gifts2017

Правила, которые помогают мне выжить в новом коллективе и запустить систему. Начало

Опубликовал Сергей Куканов (Gavrik) в раздел Управление - Управление проектом

Вы стоите на пороге новой организации, и перед вами комплексная задача по запуску нового оборудования, системы и/или программы. Продажную составляющую пропускаем и переходим непосредственно к исследованию задачи, где наш проект очерчен бюджетом, сроками и задачами. Важно не забывать, что одна грань успешного запуска — психология входа на проект и взаимодействия с сотрудниками. Ведь любой технологией управляет человек, и именно с ним произойдёт первичный контакт по сбору данных.

Из истории с пометкой «секретно»:

Самый провальный проект с моим участием был в обслуживающей дочке нефтедобывающего предприятия. Руководитель проекта со стороны заказчика, он же главный бухгалтер, в свои «немного за 20» лет не скупилась на резкие высказывания в адрес своих коллег и меня. Складывалось отвращение, когда брань шла в адрес собственных сотрудников, где, например, секретарь была «бычара» в силу излишнего веса. Моё интервью проектного обследования имело функциональный ответ: «Посмотри сам!». Первое время я был эмоционально шокирован и искал для себя пути решения сложившейся ситуации. Возможно долго искал, поскольку негативные флюиды летали по всей комнате при нашем «общении», и меня с треском сняли с проекта на расширенном совещании как безграмотного специалиста.

Но это всё взгляд автора, то есть субъективно и подлежит сомнению. Это и будет первое правило, которое я для себя усвоил в процессе входа на проект и знакомства с предприятием.

Никому не верить на слово, пока не подтвердят фактами. Сомневаться до последнего

podozrevat

Переходим к более продуктивной работе на проекте. Примером может служить беседа, где сотрудник утверждает, что входящей информацией (заказ клиента) для него служит исключительно выгрузка данных из сайта.

 Есть исключения? — прозвучал мой вопрос.

— Нет… -пауза.- Хотя есть один особый VIP-клиент, который присылает заявки напрямую по электронной почте Наталье Степановне. Это наш старший менеджер.

Для вас это показатель двух разных архитектур участка. Хорошо, если оговоренная выше «пауза» измеряется секундами, а не периодом вплоть до пуско-наладочных работ, где выяснится отсутствие функционала. Судебное разбирательство по предмету формулировки технического задания не рассматриваем — оно не приближает к выполнению цели ни одну из сторон. Только если не этот случай на 25 млрд.руб.

В процессе получения сведений требуется убедиться в полноте представленных данных. Чек-лист на этот случай:

  1. Переданы все копии используемых бумажных документов, файлов.
  2. Получены показания свидетелей. Проводить беседу лучше с группой сотрудников — исполнителей процессов, ведь коллективный разум чаще вспоминает детали, в которых и обитает дьявол, согласно известной английской пословице («The devil is in the detail»).
  3. Составлены эскизы процессов и реестр.
  4. Проведён устный повтор всех действий сотрудника, которые я пометил в своём блокноте. Словно официант перед оформлением заказа.
  5. Важно. Поставлена подпись сотрудника(-ов) в протоколе интервьюирования с указанием эскиза бизнес-процесса, документооборота, реестра операций и т.д. Перед подписью, как правило, собеседник начинает заново пробегать глазами по написанному тексту в попытках отыскать упущенное. Подпись добавляет ответственности.
  6. Интуиция подсказывает, что от вас ничего не утаили.

Почему сомневаться? Так, помимо прочего, человеку свойственно ошибаться и не со злым умыслом.

Анкету интервьюирования с чек-листом вы можете получить отправив письмо с темой "Чек-лист" на doc@ingraf.su. 

Не бойтесь показаться въедливым — это положительная черта любого аналитика (исследователя)

microscope

Практический пример:

— Весь выпуск помимо программы, мы отражаем в журналах по выпуску продукции, — сообщил сотрудник.

— А почему я вижу 3 журнала? — задаю я вопрос.

— Ну для регистрации продукции А в журнале 1, продукции Б,В,Г в журнале 2, остальной продукции в журнале 3.

В этот момент многие аналитики совершают ошибку и вносят первичную формулировку в техническое задание. Помните, что пятикратный ответ на вопрос «почему» приводит вас к истинной проблематике.

— А почему не используется один журнал для всей продукции? — спрашиваю я, узрев, что структура всех журналов схожая.

— В раздельном учёте мне легко найти нужный заказ на производство и другие параметры.

— Зачем их искать?

— Если получен запрос от директора по производству, диспетчеров, мастеров. Или произвели брак.

— Но вы же вносите данные в программу. Они могут увидеть требуемую информацию там?

— Да.

— Тогда зачем вы делаете это?

— Вот такие у нас ****** правила! У них вся информация есть, но не хотят…

Как уже говорилось выше, пятикратно заданный вопрос «почему?» помогает выявить причинно-следственные связи. Согласно информации из википедии «Пять почему» придумал японский предприниматель Сакити Тоёда, хотя сугубо моё мнение — это из разряда психоанализа.

Отступление. Проработайте любой ваш страх по описанной технике: «Я боюсь (например, уволиться) …». Осознание первопричины должно уменьшить его влияние на вас и спланировать «дорожную карту» решений.

На этапе обследования старайтесь выдерживать нейтральные отношения

5785443213_0c1a065264_b

– Здравствуйте, меня зовут Сергей Куканов. В настоящее время я выполняю обследование вашего предприятия с целью дальнейшей автоматизации бизнес-процессов и запуска новой системы. Я бы хотел с вами поговорить о ваших функциональных обязанностях. В процессе беседы буду делать заметки, запрашивать копии документов, которые попадут в отчёт об обследовании и техническое задание. Расскажите немного о вашей работе.

Реакция сотрудника может быть абсолютно разной. Кто-то продуктивно проведёт беседу, а кто-то будет кричать, что ему некогда (встреча согласована). Кто-то станет вашим приятелем, а кто-то желчью поливать. Стоит принять как должное, что со всеми у вас не будет хороших отношений, но это нормально для любого коллектива. Помните, что ваша цель не подружиться, а решить поставленную задачу в рамках проекта и своих обязанностей. Более того, приятельские отношения для проекта несут больше рисков, чем нейтральные. Примеры:

  • Он предложит вам множество функций и идей, которые могут не укладываться в концепцию проекта. При вашем отклонении их у него может возникнуть обида.
  • Ваш приятель будет ждать с нетерпением, чтоб передать весь свой профессиональный опыт и знания. Но вам это не требуется для проекта.
  • «Серёж, смотри! Сделай тут кнопочку зелёного цвета. Ещё зеленей! И левее.» (это не дизайнерская задача). Если это не спонсор/заказчик проекта, то смелый игнор. Если спонсор, то вы попадаете на риск, который я описывал в этой публикации, как неправильная технология внедрения.

При любом отношении рекомендую задать вопросы для собственного анализа:

  • Почему такая позиция данного сотрудника?
  • Затрудняет ли это достижение локального и глобального результата?
  • Какие существуют риски и каковы возможности их минимизации? (внесите в личную карту рисков)

В следующей публикации я постараюсь описать наблюдения, которые указывают на решительность предприятия к изменениям, а также про сопротивление сотрудников к новому.

soprotivlenie-izmeneniyam

Сергей Куканов,

Бизнес-аналитик, ingraf.su

Фото: flickr.com

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение
Комментарии
1. Kani Mago (Kaniman) 01.11.16 00:32
Спасибо! Занимательно. Жду продолжения.
2. г. Казань Рустем Гумеров (Rustig) 02.11.16 10:25
(0) описано подробно, наблюдательно, изысканно, филлигранно, легкочитаемо

3. г. Казань Рустем Гумеров (Rustig) 02.11.16 10:27
(0) со всем описанным столкнулся однажды, результат тот же, только вот я так и не понял, что это было? а так сейчас вырисовывается некая система
4. Илья Коротков (molodoi1sneg) 02.11.16 10:49
Серёж, смотри! Сделай тут кнопочку зелёного цвета. Ещё зеленей! И левее.» (это не дизайнерская задача). Если это не спонсор/заказчик проекта, то смелый игнор. Если спонсор, то вы попадаете на риск, который я описывал в этой публикации, как неправильная технология внедрения.

Считаю неправильным,попав на новое предприятие, необходимо выяснить всех людей, кто может влиять на заказчика\спонсора (вдруг это брат\сват\тесть). Все пожелания записываются, но с оговоркой: "Ваши вопрос\ пожелание записан(о), будет рассмотрено.

