gifts2017

Управление обязательствами компании

Опубликовал Nick Nick (nam) в раздел Управление - Практика учета

Знать, чтобы предвидеть. Предвидеть, чтобы управлять.
Что делать менеджерам для управления долгосрочными обязательствами компании? Как обычно – создать модель управления и соответствующую инструментальную систему  позволяющую отображать  информацию в структурированном и формализованном виде. В данной статье рассматривается пример организации подобной системы на основе  1С:Бухгалтерия и с максимальным использовании возможностей заложенных в стандартную конфигурацию.

Традиционно «бухгалтера» без восторга относятся к расширению производственного учета, хотя и ЦФУ и МВЗ и Standart Costing  и  ABC Costing и другие костинги уже давно являются неотъемлемыми частями бухгалтерского учета. МСФО на пороге и применение стандарта IFRS-8 «Операционные сегменты» прямо побуждает бухгалтеров расширять производственный учет. В этой связи, отсутствие полноценного модульного «конструктора» с гибким планом счетов на базе стандартной 1С:Бухгалтерия не способствует  конкурентоспособности 1С. 

Формальное представление обязательств отражается в контрактах (договорах), нарядах и заказах, гарантиях или распоряжениях.  Жизненный цикл обязательств состоит из стадий инициации, формализации, операций и завершения. Операционная стадия обычно хорошо отражается в бухгалтерском учете, но в целом жизненный цикл обязательств виден только в управленческом учете.

Сложившаяся методология отражения хозяйственных операций связанных с исполнением обязательств выделяет три группы операций: операции финансирования процесса выполнения обязательств; операции регистрации произведенных в процессе исполнения обязательств затрат; и операции капитализации затрат свидетельствующие об изменении состояния активов ОС и НМА.    Аналогично и управление обязательствами включает в себя планирование и контроль исполнения обязательств по финансированию, по выполнению работ и получению затрат, а также по капитализации затрат.

Так в чем проблема?   Проблема заключается в разных концепциях процесса учета и целей учета  в финансовом и управленческом учете. В традиционном финансовом учете, поддерживаемом 1С, бухгалтера в первую очередь заботятся расчетами с контрагентами, а сами договора они видят сквозь призму примитивного справочника «Договоры контрагентов». Хотя именно контракты, а не контрагенты отражают специфику видов и сегментов деятельности компании.

При этом предполагается, что где-то рядом стоит совершенная управленческая система управления договорами, которая чудесным образом получает информацию о фактах расчетов в разрезе договоров и дает бухгалтерам «правильные» указания по отражения текущих операций и созданию резервов. А если не стоит? Тогда …

Понятно, что законодатель допускает существование и устных договоренностей, но и при этом существуют планы, которые концентрируют все принятые решения. Так почему же бухгалтер должен быть слепым?      

Как это устроено?   В качестве инструментальной системы используется 1С:Бухгалтерия 3.0, 1С: Консолидация 2.0 и Excel.  Основу информационной системы составляет система бухгалтерского учета, в которой финансовый учет регулируется стандартами МСФО, а производственный внутрифирменными процедурами на основе принципов МСФО.  

Для управления обязательствами компании бухгалтерская система финансового учета  выступает как поставщик надежной и достоверной информации, регулярно проверяемой аудиторами. В Excel  осуществляется текущее, среднесрочное и долгосрочное планирование на укрупИД 1ненном уровне представления хозяйственных операций, а также анализ и прогнозирование. Кроме того, Excel выполняет функции универсального интерфейса с другими системами управления. Связь Excel и 1С реализована через протоколы ADO.

Исходя из необходимости концентрации внимания операторов и менеджеров все осноные справочники, документы и отчеты по текущему управлению обязательствами сосредоточены в отдельной подсистеме «Контракты и контрагенты». Основу составляет модернизированный справочник «Договоры контрагентов». Стандартные реквизиты сохранены без изменений для обеспечения совместимости с типовыми функциями 1С:Бухгалтерия. Дополнительные реквизиты обеспечивают синхронизацию с внешними подсистемами,  а также существенно расширяют типовой функционал.

ИД 2

 

Система связанных справочников «Подпрограммы», «Проекты программы» и «Договоры контрагентов» реализует систему трехуровневого управления широким спектром обязательств через механизм ограничения (лимитирования) производимых затрат на верхних двух уровнях. Подпрограммы определяют систему долгосрочных целей,  проекты характеризуют структуру этих целей, а контракты являются основными реализационными единицами обеспечивающими  достижение программируемых результатов.

Все документы отражающие в финансовом учете операции связанные с выполнением договорных обязательств регистрируются стандартным механизмом 1С:Бухгалтерия – «Критерии отбора». Для каждого контракта в обработчике событий формы элемента «Договоры контрагента» - «ПриСозданииНаСервере» запросом выбираются соответствующие записи из таблицы «Критерии отбора» и помещаются в таблицу    
ИД 3«Документы».

Там же происходит разбор списка активных документов отражающих процессы финансирования, производства затрат и их капитализации с заполнением соответствующих таблиц  фактическими данными. В форме списка реализован аналогичный механизм обновления состояния всех контрактов принудительно через соответствующую команду.

ИД 4Файлы с документами контракта храниться в отдельных папках. Доступ к данным со стороны Контракта осуществляется через таблицу ссылок «Файлы». Другие пользователи получают доступ к этим файлам через обычные процедуры операционной системы. Опыт хранения файлов в хранилище никаких положительных эмоций не оставил. Поэтому пришлось вернуться к старой надежной файловой системе.   

