Данная статья предназначена вовсе не руководителям проектов по внедрению, и даже не программистам-кодерам, а тем, кто вынужден ежедневно сопровождать пользователей. Тем, кто раз за разом должен отвечать на тупы... пардон, на однообразные обращения вида "у меня не проводится документ" или "с вашей программой неудобно работать, на старой программе в DOS было лучше". Не нужно понимать автора превратно – он не один год работал с пользователями, и очень любит (без шуток) своих подопечных и свою работу…
Статья эта – о весьма тривиальных вещах. Более того нижеприведенный текст тривиален «чуть более, чем полностью». А все потому, что речь пойдет о чудовищно тривиальной части 1С - о стандартных функциях работы с документами, отчетами и справочниками (далее по тексту – стандартные функции). Я говорю о таких простейших вещах, как копирование строк и документов, различные отборы в списках, групповые обработки и т.п.
Автор выдвигает следующее утверждение: значительная часть пользователей 1С - бухгалтеров всех мастей, работников кадров, некоторых менеджеров (но не администраторов и программистов!) стандартные функции знает плохо. Доказательств этого приводить не буду. Упомяну лишь, что во многих компаниях обучение вновь приходящих пользователей не проводится, им часто показывают, что «нужно нажимать на эту кнопочку чтобы добавить строчку в документ, а потом на «ОК»». И все.
Выдвину другое утверждение: стандартным функциям нужно обучать пользователей, и из этого обучения может выйти большой прок. На первый взгляд, я говорю очевидную ерунду вроде "две параллельные прямые всегда параллельны". Однако дьявол в деталях...
Я действительно предлагаю ничто иное, как повторное обучение пользователей тому, что они (теоретически) и так хорошо должны знать – простейшим стандартным функциям 1С. Все предложения и мысли этой статьи основаны на личном опыте автора, проработавшего несколько лет программистом и специалистом технической поддержки 1С сначала в средней, а потом в крупной компании. Поскольку заниматься мне приходилось всем – от обучения пользователей и разбора ошибок вида «у меня не проводится документ», до переделки общих модулей, то, смею надеяться, мои тезисы не голословны.
Повторюсь, многим покажется, что я говорю о сущей ерунде. Однако пусть хотя бы один ваш подопечный уверенно овладеет такой «ерундой», и вы увидите, насколько меньше он начнет вас беспокоить мелкими запросами. Более того, скорость и эффективность работы пользователей в системе заметно возрастет.
Итак, перед нами стоит задача «заново» обучить пользователей стандартным функциям 1С. Поставив такую задачу «переобучения», мы должны ответить на такие вопросы:
Вопрос 1) Кого именно переобучать?
Ответ: Контингент обучаемых – это абсолютно все «свежие» и просто «слабые» пользователи, особенно из числа тех, кто раньше не работал в 1С 8-й версии. Даже если ваши пользователи уже опытны то и им «для профилактики» полезно выслать мануал-описание в электронном виде.
Вопрос 2) Как это организовать и как заинтересовать самих обучаемых?
Ответ: Специалисты тех.поддержки знают о таком явлении, как нежелание пользователей изучать новое. При этом такое нежелание часто не учитывается в программах обучения. Многим пользователям кажется, что изучение нового функционала – это лишняя трата их рабочего времени, а то и основание для увеличения рабочей нагрузки.
Данная проблема решается стандартно, как при любом курсе обучения. Мероприятие по «переобучению» можно провести 2 способами – индивидуальным и коллективным. Индивидуальный способ – это когда вы конкретно садитесь рядом с конкретным пользователем и «на пальцах», смотря ему в глаза, и наглядно показывая все на экране, демонстрируете все преимущества. Коллективный способ – делаете то же самое, но сразу перед группой пользователей. Демонстрации на экране должны быть еще более эффектными. Словом, вопрос конкретной формы обучения стандартным функциям ничем не отличается от организации любого другого обучения.
Хорошими стимулами для заинтересованности пользователей в освоении и использовании функционала могут служить:
- Экономия усилий и времени. Важно показать, что «простейший» функционал помогает экономить время и силы работника. Например, с помощью групповой обработки наглядно продемонстрировать, как можно перепровести все документы за месяц за 5 минут, а не «щелкать» их вручную 2 часа. Усиленно подчеркивать при демонстрациях, как «вот это простое действие позволяет вам экономить кучу времени».
- Повышение самооценки. Полезно сказать пользователю, что он, освоив данный функционал, резко увеличивает свою компетентность. Можно польстить и сказать, что «такое хорошее знание 1С» резко увеличивает его ценность в данной организации, или в случае поиска новой работы в будущем. Комплименты пользователю, кроме того, способствуют улучшению взаимоотношений между тех.поддержкой и пользователями. Пользователь чувствует себя увереннее, умнее («меня даже айтишники хвалят и ставят в пример!»), и, как следствие, работает добросовестнее, меньше перекладывает свои проблемы на плечи тех.поддержки.
Нелишним дополнительным фактором будет распечатка «мануала» с описанием простейших функций. Заодно в такой мануал можно включить все, что можно отнести к FAQ в плане работы с 1С на вашем предприятии.
Вопрос 3) Какой эффект все это может дать?
Ответ: на этот вопрос я уже ответил выше – вы избавитесь от многих мелких и надоедливых вопросов и запросов на выборки данных, которые теперь пользователи могут решать сами. Наконец, вы тривиально повысите уровень компетенции своих пользователей, повысите их общий уровень работы в 1С.
Вопрос 4) Чему именно обучать?
Ответ: это, пожалуй, самый важный вопрос. Приведу ниже примерный перечень того, что стоит проработать с вашими пользователями.
«Быстрые» кнопки на клавиатуре вместо кнопок-функций в интерфейсе
Некоторые пользователи, ранее работавшие в DOS-программах, хорошо освоили «клавшиный» выбор функций, т.е. когда действие в программе совершается нажатием клавиши на клавиатуре, а не нажатием на кнопку-иконку. Для них будет приятным сюрпризом, что, например, пометить на удаление объект можно кнопкой Delete, а ввести новый – Insert, а не лазить мышкой по кнопкам-иконкам.
Подбор значений из справочников (списков) по вводу кода или наименования.
При работе на «медленных» базах (например, на большой файловой базе данных), нередки случаи, что открыть справочник, затем выбрать из него значение и добавить в табличную часть – это небыстрый процесс. Особенно если справочник имеет сложную систему папок, в которых еще поди найди нужный элемент…. Гораздо быстрее работает ввод по контексту, или автоподбор значения по введенному коду элемента. Скажем, набираем документы, в которых постоянно вводим одних и тех же контрагентов или номенклатуру. Пользователь быстро выучивает код контрагента, и просто вбивает его в поле выбора, а наш большой друг 1С тут же «подскажет» нам все подходящие варианты.
Функция копирования строк в табличной части, функция копирования документов.
Эта функция системы 1С вызывала неподдельный восторг у многих моих знакомых пользователей, когда они узнавали, что им не нужно каждый раз набирать заново какой-нибудь длинный список заказ номенклатуры. Или что можно набрать одну строку в документе, а затем копированием размножить ее, и просто менять позиции справочников и количество.
Отбор по значению в текущей колонке, отбор по условию
Совершенно «фантастическая» функция, позволяющая быстро осуществить поиск по каким-то критериям в длинном журнале или списке. Или, например, отобрать все документы по контрагенту-получателю одним нажатием кнопки. Не нужно лазить в специальные отчеты.
Заполнение табличной части по кнопкам «Подбор» и «Заполнить списком»
Еще одно облегчение в процессе набора длинных списков. Особенно эти функции могут пригодится работникам кадров или расчетчикам зарплаты, когда нужно, например, всем сотрудникам проиндексировать оклады, а у вас на предприятии работает 1000 человек. Когда огромный список будет заполнен кнопкой за 5 секунд, бухгалтер сам убедится в полезности данной функции.
Функция исправления документа
Многие пользователи, особенно которые раньше работали на 1С 7.7 и старых версиях 1С 8, о такой функции не знают. Простой рассказ о ней избавит вас от звонков и обращений плана «мне нужно срочно поправить старый документ, а месяц уже закрыт, что делать?»
Настройка списка, вывод списка.
При начальном обучении пользователей часто забывают рассказать, что любую табличную часть, на минуточку, можно сохранить в файл, или распечатать (и не нужно никаких отчетов!). И еще забывают рассказать, что иногда не все столбцы табличной части видны, и о том, как их увидеть. Особенно полезна функция вывода списка – снимается множество мелких запросов вроде «мне срочно нужно в Экселе список номенклатуры из заказа ООО Ромашка». Вы пользователю – «Открывай документ ХХХ, да выводи в Эксель, потратишь 15 секунд, ни в какие отчеты лезть не нужно».
Групповая обработка справочников и документов
«Рабочая лошадь» любого администратора 1С, эта обработка может быть показана только особо опытным пользователям – об ее опасности говорить излишне (одно неверное движение - и потом костей от базы не соберешь). Особенный эффект она имеет, когда бухгалтер, который каждый месяц должна была вручную править длинные списки проводок, вдруг обнаруживает, что с помощью групповой обработки она может проделать эту работу не за 5 часов, а за 15 минут.
Загрузка данных из табличного документа
На моей памяти минимум трое пользователей были приятно поражены, когда бывший у них в Экселе длинный список сотрудников с суммами разовых премий был в течении 10 минут загружен в документы 1С. Значительно дольше пришлось объяснять, как работать с этой обработкой, но результат того стоил.
Настройки СКД (настройки вариантов отчета). Загрузки-выгрузки вариантов отчета XML для работы в разных базах.
Данная функция, без сомнения, «по плечу» только действительно продвинутым пользователям. Но, если пользователь сможет хотя бы освоить добавление новых вариантов (сохраненных) настроек в отчет, и научится более-менее орудовать на закладках «Отборы», «Группировки» и т.п. окон настройки – эффект будет солидным. Если же «прокачать» бухгалтера или кадровика, и он сможет активно работать с настоящей СКД-настройкой, а также овладеет загрузкой-выгрузкой XML-файлов вариантов отчета, то вы точно снимете со своей шеи огромный кусок проблем. Из моего личного опыта – когда ведущий специалист по труду и заработной плате освоила написанный на СКД универсальный отчет по штатному расписанию и расстановке, то количество вопросов и запросов по штатному расписанию упало процентов на 90%.
