ЭП для сотрудников с «человеческим» лицом

Меня зовут Екатерина Александрова, я работаю в компании Wiseadvice.

Начинала с позиции аналитика – занималась задачами по автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты. Далее выросла до позиции продакт-менеджера и координатора команды.

У меня в команде восемь человек с разной специализацией – аналитики по зарплатным задачам, веб-разработчики и разработчики 1С.

Вместе мы разрабатываем SaaS-решение EmplDocs, в рамках которого автоматизируем кадровый электронный документооборот, сокращенно КЭДО. Как раз теме КЭДО и посвящен доклад.

Доклад начну со знаменитой фразы «счастье не за горами» – время КЭДО близится, тема довольно актуальная. Сегодня расскажу основные моменты, на которые стоит обратить внимание, чтобы более комфортно перейти на КЭДО и не столкнуться с сопротивлением со стороны сотрудников.

Почему стоит готовиться к переходу на КЭДО

Цифровизация кадровых процессов началась давно:

• В 2017 году стартовал пилотный проект по электронным больничным листам.

• Далее нас всех, можно сказать, заставили перейти на электронные трудовые книжки.

• Но мейнстримом тема КЭДО стала с выходом всех на удаленку. В апреле 2020 года Минтруд РФ запустил кадровый эксперимент, который позволил компаниями обмениваться с сотрудниками кадровыми документами в электронном виде.

С января 2021 года в статью 312 ТК РФ были внесены последние, но я так думаю, не окончательные изменения, которые касались работников, имеющих дистанционный характер работы.

• Закон приравнял временную удаленную работу к дистанционной, то есть к имеющей постоянный характер работы.

• Закон разрешил обмениваться сотрудникам кадровыми документами в электронном виде и подписывать их как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной электронной подписью. Раньше сотрудники могли подписывать кадровый документ только усиленной квалифицированной электронной подписью (сокращенно УКЭП). Теперь можно подписывать в электронном виде: трудовой договор, договор о материальной ответственности, дополнительное соглашение к договору.

Итогом этого кадрового эксперимента станет разрешение работодателю на обмен документами с сотрудниками в электронном виде.

Важно понимать, что этот процесс затронет не только работодателя, но и работника, точнее, каждого из нас. Это не быстрый процесс, поэтому к нему нужно подготовиться.

Какую электронную подпись выбрать

Чтобы подготовиться к переходу на электронный формат, стоит изучить и выбрать электронную подпись, которую будет применять сотрудник при подписании кадровых документов. Есть три вида подписей:

• ПЭП – простая электронная подпись;

• УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;

• УНЭП – усиленная неквалифицированная электронная подпись.

Они регулируются законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» – т.е. у сотрудника есть выбор.

При этом работодатель всегда со своей стороны при подписании всех кадровых документов должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

Вкратце расскажу о каждом из видов электронных подписей.

ПЭП – простая электронная подпись. Она всем знакома. Это коды доступа в SMS, коды на скретч-картах, пары логина и пароля, которые вы используете при входе в личный кабинет.

ПЭП позволяет подтвердить авторство подписанного документа, но не гарантирует факт изменения этого документа. Т.е. если вы в компании подписали документ, а я, как стороннее лицо, получила к нему доступ, то я его могу легко изменить. И вы этого никак не докажете.

Степень защиты документов, подписанных ПЭП, очень низкая, и все держится на доверии между участниками документооборота и на доверии к системе, через которую вы обмениваетесь документами.

Преимущество ПЭП – это простота. ПЭП не требует дополнительного оборудования: во всех системах используется авторизация по логину и паролю. Это всем доступно.

УНЭП или просто НЭП – усиленная неквалифицированная электронная подпись. Это более надежный вариант электронной подписи.

Такая подпись создается посредством криптографического преобразования информации с использованием закрытой части электронной подписи.

НЭП гарантирует авторство подписанного документа и неизменность этого документа. Если вы подписали документ НЭПом, любые изменения, которые будут внесены в этот документ, будут видны.

Когда вы подписываете документ у вас формируется файл типа SIG, в котором содержится хэш документа. Если вы внесли изменения в документ, то хэш изменится. При проверке документа станет понятно, что хэш документа, созданный ранее и после внесения изменений, – разные. Тем самым вы сможете доказать, что документ был подменен.

Как и в случае с ПЭПом, легитимность НЭПа приобретается только после подписания соглашений между участниками документооборота.

Срок действия НЭПа, как и ПЭПа, прописывается в положении об КЭДО. Срок действия динамичный и ограничен той системой, через которую вы выпускаете подпись.

