gifts2017

Лимитирование платежей - 2. Только практика. Пример лимитирования платежей в MS Excel

Опубликовал Сергей Алферов (SunShinne) в раздел Управление - Теория учета

Одним из самых мощных инструментов бюджетирования, несомненно, является лимитирование платежей. Однако не только автоматизаторы, но и многие Заказчики не вполне понимают, как же все правильно организовать. Предлагаю Вашему вниманию статью, в которой в сконцентрированной форме приведен опыт внедрения лимитирования, а также прилагается файл MS Excel, в котором с формулами приведен рабочий пример лимитирования. Вполне возможно, что этот пример пригодится некоторым в качестве шаблона для технического задания.

Что такое лимитирование и зачемнужно можно прочитать в одной из предыдущих статей: «Лимитирование. Что это такое, зачем нужно и как организовать». Если Вам в теории понятно, что такое лимитирование, и у Вас на предприятии есть объективная потребность в использовании этого механизма, то ниже Вы можете узнать как организовать лимитирование на практике, причем можете сразу после прочтения опробовать лимитирование в MS Excel.
Итак, начнем. Для упрощения примера предположим, что составляется бюджет по одной организации. Мой опыт подсказывает, что бюджеты надо делить по организациям (своим юридическим лицам и ИП) – хотя конечно же бывают исключения. Обоснование следующее – бюджет в любом случае будет исполняться науровне платежей, а платежи всегда привязаны к организации, соответственно, правильно привязывать и бюджеты тоже к организациям. Если так не делается, то скорее всего, существует неразбериха в зонах ответственности и жонглирование оборотными средствами и финансовыми результатами между своими юридическими лицами. Есть также мнение, что выгоды, приносимые подобными схемами, не перекрывают возникающие налоговые и управленческие риски. Однако, предположим, что с организациями у Вас на предприятии все понятно, значит можно приступать к следующим шагам:

Шаг 0. Разработайте план внедрения
Помните, что внедрение представляет собой проникновение в систему чужеродного элемента, а значит опасайтесь иммунного ответа коллектива. Что бы иммунный ответ был наименее агрессивным используйте психологические нюансы. Особенно учтите, что когда разрабатываете план действий всегда именуйте этапы и задачи глаголами в повелительном наклонении. Можете сделать массу орфографических и пунктуационных ошибок (говорят это привилегия высшего образования), но не используйте никогда в качестве наименований этапов и задач существительные. Один деятель уже назвал внедрение существительным :) – это я про Перестройку. Если бы тогда использовалось не слово Перестройка, а слово Перестроить, то у людей сразу бы возникли вопросы что перестроить, когда перестроить, кто будет ответственным, какие нужны ресурсы и далее по списку. А правильная постановка вопроса, как известно, это уже наполовину решенная проблема.

Шаг 1. Составьте классификатор ЦФО
Можно написать отдельную статью идаже книгу про составление финансовой структуры (классификатора ЦФО), но раз уж приводим только практику, то вот Вам несколько практических советов:
  1. В классификатор ЦФО нужно выделять те «затратные» подразделения (ответственные лица), которые получают счета от поставщиков, при этом ведут с данными поставщиками переговоры и относят счета в бухгалтерию (казначейство) на оплату;
  2. Частая ошибка – путают Центры Финансовой Ответственности и Центры Финансового Учета. Пример: Отдел Продаж желает приобрести принтер с целью его использования в деятельности отдела, но фактически закупает принтер ИТ-Отдел. Иногда в качестве ЦФО выбирают Отдел Продаж – это не правильно. ЦФО=Исполнитель, ЦФУ=Заказчик, т.е. ЦФО будет ИТ-Отдел;
  3. Структура ЦФО должна быть по возможности приближена к организационной структуре, вплоть до той, что используется в штатном расписание. Верно и обратное. В частностиэто позволит избежать юридическим проблем при оформлении доверенностей и т.п.;
  4. Интересное решение «разводки» платежей/бюджетов между ЦФО и ЦФУ заключается в следующем –допустим бюджет ДДС у Вас это обороты по 51 счету, тогда 1я аналитика это ЦФО, 2я аналитика – это статья ДДС, 3я аналитика – ЦФУ. На практике данный подход помогает при работе в оперативном режиме по контролю лимитов.

