Все организации, в том числе небольшие, ежедневно создают большое количество электронных документов. В компаниях среднего и крупного размера ежедневный объем документооборота может достигать сотен и даже тысяч первичных документов. В связи с этим возникает необходимость в правильном хранении этих документов в электронном виде. Сроки хранения установлены Федеральным законом №402 и для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Для учета электронных первичных документов была разработана система «Архив ЭДО».
Система "Архив ЭДО" представляет собой удобное решение для хранения электронных бухгалтерских документов. Она позволяет оперативно получать доступ к вашим документам, которые будут храниться у вас в компании. Кроме того, из данной системы можно сделать произвольную выгрузку документов по требованию контролирующих органов.
Одним из преимуществ системы является возможность загрузки данных из «Контур Диадок». Для этого необходим ключ разработчика, который можно получить у вашего менеджера «Контур Диадок». Это позволяет значительно упростить процесс работы с бухгалтерскими документами и сократить время на их обработку.
Система "Архив ЭДО" позволяет хранить документы на ваших серверах и не быть привязанным к оператору ЭДО. Документы можно хранить как в самой базе, так и в томах на дисках.
Кроме того, система обладает удобным интерфейсом, что позволяет быстро и легко найти нужный документ и получить к нему доступ. Она также предоставляет возможность просмотра архива документов, что делает ее идеальным инструментом для работы с бухгалтерской документацией.
Файл документации «Инструкция по установке и настройки АрхивЭДО.pdf» по работе с конфигурацией «Архив ЭДО» хранится в каталоге шаблонов конфигураций и обновлений в папке «arch_edo».
В ближайших планах добавить работу с оператором ЭДО «Docrobot».
Краткое описание системы:
Устанавливается конфигурация так же, как и типовые конфигурации из файла дистрибутива.
При первом запуске автоматически заполняются справочники виды документов и валюты
Меню состоит из 3 разделов:
- Администрирование
- Справочники
- Архив ЭДО
Система основана на БСП версии 3.1.9.225
Пункты «Администрирование» и «Справочники» — это пункты меню из БСП.
Вид меню «Архив ЭДО» представлен ниже
При начале работы с базой необходимо произвести первоначальные настройки системы. Для этого необходимо:
- Указать как именно прикрепленные файлы будут храниться в системе
- Добавить организации, документы которых мы будем хранить в системе
- Настроить загрузку документов от оператора ЭДО «Контур Диадок».
- Установить расписание загрузки документов от «Контур Диадок»
На этом первоначальная настройка системы закончена
Далее согласно расписанию, документы от оператора ЭДО будут загружаться в систему. Загружаются входящие и исходящие документы, по которым закончился документооборот.
Загруженные документы мы можем посмотреть в журнале «Документы архива»
Чтобы документы выгрузить на диск, нам необходимо воспользоваться обработкой «Выгрузка архивных документов».
В версии конфигурации 1.0.1.38 добавилась возможность удалять старые архивные документы.
В системе старые архивные документы можно удалять автоматически и вручную. Очень часто архивные бухгалтерские документы хранят больше 5 лет и поэтому автоудаление не используют.
Для ручного удаления документов мы можем воспользоваться обработкой «Удалить архивные документы».
Если мы хотим удалять документы автоматически, нам необходимо заполнить регистр "Настройка автоудаления документов"
Преимущества системы:
- Система "Архив ЭДО" предназначена для:
- автоматической загрузки документов от провайдеров ЭДО;
- хранения бухгалтерских документов в электронном виде на серверах компании;
- выгрузки документов по запросам контролирующих органов.
Причины скачать:
- Вы можете сократить расходы на хранение документов у операторов ЭДО, т.к. оплачивать вам придется ключ разработчика, вместо облачного хранилища.
- Вы можете быстро выгружать документы для контролирующих органов, т.к. все электронные версии документов будут храниться у вас в компании.
Тестирование проводилось на платформе 1С:Предприятие 8.3 (8.3.23.1912)
