ФинОфис. Контроль и управление финансами. Практика применения

Меня зовут Сергей Тангатаров. Я – основатель и основной идеолог программного продукта ФинОфис, с помощью которого в компании можно:

• Автоматизировать бюджетирование.

• Реализовать планирование и даже более сложное моделирование для построения консолидированной отчетности либо каких-то связанных задач.

• Консолидировать данные.

• Управлять денежными средствами – как в рамках одной учетной базы, так и в рамках нескольких учетных баз.

• Автоматизировать бизнес-процессы.

• И даже организовать централизованное МСФО.

 

 

Масштабы решаемых задач ФинОфис действительно различны – это достигается благодаря его модульной архитектуре.

• ФинОфис подходит для компаний любого размера. Это могут быть:

  • небольшие компании, где используется одна учетная база;

  • средние компании – где используется одна или несколько учетных баз;

  • крупные компании с зоопарком систем.

  • Нижняя планка оборота компаний, которые вообще занимаются автоматизацией бюджетирования – 100-200 миллионов в год, в зависимости от отрасли. Такие компании могут автоматизировать бюджетирование с помощью какого-то средства, либо обходиться средствами Excel.

• Модули ФинОфис не зависят от отраслевой специфики.

• Можно настраивать простые и сложные алгоритмы

 

Модули ФинОфис

 

 

В свою очередь, ФинОфис состоит из четырех модулей. Эти модули могут применяться вместе или раздельно.

• Основной модуль – это Табула, табличный редактор, который позволяет настраивать таблицы как в Excel – вставлять колонки, рассчитывать значения по формулам и т.д. Все эти возможности мы реализовали полностью средствами платформы 1С. Это позволяет выстраивать любые модели и менять их прямо наживую, потому что планово-финансовое планирование и бюджетирование – это такая вещь, которая меняется почти каждый квартал, там чуть-чуть нужно только менять, чуть-чуть поправить. В ФинОфисе это можно делать практически в живой модели с сохранением данных. Естественно, от пользователей это можно закрыть с помощью прав доступа.

• Второй модуль, довольно серьезный, который очень часто идет в сочетании с Табулой, особенно при бюджетировании – это Консолидатор. Простыми словами, это такой “пылесос” информации – он затягивает необходимую информацию из разных учетных баз в нашу учетную систему

• Казначей – это управление денежными средствами

• И последний, относительно молодой модуль – это Процессы, конструктор процессов и маршрутов согласования.

 

Сферы применения модулей ФинОфис

 

 

Основные сферы применения с собрал в таблицу. Например:

• Бюджетирование, консолидация и финансовое моделирование – это два модуля Табула и Консолидатор. Их можно встраивать, либо устанавливать их в отдельную учетную базу

• Управление денежными средствами – это Казначей и, часто, модуль Процессы

• Централизованное МСФО, про которое я говорил ранее – мы взяли Бухгалтерию КОРП МСФО и добавили туда Консолидатор вместе с Табулой. Дело в том, что у части компаний бывает потребность автоматизации МСФО в условиях, когда есть только отдельная учетная база, где контур МСФО вообще не представлен, либо несколько учетных баз. В этом случае можно приобрести Бухгалтерию КОРП МСФО и перенести в нее бухгалтерские операции из других учетных баз с помощью Консолидатора. И далее в Бухгалтерии КОРП МСФО с помощью встроенного в нее механизма получить трансляцию бухгалтерских операций в учет МСФО. Табула в данном случае выполняет больше вспомогательную роль – она может загружать данные из Excel либо строить какую-то отчетность, которая не представлена в типовой функциональности Бухгалтерии КОРП МСФО

 

 

Покажу еще несколько основных схем.

Централизованное бюджетирование – это, обычно, какие-то средние либо большие компании. Это – отдельно установленный ФинОфис. Например, с двумя модулями Табула и Консолидатор. И несколько учетных баз. Настраивается интеграция и планово-финансовая модель живет отдельно – взаимодействует с учетными базами, подтягивает фактические данные.

Интегрированное бюджетирование – это, обычно базовое бюджетирование для небольших компаний, когда мы один модуль Табула встраиваем в учетную базу. И напрямую выстраиваем данные, например, на оборотах бухгалтерского учета, непосредственно из таблиц.

 

 

Аналогичная схема может применяться для автоматизации управления денежными средствами.

Централизованное казначейство – это когда работает ФинОфис с двумя модулями Казначей + Процессы и несколько учетных баз. Также настраивается интеграция, передаются платежные документы, загружаются и т.д.