Так что же это нам  дает?

  1. Устраняется одно из ключевых противоречий между управленческим и финансовым учетом. В управленческом учете именно контракт и соответствующие обязательства обеспечивают достижение поставленных целей, а расчеты по контракту только свидетельствуют о завершении определенного этапа в процессе исполнения сторонами принятых обязательств.

  2. Бухгалтера меняют устоявшуюся философию расчетов и становятся полноценными участниками процесса управления обязательствами по каждому из контрактов.

  3. Все участники процесса управления и бухгалтера и менеджеры в оперативном режиме видят результаты своих действий по каждому из контрактов на формализованном уровне. Эффективность и достоверность ИД 5операций существенно повышаются за счет оперативного план-фактного анализа.

  4. Доступ менеджеров к накопленной в системе информации осуществляется через систему отчетов. В качестве генератора отчетов использована СКД. Комплекс отчетов позволяют получить структурированную иерархически упорядоченную  информацию  по различным критериям за произвольный период и с произвольной периодичностью. Отчеты рассчитывают остатки лимитов, производят сопоставление планов и фактов, рассчитывают итоги, доли и проценты. Все как обычно. При необходимости достаточно быстро можно сгенерировать новый специфический отчет.

А что еще нужно сделать?     Речь идет не о недостатках 1С. МСФО на пороге. Речь идет о новых вызовах, о прогрессе. А делать предложения не осмыслив уже существующее с позиций критики это схоластика.   

  1. В целом хотелось бы, чтобы 1С сделала более существенные шаги от «Большого бухгалтерского калькулятора» образца 90-х годов прошлого века в сторону «Бухгалтерии, как основного элемента управленческой системы».

  2. Реализация процедуры автоматизированного формирования документов по каждому из договоров через стандартный механизм «Ввод на основании» из справочника «Договоры контрагента» позволит в полной мере использовать системные возможности  заложенные в концепцию 1С:Бухгалтерия.

  3. Возможность устанавливать на командной панели формы списка справочника настраиваемые отборы хотя бы по датам позволит сохранить с одной стороны исходную элегантность управляемых форм и с другой стороны существенно   улучшить и облегчить работу бухгалтера.

  4. Пересмотр концепции очень консервативной подсистемы «Основные средства и НМА». Это только бухгалтерам 1С кажется, что модернизацию ОС и НМА производят «неизвестные аисты», а не конкретные исполнители по конкретным договорам или наряд-заказам. А с учетом, того что применение МСФО начинается уже «завтра»  в интерфейсе  нужно придерживаться терминологии установленной  IAS 16.

  5. Да и сам документ «Модернизация ОС» превращен в универсальный кладезь мудрости и огромный калькулятор, без академического образования не разберёшься. И это 21 век. Вполне можно заменить несколькими документами.

  6. Управление сроком полезного использования ОС и НМА, а также начисление амортизации целесообразно  выделить в обособленный документ. Особенно это  актуально для применения производственного метода начисления амортизации. IAS 16 прямо выделяет эту функцию менеджмента компании.

  7. Как показывает практика, функции, связанные с модернизацией активов, удобнее реализовать в нескольких простых и специализированных отдельных документов.  Эти документы должны формироваться на основании Актов выполненных работ по соответствующим договорам или наряд-заказам. Следовательно, и в этих документах должны прямо  отражаться все реквизиты контрактов и соответствующие атрибуты.

  8. Отдельного обсуждения заслуживает проблема переноса материалов по номенклатуре и объему затрат с некоторого склада на конкретный объект. IAS 16 однозначно связывает идентификацию операции с ОС и НМА  на две категории - «техническое обслуживание» и  «ремонт объекта» с объемом использованных материалов или запасных частей.

******************************************

 

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение
Комментарии
1. Антон gendal (gendal) 12.05.14 14:45
Да, по сути, схема учета затрат в 1С не меняется еще с 7.7.
Например, 20 счет, стандартные субконто: подразделение, ном. группа, статья затрат.
А если на предприятии сбор затрат ведется в разрезе процессов, куда их занести (ном. группа тоже используется)?
Тут просится четвертое субконто.

А как списать те же материалы на ремонт конкретного ОС?
В качестве полу меры в документе "Требование-накладная" ввели новую колонку "ОС" (справочник ОС) и при списании материалов указывается объект.
После доп отчетом можно собрать данные, какие объекты на какую сумму ремонтировались.
Удивительно, но штатная функциональность не дает такой информации, можно просто списать затраты на статью, например "Ремонт ОС". Вопрос актуален для промпредприятий, где затраты на ремонт парка ОС могут быть значительными. Экономисты анализируют, сколько уже вложено в ремонт конкретного ОС, не поря ли его менять на новое.
2. Михаил (ILM) 13.05.14 13:09
1. Настраивайте справочник подразделений в виде дерева процессов.
2. Ремонт ОС тоже можно делать в разрезе подразделений. Причем этот список можно настроить так, что каждая группа пользователей будет видеть отдельно.

Ох уж эти экономисты - борьба с затратами самый главный враг производительности и эффективности производства. Но, это уже другая история.
3. Михаил (ILM) 13.05.14 13:17
В целом бухгалтерский учет и налоговый учет очень сложные, и с МСФО дело не лучше.
Пора назад в 16 век, когда учитывали всё в одной книге)))

Об упрощении учета остается только мечтать.
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа