Рынок предлагает широкий выбор всевозможных программ, позволяющих проводить учет в ТСЖ. Самая элементарная из этих программ - это Excel. При помощи таблиц Excel составляют формулы, посредством которых происходит расчет платежей для жильцов, создают печатные формы извещений, ведут учет денежных средств. Таблицы Excel облегчают ведение учета в товариществах, если сравнивать их с ведением того же учета вообще без применения компьютера.
На следующей ступеньке стоят специальные программы, позволяющие вести расчет платы за квартиру. В числе их возможностей расчет и начисление платежей, распечатка всевозможных отчетов и извещений, работа со сканером штрих-кода и кассовым аппаратом. Использование данных программ помогает без труда следить за всеми процессами, происходящими в товариществе собственников жилья. К примеру, каждое вышеперечисленное программное обеспечение позволяет проводить анализ долгов, производить перерасчеты платежей и начислять льготы. Но вот вести бухгалтерский учет на них нельзя, для этого неодходимо приобретать дополнительную программу. Надо отметить, что у раздельного ведения учета есть и свои преимущества: работа с данным программным обеспечением возможна без знания бухгалтерии, сравнительно небольшое количество данных предполагает невысокие технические возможности компьютера.
На самой высокой ступеньке стоит программное обеспечение, возможности которого аналогичны возможностям программ, находящихся на второй ступеньке, только с тем отличием, что подобный вид программ позволяет одновременно рассчитывать и начислять плату за квартиры и вести бухгалтерский учет. В качестве плюсов этих программ можно отметить возможность производить учет доходов, наличия минимальных знаний для работы с двумя программами, отсутствие увеличения расходов на обслуживание двух программ.
Программы для ведения комплексного учета в ТСЖ:
1. Система «ПУСК»
Программный продукт «ПУСК» представляет собой универсальное программное обеспечение, состоящее из шестнадцати разделов, каждый из которого автоматизирует учет на том или ином участке отношений в ТСЖ.
Первый раздел этого программного продукта называется "ПУСК. Центр начислений".
В данном разделе происходит объединение всех приходящих в программу сведений, происходит выполнение всевозможных подсчетов льгот и выполнение начислений за жилищно-коммунальные услуги, учитывая всю информацию, собранную о жильцах, такую как: данные с приборов личных счетчиков, о способах поддержки государства и так далее.
Второй раздел этой программы называется "ПУСК. Паспортный стол".
Благодаря этому разделу, паспортист всегда имеет возможность поддерживать востребованными такие данные о жильцах, как семейное положение, сведения о временной или постоянной регистрации, а также иных сведений о жильцах, которые необходимы для начислений, которые будут выполняться благодаря программному автоматизации работы паспортиста.
Третий раздел называется "ПУСК. Прием платежей".
Благодаря данному разделу, прием платежей за услуги может быть реализован на основе обмена данными Центра начислений с внешними платежными системами, кроме того, возможен ввод данных с приборов, расчет пени и распределение полученных средств по самым разнообразным схемами
Четвертый раздел программы называется "ПУСК. Объединение с внешними системами".
В этом разделе происходит двусторонний обмен информацией с иными платежными системами, различными программами для бухгалтеров, и разнообразными видами программ, которые помогают автоматизировать работу социальных служб, банковских учреждения и почтовых отделений.
Пятый раздел это программы носит название "ПУСК. Субсидии".
Благодаря разработке этого раздела социальные службы получили возможность автоматически производить расчеты субсидий, посредством обоюдного обмена данными с Центром начислений и Паспортным столом.
Шестой раздел - "ПУСК. Контролер".
Задачей этого раздела есть автоматизация процесса создания ведомостей для обходов, снятие фиксация показаний личных, домовых счетчиков и счетчиков, расположенных в местах общего пользования.
Седьмой раздел имеет название "ПУСК. Подомовой учет затрат".
В этом разделе происходит создание тарифов и финансового планирования на обслуживание непосредственно дома и придомовой территории.
Восьмой раздел данной программы называется "ПУСК. Диспетчерская".
Этот раздел позволяет автоматически принимать и контролировать выполнение заявок от жильцов дома и распределять наряды среди ремонтных бригад.
Девятый раздел - "ПУСК. Юрист"
Благодаря этому разделу, представилась возможность в автоматическом режиме отслеживать уровень задолженности и ее ликвидацию, а также ведение документооборота, с учетом всех юридических нюансов, таких как создание уведомлений, исковых заявлений, претензий и так далее.
Десятый раздел называется "ПУСК. Печать квитанций".
Благодаря этому разделу стала возможна подготовка и печать большого количества информации, представленной в виде квитанций по всем услугам, а также и других документов, носящих уведомительный или отчетный характер. В этом разделе предусмотрена достаточно гибкая система сортировки.
Одиннадцатый раздел имеет название "ПУСК. Поставщик".
В этом разделе хранится информация, используемая для проведения анализа движения средств, которые поступают от жильцов за оплату тех или иных видов услуг.
Двенадцатый раздел данной программы называется "ПУСК. Личный кабинет".
Этот специальный раздел предоставляет возможность управляющим компаниям предоставлять информацию для своих клиентов посредством Интернет. Все зарегистрированные жители дама получают доступ к информации об оказанных им услугах, о начислениях и платежах, а также предоставляет возможность самостоятельно вносить показания счетчиков и оплаты за те или иные виды услуг, используя электронные платежные системы.
Тринадцатый раздел называется "ПУСК. Директор управляющей компании".
В этом разделе представлен вниманию отчет о работе ТСЖ.
Четырнадцатый раздел данной программы имеет название "ПУСК. Глава города".
В этом разделе формируются различные отчеты, которые дают представление о состоянии жилищного фонда и демографической ситуации.
Из-за того, что программа построена по модульному принципу, появилась возможность для каждого заказчика сделать программу, соответствующую специфике работы его ТСЖ. Разработчики этой программы могут предложить оптимальный вариант для любой организации и под любые задачи.
1С: ВДГБ: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК.
В конфигурации решаются следующие задачи:
Учет владельцев имущества:
1 Ведение подробного учета о юридических лицах и арендаторах жилых и нежилых помещений, а также паркингов;
2 Ведение подробного учета сведений о жильцах;
3 Полноценный паспортный учет (регистрация, снятие с учета, изменение фамилии, замена документа, удостоверяющего личность);
4 Автоматизированное формирование печатных форм паспортного стола;
Полноценный учет жилого и нежилого фонда:
1 нежилые и жилые помещения:
a) хранение множества характеристик зданий: этажность, количество подъездов, различные виды площади, ответственные мастера по обслуживанию зданий, а также возможность учета дополнительных индивидуальных характеристик, определяемых пользователем.
b) хранение множества характеристик квартир и офисов: количество комнат, тип собственности, состояние, категория, площади помещений, а также возможность учета дополнительных индивидуальных характеристик, определяемых пользователем.
2 паркинги:
a) паркинги - возможность учета нескольких парковок;
b) машиноместа - возможность учета отдельных машиномест каждой парковки;
Расчеты и начисления
1 начисления за жилье, коммунальные и прочие услуги с учетом всех особенностей расчета и начисления - по нормам, площадям, количеству жильцов, - с возможностью выделения индивидуальных тарифов для первых или последних этажей, а также с учетом других особенностей;
2 расчет начислений за услуги с использованием индивидуальных и домовых (общих) приборов учета (счетчиков);
3 расчет и учет всех имеющихся у жильцов льгот;
4 учет субсидий, расчет и учет бюджетных дотаций;
5 расчет и начисление пени;
6 полный анализ взаиморасчетов с потребителями услуг в разрезе периодов и потребляемых услуг;
7 ведение бухгалтерского учета и учета и расчета платежей в одной базе одновременно, с автоматическим отражением всех движений.
8 составление сметы затрат, закрытие затратных счетов в соответствии со сметой и контроль ее исполнения;
9 проведение перерасчетов начислений за прошедшие периоды в связи с изменившимися условиями;
Формирование отчетов
Бухгалтерский и налоговый учет всех остальных участков организации - за счет интеграции с программой "1С: Бухгалтерия 8" возможен стандартный бухгалтерский и налоговый учет без необходимости совершать обмен и выгрузки между модулями учета квартплаты и бухгалтерии
1 Учет материалов;
2 Складской учет;
3 Учет торговых операций;
4 Учет операций с денежными средствами;
5 Учет основных средств и нематериальных активов;
6 Учет производства;
7 Начисление заработной платы;
8 Учет хозяйственной деятельности нескольких организаций в единой базе;
9 Применение любых налоговых режимов (УСН, ЕНВД, обычная система налогообложения, ИП) и переход с одного налогового режима на другой в рабочей базе за несколько минут.
