Управление качеством входящего сырья, ПФ и ГП

Я занимаюсь автоматизацией уже более 18 лет, из которых 12 лет работал с продуктами 1С. Прошел путь от специалиста по сервисной поддержки до руководителя проектов. В основном я специализируюсь на оперативном учете: закупки, продажи, производство, но иногда приходится заниматься и задачами регламентированного учета, а также расчетами заработной платы.

Хотелось бы сразу уточнить терминологию: когда я пишу «Исполнитель», я имею в виду тех, кто будет реализовывать проект, внедрять систему – неважно, это внешняя компания или внутренний отдел. Под «Заказчиком» я понимаю функционального пользователя, того, кто в дальнейшем будет непосредственно работать с этой системой.

Почему нельзя внедрять систему по остаточному принципу

Сегодня я хотел бы рассказать о крайне важной подсистеме – это система работы с качеством. Очень часто именно эта подсистема автоматизируется по остаточному принципу: остались деньги от проекта, и решили, что можно что-то сделать. Или же какого-то свободного разработчика нужно загрузить и его просят накодить что-нибудь, чтобы в итоге получилось хоть что-то. Однако именно такой подход приводит к тому, что результат получается низкого качества и не используется в повседневной работе. Поэтому к процессу нужно подходить обдуманно и взвешенно.

Важно понимать, как именно мы будем реализовывать эту систему, какие преимущества предприятие сможет получить от ее внедрения: например снижение брака, оптимизацию затрат, повышение лояльности клиентов. Нужно разобраться, будет ли использоваться готовое решение или мы будем разрабатывать свое собственное.

Я не собираюсь рекламировать какие-либо готовые решения – вы и сами можете без труда найти их в интернете, они достаточно хорошо раскручены. Основной акцент я хочу сделать именно на процессах. Итак, если вы приняли решение самостоятельно автоматизировать систему управления качеством, важно понимать, на какие моменты стоит обратить особое внимание.

Что нужно знать перед началом автоматизации

Перед тем как начать процесс автоматизации, необходимо ответить на ряд важных вопросов, и первый из них – что такое управление качеством. И для этого необходимо поговорить с отделом качества, производственным отделом и технологами, понять, чем они занимаются, какую именно задачу мы решаем и какой результат хотим получить.

Второй ключевой вопрос, – чью проблему мы вообще автоматизируем, то есть кто является основным пользователем всей системы. По мере погружения в процессы становится ясно, что отдел качества – это своего рода невидимый боец, но при этом он оказывает огромное влияние на производство и работу всего предприятия. Ошибка в работе этого отдела может привести к колоссальным последствиям. Представьте, что вы закупили металл, из него произвели готовую продукцию, отгрузили ее клиенту, а тот при приемке обнаружил бракованное изделие. И тогда мы видим, сколько было затрачено ресурсов на производство, доставку, возврат и работу с рекламацией – все из-за одной небольшой ошибки на входе, когда не проверили качество сырья.

Кроме того, при автоматизации важно понять, почему Excel или другие простые инструменты, которыми предприятие уже пользуется, больше не подходят. Чего именно не хватает в текущих процессах? Почему возникла необходимость изменений? Именно здесь появляется множество интересных вопросов и выявляется реальная потребность. И конечно, необходимо договориться с Заказчиком о том, что он ожидает от внедрения решения.

Часто бывает так, что со стороны Исполнителя все кажется логичным и правильным, разработчики создают красивое решение и аналитики готовы его внедрить. А заказчик говорит, что оно ему не подходит и он не будет им пользоваться. Поэтому до начала работы мы заранее договариваемся с Заказчиком, что именно будет реализовано, как этим будут пользоваться и какие результаты ожидаются. Без такого согласования невозможно создать качественный проект.

Нельзя забывать и про смежные процессы, ведь контроль качества – это словно большой клубок: потянул за одну ниточку – и вылез отдел закупок, потянул за другую – склад, чуть изменил что-то – и на производстве сломался процесс или в бухгалтерии началась паника. Поэтому перед началом автоматизации нужно четко обрисовать весь контур проекта и понять, с какими подразделениями придется взаимодействовать.

Как только мы разобрались, что делаем, для кого делаем и как устроены взаимосвязи между процессами, наступает вопрос – как именно делать. Здесь есть несколько вариантов.

Во-первых, можно воспользоваться готовым решением, которое легко найти в интернете, прочесть описание, инструкции, установить его на сервер, распечатать документацию, дать пользователям и сказать, что все сделано. Однако на практике такой подход редко работает: специалисты немного помучаются с программой, доложат руководству, что внедрение выполнено, а потом вернутся обратно в Excel.

Второй вариант – пригласить внешнюю внедренческую компанию, которая предложит полноценный проект. В этом случае шансы на успешную реализацию значительно повышаются, но есть один существенный минус – бюджет. Автоматизация с помощью сторонних специалистов стоит довольно дорого, и не всегда возможно убедить руководство в необходимости таких инвестиций, объяснив, что сейчас нужно потратить определенную сумму, чтобы получить выгоду в будущем.

Именно поэтому часто выбирают третий путь – сделать все самостоятельно. Если хочешь, чтобы система работала хорошо, сделай это сам.

Когда мы приняли решение реализовывать процессы контроля качества самостоятельно, важно определить, на что именно нужно обратить основное внимание. Если рассмотреть все процессы по контролю качества более подробно, их можно условно разделить на пять крупных групп:

• Нормативная база,

• Контроль входящего сырья,

• Контроль производства полуфабрикатов,

• Контроль выпуска готовой продукции,

• Работа с рекламациями.

О нормативной базе

Если говорить о нормативке, то она представляет собой один из ключевых процессов, который проходит сквозной линией через все смежные процессы. Необходимо понять, что именно мы будем контролировать, каким образом это будет происходить, и где будет храниться соответствующая информация.

Кроме того, нужно разобраться, будет ли в производственных процессах задействована спецификация или же потребуется создать отдельные самостоятельные справочники. Также возникает вопрос о топологии склада – нужно понять, где именно будет храниться обработанное сырье (например, на отдельном складе). Для этого, возможно, потребуется выделить помещения, организовать ячейки или придумать другие решения для эффективного хранения.

Не менее важно понимание того, как мы будем взаимодействовать с рекламациями: какие ключевые показатели учитывать, какие статусы использовать, какие решения принимать и какие объекты будут задействованы в этом процессе.

Именно поэтому вопрос нормативной базы является ключевым, и каждый раз, подходя к тому или иному процессу, мы должны возвращаться на шаг назад и проверять, как эта нормативка согласуется со всей остальной системой, чтобы обеспечить ее целостность и функциональность.

О контроле входящего сырья

Говоря о процессе контроля входящего сырья, важно обратить внимание на ключевой момент – как именно мы принимаем сырье и каким образом подтверждаем его пригодность. Этот процесс может включать проверку по сертификатам, проведение визуального осмотра или, если производство более сложное, выполнение лабораторных испытаний. При этом необходимо определить, какие именно лабораторные исследования будут проводиться, а также какие минимальные и максимальные показатели считаются допустимыми согласно нормативным требованиям.

Важно также понять, каким образом сырье появляется на складе: не просто сразу после доставки, а с соблюдением определенного порядка – сначала размещение в буферной зоне, затем подтверждение качества и только после этого – перемещение на основное хранение. Необходимо проработать взаимосвязь между этапами, чтобы понимать, что делать с негодным или ограниченно годным сырьем (об этом речь пойдет ниже).

О контроле полуфабрикатов

То же самое касается и полуфабрикатов: нужно определить, где будет находиться точка входа в процесс, будет ли это отдельная операция или этап спецификации, каким образом мы войдем в этот процесс и какие параметры будем проверять.

Следует уделить внимание тому, как будут организованы процессы проверки: будут ли это чек-листы на производстве, лабораторные исследования или временная остановка технологического процесса, напоминающая ситуации из американских фильмов, когда кто-то нажимает кнопку и весь цех останавливается. Также важно определить, как именно будет реализована система контроля: с использованием мобильных клиентов, стационарных рабочих мест или информационных киосков, установленных непосредственно в цехах.

Точно так же подходим и к контролю готовой продукции, где особенно важен вопрос сертификации: как мы подтверждаем ее качество, как организована отправка сертификатов клиентам, как обрабатываем претензии, которые поступают от Заказчиков. Особое внимание уделяется работе с рекламациями – это не просто учет обращений, а полноценный процесс, направленный на предотвращение повторения выявленных проблем.

Если говорить о ключевом процессе, связанном с нормативкой, то здесь важно понять, как организована связь между объектами внутри системы. Например, если у номенклатуры есть определенные показатели, которые мы проверяем, то для каждого из них необходимо создать отдельные объекты, такие как температура или физико-химические характеристики, с указанием плановых значений. Это необходимо потому, что сотрудники, включая лаборантов, не могут держать всю информацию в голове. Поэтому автоматизация таких процессов становится критически важной. Как только приходит определенная номенклатура, система должна сразу предоставлять список того, что нужно проверить, и где это можно найти.

Аналогичным образом прорабатывается работа с контрагентами: нужно понимать, кого из поставщиков следует проверять обязательно, у кого проверка проводится выборочно (например, каждая пятая партия), а у кого достаточно просто проверить наличие сертификатов. Все это согласуется совместно с отделом контроля качества. Также важно продумать организацию складов: куда первоначально будет приниматься сырье, где будет находиться изолированная зона для брака, где будут проходить контрольные процедуры, где сырье будет храниться и будет ли оно доступно для производства.

Я попытался описать процесс контроля входящего сырья в максимально упрощенной форме, хотя на предприятии он значительно сложнее.

О рабочих местах

Для полноценной и эффективной работы необходимо разрабатывать удобные и функциональные рабочие места. Если мы создаем обычный документ с большим количеством реквизитов, сотруднику будет очень сложно в нем работать. Наша цель – построить хорошую, работоспособную систему, в которой пользователям будет удобно выполнять свои задачи. Поэтому если мы внедряем функционал контроля чек-листов, при котором сотрудник во время производственного процесса должен выполнить определенные действия и поставить соответствующие отметки, то в таком случае лучше всего использовать мобильное рабочее место.

Например, сотрудник лаборатории выходит в цех, подходит к нужному станку и проверяет заданные параметры. Он делает это через мобильное онлайн-решение и сразу уходит, без необходимости заполнять какие-либо бумажные формы или дополнительные документы. Однако если требуется ввод большого объема данных, тогда имеет смысл установить информационный киоск непосредственно в цехе – можно повесить планшет или организовать отдельное рабочее место для внесения информации.

О готовой продукции

С точки зрения готовой продукции сам процесс мало чем отличается от работы с полуфабрикатами, но здесь появляются свои особенности. Прежде всего, это взаимодействие с сертификацией: готовая продукция часто требует наличия сертификатов, и важно понимать, где именно будут храниться эти документы. Такой функционал уже может быть реализован в системе, например, в 1С:ERP, где он достаточно хорошо прописан. Если же его не хватает, тогда нужно продумать доработки и расширения системы.

Также возникает типовой вопрос, который часто встречается на проектах, а именно – как организовать печать сертификатов. Представьте ситуацию: идет отгрузка, и водитель вынужден бегать по разным кабинетам – сначала к одним операторам за УПД, потом ко вторым за транспортными накладными, затем к третьим за сертификатами. В результате он полдня проводит на складе, собирая весь комплект документов, чтобы наконец уехать. Чтобы избежать подобного, необходимо наладить процесс, при котором весь пакет документов можно распечатать в одном месте, работая по принципу «единого окна», что значительно повысит скорость отгрузки и общую эффективность работы производства.

Кроме того, крайне важно понимать, как обеспечивается прослеживаемость продукции. Без полноценной прослеживаемости вся работа с качеством становится скорее формальностью, чем реальным инструментом управления качеством. Ведь главная задача не просто зафиксировать результат, а работать над устранением выявленных проблем. И если мы обнаружили какую-то ошибку или отклонение, нам нужно точно знать, где оно возникло. Для этого необходимо четко понимать, из каких полуфабрикатов была изготовлена готовая продукция, на каком станке был произведен каждый из этих полуфабрикатов, каким сотрудником и из какой партии сырья он был сделан. Это, в свою очередь, представляет собой сложный и объемный процесс, который заслуживает отдельного рассмотрения, подробного анализа и даже отдельной статьи.

О рекламациях

Рекламации – это не просто учет обращений, а полноценный процесс улучшения качества. Любая рекламация должна стать точкой входа для анализа и улучшения. Нам важно понимать, кто из поставщиков передает нам некачественное сырье, а также выяснить, на каком этапе производственных процессов происходит сбой. Не менее важно разобраться, как можно оптимизировать весь производственный процесс в целом. По сути, любая производственная или клиентская рекламация представляет собой план по улучшению этих самых процессов. Как только поступает информация о том, что что-то пошло не так, мы сразу же ставим этот вопрос на контроль, собираем производственный отдел, обсуждаем ситуацию и принимаем решение о том, как именно нужно устранить возникшую проблему.

Цена ошибки в производстве может быть очень высока: мы выпускаем продукцию, отправляем ее, например, во Владивосток, там она проходит приемку и получает заключение о негодности. Возвращать продукцию из Владивостока может быть уже нецелесообразно, и мы просто теряем все, что вложили в ее производство и доставку.

Если представить себе документ по работе с рекламацией, например, связанной с поставщиком, он должен содержать следующую информацию:

• Партия поступления,

• Контрагент, по которому возникла рекламация,

• Статус отработки рекламации,

• Номенклатура и характеристика,

• Описание причин, по которым эта рекламация произошла.

Здесь уже требуется индивидуальный подход, поскольку такие процессы необходимо прорабатывать отдельно под конкретное предприятие и его специфику.

Что касается производственных рекламаций, то каждая из них должна завершаться четким планом по устранению брака. Нельзя допускать ситуации, когда в производстве остается какой-либо брак или возникает отклонение от установленного процесса, которое мы просто игнорируем. Такие проблемы начинают накапливаться как снежный ком – чем больше мы закрываем глаза на мелкие недочеты, тем больше ошибок накапливается, и в конечном итоге это может привести к серьезным последствиям, вплоть до остановки всего производства.

Подводя итоги, могу сказать, что функционал по контролю качества представляет собой подсистему, которая при правильной реализации позволяет значительно повысить качество внутренних производственных процессов и вывести уровень автоматизации предприятия на принципиально новый этап. При этом важно понимать, что это не грандиозный сверхсложный проект – как правило, такие внедрения занимают срок около трех - четырех месяцев, то есть являются вполне реальными и выполнимыми.

*************

Статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции Анализ & Управление в ИТ-проектах.