Подпись действует с момента приема сотрудника на работу, а точнее, с момента подписания сотрудником соглашения об обмене документов в электронном виде и с момента выпуска этой подписи. Заканчивается действие в момент увольнения сотрудника. Или, если сотрудник захотел отказаться от электронного обмена документами, действие подписи прекращается после подписания этого заявления.

УКЭП или КЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись. Ее сейчас активно используют.

Структура этой подписи не отличается от НЭПа. Это значит, что степень защиты документов, которые подписаны НЭПом и КЭПом, в принципе не отличается.

Основное отличие в том, что КЭП выпускается аккредитованным удостоверяющим центром, который аккредитуется Минкомсвязи РФ. Сертификат ключа, который вы получаете, как получатель этой подписи, вносится в госреестр.

Когда стейкхолдеры поставили нам задачу о переходе на КЭДО, мы понимали, что это довольно объемная задача. Мы начали делить эту объемную задачу на много маленьких и выделили основные моменты, на которые стоит обратить внимание при переходе на электронный кадровый документооборот.

Что нужно для перехода на КЭДО

1. Утвердить документы в компании, которые будут подтверждать легализацию КЭДО. Например, в положении об КЭДО нужно прописать права и обязанности работника и работодателя, условия признания электронной подписи, условия хранения этих документов, а также условия предоставления электронных документов работнику и третьим лицам.

Нужно регламентировать, как вы будете хранить архивные копии документов после того как истечет срок действия подписи у работника, как вы будете это бэкапировать и где будете хранить. Это должно быть прописано в отдельных локально-нормативных актах компании (ЛНА), на которые будет ссылаться положение об КЭДО. Все должно быть прозрачно.

Важно подписать с каждым сотрудником положение об КЭДО в бумажном виде, как по старинке. Это будет гарантировать правомерность подписания электронных документов через электронную систему.

2. Центральное место в переходе на КЭДО занимает выбор электронной системы, через которую вы будете подписывать документы.

3. Выбрать кадровые операции, которые вы будете автоматизировать в первую очередь.

Зачем нужен EmplDocs

В качестве электронной системы мы выбрали решение EmplDocs (ЛКС).

Мы очень активно разрабатывали этот продукт на протяжении всего 2020-2021 года. И с февраля 2021 года он готов к КЭДО.

ЛКС – это полноценное адаптивное веб-приложение, которое реализовано на фреймворке Angular. Бэк-часть реализована в виде расширения в 1С и взаимодействует с веб-частью посредством опубликованного HTTP-сервиса. Как и в любом SPA-приложении, архитектура продукта примерно одинаковая.

Мы выделили два основных преимущества нашей системы:

1. ЛКС гибко настраивается под бизнес-процессы каждого клиента. На стороне 1С реализованы специальные справочники и настройки, которые придают продукту гибкость и позволяют не дорабатывать его под каждого клиента.

Например, под каждый тип заявки можно ввести свой элемент справочника, где настроить все под свои запросы. И есть настройки, которые позволяют ограничить вывод конкретной информации и то, что мы будем вводить в систему.

2. ЛКС напрямую интегрирован с 1С – в качестве системы 1С мы используем ЗУП версии 3.1.

Все заявки, которые сотрудник будет вносить через ЛКС, сразу отразятся непосредственно в 1С.

И одновременно кадровый специалист или расчетчик, проведя изменения в ЗУПе, также повлияет на ту информацию, которая будет отражаться для сотрудника в личном кабинете.

При этом сотруднику и его руководителю всегда будет доступна актуальная на текущий момент информация, которая была отправлена из личного кабинета.

В личном кабинете отслеживается рабочий статус сотрудника – он выводится из регистра сведений ЗУП «Состояния сотрудников».

Ниже отображается пять виджетов «Актуальные заявки в компании» – их отображение можно настроить через справочники.

Дальше идет дашборд, который видит сотрудник при открытии личного кабинета – на дашборде показан остаток отпуска у сотрудника на текущий момент. Здесь можно установить любую дату и проверить, какой остаток отпуска будет в этот день.

По кнопке «Открыть подробный расчет и историю» можно сформировать более подробную справку об остатках отпусков и использованных отпусках. По кнопке отправляется запрос в ЗУП, и ЗУП формирует отчет «Справка об остатках отпусков». Сотрудник сможет скачать эту справку из ЛК и распечатать.

Если в компании ведется график отпусков, он также будет выведен в ЛК. Сотрудник в любой момент увидит даты своих плановых отпусков и сможет подтвердить, что он планирует пойти в отпуск.

Еще ниже сотрудник сможет увидеть данные по начисленной и выплаченной заработной плате. И также сможет сформировать свой расчетный листок за любой период с момента приема на работу и до текущего момента.

На отдельной странице в ЛК отражается информация о трудоустройстве и персональные контактные данные.

Почему мы выбрали УНЭП для подписания кадровых документов со стороны сотрудников

Мы выбрали УНЭП по четырем причинам.

1. Экономичность. Стоимость выпуска УНЭП во много раз дешевле, чем КЭПа. УНЭП может быть выпущен не аккредитованным удостоверяющем центром, то есть самим работодателем. В этом случае работодатель будет удостоверяющим центром для сотрудника. Так мы сможем сэкономить значительное количество средств при выпуске подписей.

2. Быстрота. Все данные, которые нужны для УНЭПа уже содержатся в корпоративной системе. Это личные данные сотрудника: ФИО, ИНН и СНИЛС, то есть минимальный набор, который требуется для выпуска подписей.

3. Практичность. УНЭП заменяет КЭП во всех бизнесовых кадровых процессах.

4. Безопасность. Во-первых, доступ к УНЭПу сотрудник получает только после того, как войдет в свою корпоративную систему. Во-вторых, при подписании документов используется двухфакторная авторизация. В момент подписания документов у сотрудника будет запрошен пароль, который придет на личную почту, в виде SMS или как push-уведомление. Сотрудник сможет ввести пароль, тем самым обезопасив подписание документов.

И еще одно важное преимущество – УНЭП, в отличие от ПЭПа, покрывает большинство рутинных и трудоемких операций. На слайде представлены все виды документов, которые могут быть подписаны.

КЭП мы задвинули подальше, так как стоимость ее выпуска очень дорогая, не все организации готовы платить.

Как происходит выпуск УНЭПа сейчас

Пошаговый алгоритм выпуска УНЭП выглядит так:

• При заведении документа «Прием на работу» кадровик вводит все личные, персональные и контактные данные физического лица.

• Далее, по кнопке «Создать заявку на ЭП» он создает заявку на выпуск электронной подписи – при этом он еще раз проверяет данные, которые необходимы для выпуска подписи (ФИО, ИНН и СНИЛС). Вы сможете настроить под себя те данные, которые вы будете передавать для выпуска ЭП, но минимальный набор такой.

• Дальше сотрудник заходит в личный кабинет под своим логином и паролем, подтверждает заявление на выпуск электронной подписи и устанавливает пароль, который будет потом использовать при подписании кадровых документов.

• В этот момент генерируется закрытая часть электронной подписи на стороне удостоверяющего центра (в нашем случае это работодатель). По итогу сотрудник получает в личном кабинете бланк сертификата и подписывает его уже выпущенным НЭПом.

Мы провели исследование в нашей компании и выявили самые трудоемкие операции, которые возникают при взаимодействии с сотрудником по кадровым процессам. Такие операции возникали при оформлении отпусков, справок, больничных, увольнений, приема на работу, неявок сотрудника и ЛНА.

И приняли внутри компании решение, что будем автоматизировать именно кадровые процессы, а не отдельные кадровые операции. Тем самым компания сможет достигнуть поставленных целей и получит ценность, которую она ставит перед автоматизацией кадровых процессов.

Кейсы по переходу на КЭДО

Рассмотрим два кейса – кадровый процесс по отпускам и подписание внутренних документов компании (ЛНА). Расскажу, как происходит переход этих документов из бумажного вида в электронный.

Кейс №1 – оформление отпуска

Вы хорошо знаете, что происходит, когда отпуск оформляется в бумажном виде:

• Вам нужно найти шаблон, распечатать заявление, заполнить в нем дату, подписать и отнести руководителю.

• Руководитель подписывает заявление. Но перед тем как подписать, руководитель должен проверить, не пересекаетесь ли вы с другим сотрудником, с которым, например, работаете на одном проекте.

• Когда руководитель подписал заявление, кадровик получает этот документ и, в лучшем случае, сразу вносит заявление в ЗУП, перенося вручную всю информацию с бумажного экземпляра в систему.

• За три дня до вашего отдыха кадровик вспоминает, что вам нужно выплатить зарплату и провести отпуск. Он печатает приказ и подписывает его.

• В итоге вас дергают перед отпуском и просят подписать приказ.

В этом процессе участвуют две печатные формы – заявление и приказ на отпуск. Тратится на это минимум 15 минут, а в отпуск вы ходите четыре раза в год. Три специалиста участвуют в том, чтобы отпустить вас в отпуск.