5. Женька Ture (ture) 02.11.16 10:50
(0) так можно остаться в одиночестве и завалить испытательный срок. Но вернее всего вы устроились просто конфу обновлять в конторку, где можно вообще ни чем не руководствоваться, чтоб выжить.
6. Павел Лебедев (BuhBuhov) 02.11.16 10:54
Годная статья. Можно и нужно применять не только разработчикам автоматизации, а вообще при начале любого нового дела, где замешано много людей.
Про правило "Пять почему", раньше не знал, хотя и применял интуитивно. Почитал в вики про это, занимательно и в жизни пригодится.
Team leader; +1 Ответить
7. rjhev korum (корум) 02.11.16 11:49
(5) или устроился управлять теми, кто кодит, обновляет конфу, интервьюирует специалистов заказчика и проводит предпроектное обследование )
8. Sergey Andreev (starik-2005) 02.11.16 12:54
Обычно в таких статьях какую-то ерунду пишут, но тут порадовало ее отсутствие. Хорошая статья, не инфостартовская.
9. Anatoliy Korol' (Blind_Guardian) 02.11.16 12:58
Спасибо, в данный момент в схожей ситуации, жду продолжения.
10. Артур Аюханов (artbear) 02.11.16 20:06
11. Сергей (Che) Коцюра (CheBurator) 04.11.16 05:06
Полезно.
Вижу много знакомого.
Жду продолжение.
Автору зачет!

Просьба ссылку на продолжение опубликовать в этой ветке.
12. Олег Парубец (Team leader) 04.11.16 10:33
Хорошая статья. Карта рисков - взял на заметку.

Сам побывал в аналогичной ситуации - внедрил производство, бухучет и зарплату (УПП с больш. кол-вом дописок),
- а сократили из-за того что не стал бегать на задних лапках перед финансистом который внятно даже и не пытался поставить задачу.
13. Максим *** (premier) 05.11.16 22:04
(0) Хорошее начало! Многие из нас сталкивались с подобными проектами. Некоторые из них запускались, какие-то проваливались. На каждом проекте приобретался опыт внедрения (пусть даже и отрицательный), и аналитики причин успеха или неудач тоже предостаточно. Автор - молодец! Проанализировал и объединил всё в одной небольшой но очень объёмной по смыслу статье.
Ждём продолжения!
14. Сергей Куканов (Gavrik) 05.11.16 23:19
(13) premier, Спасибо за добрые слова!
15. Сергей Алферов (SunShinne) 07.11.16 12:59
16. Яков Коган (Yashazz) 07.11.16 20:44
И опять-таки. Всё это ерунда. Е-рун-да. На постном масле. Вы можете записывать за любым идиотом любую ахинею, которую он порет, или переспрашивать экспертов дцать раз вместе и вразбивку. Вы можете сцапать первую печатную форму и из неё сделать кривые выводы, или до слепоты вчитываться в документооборот. Это вам не поможет.

Вам поможет только одно. Только одно определяет успех проекта и ваш личный успех как сотрудника, и ваши деньги, и ваш статус. Только одно - наличие "крыши". Тяжёлый кулак и административный ресурс. Любое говно с радостью будут внедрять и юзать, если за вашей спиной стоит министр, комиссия из СК и люди из ФСБ. Любую дрянь будут изучать "на ура", если за вашей спиной братки, держащие эту контору, олигархи, владеющие этим производством, короче - некто сильный. Вот вам и рецепт - ищите сильного, а не мудрствуйте.

В отсутствие кулака никому качественные проекты не нужны, а нужна лишь грамотная отмывка, имитация активности и рапорты о внедрениях.

Так что, автор, не вводите народ "в смущение". Реальность намного проще. Впрочем, такими статьями удобно набивать рейтинг на ИС, так что определённый смысл имеется, да)))

p.s. "Бизнес-аналитик" мог бы, действительно, написать гораздо более упорядоченную статью, а не куцый сумбур.
kuzyara; Бывалый77; +2 1 Ответить 2
17. Sergey Andreev (starik-2005) 08.11.16 10:41
(16) тихо шифером шурша крыша едет неспеша )))
18. rjhev korum (корум) 08.11.16 11:01
(16) Вас что, разработчик госзакупок покусал?

в статье речь ведется о внедрении по инициативе заказчика, причём среднего масштаба.
вместо "братков" и прочих ФСБ выступает замдиректора и ревизионный отдел.
19. Яков Коган (Yashazz) 09.11.16 11:16
(17) starik-2005, это переход на личности?))

(18) Да как сказать... Десять лет наблюдения, как это всё происходит в крупных госконторах... Ну, если есть реально заинтересованная сила, которая будет продавливать внедрение, тогда легче. Тогда уже кое-что и от РП зависит, и от разработчиков.
20. Сергей Куканов (Gavrik) 06.12.16 22:01
21. Сергей Куканов (Gavrik) 06.12.16 22:02
Продолжение, если можно так назвать))
http://infostart.ru/public/565811/
22. Irina Bondarenko (iris_reda) 09.12.16 06:30
Сергей, одно "почему". Почему Вы не написали эту статью два года назад?) Большое спасибо. Буду Вас читать.
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа