Операции вручную, сторно движений документов и другие безобразия в бухгалтерии предприятия 8.
Никоим образом не претендую на истину в последней инстанции!
Всё, что написано ниже, есть исключительно моё ИМХО,
причём в его буквальном переводе – «по моему скромному мнению»…
Не секрет, что в бухгалтерии предприятия 8 (далее БП, в принципе речь о редакции 3.0, если не оговорено иное), есть документ – Операция (имя в конфигураторе «ОперацияБух»). C вашего разрешения буду дальше обзывать этот документ ручной операцией или просто РО. Со времён 7.7 ручная операция была, есть и, надеюсь, будет в составе любой бухгалтерии, т.к. без такого документа вести учет, ИМХО, не получится. Поясню данную мысль: вряд ли когда-нибудь в необозримом будущем кто-то сумеет включить в состав типовой конфигурации ВСЕ возможные документы, которые могут понадобиться ЛЮБОЙ бухгалтерии для ведения учета. Собственно, ручная операция и есть этот самый волшебный документ, наличие которого позволяет бухгалтеру, не побоюсь этого слова, творить что хотИт в бухгалтерском и налоговом учёте, и даже больше. Есть одна беда – бухгалтера и даже разные консультанты (внедренцы, программисты, поддержальщики, - кому как удобно обзывать тех, кто типа меня пытается помочь бухгалтерам в их нелёгкой борьбе за составление баланса, и т.д. и т.п.), не всегда понимают, «что там можно, что нельзя» ((с) В.С. Высоцкий).
Как всегда, самое главное в использовании операций вручную – это соблазн лепить их где попало, а если не получается (или просто не в курсе), сделать ту или иную хозяйственную операцию (далее ХО) с помощью типовых документов. Результатом можно получить красивую оборотку (оборотно – сальдовую ведомость) в том виде, в котором её хочет увидеть бухгалтер. Чаще всего та красота мнимая, и счастливый сегодня бухгалтер через месяц (квартал, полугодие, - тут уж как повезёт) вдруг с удивлением увидит, что едва выплывающее на волнах объективной реальности предприятие имеет огромные доходы, с которых нужно заплатить в бюджет 20%, а таких денег не только на расчетном счету нет, но даже собственнику в самых радужных мечтах они и не снились (впрочем, может быть и наоборот, но не в этом суть). Страшная тайна такой ситуации кроется, чаще всего, в тех самых ручных операциях, без которых вроде и не обойтись (да что это я? реально не обойтись, куды-ж без них?), но которые, зачастую, используются не по назначению.
Рискну предложить список ХО, которые никоим образом не рекомендуется оформлять с помощью РО, потому как делать то это можно, но хлопотно очень. Итак, список:
- Операции по счетам учета ТМЦ (товарно-материальным ценностям, - думаю, все в курсе, кто есть ТМЦ);
- Операции по счетам учёта расчетов с контрагентами;
- Операции по счетам НДС – вообще бегите от такого, как чёрт от ладана;
- Начисление налогов, которые умеет считать БП – земельный налог на имущество, транспортный и т.д. Если в конфигурации предусмотрен расчет – он должен работать, если не работает - учёта нет J
- Может, что-то пропустил, буду рад уточнениям от сообщества…
Почему не стоит использовать РО в этих случаях? Всё просто, для них есть документы типовой конфигурации, которые эти ХО сделают более корректно, чем руками, причем (не всегда, но всё же) при перепроведении документом сформируются правильные движения. РО статичны. Если мы попытаемся закрыть аванс по счету 62.02 РО и даже всё правильно сделаем, со всеми разрезами аналитики по ОСВ, эти данные будут актуальны только на момент формирования ОСВ. Что там случится в учёте дальше (а у нас в норме изменение документов задним числом), никто не знает. Может быть и так, что того аванса и не будет, но РО это пофиг, - что нарисовали, то и будет отражено…
Отдельно хотелось бы пройтись по сторно движений документов. Это та же РО, только заполняется автоматом. Принцип простой – ВСЕ движения сторнируемого документа в РО повторяются один в один, но методом «красного сторно» (с минусом короче, если по человечески … ох уж мне эти бухгалтера, затейники такие, понапридумывают словов всяких, а ты потом мучайся, расшифровывай…). Много раз встречал операции сторнирования, когда бухгалтер честно хочет убрать (сторнировать) одну строчку, к примеру, в документе передачи товара или аналогичных ситуациях. Почему он видит в этом случае только закладку с проводками? Да потому, что его больше ничего не интересует! То, что есть ещё какие-то там регистры по учету НДС али ещё что, бухгалтеру фиолетово, и вот тут внедряльцы, или как нас там ещё обзывают, должны показать, что мало исправить движения по бухгалтерскому и налоговому учёту. Если что-то удалили в проводках, так посмотри, может и в регистрах нужно удалить?
Вообще, сторно – это тема отдельного романа. Часто сторнируют и потом корректируют операцию в случаях, когда нужно использовать типовой документ. Например – сделали реализацию, выписали счет-фактуру, потом, через полгода встрепенулись – да не было этого, и сразу сторно в руки и все довольны…. Нет, это не наш метод – есть документ «Корректировка реализации» - вот им и нужно убрать кривую продажу!!! Выше говорил про сторно документа передачи товара (не важно, в переработку или между складами). Бывает, что через какое-то время заметили, что кучерявыми ручками туда ввели строку, которой там быть не должно (а документик на десятки/сотни строчек). Почему в этом случае используется сторно, с удалением кучи строк в проводках, и ничего не изменяется, к примеру для регистра НДС по приобретённым ценностям - загадка природы, но опять, тут или объяснять, что кроме проводок есть ещё важные регистры учёта, или вбить в темечко – что если одна строчка в документе была лишняя, то не проще ли не сторнировать документ передачи, а просто сделать документ ещё одной передачи, которым возвратить неправильно переданный ТМЦ?
Ещё одна мулька восьмёрки – ручная корректировка документов. Жуть, класс, мрак, - что там ещё из лексикона Элочки Людоедки ((с) Ильф и Петров, «12 стульев»)?
Если Вы видите вручную отредактированный документ реализации, то не верьте глазам своим ((с) Козьма Прутков) – там может быть всё, что угодно, ибо отредактированный вручную документ ничем не отличается от РО. Простор фантазии у ручных корректировщиков безграничен, потому там вместо реализации вполне может быть начисление зарплаты (это не шутка юмора – реально такое видел)…
К чему я это всё написал? ЛЮДИ, прежде чем ваять операцию вручную, подумайте, оно Вам надо? Ну, или, как минимум, посоветуйтесь со специалистом, к чему это приведёт.
А теперь, когда, я надеюсь, напугал вас в достаточной мере, хочется поговорить об объективной необходимости РО для ведения учёта. Есть много ситуаций, когда типовые документы не охватывают потребности бухгалтера в его работе. Например, было основное средство - большое здание, и вдруг собственнику приспичило продать третий этаж. На балансе есть ОС (основное средство) большое здание, по нему есть начисленная амортизация. Тут оказалось, что часть нужно продать…вариантов несколько – можно, например, списать то здание, потом оприходовать два, потом одно ОС продать – куча движений, цепляющих всякие разделы учета, самый больной из которых налог на прибыль…
А можно сотворить одну РО, в которой двинуть все регистры учета ОС, БУ и НУ учётов, после которой можно спокойно продать третий этаж документом реализации и продолжать начислять амортизацию по оставшемуся в учёте ОС.
Итог: РО в бухгалтерии – нужный и полезный инструмент, но, только при правильном использовании.
