Обмен электронными документами с контрагентами с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) в системе 1С:Управление сервисным центром позволяет значительно упростить и ускорить документооборот, повысить его надёжность и юридическую значимость.
Электронный документ – это документ, представленный в цифровой форме, подписанный электронной подписью и обладающий такой же юридической значимостью, как и его бумажный аналог. В ЭДО могут участвовать различные виды документов: счета, акты, накладные, договора и т.д.
ЭЦП – это средство криптографической защиты информации, обеспечивающее аутентификацию автора документа, целостность документа и невозможность отказа от авторства. ЭЦП является обязательным атрибутом юридически значимого электронного документа.
Контрагент – это любая организация или индивидуальный предприниматель, с которым заключаются договоры и происходит обмен документами. Для организации электронного документооборота с контрагентами необходимо предварительное согласие обеих сторон на использование ЭДО и ЭЦП.
Преимущества электронного документооборота
Сервис 1С: ЭДО позволяет существенно сократить время на обработку документов, так как отправка и получение документов происходит мгновенно. Это особенно важно для сервисных центров, где скорость обмена информацией играет ключевую роль.
Использование электронных документов уменьшает расходы на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Это также способствует экологической ответственности компании.
ЭЦП обеспечивает высокий уровень защиты от подделок и несанкционированного доступа. Все изменения в документе фиксируются, что делает его защищённым от фальсификации.
Электронные документы, подписанные ЭЦП, обладают полной юридической силой и могут использоваться в суде в качестве доказательства.
Настройка электронного документооборота в 1С:Управление сервисным центром
Так выглядит главный экран с активными документами для электронного оборота внутри системы:
Экран с активными документами для электронного оборота внутри системы
Для организации ЭДО необходимо наличие следующих компонентов:
• Сертификат ЭЦП 1С: Получить сертификат можно у аккредитованных удостоверяющих центров. Сертификат должен быть установлен на рабочем месте пользователя;
• Программное обеспечение для работы с ЭЦП: Необходимо установить специализированное ПО для работы с ЭЦП, например, "КриптоПро CSP";
• Подключение к оператору ЭДО: Выбор оператора электронного документооборота и заключение договора с ним. Примеры таких операторов: Диадок, Такском, СКБ Контур и др.
Этапы настройки обмена внутри программного продукта 1С: Управление сервисным центром:
1. Интеграция с оператором 1С: ЭДО: В системе 1С необходимо настроить подключение к оператору 1С: ЭДО. Для этого в разделе "Администрирование" выбирается пункт "Электронный документооборот" и настраиваются параметры подключения;
2. Настройка пользователей: Определите пользователей, которые будут работать с ЭДО. Для каждого пользователя нужно настроить доступ и указать сертификаты 1С: ЭЦП;
3. Настройка типов документов: В системе необходимо указать, какие типы документов будут участвовать в электронном документообороте.
Обмен электронной документацией с ЭЦП в 1С: Управление сервисным центром
Процесс обмена электронной документацией состоит из таких шагов:
1. Подготовка документа: Документ создаётся в системе конфигурации 1С в стандартном порядке. Например, создаётся счёт на оплату или акт выполненных работ;
Подготовка документа
2. Подпись документа: После подготовки документ подписывается ЭЦП. Для этого в интерфейсе документа выбирается опция "Подписать ЭЦП";
Подпись документа
Документы на подпись
3. Отправка документа. После подписания документ отправляется контрагенту через оператора 1С: ЭДО. Для этого в системе конфигурации 1С выбирается опция "Отправить через ЭДО";
4. Получение документа. При получении электронного документа от контрагента он автоматически загружается в систему конфигурации 1С и сохраняется в соответствующем журнале. Документ также проверяется на наличие и корректность ЭЦП;
Получение документа
5. Обработка документа. Полученные документы могут быть обработаны и зарегистрированы в системе конфигурации 1С. При необходимости они могут быть согласованы или отклонены;
6. Архивирование и хранение. Все электронные документы сохраняются в архиве системы 1С и доступны для просмотра и анализа в любое время. Сроки хранения электронных документов должны соответствовать требованиям законодательства.
Архивирование и хранение
Примеры обмена электронными документами в 1С: Управление сервисным центром
Рассмотрим типичные примеры, когда обмен электронными документами может быть применён в рамках программного продукта системы 1С: Управление сервисным центром:
• Обмен счетами, что включает в себя:
1. Создание счета: В системе конфигурации 1С создаётся счёт на оплату;
2. Подпись и отправка: Счёт подписывается ЭЦП и отправляется контрагенту через оператора 1С ЭДО;
3. Получение и обработка: Контрагент получает счёт, подписывает его и отправляет обратно. Полученный счёт обрабатывается в системе конфигурации 1С.
• Обмен актами выполненных работ состоит из таких этапов:
1. Создание акта: В системе конфигурации 1С создаётся акт выполненных работ;
2. Подпись и отправка: Акт подписывается ЭЦП и отправляется контрагенту;
3. Получение и согласование: Контрагент получает акт, проверяет его, подписывает и отправляет обратно. Полученный акт регистрируется в системе конфигурации 1С.
Ниже отображены скриншоты с отправкой товарной накладной:
Отправкой товарной накладной
Товарная накладная
Организация обмена электронными документами с контрагентами с использованием ЭЦП в 1С: Управление сервисным центром значительно упрощает документооборот, снижает затраты и повышает безопасность. Благодаря интеграции с ЛК ФНС и операторами ЭДО, весь процесс становится более быстрым и удобным, что позволяет сосредоточиться на основном бизнесе, а не на рутинных операциях.
