Проблема изменения документов в закрытом периоде, наверное, известна всем пользователям программ 1С. По истечении месяца или квартала администратор программы устанавливает дату запрета изменения данных. С этого момента пользователи не могут изменять документы с датой более ранней чем дата запрета. Это позволяет избежать изменения данных задним числом в тех периодах за которые уже составлена бухгалтерская, налоговая или управленческая отчетность.
Однако, на практике такие запреты не всегда удобны для пользователей. Часто возникает необходимость изменять реквизиты документа которые не влияют на показатели составленной отчетности, например, «комментарий» или «оригинал получен». Пользователи просят администратора программы «временно открыть им доступ». Самое интересное начинается, когда главный бухгалтер либо другой составитель отчетности обнаруживает, что данные отчетности за прошедший период «сбились». Начинается «допрос» пользователей, которым временно открывали доступ к закрытому период. Программным образом отследить кто произвел изменения, повлиявшие на отчетность можно, но этот процесс крайне трудоемкий, необходимо поднять все логи пользователей, при этом нужно помнить в какой период у пользователя был открыт доступ, затем если в базе включено версионирование объектов проверить изменения в каждом объекте который пользователь изменял.
На портале есть ряд обработок, помогающих справиться с данной проблемой. Но они в основном нацелены на поиск и сравнение измененных данных. Обработка «UmBu изменения в закрытом периоде» предлагает другой способ решения проблемы. Дату запрета изменения данных ни в коем случае не снимать. Все изменения документов закрытого периода производить через обработку. Причем пользователь может только заполнить форму изменения, а провести изменение может только администратор программы (пользователь с полными правами).
Дополнительно можно назначить согласующих лиц, допустим это могут быть главный бухгалтер и начальник отдела продаж. Без полного согласования даже администратор программы не сможет провести изменение, что позволит правильно распределить ответственность. В момент согласования, составитель отчетности (как правило это главный бухгалтер) может оценить повлияет ли изменение на уже составленную отчетность. Если изменение приводит к изменению отчетности, согласующий может либо отказать в согласовании, либо если изменения все-таки не избежать, согласовать и составить корректирующую отчетность.
Несомненным преимуществом такого подхода является то, что информация о всех произведенных изменениях сохраняется в базе в удобном виде. В любой момент можно «откатить» изменения и вернуться к первоначальной версии документа.
Инструкция по использованию обработки дана в скриншотах.
Техническая информация: Для хранения данных обработка использует справочник типовой конфигурации "РегламентированныйОтчетПрисоединенныеФайлы", который содержит реквизит с типом "хранилище значения". Этот справочник нельзя использовать без владельца, поэтому при первом использовании в системе создается служебный документ "Регламентированный отчет" с наименованием "Изменения в закрытом периоде". Там же хранится настройка списка согласующих лиц. Поэтому если в списке регламентированных отчетов увидите этот документ не пугайтесь, вреда системе он не принесет.
Программа протестирована на всех релизах конфигурации, выпущенных с 2014 г. начиная с релиза 3.0.28.15 и на всех платформах 1С 8.3 начиная с 8.3.6.2530.