Либо интегрированное казначейство, когда Казначей и, если нужно, Процессы мы можем встроить в учетную базу (чаще всего, в Бухгалтерию).

 

 

У нас есть клиенты, у которых была потребность загружать в 1С:ERP данные для бюджетов из различных внешних источников. Оказалось, что так тоже можно сделать.

Мы взяли конфигурацию 1С:ERP и добавили туда один модуль – Консолидатор. Зачем мы это сделали?

У компании была потребность собрать в базе ERP фактические данные из бухгалтерских баз дочерних компаний. Бизнес разросся – в группу компаний вошли еще несколько компаний, у которых уже учет настроен в 1С:Бухгалтерия. Т.е. мы добавили Консолидатор, загрузили фактические данные в 1С:ERP, и уже в стандартном модуле бюджетирования ERP включили эти фактические данные в консолидированную модель бюджетирования по компании. Настроек потребовалось немного.

 

 

Централизованное МСФО – как я уже говорил, это Бухгалтерия КОРП МСФО и два модуля – Консолидатор и Табула. С помощью Консолидатора мы перетаскиваем бухгалтерские операции со всеми субконто – полноценные данные по бухгалтерским операциям, без самих документов. Но там остается ссылка на документы – всегда можно рассмотреть, что это за документы. И получается такая полноценная оборотно-сальдовая ведомость по российскому бухучету. С помощью типовой функциональности Бухгалтерия КОРП МСФО мы уже транслируем отчеты МСФО.

 

Процесс моделирования в ФинОфис

 

 

Расскажу, как происходит моделирование в ФинОфис. Это относится к:

• Бюджетированию

• Консолидации

• Построению планово-финансовых моделей

 

 

«Крупными мазками» процесс моделирования выглядит следующим образом

• Мы настраиваем справочники и интеграции. Настройка справочников актуальна для любого решения – насколько у нас справочники соответствуют нашей структуре бюджетов, настолько быстро мы можем автоматизировать этот контур.

• Далее мы выстраиваем этапы бизнес-процесса: планирование, расчет, свод и т.д.

• После этого мы привязываем таблицы – мы этот этап назвали «Настройка таблиц». К каждому процессу привязываем какие-то шаблоны, в котороые пользователи могут вносить плановые данные.

• Для план-фактного анализа настраиваем правила загрузки факта

• И в итоге настраиваем пакет отчетов.

В качестве технического задания мы очень часто используем набор Excel-таблиц, которые клиент ведет в бюджетировании. Они обычно связаны друг другом с помощью формул. Мы в Табуле настраиваем практически такие же формулы и вид таблиц. Это облегчает переход – не нужно настраивать что-то новое.

 

 

Вот таким образом выглядит построение моделей – оно производится в древовидном справочнике «Действия», который мы настраиваем произвольно.

Например, здесь могут быть настроены этапы бизнес-процесса «Планирование», «Продажи», «Производство», «Постоянные затраты», «Распределение постоянных затрат» и т.д.

Структура справочника «Действия» может быть абсолютно любой, которая нам нужна. Для консолидированной отчетности либо для бюджетирования – как угодно.

А в правой части уже к каждой ветке привязываются шаблоны, таблички и т.д. Получается единый интерфейс. Нигде не нужно ходить, искать отчеты.

Допустим, у пользователя настроен доступ к отдельной ветке «Планирование» или «Коммерческий отдел». И он видит только свои таблицы – открывает, смотрит фактические данные, вносит какие-то плановые цифры, обновляет и т.д.

• В ФинОфисе можно настроить автоматический пересчет всей модели. Более того, она отслеживает – допустим, идет планирование, и на каком-то этапе пользователи внесли какие-то изменения. Она автоматически отслеживает и постоянно подсчитывает, чтобы у нас постоянно были итоговые отчеты.

• Можно использовать любое количество сценариев, можно использовать вариативность.

• Можно сравнивать абсолютно любые данные.

• Настраивать любые отчеты

• Шаблоны форм и т.д.

 

 

Таблицы в Табуле представляют собой конструктор, где используется Excel-подобные формулы. Это все конвертируется в Excel и формулы остаются рабочими.

Табула состоит из четырех листов – ее можно сконвертировать в Excel-книгу с четырьмя листами. При этом будет сохранена работоспособность всех формул.

Источники данных можно настроить любые – с помощью Консолидатора мы можем загрузить любые данные, а в Табуле настроим, чтобы они там появлялись.

Так мы можем делать любые расчеты. Здесь очень гибкий конструктор, он не содержит костной методологической структуры – можно выстраивать практически любые фантазии.

 

 

Вот так выглядит структурная подсветка таблиц. Допустим, вы заходите в таблицу, и вам непонятно – где тут используются формулы, и какие.

На слайде показана самая частоиспользуемая структурная подсветка по типам формул.

• Синие области – это математические формулы.

• А розовые области – это ссылки на источники, то, что мы откуда-то получили.

 

 

Далее, когда мы настроили в нашей модели дерево – где мы планируем, где что вносим – дальше мы должны настроить получение фактических данных. Оно из себя представляет работу в модуле «Консолидатор». Это много источников и правил.

• Источники – это то, что мы загружаем. Сюда могут относиться обороты бухгалтерского учета или какие-то управленческие регистры затрат

• Правила – это как мы загружаем.

С помощью этих двух настроек – источники и правила – мы получаем данные уже в том виде, в котором нам нужно. Уже конвертированные в нашу структуру – по нашим справочникам, то, как мы хотим их видеть.

И уже в Табуле, как я показывал, они появляются в нужных местах.

 

 

Пакет отчетов представляет собой набор действий в дереве нашего бизнес-процесса. К нему прикрепляются любые формы отчетов, которые нам нужны. Буквально любые. Например, баланс движения денежных средств (Cash-flow).

 

 

Подведем итоги по возможностям моделирования ФинОфис.

• Планово-финансовая модель может объединять данные из любого количества учетных баз. Здесь можно выстраивать модели бюджетирования, консолидированной отчетности, какие-то сложные планово-финансовые модели, расчет управленческой заработной платы… Также можно сделать планирование закупок и любые задачи, которые подлежат автоматизации.

• Планово-финансовая модель ФинОфис позволяет обращаться к любым учетным данным либо настройкам учетных баз, которые у нас задействованы. Можно вывести любую информацию – в одной базе это может быть справочник, к другой – документ, в третьей – еще какие-то данные. Их можно аккуратно положить в одно место ФинОфиса и использовать как системную информацию.

• Настраиваемые табличные формы используют настоящую Excel-логику, поддерживают конвертацию в Excel. Такой подход обеспечивает легкость исправления на ходу планово-финансовых моделей, которые легко поддерживать в актуальном состоянии, вносить изменения, делать копии, если это нужно.

• Также средствами ФинОфис можно настраивать различные формы отчетов.

 

Управление денежными средствами

 

 

Рассмотрим, из каких этапов состоит настройка управления денежными средствами.

Даже если у вас несколько учетных баз, настройка управления денежными средствами ФинОфис позволяет объединить в интерфейсе одного платежного календаря все платежи из подключенных учетных баз.

• Работа начинается с настройки интеграции с учетными базами.

• Далее нужно настроить синхронизацию справочников по регламенту – автоматическую загрузку данных по контрагентам, организациям, банковским счетам, которые нужны для оплаты и т.д. Эти справочники должны быть синхронизированы. Это – ответственный момент.

• Кроме этого, можно сформировать прогнозы поступления денежных средств – их можно заполнить вручную или настроить их формирование из любых источников. Например, в одной базе это у вас будет «Условие договора», в другой базе – документ «Коммерческое предложение», в третьей базе – еще что-то. Можно настроить, чтобы оно загружалось автоматически.

• Далее – работаем с заявками на оплату

• И на основании заявок формируем платежные документы в учетных базах.

 

 

Настройка интеграции.

Здесь показан справочник «Внешние подключения», где перечисляются учетные базы, к которым мы хотим подключиться.

Подключаемся мы, в основном, через веб-сервис, потому что этот способ – самый быстрый

Если веб-сервис сложно настроить, можно подключиться по COM. Но мы от COM сейчас отказались, по нему очень медленно работает.

Все эти базы у нас будут объединяться.

 

 

Синхронизация справочников.

В ФинОфисе, несмотря на то, что он подключен к нескольким учетным базам, при синхронизации справочника «Контрагенты» записи объединяются по ИНН и КПП. Он находит два-три экземпляра в разных базах и объединяет их в один элемент, а в табличной части отмечает источники, где он нашел дубль, чтобы не было путаницы.

Это все работает, если база – типовая, не сильно переписанная. Подключили, нажали, кликнули – это все начало работать.

 

 

Можно настроить, чтобы прогнозы поступления денежных средств загружались и обновлялись автоматически из разных учетных баз.

Или можно заводить прогнозные поступления вручную.

 

 

Заявки на оплату можно согласовывать через бизнес-процессы. Например, такой.

Маршрут согласования можно настроить намного сложнее – с различными условиями, контролями и т.д.

 

 

Платежный календарь.

Вот такая форма платежного календаря объединяет все заявки, которые мы хотим использовать в нашей системе. На их основании будут сделаны платежные поручения в наших подчиненных базах.

Кроме этого, здесь есть:

• возможность переноса заявки с одного дня на другой;

• разбиение на несколько платежей;

• можно составить реестр;

• сделать перемещение со счета на счет.

 

 

Итак, какие задачи у нас решает в итоге управление денежными средствами в ФинОфис?

• По сути, ускоряется и улучшается контроль за денежными средствами

• Мы можем автоматизировать начисление прогноза движения денежных средств – можем вводить планы ДДС с лимитами. Опять же, это можно делать какими-то стандартными средствами в модуле Казначей, если он отдельный. Либо это можно делать в Табуле. Потому что все модули друг с другом могут взаимодействовать.

• Автоматически прогнозируются кассовые разрывы.

• У нас получается некий визуальный платежный календарь.

• Ускоряется, упрощается процесс согласования самих заявок.

 

Обзон демопримера – как построить общую планово-финансовую модель компании на основании планов от подразделений

 

Перейду к демо-примеру, начну с планово-финансовой модели – она будет самая интересная.

 

 

В справочнике «Действия» представлена структура бизнес-процессов компании – тут мы настраиваем те этапы бюджетирования, которые нам нужны.

К каждому из этапов можно настроить доступ. Например, коммерческий департамент будет видеть только свою ветку и никаких других таблиц. Он не будет путаться, он легко это найдет.

Что из себя представляет работа? Допустим, коммерческий департамент хочет запланировать свои расходы. Даже если у пользователя в его ветке нет никаких строк, когда он нажимает «Выполнить», у него открывается вот такая готовая настроенная под коммерческий отдел таблица.

 

 

Она может быть абсолютно любого вида.

Кстати, это – пользовательский интерфейс.

 

 

А вот так выглядит полный интерфейс. Пользователям можно работать в упрощенном интерфейсе, чтобы их лишние панели не отвлекали.

По сути, это – простая Excel-ная форма. Здесь можно вносить данные ручным способом. Можно настроить расчет на основе фактических данных предыдущего периода. Можно настроить даже загрузку из Excel.

После того как, попадают уже в нашу модель.

Например, здесь настроено и БДР и БДДС в одной таблице. Хотя это можно было сделать на отдельном листе, в отдельной табуле – нас ничего не ограничивает. Такое упрощение сделано для демо-базы. Можно выключать один лист, второй. Можно переключиться на другой лист и т.д.

Вот коммерческий департамент запланировал БДР и БДДС, они сохраняют эти данные и планы коммерческого отдела уже попадают в нашу планово-финансовую модель.

 

 

Аналогичным способом здесь могут заполнить свои модели технический отдел, финансовый, IT-департамент и т.д. Я их все открывать не буду, они почти одинаковые, там только структура статей немного отличается. Открою модель филиала Южный.

 

 

У него полная структура – мы его не стали разбивать на подразделения ЦФО. Здесь вся структура – и БДР и БДДС. Они связаны различными математическими формулами, можно НДС добавлять, если это нужно и т.д.

 

 

Вот так, кстати, работает структурная подсветка. То, что покрасилось синим цветом – это математические формулы. Сразу видно.

Еще такой момент. Если, допустим, пользователь случайно, находясь на ячейке с формулой, нажимает какую-то цифру, формула не удаляется. Здесь убрана возможность удалять формулы простым внесением данных – дополнительная защита.

Здесь есть еще дополнительный контроль и защита, чтобы не разрушить таблицу модели, в отличие от Excel.

 

 

Допустим, мы внесли планы по всем департаментам и теперь хотим посмотреть свод бюджетов.

 

 

Здесь тоже настроены в одной табуле – Сводный БДР и Сводный БДДС.

 

 

Если я включу структурную подсветку, она покажет эти области розовым цветом – это значит, что он подтянул эти данные из каких-то других мест.

Там могут быть фактические данные или планы – то, что было отражено в каких-то других табулах.

 

 

Аналогично выглядит сводный БДДС – только здесь рассчитаны остатки на начало и на конец.

 

 

На следующем этапе, например, может быть контроль и корректировка факта. Например, если бухгалтерия закрыла период, а финансовый директор считает, что эти расходы относятся к другому филиалу. Как сделать корректировку факта?

 

 

Это можно сделать с помощью такой модели. Я специально включил структурную подсветку. Здесь видно, что по реализации собственной продукции загружены фактические данные – 950 000. А ниже – строка «Корректировка факта» и мы вносим ручные корректировки – с плюсом или минусом. Можно сделать в разрезе по проектам – как угодно.

И это уже остается у нас здесь, в ФинОфисе, в планово-финансовой модели. А фактические данные из Бухгалтерии, естественно, остаются в неизменном виде.

 

 

Теперь посмотрим форму план-факт анализа.

 

 

Здесь полная гибкость – как в Excel. Излишне говорить, что можно выводить данные в разрезе проектов, ЦФО и т.д.

Форма может быть любая, период накопленным итогом может быть. Здесь, помимо стандартных периодов 1С, поддерживаются вообще любые периоды, даже абсолютно нестандартные. У нас были клиенты, у которых были нестандартные недели – у них неполная неделя прибавлялась к предыдущей.

 

 

Посмотрим итоговые отчеты.

 

 

Здесь настроен план-факт Отчета о прибылях и убытках. Форма может быть абсолютно любая. Можно рассчитать точку безубыточности, рентабельность, любые математические расчеты.

 

 

Вот так выглядит отчет Cash-flow – или, другими словами, баланс движения денежных средств.

 

 

И Баланс. Здесь сейчас настроена двойная запись на упрощенном плане счетов. Однако баланс мы можем построить на основе бухгалтерских данных – изменить какими-то управленческими корректировками. Кроме этого, нередко встречается, что у клиентов баланс выстраивается по собственной логике. Мы такие тоже выстраиваем. Один из крупных клиентов с нами начал работать именно потому, что у нас получалось это реализовать.

 

Табула. Заполнение простой модели вручную и по шаблону

 

 

Давайте покажу, как составить план в Табуле.

Например, если это был бы Excel, мы бы внесли строки:

• Доходы

• Расходы

• Прибыль

Здесь, в отличие от Excel, у нас есть период – пусть будет Январь.

Эта табличка у нас будет построена на ручном внесении данных, поэтому:

• Показатели «Доходы» и «Расходы» мы вносим в нее напрямую.

• И рассчитываем прибыль – Доходы минус Расходы. У нас выбирается формула, мы ее сохраняем.

Но чаще всего типы данных в Табуле не задаются вручную – чтобы Табула была частью модели, в качестве типов данных должны быть какие-то справочники.

 

 

Например, если мы хотим составить бюджет, в качестве типов данных для строк можно выбрать справочники:

• «Статьи доходов и расходов»,

• «Бюджетные статьи»,

• либо «Контрагенты», если нам нужен разрез по контрагентам.

Например, зададим тип данных «Бюджетная статья» и выберем конкретную статью из справочника – тогда в регистрах ФинОфиса будут сохранены введенные по этой строке данные в разрезе выбранной нами бюджетной статьи.

Сейчас я показываю ручной способ подбора данных в таблицу, но можно сделать шаблон. Такие шаблоны обычно создают не пользователи, а те, кто настраивают базу ФинОфиса.

 

 

Например, я хочу построить таблицу, где:

• в строках будут статьи бюджета (например, все статьи из группы бюджетных статей БДР,

• в реквизиты шапки положим Сценарий

• а в колонках укажем период – допустим, три месяца прошлого года.

 

 

Таблица готова. Мы могли это сделать, конечно, вручную, но с помощью шаблона получилось гораздо быстрее.

И сейчас мы очень быстро нарисуем здесь формулы, включим структуру и подтянем сюда данные, которые есть в модели – для этого у нас есть Reg-формулы.

 

 

Включаем для ячейки переключатель Reg и указываем в качестве источника регистр БюжетыФП, с ресурсом «СуммаОборот».

 

 

Дальше используем протягивание формул, как в Excel. Видите, я протянул, и все цифры заполнились – он нашел все, что было в демобазе.

 

 

В следующей колонке мы с вами что-то запланируем, поставим какие-то цифры вручную.

А в третьей колонке рассчитаем среднее значение и протянем его вниз.

Как видите, обладая небольшими навыками, это можно сделать достаточно быстро.

А дальше с таблицей можно делать все, что вы хотите.

 

 

Вы можете сюда вставить колонку комментария – пожалуйста. На закладке «Вид» для этих ячеек можно установить текстовый формат по аналогии с Excel.

Если хотите эту колонку скрыть – это тоже доступно.

 

 

И, в качестве «вишенки на торте» – когда много таблиц, чтобы они хорошо читались, есть интеллектуальные стили оформления. Предопределенные либо вы можете сами настроить. Здесь можно выбрать любой стиль и получить уже более интересную таблицу для чтения.

 

 

Как видите, за 2-3 минуты небольшую таблицу составить совсем несложно. Простое бюджетирование можно автоматизировать в течение недели.

 

Консолидатор

 

По Табуле я уже рассказал, теперь коротко расскажу про Консолидатор.

 

 

Консолидатор – это больше инженерный модуль. Он предназначен для настройки внешних подключений к другим базам.

 

 

Здесь в справочнике «Источники и правила» можно настроить, что и как нужно грузить из внешних баз.

 

 

Вот так выглядит интерфейс для настройки параметров загрузки:

• Слева представлены источники – это то, что мы загружаем. Обороты какого-то регистра или результат произвольного запроса.

• А справа – правила – то, как мы загружаем. Здесь задаются соответствия полей источника и приемника, накладываются отборы и прочие параметры.

Потом все эти данные уже попадают в Табулу, где мы с ними выполняем какие-то расчеты либо сравниваем план с фактом.

 

Управление движением средств – модули Казначей и Процессы

 

Для управления движением денежных средств предназначены модули Казначей и Процессы.

Начну сразу с модуля Процессы – он несложный.

 

 

Здесь в справочнике «Предметы согласования» мы настраиваем, что мы согласовываем. По умолчанию здесь настроено два предмета согласования – Табула и Заявка на платеж.

 

 

Самая главная настройка – это сам процесс. Здесь мы уже настраиваем, как это все будет согласовываться в базе, добавляем условия и проверки.

 

 

Обратите внимание, в модуле Казначей используются сквозные справочники. Например, вот так выглядит справочник «Контрагенты». Он объединяет все элементы по ИНН и КПП (а если это нерезиденты, то по налоговому или регистрационному номеру). Если этот контрагент используется в нескольких базах, здесь в табличной части прописывается, в какой базе он используется, и как он там называется – это все автоматически интегрируется.

 

 

Вот так выглядит основное рабочее место по заявкам. Здесь для заявок предусмотрены различные статусы. Например:

• Сформированные заявки, которые еще не прошли согласование – помечаются розовым цветом и статусом «Старт»

• Заявки в статусе «На оплате» – голубым.

• Частичная оплата выделяется желтым.

• Полная оплата – зеленым и т.д.

 

 

Можно посмотреть, где заявка находится, на каком этапе согласования.

 

 

В Казначее есть стандартные отчеты – вот, например, фактические данные по бюджету движения денежных средств.

Если стандартных отчетов не хватает, можно настроить любую нужную форму в Табуле.

 

Процесс внедрения

 

 

Хочу немного рассказать о процессе внедрения – он состоит из нескольких этапов

• Переговоры

• Анкета, где клиент отражает, какие бизнес-процессы нужно автоматизировать. Мы просим клиентов прикладывать к анкете формы планово-финансовых моделей в Excel.

• Далее происходит оценка и согласование договора.

• И уже непосредственно внедрение.

Мы очень редко пишем суперподробное ТЗ. В задаче на планово-финансовое моделирование мы обходимся обычно Excel-таблицами – это для нас, фактически, как техническое задание.

 

Выводы

 

 

Подведу итог всего, что я говорил ранее. Итак, почему ФинОфис.

• Автоматизация с помощью ФинОфис никак не зависит от отрасли и количества учетных баз.

• Данные объединены в едином инфопространстве.

• В продукте используется Excel-подобный конструктор форм и отчетов.

• Все это приводит к сокращению сроков планирования и сбора фактических данных.

• Поддерживается любая методология финансовой модели, которая уже используется в компании.

• Лицензирование программы не зависит от количества пользователей.

 

Планы развития на 2023 год

 

 

Немного про планы развития на 2023 год.

• Первое, что мы хотим сделать – это ускорить сценарные расчеты. Это не значит, что мы такие медленные, наоборот. Просто мы хотим, чтобы расчет моделей по мегапроектам, которые у нас есть, укладывался в минуты. Сейчас эта работа уже выполнена на 80%, и часть формул уже ускорилась раз в 100. Думаю, что уже в начале следующего квартала мы выпустим такой релиз.

• Хотим добавить предустановленные макеты форм бюджетирования. Это характерно для небольших клиентов, когда нет ресурсов на настройку. Будет несколько вопросов – что вы хотите, какую структуру – и получится уже готовая модель с настроенными таблицами

• Также планируем запустить новый модуль для управления задачами, проектами и бюджетами.

 

Вопросы

 

Можно ли ограничить выбор статей бюджета, чтобы определенные статьи были доступны только для определенного подразделения?

У нас нет возможности ограничить, чтобы они это не видели в справочниках, но мы можем не дать видеть им другие формы. В этом случае мы ограничиваем моделью, где «зашиты» только определенные статьи. Так сделать можно.

Где хранятся фактические данные, которые мы, допустим, загрузили в ФинОфис из Бухгалтерии?

Технически – в регистрах ФинОфиса.

Как я понимаю, блок взаимодействия с Банком-клиентом, выгрузка платежек и выписок из Банка – это уже на стороне учетных баз?

Если нужно сделать это из ФинОфиса, мы обычно объединяем его с Бухгалтерией.

А как отражается факт оплаты на стороне ФинОфиса?

ФинОфис это подтягивает автоматически. Например, вы в Бухгалтерии стандартно работаете с банком, ставите оплату, а ФинОфис это автоматически определяет и подсвечивает заявку зеленым.

Вопрос по версионированию таблиц. У нас была таблица, кто-то зашел, изменил. Есть ли статистика – кто исправил, какую цифру?

Есть история записи – кто работал. Но детально – в какой конкретно ячейке Иванов и что именно поправил – такого пока нет. Сама платформа 1С этого не видит. А если такое писать, это очень сильно влияет на производительность.

Но у вас же есть версии на уровне экземпляров отчетов? Например, на сегодня – такие-то цифры, на завтра – такие? Мы можем сохранить таблицы как версии?

Сколько угодно. Табулы можно копировать как книги Excel – ставить другой сценарий или какой-то комментарий.

Если формула построена на данных учетной системы – например, на оборотах 51-го счета – в какой момент она заполняется? Каждый раз при открытии или один раз при заполнении? Например, на сегодня – оборот 1 млн рублей. Через час будет 1.5 млн.

Табула всегда берет данные из одного места. По сути, ей все равно – это 51-й счет или еще какой-то. Сами данные из учетной системы берет Консолидатор – он их куда-то положил. Дальше мы в модели Табулы настроили, что в этой ячейке у нас остатки по 51-му счету или обороты. И теперь для модели можно поставить автоматическое обновление. Теперь Табула будет отслеживать, что от Консолидатора пришли новые данные или что их пользователь поменял, и данные в этой модели будут постоянно пересчитываться. Вы открываете, а они уже новые. Если вы не включили автообновление, то да – вы откроете старую Табулу, нажали кнопку, она обновила у себя данные.

Как ФинОфис работает с МСФО?

Как я и говорил, мы используем для этого Бухгалтерию КОРП МСФО, чтобы перегрузить из учетной базы обороты. По сути, полноценные операции бухгалтерского учета. А уже механизм Бухгалтерии КОРП МСФО позволяет делать трансляцию. И Табулу мы используем как вспомогательный механизм, потому что получение полноценной картины без каких-то подгрузок из Excel редко бывает. Табула тут хороший помощник.

Есть ли в казначействе установка и контроль лимитов в разрезе нескольких валют?

Если честно, пока одна валюта. Есть много разрезов – договора, контрагенты, проекты. Но валюта одна.

Но это несложно доработать. У нас система работает таким образом – даже если вы платите в рублях, но лимиты установите в долларах, он будет контролировать все время в долларах. Но если вы хотите планировать и в долларах и в евро, их параллельно использовать – да, такого у нас нет. Но это можно доработать.

Допустим, если вы один договор сделали в евро, другой – в долларах, а платите в рублях – имеется в виду, что когда вы платите в рублях, он должен по курсу на текущий момент пересчитать и проверить. Такого нет. Есть контроль только по одной валюте.

ФинОфис встраивается как подсистема?

Да, как подсистема. Расширение не дает такой функциональности, к сожалению. Мы не лезем в типовой код, просто вешаемся сбоку.

Подскажите, какая точка входа для работы с программой? Достаточно уровня обычного финансиста или требуются навыки программирования?

