gifts2017

Контроль правильности учета ТМЦ в программах "1С:Бухгалтерский учет 7.7" и "1С:УСН 7.7, ред. 1.3"

Опубликовал Борис Балясников (bb1962) в раздел Отчеты - Бухгалтерские

Для контроля правильности учета ТМЦ используется специализированный отчет, который содержит четыре различных правила (алгоритма) проверки. Контролируются отрицательные остатки по материалам и номенклатуре (в "1С:УСН 7.7" это единый справочник "Номенклатура") и соответствие сальдо значениям реквизитов справочников "Материалы" и "Номенклатура".

 

Контроль правильности учета ТМЦ в программах "1С:Бухгалтерский учет 7.7" и "1С:УСН, ред. 1.3"

Для контроля правильности учета ТМЦ используется специализированный отчет, который содержит четыре различных правила (алгоритма) проверки (см. рис.1). Контролируются отрицательные остатки по материалам и номенклатуре (в "1С:УСН 7.7" это единый справочник "Номенклатура") и соответствие сальдо значениям реквизитов справочников "Материалы" и "Номенклатура". Отчет можно скачать бесплатно, а как его установить описано здесь.

Рис. 1 Список проверок для контроля сальдо ТМЦ и отрицательных остатков ТМЦ

Рассмотрим правила проверки по порядку. Первое правило проверки основано на том, что проводки по операциям с материалами должны соответствовать реквизиту "вид" справочника "материалы". В противном случае возможны проблемы с проведением некоторых документов. В типовой конфигурации "1С:Бухгалтерский учет 7.7" учет одной и той же позиции справочника "Материалы" на нескольких субсчетах одновременно невозможен. Исключением является разумеется использование ручных операций. При использовании документов такого результата достичь нельзя. Например, если создать документ "требование-накладная" (перемещение материалов), то при его проведении программа будет "искать" остатки на субсчете, указанном в справочнике (см. Рис.2), в нашем примере на счете 10.9, а сальдо есть на счете 10.5 (см. рис.4), поэтому проведение будет невозможно.

Рис. 2 Пример использования правила проверки

Для того, чтобы получить дополнительную информацию о причинах возникновения ошибки, используются расшифровки отчета. Получить расшифровку отчета можно по двойному щелчку мышью. В зависимости от значения параметра "Вариант расшифровки" (см. рис.3) это может быть форма элемента справочника "Материалы" (см. рис.2) или отчет "Анализ субконто" по соответствующему значению субконто (материалу) (см. рис.4), показывающий суть ошибки, т.е. наличие остатков или оборотов по счетам, не соответствующим справочнику "Материалы".

Рис.3 Выбор варианта расшифровки.

Можно рекомендовать следующую последовательность действий. Сначала формируется отчет при установленном варианте расшифровки "Форма объекта учета", затем формируется отчет при установленном варианте расшифровки "Стандартный бухгалтерский отчет". На экране таким образом будет присутствовать два окна, два отчета, одинаковых по содержанию, но различных по расшифровкам. Переключаясь последовательно из одного окна в другое, можно получать различные расшифровки: либо форму элемента справочника (см. рис.2), либо отчет "Анализ субконто" (см. рис.4).

Рис.4 Отчет "Анализ субконто", показывающий наличие остатков или оборотов по счетам, не соответствующим справочнику

Такие ошибки могут возникать в результате изменения значения реквизита справочника "материалы" задним числом, т.е. после прихода материала, либо  как результат оформления прихода материала вручную, т.е. операцией, введенной вручную, либо документом, в котором счет учета задан вручную (см. Рис.5).

Рис. 5 Как возникла проблема

Второе правило проверки основано на том, что количественный остаток по любому материалу на любой момент времени должен быть больше или равен 0, причем в разрезе мест хранения и субсчетов, а не только по материалу по счету "10" в целом. В противном случае это ошибка, которая проявляется в частности при групповом проведении документов при установленном флажке "Контролировать остаток на складе при отгрузке". В этом случае проведение документов, кредитующих счета учета материалов, будет невозможно. Поэтому полезно вовремя замечать и справлять такие ошибки (см. Рис.6).

Рис. 6 Контроль отрицательных остатков и расшифровка отчета

Такие ошибки могут возникать в результате изменения значения реквизита справочника "материалы" задним числом, т.е. уже после расхода материала изменяется значение реквизита, перепроводится приходный документ и приход переносится таким образом на другой субсчет, а на прежнем субсчете возникает отрицательное сальдо. Такая ошибка может быть результатом оформления прихода материала вручную, т.е. операцией, введенной вручную, либо документом, в котором счет учета задан вручную. Частая ошибка: изменение приходных документов задним числом, при этом проводки уже сформированных и проведенных документов остаются неизменными и не соответствуют изменившимся на дату (позицию) документа остаткам. Получив в качестве расшифровки отчет "Анализ субконто" (см. рис.6),  можно перейти к расшифровке уже этого отчета и получить детальный отчет по документам (см. рис.7).

Рис.7 Расшифровка анализа субконто

Примечание: при написании статьи использовалась рабочая база, поэтому в примерах для учета материалов на счете "10.9" используется не тот документ, который следовало использовать. Это ошибка бухгалтера, но к теме статьи она отношения не имеет.

Нажав на кнопку "Настройка" и изменив настройку отчета "Анализ субконто" (см. рис.6), полученного как расшифровка ошибки, таким образом как показано на рис. 8, можно легко понять причину возникновения ошибки. В данном случае она заключается в том, что в некоторых документах неверно указан реквизит "место хранения" (склад), т.е. остаток по материалу в целом (по всем складам) достаточен для списания, но второе субконто в некоторых документах указано неверно.

Рис. 8 Анализ субконто с измененной настройкой

Еще два правила проверки (см. рис.1) работают аналогично уже рассмотренным, но контролируют остатки по номенклатуре. Покажем это на примере демо-базы программы "1С:УСН 7.7 ред.1.3" релиз 170. Сделаем непроведенными два документа, как показано на рис.9, что создаст ошибку в учете. Аналогичный результат можно получить, передвинув эти документы по времени на более поздний срок или уменьшив количество поступивших МПЗ.

Рис.9 Два документа поступления МПЗ сделаны непроведенными

Если теперь сформировать отчет, то получим результат, показанный на рис.10. Там же видна расшифровка отчета, полученная по двойному щелчку мышью в ячейке "древесина еловая".

Рис.10 Пример использования правила проверки с расшифровкой отчета

Если в свою очередь сформировать расшифровку отчета "Анализ субконто", то получим детализацию по документам в виде отчета "Карточка счета". Разумеется мы не видим точную причину ошибки, а именно в данном случае - непроведенный документ, пожалуй это и невозможно, но причина как отсутствие поступления необходимого количества МПЗ видна.

Рис.11 Расшифровка отчета "Анализ субконто"

Если бы смоделировали ошибку другим способом, например изменив дату (или только время) документа поступления МПЗ, то на рис.11 мы бы увидели и этот проблемный документ, расположенный по времени позже документа(ов) "Перемещение МПЗ".

И наконец, четвертое правило проверки проиллюстрирую опять же на примере демо-базы программы "1С:УСН 7.7 ред.1.3" релиз 170. Изменим значение реквизита "Тип номенклатуры", например со значения "Товар на комиссии" на значение "Продукция" (или любое другое) (см. рис.12).

Рис.12 Изменено значение реквизита "Тип номенклатуры"

Тогда получим ошибку в учете, связанную с тем, что проводки, сформированные уже существующими документами, не будут соответствовать новому значению указанного реквизита. Эту ошибку отчет, созданный с использованием четвертого правила проверки, покажет в таком виде, как на рис. 13. Там же видна расшифровка отчета, из которой видно, что существующие обороты по счетам "004" и "МХ.4" не соответствуют требуемым, а именно в данном случае счетам "МХ.3" или "43".

Рис. 13 Пример использования правила проверки с расшифровкой отчета

Можно расшифровать отчет "Анализ субконто", показанный на рис.13, и "добраться" до отдельных документов, которые можно например перепровести для того, чтобы восстановить соответствие и правильность учета.

Описанные в статье правила проверки, являются частью отчета, обладающего гораздо бОльшей функциональностью.  Вы можете просмотреть перечень всех правил по разделам для отчетов "Экспресс-проверка ведения учета для программ "1С:Бухгалтерский учет 7.7" и "1С:УСН, ред. 1.3".

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер
Программа установки отчета 225
.exe 163,72Kb
24.05.10
225
.exe 163,72Kb Скачать

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение
Комментарии
1. Галина (ignio) 26.11.10 16:48
Стесняюсь спросить. Файл этого вормата .erf разве подходит для Бухгалтерский учет 7.7? На вид интересный отчет. А опробывать как? В ert нет?
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа