Платформа "1С:Предприятие 8" позволяет эффективно организовать работу с объемной однородной справочной информацией, например, справочником контрагентов.
Для оптимальной работы со справочником нужно провести целый комплекс мероприятий:
1.Организовать правильное именование контрагентов
На картинке видно, что для наименования контрагента отведено два поля: "Наименование" (используется для быстрого поиска элемента в справочнике) и "Полное наименование" (используется при формировании экранных форм).
Очевидно, что найти Фортуна проще, чем ООО "Фортуна", тем более, для поиска последнего варианта при помощи ввода на клавиатуре придется нажать ООО + пробел + кавычка и только потом начинаются значащие символы.
Правила именования очень простые:
- в поле "Наименование" пишем название контрагента, начиная со значимых символов, и уже за ним пишем организационно-правовую форму, например, Фортуна, ООО. Это позволит нам быстро найти необходимого контрагента и не спутать с похожим названием, но другой ОПФ, например, Фортуна, ОАО.
- в поле "Полное наименование" пишем краткое название контрагента, которое нам необходимо для вывода на печать, например, ООО "Фортуна"
- при заведении нового контрагента рекомендуется в обязательном порядке указывать их ИНН и КПП для облегчения поиска возможных дублей контрагентов. Подробнее про дублирующихся контрагентов будет рассказано ниже.
Большинство пользователей "1С" для выбора контрагента в документе используют привычный по версии 7.7 метод:
Нажимают на кнопку "..." и ищут глазами нужного контрагента, иногда помогая себе вводом первых символов наименования с клавиатуры.
В технологической платформе "1С:Предприятие 8" разработчики сильно упростили поиск необходимых элементов справочника при помощи метода "Ввод по строке". Его суть в том, что необходимый элемент можно выбрать, написав необходимое наименование в самом реквизите документа. Программа сама найдет и подставит необходимый элемент, причем можно писать наименование не полностью, а первые значащие символы; если найдутся совпадения, то появится список выбора, из которого нужно будет выбрать правильный элемент.
Хочется заметить, что для полноценного использования метода ввода по строке необходимо привести в порядок наименования контрагентов.
3. Избавиться от дублей контрагентов
Проблему дублирования контрагентов в справочнике многие несправедливо недооценивают. А ведь она является серьезной угрозой как учету, так и бизнесу в целом. Да, это смелое заявление, но давайте разберемся вместе. Допустим, контрагент Фортуна заплатил вам предоплату за товар 1 000 000 рублей. Сотрудник, который оформлял впоследствии отгрузку товара, не был в курсе правил именования контрагентов, недостаточно тщательно осуществил поиск и, ввиду срочности выписки документов, решил завести нового контрагента ООО "Фортуна". Впоследствии эта ситуация забылась и затерялась в потоке текущей работы.
Обращаю ваше внимание, Фортуна и ООО "Фортуна" – совершенно разные и никак не связанные друг с другом контрагенты.
Таким образом у нас будет "висеть" дебиторская задолженность по ООО "Фортуна" и кредиторская по Фортуне.
Итого мы получаем следующую картину:
- контрагенту ООО "Фортуна" закрывают отгрузку из-за большой кредиторской задолженности
- на аванс 1 000 000 начисляется и уплачивается в бюджет 152 542,37 руб. НДС
- предоставляем неверный баланс в банк, учредителям и в налоговую инспекцию.
Ситуация кажется неправдоподобной, но в моей практике действительно встречались подобные ситуации.
Самое удивительное, что нередко встречаются дубли контрагентов с абсолютно идентичным наименованием. Выявлению подобных дублей будет способствовать использование метода "Ввод по строке" при заполнении реквизитов документов.
Страшнее, когда наименование дублирующегося контрагента вводится вообще без связи с кратким наименованием организации (из учредительских документов), например, Магазин а не Фортуна, ООО. В этом случае может помочь поиск по полному наименованию или по ИНН/КПП.
Лучший способ исправить этот вид ошибок – предотвратить их появление, например, жестко регламентировать заведение новых контрагентов в систему и периодически осуществлять контрольные проверки при помощи универсальных обработок, доступных на диске ИТС.
--
Мордвин Сергей, "Простые решения" г. Смоленск
Мордвин Сергей, "Простые решения" г. Смоленск
Специалист-консультант, преподаватель ЦСО
