Бизнес как на ладони: как мы внедрили управленческую отчетность в дистрибьюторской компании

26.04.23

Бизнес-анализ - Внедрение изменений

Успешен ли бизнес, где его слабые места, а где — возможности для роста? Корректно отвечать на эти вопросы, опираясь на данные управленческой отчётности. О том, как мы внедрили «1С:УТ» и настроили качественный управленческий учёт, — в нашем кейсе.

Клиент — дистрибьютор продуктов питания, произведённых в Грузии и РФ.

Количество площадок — склады в 4 городах.

Количество сотрудников — 30+.

Количество АРМ — 30.

Количество документов в месяц — 2000.

Количество SKU — 500.

Качественная управленческая отчётность — именно с таким запросом обратился к нам заказчик. Без неё компания не могла анализировать свою деятельность, выявлять причины убытков и потенциальные точки роста. Проблемой была и дебиторская задолженность со стороны контрагентов, контролировать которых «вручную» по причине их количества было крайне трудозатратно.

Для решения поставленной задач предстояло перейти с устаревшей системы на более современную — «1С:Управление торговлей» 11.4.

Помимо этого, необходимо было адаптировать печатные формы, настроить работу с кассами, выполнить интеграции со сторонним ПО и сделать программу более удобной для пользователей. О том, что получилось, — ниже.

 

Внедрение глазами руководства: всё под контролем

  • Отчёты по доходам и по расходам. Мы доработали конфигурацию, чтобы она учитывала не только торговые затраты, но и другие (аренду, интернет, производство образцов, представительские услуги). Кроме того, придумали, как отражать в учёте и зарплатные расходы, несмотря на то, что в «1С:УТ» нет нужного блока. Для этого сотрудники заводятся в программу как контрагенты, а оклад — как услуги (например, работа за июнь). Оплата сотрудникам фиксируется с соответствующей статьёй затрат. Это позволяет сводить баланс и передавать информацию в отчёты, чтобы директор чётко видел, сколько было потрачено на зарплату, а доходы и расходы предприятия анализировались комплексно.
  • Отчёт по задолженностям. У заказчика — большая база клиентов, в том числе сетевых: количество точек у них измеряется десятками и сотнями. Следить за взаиморасчётами со столькими контрагентами сложно, но необходимо, особенно когда речь идёт о задолженностях. Чтобы облегчить эту задачу, мы разработали отчёт по задолженностям клиентов в разрезе торговых точек. Допустим, у компании-клиента 10 торговых точек. 7 из них платят исправно, а 3 — задерживают оплату. С помощью отчёта можно оценить платёжную дисциплину, а после принять меры: вынести предупреждение, поставить точку на контроль или вовсе расторгнуть с ней отношения. Работа с отчётом позволила повысить собираемость денег и сделала прогнозирование денежных потоков более эффективным.

 

 

  • Отчёт по оборачиваемости товаров. В нём можно по периодам проследить, как та или иная позиция продавалась в прошлом и продаётся сейчас. А используя фильтры, данные легко сравнивать по бизнес-направлениям, городам и клиентам — как компаниям, так и конечным точкам. Благодаря этому руководители могут быстро увидеть невостребованные товары и вывести их из оборота или связаться с клиентами и узнать, почему те перестали их закупать. Или наоборот: выявить ходовые позиции и увеличить объём их закупок. Всё это положительно сказалось на оборачиваемости товаров.

 

Внедрение глазами пользователей: преодолевая трудности

У детализированной управленческой отчётности в 1С есть и другая сторона — рост требований к цифровым компетенциям пользователей.

Так, например, сотрудникам заказчика нужно было освоить новый способ работы с сетевыми клиентами. Чтобы смотреть данные по компаниям и точкам отдельно, требовалось разделять их в системе на партнёров и контрагентов (к одному контрагенту могут относиться несколько партнёров). С одной стороны, это делало работу с сетевиками эффективной: директор мог звонить в магазины и предлагать новые условия, не дожидаясь, пока «отвалится» вся сеть. С другой стороны, сотрудники должны были научиться обрабатывать заказы иначе: ранее они выбирали в программе конкретную точку, не задумываясь, кому она принадлежит.

Кроме того, возникали сложности с закрытием месяца. Они были связаны с большим объёмом продаж и передач товаров, необходимостью разводить оптовые и розничные операции, а также оформлением ГТД на импортные товары.

Справиться с трудностями помогло обучение пользователей, которое мы проводили в индивидуальном формате в офисе заказчика, а также постоянная техподдержка со стороны нашей команды. В результате мы помогли пользователям освоить новую функциональность, научили корректно вносить данные, закрывать месяц, смотреть рентабельность и валовую прибыль по крупным и мелким клиентам.

Ещё один интересный момент. В системе, которой ранее пользовалась компания, была выстроена сложная иерархия папок с контрагентами: регион → город → компания → юрлицо → торговая точка. Пользователи привыкли к этой структуре и хорошо знали, в какой папке — какие клиенты. В «1С:УТ» 11 повторить такую иерархию типовыми средствами нельзя. Чтобы не заставлять менеджеров переучиваться, мы придумали, как визуализировать структуру в интерфейсе 1С. Для этого мы ввели дополнительный реквизит «Каталог» для всех клиентов. Из реквизитов выстроили целое дерево значений, где каждый реквизит ссылается на определённую ветку. В результате пользователь может настроить вид просмотра на основе группировки по реквизиту и увидеть привычную иерархию папок. Это облегчило работу менеджерам и сократило время на обучение.

Сергей Богатырёв, программист и аналитик 1С

 

 

Что ещё: выполненные интеграции

  • Интеграция с аптечными сетями. Клиент поставляет воду в аптечные сети. Многие из них довольны масштабны — до нескольких сотен точек. Работа производится через специальную программу, куда аптечная сеть добавляет заказы. С помощью интеграции мы сократили время на выгрузку и обработку заказов в 1С (более сотни заказов в день).
  • Интеграция с ЕГАИС. Вместе с программистами ЕГАИС настроили и поддерживали систему отражения и продажи алкоголесодержащей продукции.
  • Интеграция с Контур.EDI. Часть клиентов заказчика ведёт дела «на бумаге», часть — через Контур. Чтобы обмениваться документами было удобнее, выполнили интеграцию, позволяющую пользователям работать в одном окне.


***

Переход на «1С:УТ» 11.4 помог предприятию выйти на качественно новый уровень управления.

По результатам внедрения руководство имеет постоянный доступ к актуальным сведениям о текущем положении дел во всех необходимых разрезах, проводит диагностику и корректировку бизнес-процессов и достоверно прогнозирует результаты деятельности, а сотрудники экономят время на рутинных операциях.

См. также

Внедрение изменений Фасилитация Платформа 1С v8.3 1C:ERP Бесплатно (free)

Ретроспектива одним днём – методика, которая позволяет команде в сжатые сроки проанализировать накопленный опыт и внести коррективы в проект: взглянуть на то, как было на самом деле; определить, что сработало, а что нет; понять, что нужно изменить. Расскажем о том, как проводить однодневную ретроспективу и в чем её ценность.

11.02.2025    240    0    user1171237    2    

3

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Когда вся работа компании организована на основе проектной деятельности, без автоматизации не обойтись. Расскажем о цифровизации процессов в условиях неопределенности и встраивании модуля управления проектами в экономическую модель предприятия.

11.02.2025    237    0    alexkotlov    0    

3

Архитектура решений Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 Бесплатно (free)

Самым подходящим инструментом для описания архитектуры системы на платформе 1С является продукт СППР – он привязан к метаданным 1С и допускает доработки под потребности конкретной команды разработки. Расскажем об информационных кризисах, которые использование СППР на проекте позволяет решить, а также о доработках, необходимых для повышения эффективности инструмента и превращения базы данных в полноценную базу знаний.

27.01.2025    1449    0    jf2000    3    

4

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Одна из самых распространенных задач в автоматизации управления – это реклассификация учетных данных для формирования консолидированной отчетности группы компаний. Типовые процессы подготовки таких отчетов сложны с методической точки зрения и требуют сложного процесса управления изменениями. Расскажем о том, как эту ситуацию могут изменить инструменты с функциями контролируемого определения алгоритмов преобразования данных.

24.01.2025    498    0    dabu-dabu    0    

6

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Комплексная автоматизация 2.х Россия Бесплатно (free)

Я расскажу историю внедрения конфигурации 1С: Комплексная автоматизация 2.5, в котором я принимал участие. Оценю подходы и решения на каждом этапе внедрения, рассматривая, что было успешным, а что не очень, и где можно было бы действовать иначе. Обсудим, как выбирать учетную систему, какую команду лучше сформировать для внедрения, как координировать её работу, а также ориентировочные расходы на внедрение. Попробуем ответить на эти ключевые вопросы.

20.01.2025    700    0    anton99    4    

3

Внедрение изменений Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 Бухгалтерский учет Бесплатно (free)

При переходе компании с устаревших решений, таких как 1С:УПП, важно определиться, где будет вестись бухгалтерский учет – в 1С:ERP или в 1С:Бухгалтерии. Расскажем об особенностях и принципиальных различиях ведения регламентированного учета в 1С:ERP и 1С:БП – на что нужно обратить внимание при обследовании, какие вопросы задать клиенту, чтобы в конечном итоге сделать правильный выбор в пользу одной или другой программы.

17.01.2025    1924    0    user1455139    7    

22

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Когда через несколько лет внедрения 1С:ERP в качестве консолидирующей системы учета оказалось, что для работы 24/7 ее функциональность избыточна и сложна, нужна методика и инструменты для извлечения нужной функциональности в отдельные решения. Расскажем о том, как «распилить» монолит, контролируя качество получившихся решений с помощью набора собственных инструментов.

09.01.2025    4914    0    mitia.mackarevich    8    

20

Внедрение изменений Россия Бесплатно (free)

Внедрение системы 1С – это сложный и многоступенчатый процесс, требующий тщательной подготовки и внимательного подхода. Ниже представлены распространенные ошибки, которые могут стать препятствием на пути к успешной автоматизации бизнес-процессов.

09.12.2024    671    0    user2104293    0    

2
Оставьте свое сообщение