Наука о чеках. Глава 3. Постобработка данных кассовых чеков: статистика и выводы

Данная публикация является продолжение ранее сделанных публикаций:

- 'Наука о чеках. Глава 1. Есть только чек между прошлым и будущим', где приводилось описание (и пример) того, каким образом можно использовать накопленную информацию о чеках для анализа деятельности сторонних магазинов.

- 'Наука о чеках. Глава 2. Обработка для просмотра структуры и значений параметров кассовых чеков в json-файле', где описывалась технология того, как можно посмотреть структуру и значения параметров чека (или чеков) в json-файле, который можно получить, например, из бесплатного мобильного приложения ФНС 'Проверка чеков ФНС России'.
 

Введение

Наша компания профессионально занимается задачами загрузки и обработки данных из кассовых чеков в базы 1С. Настолько профессионально (и скромно :-) ), что наша разработка была включена в Реестр отечественного ПО. Данная публикация посвящена анализу собранной нами статистике действий пользователей и проявленному ими интересу к дополнительным возможностям при загрузке и обработке кассовых чеков ФНС.
 

Технология сбора статистики

Статистика действий пользователей за 2023 год была собрана в облаке 1С:Фреш в базах '1С:Бухгалтерия предприятия' с помощью метода ЗафиксироватьСобытиеСтатистикиРасширения, встроенного в расширение ‘Загрузка чеков ФНС’, опубликованного в Магазине расширений. Данный метод позволяет собирать обезличенную статистику по событиям без привязки к конкретным базам и данным пользователей.

БТСКлиент.ЗафиксироватьСобытиеСтатистикиРасширения(ИдентификаторСобытия);

Идентификатор события создаётся в Менеджер сервиса 1С:Фреш на закладке 'События статистики использования'. Более подробно о данном методе и статистике использования расширений можно прочитать на портале ИТС.
 

Статистика по документам

Всего за 2023 год наше расширения зафиксировало 183064 события. Из них 35671 – это события непосредственной загрузки чеков в базы 1С (можно сказать, что это общее количество загруженных чеков). По количеству загруженных чеков самым популярным документом является ‘Авансовый отчет’, после него с большим отставанием идут документы ‘Путевой лист’ и ‘Расходы предпринимателя’, а также ‘Поступление (акты, накладные, УПД)’.

В указанные документы из чеков было загружено 127339 строк. Безусловным ‘победителем’ стала табличная часть ‘Товары’ документа ‘Авансовый отчет’, в которую было загружено 115138 товарных позиций из кассовых чеков. Второй по популярности стала табличная часть ‘Прочее’ документа ‘Авансовый отчет’ – загружено 10465 строк из чеков. И на третьем месте разместился ‘Путевой лист’ с 447 строками из чеков. Документы ‘Расходы предпринимателя’ и ‘Поступление (акты, накладные, УПД)’ стали четвертым и пятым соответственно с 389 и 197 позициями из кассовых чеков.
 

Статистика по операциям с загруженными чеками

Теперь перейдём к изучению статистики по отношению к действиям, которые пользователи выполняли с данными, загруженными из чеков ФНС.

Лидером стала функция по сопоставлению номенклатуры – 3246 раз запускали эту команду. Для этого в обработке используется стандартный механизм сопоставления номенклатуры поставщиков. Более подробно про технологию сопоставления номенклатуры вы сможете прочитать в справочных материалах на портале ИТС или посмотреть в видео-ролике.

Второе место заняла операция по созданию ненайденных контрагентов – 1171 раз. Данная операция заключается в возможности автоматического создания ненайденных контрагентов на основании данных из чека (ИНН и наименование) и создания для них основных договоров (с видом "с поставщиком").

Третье место у операции объединить строки – активирована 1131 раз. Данная операция позволяет все выбранные строки объединить в одну строку. При этом значения полей ‘Количество’ и ‘Сумма’ в будут просуммированы, ‘Цена’ будет рассчитана автоматически, а все другие реквизиты (название и т.п.) возьмутся из первой выбранной строки.

Далее в таблице приводится информация о других командах для обработки данных из кассовых чеков, которые использовали пользователи.

Без статистики: дополнительные функции по работе с данными из чеков

Далее приводятся возможности, по которым статистики нет, но которые пользователи отмечали в своей обратной связи как важные инструменты, повышающие эффективность их работы при загрузке кассовых чеков ФНС.

Загрузка чеков из e-mail – позволяет сотруднику, у которого есть доступ к чекам, формировать и отправлять письма с чеками разным получателям. В таких персональных письмах содержатся только те чеки, которые необходимы получателю для загрузки в учётную систему. Это снижает вероятность учетных ошибок и повышает информационную безопасность (каждый пользователь имеет доступ только к разрешенной ему информации).

Предварительный просмотр содержимого чека – возможность перед загрузкой чека в документ посмотреть его содержимое.

Возможность загрузки данных из одного чека в разные табличные части расходного документа (например, загрузка разных строк одного чека в табличные части ‘Товары’ и ‘Прочее’ одного документа ‘Авансовый отчет’).

Возможность присоединения отдельных или группы чеков в виде файлов к расходным документам. Согласно письму ФНС РФ от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@ скан-образ кассового чека с хорошо читаемым QR-кодом будет являться документом, подтверждающим расходы, если его можно найти и получить в мобильном приложении 'Проверка чеков ФНС России'. Кстати, этого же письма касается и возможность проверки наличия чеков в ФНС.

Фильтр загружаемых чеков по организациям будет полезна, если в одной базе 1С ведется учет в разрезе нескольких организаций и чеки загружаются из одного аккаунта мобильного приложения ФНС. В таком случае фильтр чеков по организациям поможет собрать чеки по каждой организации в отдельности.
 

Выводы

В настоящее время появилось много инструментов по загрузке чеков ФНС в конфигурации 1С. Начиная от сервиса 1С:Распознавание первичных документов и сторонних сервисов, заканчивая специализированными внешними обработками и расширениями. В то же самое время, пользователям необходима не только загрузка чеков, но и их предварительная обработка с целью повышения скорости/качества заполнения расходных документов и повышения КПД от использования загруженных данных.

Таким образом, при выборе наиболее оптимального (для конкретного пользователя) инструмента для работы с данными чеков ФНС, необходимо предварительно оценить возможности существующих на рынке решений. Для такой оценки рекомендуется составить список функций, необходимых для работы. В качестве примера такого списка функций можно предложить бесплатную обработку-конструктор. Обработка-конструктор предназначена для подбора инструмента по работе с данными из чеков ФНС. В процессе работы с конструктором пользователь указывает необходимый ему функционал, на основании этого происходит автоматическое формирование список обработок, соответствующих выбранному функционалу. Прочитать подробнее про обработку и скачать её обработку можно здесь или сразу скачать по прямой ссылке.

В случае, если пользователь уже использует для загрузки чеков ФНС то или иное решение, но представленных в решении функций ему недостаточно, можно предложить найти и использовать инструмент для постобработки загруженных данных. Таким инструментом может стать как встроенная в конфигурации 1С 'Групповое изменение реквизитов', так и внешние обработки, например, ‘РеСольДо’.
 

Тестирование обработки

Обработка была протестирована на платформе 1С:Предприятие 8.3.22.2239 и следующих конфигурациях:
- 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.147.18)
- 1С:Управление торговлей, редакция 11 (11.5.14.82)
- 1С:Управление нашей фирмой, редакция 3.0 (3.0.5.191)