 

Классификатор Центров Финансовой Ответственности
   
Код
Наименование ЦФО
1
Отдел продаж
2
Производственный участок
3
Бухгалтерия
4
ИТ-Отдел
5
АХО
   
Шаг2. Составьте классификатор Статей ДДС
При составлении статей ДДС следует учесть несколько правил
  1. Справочник статей ДДС разбивается на первом уровне на операционную, финансовую и инвестиционную деятельность (подробности в МСФО 7), на втором уровне на поступления и выплаты, на третьем на группы поступлений и выплат, на четвертом уровне перечисляются собственно статьи. В примере к настоящей статье выделено три уровня для упрощения;
  2. Статьи справочника должны именоваться как статьи ДДС, а не как элементы других справочников, т.е. не «Материалы» или «Расход материалов», а «Выплаты поставщикам материалов»;
  3. Статьи должны именоваться подробно, так, что бы их смысл был понятен пользователю информации без указания в какой группе находится статья. Т.е. нельзя использовать наименование «Товары», нужно писать «Выплаты поставщикам товаров»,«Поступления от покупателей от реализации товаров», «Выплаты покупателям за возврат товаров» и в том же духе;
  4. Статьи не должны быть слишком детализированными. Иногда технически крайне сложно разбить ту же выручку по группам товаров с документах оплаты от покупателей. Также частая ошибка - это ввод такой детализации, нюансы которой конечные пользователи не будут чувствовать (пример: вывоз мусора и вывоз ТБО). Вывод – при необходимости смело пресекайте непомерные аппетиты заказчиков;
  5. Статьи должны быть достаточно детализированными, лучше все-таки изначально заложить несколько избыточную детализацию, практика покажет, что отсечь;
  6. Старайтесь придерживаться правила, что для отдельно выбранной статьи ДДС имеется только один владелец (ЦФО);
  7. Постарайтесь так же, что бы справочник статей ДДС и статей затрат максимально друг другу соответствовали. Разумеется этим я не предлагаю создавать статью ДДС «Амортизация» (не поверите насколько частая это ошибка), просто если у Вас разбивается курьерские услуги и почтовая доставка в справочнике статей затрат –то лучше и в справочнике статей ДДС так же их разбить;
  8. Создайте для статей ДДС признак «Лимитировать платежи» - для статей, которые нужно проверять отмечайте необходимость проверки лимитов (в примере в колонке«Лимитировать платежи» ставьте «Да»;
  9. Для лимитируемых статей укажите границы допустимых отклонений от лимитов.


В прилагаемом к статье примере классификатор статей ДДС приведен на листе «Классификатор статей ДДС»
Классификатор Статей Движения Денежных Средств
   
       
Код
Наименование Статьи ДДС
Лимитировать платежи
Допустимый % превышения
1
ОПЕРАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
Х
 
1.1
Поступления по операционной деятельности
Х
 
1.1.1
Поступления от реализации товаров
Х
 
1.1.2
Поступления от оказания услуг
Х
 
1.2
Выплаты по операционной деятельности
Х
 
1.2.1
Выплаты поставщикам товаров
Нет
 
1.2.2
Выплаты поставщикам материалов
Да
20
1.2.3
Выплаты поставщикам услуг
Да
5
1.2.4
Выплаты поставщикам оргтехники
Да
5
1.2.5
Оплата коммунальных услуг
Да
5
1.2.6
Выплаты поставщикам канцтоваров
Да
5
1.2.6
Выплата заработной платы
Да
20
2
ФИНАНСОВАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
Х
 
2.1
Поступления по финансовой деятельности
Х
 
2.2
Выплаты по финансовой деятельности
Х
 
3
ИНВЕСТИЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
Х
 
3.1
Поступления по инвестиционной деятельности
Х
 
3.2
Выплаты по инвестиционной деятельности
Х
 
       
Шаг 3. Разработайте соответствие ЦФО иСтатей ДДС
«Передвижение квадратиков на организационной структуре иногда ломает чьи-то судьбы» © Итан Рассел, «Метод McKinsey»

Возможно разработка соответствия между ЦФО и Статьями ДДС это самый ответственный этап. Фактически это прописывание зон ответственности всех ЦФО. А когда дело доходит до реальной ответственности большинство сотрудников стараются перекинуть обязанности с себя на того парня. А это значит, что моугт возникнуть прерикания, жаркие споры и даже истерики. Поэтому самые проблематичные участки должен проработать руководитель.
  1. Для каждого ЦФО выпишите статьи с которыми он работает;
  2. Согласуйте с каждым ЦФО перечень его статей;
  3. По спорным вопросам добейтесь волевого решения у руководителя;
  4. Зафиксируйте закрепленный порядок разделения зон ответственности между ЦФО приказом по предприятию, ознакомьте всех руководителей ЦФО под роспись с данным приказом.


В прилагаемом к статье примере классификатор статей ДДС приведен на листе «Классификатор статей ДДС»
Соответствие ЦФО и Статей ДДС
   
ЦФО
Статья ДДС
Отдел продаж
Поступления от реализации товаров
Отдел продаж
Поступления от оказания услуг
Производственный участок
Выплаты поставщикам товаров
Производственный участок
Выплаты поставщикам материалов
Бухгалтерия
Выплата заработной платы
ИТ-Отдел
Выплаты поставщикам оргтехники
АХО
Оплата коммунальных услуг
АХО
Выплаты поставщикам канцтоваров
   
Шаг 4. Заполните бюджет ДДС
Есть существенная разница всоставлении бюджета ДДС в момент начала внедрения бюджетирования и в момент завершения комплексного внедрения бюджетирования (с БДР и Прогнозным Балансом). Если вначале проекта внедрения бюджетировния БДДС это то, с чего нужно начинать работу, то на завершающей стадии БДДС будет одним из финальных бюджетов, созданных на основе других. Как бы там ни было, считаем, что Вы можете составить бюджет ДДС в разрезе ЦФО и Статей ДДС, он в целях лимитирования платежей будет выглядеть например следующим образом:

ЦФО
Статья ДДС
Сумма
Устанавливаемый лимит
Отдел продаж
Поступления от реализации товаров
2 000 000,00р.
 
Отдел продаж
Поступления от оказания услуг
500 000,00р.
 
Производственный участок
Выплаты поставщикам товаров
1 500 000,00р.
 
Производственный участок
Выплаты поставщикам материалов
100 000,00р.
100 000,00р.
Бухгалтерия
Выплата заработной платы
250 000,00р.
250 000,00р.
ИТ-Отдел
Выплаты поставщикам оргтехники
30 000,00р.
30 000,00р.
АХО
Оплата коммунальных услуг
40 000,00р.
40 000,00р.
АХО
Выплаты поставщикам канцтоваров
10 000,00р.
10 000,00р.
       
Шаг 5. Обязуйте всех платежи вводить через Заявки на расходование денежных средств
Для того, что бы в платежах навести порядок сделайте документ «Заявка на расходывание денежных средств» обязательным, так, что бы никто не мог оплатить ни один счет без данного документа. Это означает, что к каждому счету на оплату необходимо прикладывать справку по платежу, где будут указаны в формализованном виде период планирования, ЦФО, статья ДДС, контрагент, сумма, желаемая дата оплаты, остаток по бюджету. В случае, если заявка не проходит по бюджету (не хватает лимита) – необходимо инициировать процедуру увеличения лимита. Это можно совместить с моментом утверждения счета руководителем (технически он просту увидит, что эта заявка уже сверх бюджета), либо, в случае централизованной группы компаний – увеличение лимита должно производится отдельно, в неком профильном отделе (например в отделе контроллинга). Тогда работу по увеличению лимитов необходимо регистрировать в специальном журнале, для корректной регистрации сверхлимитных платежей следует обязать пользователей заполнять служебную заявку на увеличение лимитов, в которой будет помимо ранее названных полей также заполнятся причина увеличения лимита. Ниже приведен пример:

Номер увеличения лимита
Дата увеличения лимита
ЦФО
Статья ДДС
Период планирования
Сумма
Причина увеличения лимита
1
11.10.2011
Производственный участок
Выплаты поставщикам материалов
Октябрь 2011
44 000,00
Дополнительный заказ на производство продукции
2
12.10.2011
Бухгалтерия
Выплата заработной платы
Октябрь 2011
32 000,00
Дополнительный заказ на производство продукции
             
             
Отчетные формы
После того, как Вы наладили работу по формированию бюджетов и завязали на них платежи посредством их лимитирования через заявки, Вам наверняка захочется увидеть картину «в целом», для чего нужно будет составить отчет. Есть разные вариации данного отчета, мне он видится в следующем виде:

Отчет по состоянию бюджета (лимита платежей)
           
       
11
Ноябрь 2011
   
ЦФО/Статья ДДС
План (лимит)
Факт
Остаток бюджета
% выполнения
ИТ_Отдел
Основной лимит
Сверхлимит
Итого
Оплачено
Заявлено
Итого
Производственный_участок
100 000
44 000
144 000
35 000
94 000
129 000
-29 000
129%
Выплаты поставщикам товаров
0
0
 
0
0
0
0
0%
Выплаты поставщикам материалов
100 000
44 000
144 000
35 000
94 000
129 000
-29 000
129%
Бухгалтерия
250 000
32 000
282 000
0
100 000
100 000
150 000
40%
Выплата заработной платы
250 000
32 000
282 000
0
100 000
100 000
150 000
40%
ИТ_Отдел
30 000
0
30 000
24 000
0
24 000
6 000
80%
Выплаты поставщикам оргтехники
30 000
0
30 000
24 000
0
24 000
6 000
80%
АХО
50 000
0
50 000
0
3 000
3 000
47 000
6%
Оплата коммунальных услуг
40 000
0
40 000
0
0
0
40 000
0%
Выплаты поставщикам канцтоваров
10 000
0
10 000
0
3 000
3 000
7 000
30%
ИТОГО:
430 000
76 000
506 000
59 000
197 000
256 000
174 000
60%
                 
                 
Для того, что бы Вам было легче разобраться, как работает механизм лимитирования платежей, предлагаю пример в MS Excel. Попробуйте немножко поредактировать бюджет, ввести заявки и платежи, поиграться увеличением лимитов. В случае, если у Вас не слишком большой документооборот, то данныйфайл можно смело доработать и использовать уже в качестве рабочего. А еслимакросами «подкрутить» - то им будет также удобно пользоваться как и серьезными продуктами, например на основе 1С. Скачать можно в прилагаемых к статье файлах

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер
Пример в MS Excel 35
.xlsx 22,83Kb
13.10.11
35
.xlsx 22,83Kb Скачать

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение
Комментарии
0. Сергей Алферов (SunShinne) 14.10.11 09:15
Одним из самых мощных инструментов бюджетирования, несомненно, является лимитирование платежей. Однако не только автоматизаторы, но и многие Заказчики не вполне понимают, как же все правильно организовать. Предлагаю Вашему вниманию статью, в которой в сконцентрированной форме приведен опыт внедрения лимитирования, а также прилагается файл MS Excel, в котором с формулами приведен рабочий пример лимитирования. Вполне возможно, что этот пример пригодится некоторым в качестве шаблона для технического задания.

Перейти к публикации

1. Игорь Исхаков (Ish_2) 14.10.11 09:15
Я так понимаю , "статья для начинающих".
Требование наглядности в таком случае наипервейшее. А что мы видим ?
Автор не может оформить таблицы ? Не знает как вставлять картинки в текст ?
Грех-то , конечно , небольшой и научиться недолго. Но без этих умений соваться к "начинающим" не стоит.
2. Сергей Алферов (SunShinne) 14.10.11 09:20
(1) Да, признаюсь - не научился еще таблички раскрашивать - постараюсь за сегодня исправить. Раньше, вроде форматирование из word'а копировалось.
3. Игорь Исхаков (Ish_2) 14.10.11 10:08
Позволю себе скромное , но наглядное 1с-дополнение к статье.
Если допустить , что каждой заявке соответсвует только один платежный документ , то
журнал заявок в 1с выглядит следующим образом см. скриншот.
Из журнала можно по двойному клику открыть как заявку , так и платежный документ.
Большая функциональность здесь была принесена в жертву простоте и наглядности.

Этот пример также показывает как екселовщики напрягают программиста своими требованиями :
"Сделай как в Excel !"
"Хочу, чтобы при установке любого отбора в журнале показывался итог по колонке СУММА." и т.д.
Прикрепленные файлы:
4. Igоr Sаulеviсh (gutentag) 16.10.11 01:39
При открытии файла в Excel 2003 на листе "Отчет" все ячейки таблицы заполнены как #ИМЯ?
имхо я понял, что Excel 2003 не понимает _xlfn.SUMIFS. Чем это можно заменить?
--
Спасибо.
5. Сергей Алферов (SunShinne) 16.10.11 12:28
(4) к сожалению я не специалист по экелю, но в 2003 видимо никак не сделать. В 2007 это формула СУММЕСЛИ, суммирут данные и диапазона по нескольким фильтрам
gutentag; +1 Ответить