Подомовой учет затрат:
1 автоматическое распределение затрат на услуги и материалы по домам, парковкам и прочим объектам учета;
2 множество гибких и настраиваемых способов распределения затрат: по количеству домов, по площади, по количеству проживающих, а также по любой другой количественной характеристике, привязанной к объекту учета;
3 закрепление за любым зданием нескольких мастеров или подразделений и прочих ответственных лиц;
4 возможность распределения затрат по зданиям, закрепленным за определенным мастером или подразделением;
5 формирование актов по выполненным работам;
6 формирование отчетов по затратам, в том числе справка калькуляция затрат.
Программы для расчета платы за квартиру:
Программа Коммунальные услуги – предназначена для автоматизации расчетов с населением за коммунальные услуги в ресурсоснабжающих организациях, управляющих компаниях, ТСЖ, ЖСК и т.п.
Возможности программы "Коммунальные услуги"
- Ведение лицевых счетов абонентов. Подробные сведения о составе семьи, оборудовании, нормах, счетчиках, начислениях, платежах и т.д.
- Расчет начислений за любые коммунальные услуги.
- Учет изменений состава семьи, норм, тарифов и т.п. по дням, с поддержкой всей истории их корректировок.
- Гибкий механизм настройки льгот.
- Проведение перерасчетов коммунальных услуг за прошлые расчетные периоды.
- Разноска информации о платежах абонентов вручную или из файла, полученного по каналу связи.
- Расчет и начисление пени.
- Ведение отдельного сальдо по каждому виду услуг.
- Получение выборок абонентов по заданным критериям: сумме долга, адресу, периоду неоплаты, дате обследования, наличию договора и т.п. (более 20 параметров).
- Печать квитанций, извещений, уведомлений и других документов для абонента или списка абонентов из выборки.
- Ведение картотеки счетчиков (типы, даты, поверки, пломбы и т.п.).
- Регистрация изменений всех параметров расчетов (время, Ф.И.О оператора).
- Все виды отчетов. Печать на матричном или лазерном принтере.
ПП "Эллис - квартплата для ТСЖ и ЖСК".
Данное программное оснащение разработано для автоматизации проведения расчетных операций по оплате за квартиру, по начислению оплат за коммунальные услуги, по проведению расчетов между каждым отдельно взятым товариществом владельцев жилья или жилищно-строительным кооперативом и поставщиками тех или иных видов услуг.
В качестве преимуществ программы "Эллис - квартплата для ТСЖ и ЖСК" можно назвать простоту установки и настройки программного продукта "Эллис - квартплата для ТСЖ и ЖСК", незначительные требования к системе, абсолютное приспособление к особенностям товариществ владельцев жилья или жилищно-строительных кооперативов, допустимость работы в локальной сети.
Данная версия программы позволяет вести картотеку лицевых счетов собственников жилья, в которой отражены все параметры как дома в целом, так и каждой квартиры в отдельности, при этом, по каждому лицевому счету определяется текущее сальдо. Программный продукт "Эллис - квартплата для ТСЖ и ЖСК" предоставляет возможность осуществлять редакцию уже созданных отчетов и формировать новые формы отчетности.
Конфигурация данного программного продукта предполагает, как возможность многопользовательского использования и работу в локальной сети, так и установку только на одном компьютере, к которому подключен принтер. Для работы программы "Эллис - квартплата для ТСЖ и ЖСК" требуется операционная система не ниже Windows'98.
Программы для ведения бухгалтерского учета:
В России есть много фирм, которые выпускают программы для ведения бухгалтерского учёта. В каждой из них применяются разные подходы к решению данной задачи.
БЭСТ. Эта относительно недорогая программа идеально подойдёт для тех, кто хочет практически исключить труд программиста в своей работе. Это свойственно частным практикующим бухгалтерам и небольшим предприятиям, имеющим до 5 компьютерных мест. В программе "БЭСТ" используется большое количество настроек, которые делает непосредственно фирма-разработчик. Обновление программы осуществляется представителями фирмы-разработчика. Эта сервисная услуга обычно выполняется бесплатно.
Программный комплекс "БЭСТ - 4" является полнофункциональной, многопользовательской и многовалютной системой оперативного и бухгалтерского учета, с базовым принципом пополнения данных "от первичного документа". Система ориентирована на малые и средние предприятия. Программный продукт решает задачи учета кассовых и банковских операций, логистики, учета имущества, расчета зарплаты, многомерного анализа данных о финансово-хозяйственной деятельности, подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности при минимуме затрат на компьютерное оснащение предприятия.
1С: Предприятие. Эта программа подойдёт для тех, кто хочет добиться максимальной гибкости программы, используя труд программиста. Это больше свойственно средним предприятиям с количеством рабочих мест от 5 до 15. Программа "1С" даёт программисту практически безграничные возможности по адаптации программы. Найти специалиста, способного оказать услуги по настройке программ 1С: Предприятие, сейчас не сложно. Желательно, чтобы этот специалист обладал знаниями в экономической области и владел основами бухгалтерского учёта.
Система программ "1С:Предприятие" предоставляет широкие возможности ведения автоматизированного учета на предприятиях, в организациях и учреждениях, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета.
Система программ "1С:Предприятие" позволяет организовать эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый, складской и производственный учет, а также расчет заработной платы.
В отличие от других бухгалтерских программ 1С: Предприятие не является сугубо бухгалтерской программой (хотя и решает абсолютно все бухгалтерские задачи). В некотором роде 1С:Предприятие можно сравнить с языком программирования, на котором и пишутся программы, которые собственно решают задачи. Программы эти называются "Конфигурации". Различные конфигурации отвечают за решение, каких либо готовых задач.
Причем любую из конфигурации можно дописать, переписать и привести к такому виду, какой устраивает. Можно написать несколько конфигураций и пользоваться ими одновременно, но база - сам комплекс 1С:Предприятие при этом один.
«1С:Бухгалтерия 8.0» – универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д.
"1С:Бухгалтерия 8.0" обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.
Таблица 1.1.
|
Автоматизируемые функции |
Программные продукты |
|
Комплексная автоматизация |
1. Система «Пуск». 2. 1С: ВДГБ: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК. |
|
Расчет квартплаты |
1. Программа Коммунальные услуги 2. Эллис – квартплата для ТСЖ и ЖКХ |
|
Бухгалтерский учет |
1. "1C" 2. "БЭСТ" 3. «Инфо-бухгалтер» 4. «Инфин» |
Отдавая предпочтение тому или иному программному обеспечению, не помешает узнать о специалистах (кроме разработчика программного обеспечения), которые в дальнейшем смогут оказать консультацию, при необходимости вносить изменения или дополнения в данную программу, оказывать техническую поддержку и осуществлять ее сопровождение. Следует отметить, что выделяют два типа программ, один из них включает средства разработки, а второй - нет. Первый тип программ позволяет производить изменение алгоритма работы, составлять дополнительные отчеты и так далее. Благодаря этой возможности пользователь, обладая необходимыми знаниями, может без привлечения разработчика изменять программу самостоятельно. А вот изменения в программу второго типа может вносить только разработчик.
При выборе программного обеспечения для учета в товариществах собственников жилья, надо обращать внимание на интерфейс программы, он не должен быть перенасыщен всевозможными картинками, цветами, шрифтами и так далее. Все это будет отвлекать внимание специалиста, работающего с данной программой. Вообще, разработчик все свои программные продукты оформляет в одном стиле, так что пользователю легко привыкнуть к работе с ними.
Начиная работать с новым программным обеспечением, пользователь должен иметь инструкцию, которая должна содержать поэтапное описание действий, необходимых для выполнения той или иной операции. Для работы с новой программой необходимо, чтобы она содержала всплывающие подсказки и справочную информацию, которые помогут быстро сориентироваться.
