Как оно бывает, и что с этим делать?
Неизвестно почему, но в жизни каждого бухгалтера, ведущего учет в компьютерной программе, почему-то случается ситуация, когда «всё пропало» или «ничего не работает». Далее встают извечные вопросы – «Кто виноват?» и «Что делать?».
По факту есть несколько вариантов, зависящих от ряда объективных (и не очень) факторов, которые мы попробуем разобрать, и, в меру сил, попытаться ответить на эти вопросы
Здесь мы постараемся помочь бухгалтеру сохранить нервные клетки для долгой и счастливой жизни, т.к. именно он находится, скажем так, на «острие атаки» борьбы с учетом посредством компьютерной техники. Техническим специалистам тоже надо как-то помочь в общении с «простыми смертными», пытающимися всячески испортить им жизнь.
Бухгалтер в этой жизни не одинок. У него может быть целый отдел или он ведет учет в одиночку, но есть кто-то, кто по штатному расписанию, или как то иначе, занимается непосредственно орудием производства бухгалтерского учета (компьютером(ми)), кто-то следит за средством производства – программой учета, здесь мы будем говорить об «1С:Бухгалтерии предприятия 8». Договоримся, что количество «участников» процесса у нас три:
1) бухгалтер (бухгалтер и есть, ни добавить, ни убавить), или скажем шире – учётчик, т.е. человек, непосредственно ведущий учет на предприятии;
2) системный администратор (будем говорить - «железячник», что, конечно же, не совсем верно, т.к. помимо обеспечения работоспособности непосредственно оргтехники, они занимаются кучей других малопонятных вещей, как то обеспечением работоспособности каких-то там сетей и пр.пр.пр.);
3) специалист по 1С («одинэсник»); хотелось сказать программист, но есть мнение, что тогда в кавычках, т.к. в определённых кругах понятие программист не распространяется на 1С, что ж – не будем спорить, пусть будет в кавычках или проще – «одинэскик», и всё тут.
Есть, конечно, вариации, как то: «три в одном» (один человек на всё про всё), бухгалтер + «два в одном» (один и «железячник» и «одинэсник») и т.д.. Все эти вариации существуют, но это тема для отдельного разбирательства.
Вопрос «Кто виноват?» как всегда первый. Ответ на него у каждого участника «процесса» свой, готовый в любое время суток, в любом состоянии, у любого, отвечающего на этот вопрос. У бухгалтера не работает программа, и виноваты все, кто хоть как то связан с её поддержкой в рабочем состоянии, т.е. и «железячники» и «одинэсники». У технических специалистов, которые занимаются «железом» виновата « косячная» программа и жмущие куда попало пользователи компьютера. Для «одинэсника», соответственно, «кривые руки» у первых двух. Т.к. ответ(ы) у всех есть, рассматривать его(их) или нет – дело каждого, но здесь кажется на вопрос «Кто виноват?» ответ благополучно найден* – виноватые есть однозначно, кто это персонально, определится, как всегда, по уровню административных полномочий (кто начальник, тот и прав).
Остается только решить, что теперь с этим делать, т.е. переходим ко второму, и, кажется, теперь уже основному вопросу – «Что делать?» (простите за тавтологию). Проще всего, кажется, рассмотреть это на простых примерах (все примеры из реальной жизни, имена и фамилии изменены, любое сходство с реальными людьми - случайны).
«НИЧЕГО НЕ РАБОТАЕТ»
Ситуация, чаще всего каким-то образом связанная с «железом», хотя возможны варианты, но первым под раздачу попадет как правило «железячник».
Итак, Вы бухгалтер, и «ничего не работает» это:
- Черный экран, компьютер не реагирует на нажатия кнопок на клавиатуре и движения мыши. Ситуация может обостриться, в случае, если Вы уже убедились, что «свет» в конторе горит, и вилка воткнута в розетку (это неплохо проверить перед тем, как начинать пить кровь «железячника», тем более что она у них чаще всего не вкусная). Следующее, что неплохо было бы проверить - это что провод от розетки воткнут в системный блок или в источник бесперебойного питания (ежели таковой имеется, а сам источник включен, и провод от него точно торчит в системном блоке). Если это всё проделано безуспешно – вот тогда уже точно пора брать быка за рога – звонить «железячнику» - пусть разбирается.
- Невозможно запустить программу – нет иконки на рабочем столе. Проверьте корзину – бывает нечаянно туда провалилась нужная иконка, если там нет, тогда воспользуйтесь кнопкой «Пуск» - «Все программы»(для Windows 8 не пройдет – нету кнопки «Пуск», но алгоритм тот же) - и тут попытайтесь найти потерянное, Если и так не получится – тогда звоним, а вот кому из двух возможных – решайте сами – они наверняка между собой разберутся.
- Иконка есть, программа запустилась, на этом всё закончилось. В этой ситуации обычно звонок «технарям» начинается со слов – «Ничего не работает, он(а) (компьютер(программа))» что-то пишет!». Не спешите так, сначала попробуйте прочитать, что же там оно написало, и уже вот это сваливайте на голову технаря, потому как он вряд ли телепат, и не в состоянии расшифровать слово «что-то» правильно. Часто пишет про то, что не найден файл или что-то наподобие, это может быть связано с треклятыми проводами, если у Вас сеть и файлы находятся не на своём компьютере. Причина может быть в уборщице «тёте Маше», которая так шибко машет шваброй, что не только ликвидирует все загрязнения, но и всякую связь компьютера с сетью, путем вырывания сетевого провода из системного блока или куда он там втыкается (кстати «тётя Маша» часто причина и первого примера – провода для питания так же могут быть «жертвой» уборки).
- Более сложные случаи не стоит выносить на технарей, начиная со слов «Ничего не работает». Если нарисовалась какая то проблема в работой компьютера или программы – то это уже другой случай – сформулируем это как то так – «работает, но не так как хотелось бы». В этом случае несколько минут уйдут на никому не нужное обсуждение, по поводу того, что же конкретно не работает.
Может это покажется прописной истиной, про которую не стоит разговаривать? Отнюдь – практика показывает, что 2-3 процента обращений бухгалтера к технарям связано с подобными неувязочками, для решения которых достаточно просто посмотреть, не валяются ли на полу какие–нибудь «ненужные» провода.
Если Вы технарь (один из двух возможных в нашем примере), не спешите вываливать на бухгалтера, все что вы думаете о ламерах/чайниках и прочих «недочеловеков», т.к. кроме указанных выше процентов, есть вероятность, что причина не только в отсутствии питания или связи с сетью. Конечно, лучше ненавязчиво спросить, включено ли питание, главное это сделать не на уровне объяснений, что такое электричество, а просто как бы между делом. Этим Вы можете сэкономить себе и другим какое то количество времени, которого как всегда не хватает. Иногда черный экран может получиться не только от того, что монитор отключен кнопкой на панели (что то же бывает), но и из-за сбоя или выхода из строя железа или ещё чего-нибудь, типа зависания операционки или выполняемой программы, в чём пользователь никаким боком не виноват.
Ещё один момент, связанный с «тётей Машей» - если проблема устойчива (повторяется с какой то периодичностью), то стоит подумать о её решении (ну в короб там эти провода упихнуть, или ещё как-то их закрепить, т.к. швабра в умелых руках – это страшная сила).
«ВСЁ ПРОПАЛО»
Это серия более популярна для «одинесника», но и тут есть несколько моментов, которые вроде бы и очевидны, но иногда забываются и приводят к совершенно ненужным разговорам. Причем иногда эти разговоры затягиваются из-за того, что оппоненты говорят на разных языках (слово одно, но под ним понимаются две разные сущности), КПД общения в таком случае очень быстро скатывается к нулю. Для комфортной работы первый, кто заметит, что разговор идёт куда-то «не туда», должен попытаться прояснить для себя и собеседника, что он имел ввиду под словом, например, «каталог». Ну, мол, это не из сетевого маркетинга девочка принесла, а то же самое, что папка, но не та, что на полке стоит с документами поставщиков.
Примеры «все пропало» со стороны бухгалтера:
- «Пропало конечное (начальное) сальдо по счету 62». Яркий пример того, как не надо спрашивать у «одинэсника». Они и так не от мира сего, а тут и до удара довести человека можно, ведь на самом деле случалось в практике такое - вчера после обеда было 123 658.32, а сейчас на туже дату 123 656.44. Согласитесь – это две большие разницы (ничего не пропало, сальдо изменилось, но не пропало совсем), и спокойный человек быстрее сумеет найти причину такого расхождения.
- «Вчера пропали две реализации, вот и прям сейчас ещё одна пропала». На вопрос «одинэсника» из чего был сделан такой вывод, ответ – был документ номер 322223 от 23.06.13, теперь его нет. Вопрос, что называется на засыпку, и документы реально могут «пропасть», и причин может быть несколько. Причем сбой программы - самая маловероятная причина в таком случае, а самая распространенная – поменяли дату документа, причем случайно поменяли не только число или месяц, но и год. Программа присвоила документу новый номер, и поиск по 322223 или не даст ничего, или будет найден другой документ с таким номером. Поэтому в такой ситуации попробуйте поискать документ по контрагенту или по сумме, сам журнал в этом случае нужно открыть с периодом «Без ограничения». Ещё одна причина «пропажи» документов – установленный в журнале отбор (то, что программа что-то написала при сохранении про несоответствие отбору, бухгалтер не всегда замечает). Результат - документ введен в программу, распечатан, а его нет. Бухгалтер, один раз решивший такую проблему самостоятельно, не допустит её вновь или легко с ней разберется, если она вдруг повторится.
- «Разнесли пачку документов, а в программе не отразилось». Первая, и самая распространенная причина – появился новый человек на выписке документов, и в силу разных обстоятельств, вместо ввода новых он редактирует существующий. В результате вместо введенной пачки имеем один документ – последний. Будьте внимательны, это не программа потеряла документы (программа не обладает разумом и душой, а потому «терять» не умеет), а человек так с ней поработал.
- «Анализ счета на конец июля выдает сальдо 654321.21, а на первое августа 456123.98» – вот тут сразу зовите «одинэсника» - тут точно «всё пропало», точнее что то произошло, и лучше пусть это увидит специалист, потому что причин может быть много.
Для технаря вопросы, начинающиеся со слов «всё пропало» чаще всего вызывают отторжение на генетическом уровне, что, конечно же, должно им мужественно преодолеваться. Начать в принципе нужно с того, что т. к. сказано - «мы в ответе за тех, кого приручили», пользователь, за которого он «отвечает», должен, как минимум, уметь читать экран, как читают книжку – т.е. слева направо и сверху вниз. Этому его надо обучать с самого начала работы, что позволит избежать в дальнейшем долгих разговоров по телефону, с попыткой объяснить, как открыть меню «Файл». Если «одинэсник» этого не сделал, тогда ему придётся научиться читать/передавать мысли, угадывать про «что-то пишет», и быть готовым к прочим прелестям общения «глухого со слепым».
Много «пропаданий» кроется в том, что пользователю просто не объяснили азов работы в программе. Как минимум, бухгалтер должен не только знать о возможности установить дату запрета изменения данных, но и уметь её устанавливать или изменять без помощи технического специалиста. Желательно научить и приучить бухгалтера делать архивные копии не просто в теории, но и перед, и после каких -либо значительных изменений в базе, даже при наличии настроенного резервного копирования автоматом (очень много случаев, когда именно такие копии спасали, казалось, совершенно «аховую» ситуацию).
* На самом деле, если случилось страшное, ответ на вопрос «Кто виноват?» найти, конечно же, можно, но тут встает ещё один вопрос – «А оно Вам нужно?». Ответов на этот вопрос может быть множество. Критерий истины тут видится один – поиск виноватого оправдан только в случае, когда произошло «страшное», фатальное, ведущее к ощутимым финансовым потерям. Если же «всё пропало» - это, например, бухгалтер не может найти в программе документ, хотя точно знает, что этот документ был, то для общего блага проще или быстро найти «пропажу», или ввести этот документ вновь, и жить дальше дружно, как призывает небезызвестный кот Леопольд. Вообще, когда в процессе «производства бухгалтерского учета» постоянно идёт поиск виноватых, следует задуматься о главном – а всё ли у нас в этом процессе правильно, может стоит что-то поменять?
