажной копии не будет совпадать с подписью в БД. Обязательные условия:
а) документ можно распечатать только после проведения
б) изменение документа обязательно сопровождается его перепроведением.
Контроль изменения документа.
Для осуществления ежедневного контроля существует документ «Реестр документов контрольный». В нем указывается дата, за которую закрывается реестр, после выбора которой автоматически заполняется табличная часть документами, оформленными этой датой. Состав табличной части: Документ, Наличие (тип Булево), Идентичность (тип Булево). После этого оператор проверки формально проверяет наличие необходимых подписей ответственных лиц на бумажных документах, если их не нет, отправляет документ на доработку. Далее сканирует ШК-идентификаторы с бумажных документов, в документе Реестр ставится отметка ( в колонке «Наличие») о наличии бумажной копии, далее сканирует ШК-электронную подпись, если она совпадает с подписью в БД, то тоже ставится отметка (в колонке «Идентичность»), если нет, то документ отправляется на доработку (перепечатать, подписать). Когда все документы отсканированы, при условии что все бумажные копии в наличии и электронные подписи в порядке, документ можно провести с распечаткой итогового отчета, который подписывается оператором проверки. При проведении дата запрета редактирования сдвигается автоматически. Если какие-то документы отправлены на доработку, то документ Реестр не проводится до поступления этих документов. Далее процедура повторяется.
Заключение.
Здесь описана технология, как реализовать контроль документов. Ее можно рассматривать как ТЗ. Реализовать ее достаточно просто без вмешательства в конфигурацию, используя новые объекты конфигурации и механизм подписки на события.
Разумеется, эту задачу можно решить по другому. Можно полностью отказаться от бумажного документооборота, использовать электронные подписи, но для этого потребуется целый комплекс мер и дополнительные затраты.