Как происходит перевод «бумажного» отпуска в электронный вид.

Рассмотрим этот процесс с точки зрения трех ролей – сотрудника, руководителя и кадровика.

Роль сотрудника

Сотрудник заходит в личный кабинет, находит на дашборде кнопку «Создать заявку», заполняет период отпуска и отравляет заявку из личного кабинета.

Дальше эта заявка попадает в ЗУП и происходит следующее:

• руководителю приходит уведомление о согласовании;

• генерируется печатная форма заявления на отпуск, которая уже подписана – сотрудник в момент отправки подписывает это заявление со своей стороны.

Роль руководителя

Руководителю приходит уведомление на почту о необходимости согласовать отпуск сотрудника.

Он заходит в ЛК, находит заявку сотрудника, открывает ее и согласовывает со своей стороны. В момент согласования:

• во-первых, руководитель согласовывает заявку;

• во-вторых, подписывает со своей стороны печатную форму заявления, которую мы перевели в электронный формат.

По итогу процесса у нас есть подписанная с двух сторон печатная форма электронного заявления на отпуск.

Роль кадровика

Кадровик видит заявку в ЗУПе. На ее основании он сможет сформировать и ввести кадровый документ «Отпуск» и сформировать для него печатную форму Т-6 – тот приказ, который вы всегда подписываете.

Кадровик подписывает приказ со всей стороны, и в момент подписи приказ также отправляется сотруднику в личный кабинет. Сотрудник заходит в ЛК и подписывает этот документ со своей стороны.

Выгода:

1. Мы получаем подписанные заявление и приказ с двух сторон в электронном виде, которые сотрудник и кадровик сможет скачать в любой момент.

2. Мы экономим значительные трудозатраты наших специалистов на весь бумажный документооборот, который был раньше.

Кейс №2. «Электронные» внутренние документы.

Мы все при приеме на работу подписываем различные локальные нормативные акты, рабочие и должностные инструкции, документы по конфиденциальности и т.д. Этих документов может быть большая пачка.

Когда вы устраиваетесь на работу, впопыхах все подписываете, чтобы быстрее дойти до своего рабочего места.

Если этот процесс будет автоматизирован через личный кабинет сотрудника, то там сразу же будут отражаться эти документы. Вы сможете последовательно читать эти документы, а потом нажимать кнопку «Ознакомился».

По итогу ознакомления с этими документами у вас, как у сотрудника, в личном кабинете будут доступны подписанные печатные формы, которые вы сможете в любой момент скачать и распечатать.

А кадровик в это время не будет бегать за вами и просить, чтобы вы подписали документы при их изменении. Или, например, часто у руководителей возникает потребность ознакомить сотрудников с новыми должностными или рабочими инструкциями. Теперь все эти документы можно загрузить в личный кабинет сотрудника и ознакомить с ними всех сотрудников по нажатию одной кнопки.

Основной вывод заключается в том, что переход на электронный формат ведения документов – это достаточно трудоемкий процесс. Не только с технической, но и с организационной точки зрения.

И чтобы более комфортно перейти на КЭДО, нужно процесс начать уже сейчас и готовиться морально и физически.

Вопросы

Вы ведете в ЛКС график отпусков?

Мы сейчас ведем разработку графика отпусков в веб-приложении – у сотрудника будет возможность вносить туда планируемые отпуска.

Сотрудник будет отправлять эти данные в виде заявки из личного кабинета, а руководитель сможет проанализировать полученную информацию в графике отпусков, как в виде табеля, так и для более укрупненного планирования отпусков через график.

Где хранятся сертификаты и какой у них срок действия? Есть ли какие-то внешние требования у регуляторов по хранению ЭП и по сроку их действия?

Если рассматривать КЭП, там все регламентировано законом 63-ФЗ.

А для УНЭП есть два варианта.

• Первый – если разворачивать Windows-сертификацию, то система ограничивает хранение сертификатов по срокам. Через каждые 15 лет необходимо перевыпустить сертификаты.

• Второй – это ваш внутренний кадровый процесс, вы можете регламентировать процессы внутри своей компании через положение по КЭДО. В основном все сходятся на мнении, что действие сертификатов ЭП нужно регламентировать у себя в локальных нормативных актах.

Жестких требований внешних регуляторов по отношению к НЭП нет. Закон 63-ФЗ пока только он разъясняет, как будут выпускаться подписи.

Основательной судебной практики и разъяснений по этому поводу на текущий момент нет. Дату окончания кадрового эксперимента постоянно переносят и нужно смотреть, что будет дальше.

*************

Статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции Infostart Event.