Здесь есть два слоя – слой настройки и слой пользователя. Пользователь, когда у него все настроено, просто заходит, выбирает ветку «План склада», у него открывается готовая табличка. Там можно написать: «Внесите сюда цифры». Он вносит и нажимает «ОК». Права у него можно забрать все. Он там ничего сделать не сможет, только ввести данные в табличку по аналогии Excel – и на этом его возможности будут ограничены.

Но все-таки архитектура сейчас предполагает, что в ФинОфисе работают руководители каждого подразделения – вносят плановые данные. Или этим занимается один сотрудник? Как вы бы рекомендовали работать?

Как это обычно настроено. Бывает, что несколько человек от подразделения вносят плановые данные. Если подразделение маленькое, может быть руководитель вносит. По-разному. Мы настраиваем права непосредственно так, как это представлено в бизнес-процессе клиента.

Вы можете показать, как будет работать Табула внутри ERP?

Зайдете на сайт ФинОфис, нажмите кнопку «Заказать демо» и напишите параметры. У нас есть такие демо, мы делаем. И даже иногда выполняем какие-то мелкие задания, чтобы можно было посмотреть вживую, как это выглядит в ERP.

В теме доклада заявлено «Контроль и управление финансами». Анализ и прогнозирование я увидел, а есть ли такая функция, которая возвращает из подсистемы бюджетирования в исходной Бухгалтерии для контроля расхода средств при выполнении каких-то финансовых операций? Чтобы документы просто не проводились в исходных системах.

До степени, чтобы отгрузочные документы не проводились – такого нет.

Консолидатор – он собирает данные? Какой-то агент внедряется в распределенные системы и собирает данные куда-то, куда мы сказали?

Да

А Табула живет где-то, или это какая-то подсистема, которая куда-то встраивается? Например, если у меня три Бухгалтерии, и я хочу на них построить бюджетирование, мне нужно создавать четвертую пустую базу? На чем она базируется, что является основой? Она на БСП построена?

Функционально – если у вас три бухгалтерии, вы можете встроить модули ФинОфис в одну из Бухгалтерий и собрать все остальное из других. Либо поставить его отдельно. Модули основаны на БСП, насколько это возможно. Потому что БСП от конфигурации к конфигурации немного меняются, из-за этого появлялись казусы. И мы кое-где, где такие казусы есть, используем свои модули.

Дальше, если мне нужно организовать управление платежами – вы говорили, что это не просто Консолидатор, а объединение, чтобы платежки выгружались в Бухгалтерии, потому что мне нужно, чтобы платежи шли из Бухгалтерии.

Интеграция настраивается внутри модуля Казначей. Консолидатор даже не нужен.

Интеграция стандартная – встраиваете расширение в базу-источник, и все.

А как делаются настройки, чтобы получить исходные данные? Есть какие-то шаблоны, которые позволяют забирать данные из Бухгалтерии?

Да, под типовые конфигурации у нас есть шаблоны на основные справочники. Когда конфигурация другая, мы их немного меняем по просьбе клиента.

Вы показали структуру бюджетов и сказали, там были бюджеты по отделам. И сказали, что можно доступ настроить на уровне отдела. Это какой-то справочник с RLS? Это же не роли в чистом виде?

Да, есть справочник «Настройка прав», здесь задействуются RLS. Тут можно настроить права для группы или конкретных пользователей – на чтение, изменения и т.д.

И не тормозит?

Мы RLS только здесь используем. У нас есть крупный клиент – у них мегамодель, где 2800 табул, и ветка на несколько листов. Там 35 человек заводят планы. И у всех настроены права. Нормально работает. Правда у них отдельный сервер, достаточно мощный. Но они справляются.

Вы показывали несколько бюджетов по отделам, из которых потом формируется общий бюджет. Он автоматически сворачивается?

Да, это все автоматически происходит. Все табулы пишут в регистр модели, а она видит этот регистр и формирует на основании этого общий отчет. Даже если в разных отделах разные статьи, в сводном отчете она собирает все вместе.

 

Если у вас остались вопросы, на которые мы не дали ответ в рамках данной статьи, обратитесь к нам удобным для вас способом. Звоните нам по телефону 8 (800) 555-52-56 доб. 304, пишите в комментариях или оставляйте заявку на консультацию у наших специалистов.

 

Оставить заявку

 

*************

Данная статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции Infostart Event 2022 Saint-Petersburg.