В каких случаях необходимо оформить кассовый чек при удержании из зарплаты?
В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ с 01.07.2019 необходимо оформить кассовый чек при удержании из зарплаты, которое выполняется по заявлению сотрудника с целью погашения долга за полученные услуги или товары.
· Удержания из зарплаты:
· Удержание алиментов в 1С
· Изменение условий удержания алиментов
· Ограничение удержаний
· Удержание задолженности по подотчетным суммам
· Удержание перерасхода по сотовой связи
· Удержание за брак
· Удержание дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию
· Удержание страховых взносов в НПФ
· Удержание членских профсоюзных взносов
· Удержание сумм в пользу третьих лиц
· Удержание основного долга и процентов по договору займа с сотрудником
· Удержание в счет возмещения ущерба
· Удержание штрафа за нарушение ПДД
· Удержание стоимости трудовой книжки (вкладыша)
· Удержание из зарплаты осужденного к исправительным работам
Настройка и работа с чеками на удержание из зарплаты сотрудника в конфигурации 1С:ЗУП
Чеки формируются только в бухгалтерской программе 1С: БП, но сначала для этого в программе «1С: ЗУП 8» производятся следующие действия:
1. При настройке вида удержания на закладке «Бухгалтерский учет» установите флажок «Является основанием оформления кассового чека».
Флажок доступен для удержаний с назначением «Прочие удержания в пользу третьих лиц» или «Удержание в счет расчетов по прочим операциям» и видом операции по зарплате «Удержание по прочим операциям с работниками».
Если установить флажок «Удерживается при расчете первой половины месяца», то удержание будет выполняться не только при окончательном расчете зарплаты за месяц с помощью документа «Начисление зарплаты и взносов», но и при расчете за первую половину месяца и при выплатах в межрасчетный период (с помощью документов, в которых есть возможность выбора выплаты «В межрасчетный период» или «С авансом» (например, «Больничный лист», «Разовое начисление», «Отпуск», и т.д.).
2. Далее необходимо назначить сотруднику удержание с помощью документа «Удержание по прочим операциям» или «Постоянное удержание в пользу третьих лиц».
3. Произвести расчет удержания (например, при окончательном расчете зарплаты за месяц) документом «Начисление зарплаты и взносов» (закладка «Удержание»).
4. При создании документа «Отражение зарплаты в бухучете» удержания, при настройке которых был установлен флажок «Является основанием оформления кассового чека», отмечаются флажком в поле «Чек».
5. После передачи таких данных в бухгалтерскую программу (синхронизации) можно сформировать чеки по отмеченным ранее удержаниям.
Пример 1:
В соответствии с письменным заявлением сотрудника ООО «Швейная фабрика» Хлопкова А.Е. из его заработной платы ежемесячно, начиная с 01.02.2020, удерживаются и перечисляются добровольные пенсионные взносы в негосударственный пенсионный фонд (НПФ) в фиксированной сумме - 1 000 руб.
Выполняются следующие действия:
· Настройка вида удержания.
· Регистрация и удержание добровольных страховых взносов в НПФ.
Настройка вида удержания:
1. Раздел «Зарплата и кадры» - «Настройки зарплаты» - «Расчет зарплаты» - «Удержания».
2. Кнопка «Создать».
3. В поле «Наименование» заполняется название вида расчета. В данном случае – «Удержание в НПФ».
4. В поле «Категория удержания» выбирается вид удержания из предложенного перечня:
Профсоюзные взносы
Исполнительный лист
Вознаграждение платежного агента
Дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии
Добровольные взносы в НПФ
В рассматриваемом варианте выбирается категория удержания – «Добровольные взносы в НПФ».
Если настраивается вид расчета, для которого отсутствует соответствующая ему категория удержания, то данное поле заполнять не нужно.
5. Кнопка «Записать и закрыть».
Регистрация и удержание добровольных страховых взносов в НПФ:
Регистрация суммы удержания добровольных страховых взносов в НПФ производится с помощью документа «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» - «Все начисления»):
Для автоматического заполнения и расчета документа по всем плановым начислениям сотрудников необходимо нажать на кнопку «Заполнить». Если необходимо начислить зарплату конкретным сотрудникам, необходимо нажать на кнопку «Подбор» или «Добавить»;
Выделив сотрудника, по кнопке «Удержать» необходимо выбирать из списка ранее созданный вид удержания «Удержание в НПФ». В появившемся окне указываем сумму удержания. В рассматриваемом примере - 1 000 руб.
Регистрация суммы удержания добровольных страховых взносов в НПФ в бухгалтерском учете производится с помощью документа «Операция» (раздел «Операции» - «Операции, введенные вручную» - кнопка «Создать» - «Операция»). На сумму удержания создается проводка по дебету счета 70 и кредиту счета 76.49 «Расчеты по прочим удержаниям из заработной платы работников».
Зарегистрированная сумма удержания добровольных страховых взносов в НПФ уменьшает сумму к выплате сотруднику. В расчетном листке (раздел «Зарплата и кадры» - «Отчеты по зарплате» - «Расчетный листок») сумма удержания отражается в разделе «Удержано».
Работодателем могут предоставляться социальные вычеты, предусмотренные пп. 4, пп. 5 пункта 1 ст. 219 НК РФ, в сумме расходов по договорам негосударственного пенсионного обеспечения и/или договорам добровольного пенсионного страхования и по уплате дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии, и только в случае, если взносы по указанным договорам удерживались из выплат в пользу налогоплательщика и перечислялись в соответствующие фонды работодателем.
Пробивать чеки на удержание стоимости проданного сотруднику товара из заработной платы возможно, если зарплата рассчитывается в «1С: ЗУП» и данные загружаются в конфигурацию «1С: Бухгалтерия 8».
Если работодатель продает сотруднику товары (выполняет работы, оказывает услуги), а их стоимость удерживает из зарплаты, возникает расчет в форме получения иного встречного предоставления, поэтому работодатель должен применять онлайн-ККТ.
Оформлять чеки на онлайн-ККТ следует при передаче товаров (работ, услуг) и при удержании их стоимости из зарплаты. Порядок оформления чека зависит от того, когда происходит удержание – до передачи товаров (работ, услуг) или после. Далее приводятся основные реквизиты чеков для каждой ситуации.
Пример 2:
Сначала передается товар (работы выполняются или оказываются услуги), а позже из зарплаты удерживается стоимость. В этом случае оформляется два чека: первый – при передаче (чек на отгрузку), второй – при удержании из зарплаты (чек постоплата).
Реквизиты чека на отгрузку, если удержание из зарплаты происходит позже:
Реквизиты чека при удержании из зарплаты, если отгрузка была раньше:
Пример 3:
Сначала из зарплаты удерживается стоимость товаров (работ или услуг), а уже после этого они отгружаются (передаются, оказываются).
В этом случае оформляются 2 чека: первый – при удержании из зарплаты (чек на предоплату), второй – при передаче (чек на отгрузку).
Реквизиты чека при удержании из зарплаты, если отгрузка происходит позже:
Реквизиты чека на отгрузку (зачет предоплаты), если удержание из зарплаты было раньше:
Пример 4:
28.11.2019 сотруднику ООО «ТД «Комплексный» Ларионову Е.А. передан шкаф «Орлеан» стоимостью 6 000 руб. (в т.ч. НДС 20 % 1000 руб.) в рамках договора купли-продажи.
10.12.2019 ООО «ТД «Комплексный» перечисляет заработную плату сотруднику Ларионову Е.А. за минусом стоимости переданного ранее шкафа.
Для отражения данной операции в учете, а также для корректного формирования чеков организация должна сделать следующее:
1. Отразить реализацию шкафа, сформировав документ «Реализация товаров»: «Накладная» (меню: «Продажи» - «Реализация (акт, накладная)»).
В документе в поле Контрагент необходимо выбрать сотрудника, которому реализован шкаф (Ларионов Е.А.).
Поскольку реализация товаров сотрудникам облагается НДС, то необходимо сформировать счет-фактуру выданный, который автоматически записывается в книгу продаж. Формирование счета-фактуры никак не влияет на формирование чека.
Счет-фактуру можно выписывать в одном экземпляре. При этом в строках 6 «Покупатель», 6а «Адрес», 6б «ИНН/КПП покупателя» счета-фактуры проставляются прочерки (письмо Минфина России от 08.02.2016 № 03-07-09/6171).
2. Сформировать и выдать чек на передачу товара в кредит по кнопке «Чек» в документе «Реализация товаров»: «Накладная». Этот чек необходимо выдать сотруднику при передаче ему шкафа.
В кассовом чеке на отгрузку по каждой позиции будет указано наименование товара (тег 1030) и его стоимость (теги 1079 и 1043). Также в чеке указывается ставка НДС - 20% (тег 1199), данные о признаке способа расчета (тег 1214) - в нашем случае «Передача в кредит» и о признаке предмета расчета (тег 1212) - в нашем случае «Товар»
Поскольку оплаты не происходит, то в тегах формы расчета заполняется только тег 1216 «Сумма по чеку постоплатой (кредит)», в нем указывается сумма, которая будет оплачена позже, она же стоимость шкафа - 6 000 рублей.
3. После начисления заработной платы (в 1С:ЗУП) в «1С:Бухгалтерию» можно загрузить документ «Отражение зарплаты в бухучете» (меню: «Зарплата и кадры» - «Отражение зарплаты в бухучете»).
В документе «Отражение зарплаты в бухучете» фиксируются данные об удержании из заработной платы Ларионова Е.А. стоимости шкафа «Орлеан» в сумме 6 000 руб. в т.ч. НДС 20 % 1000 руб.
4. Сформировать чек на оплату кредита.
Чеки необходимо формировать и выдавать покупателям в момент расчета. При удержании стоимости проданных товаров из заработной платы таким моментом будет дата выдачи зарплаты (перечисления ее на счет) за минусом стоимости товара.
Чек необходимо сформировать из документа «Отражение зарплаты в бухучете» по кнопке «Чеки». Сделать это можно:
· Сразу после загрузки данных по зарплате
· В день фактической выплаты зарплаты (перечисления на расчетный счет).
Сформированный чек можно открыть из формы «Очередь чеков ККТ» (меню: «Банк и касса» – «Очередь чеков ККТ»)
Когда бы не был сформирован чек, печатать на ККТ его необходимо только в день фактической выплаты (перечисления) заработной платы. Можно распечатать все чеки из очереди по кнопке «Фискализировать все чеки на ККТ» или какой-то конкретный чек - по кнопке «Фискализировать чек на ККТ».
В кассовом чеке на постоплату указывается:
· Наименование - можно указывать реализованную позицию, или иным образом обозначить проданный товар (тег 1030).
· Цена и стоимость за единицу (теги 1079, 1043).
· Признак способа платежа (тег 1214) – Оплата кредита.
· Признак предмета расчета (тег 1212) – Платеж.
Поскольку ФНС России считает постоплату оплатой кредита, которая НДС не облагается, в данном случае в чеке по каждой позиции указывается (тег 1199) «НДС не облагается» (в визуализации чека – «Без НДС»).
Обратите внимание, при печати чека, в нем будет отражена фактическая дата печати, она же будет передана через ОФД в ФНС России (даже если в предпросмотре чека будет другая дата).
