Как в десять раз ускорить ввод первичных документов в 1С

10.09.2021      131972

Цифровизация документооборота идёт полным ходом – ФНС уже осваивает ЭДО и планирует к 2024 году перевести в электронную форму 95% счетов-фактур. Бухгалтеры также задумываются об автоматизации такой рутины, как ввод первички.

Ускорить и удешевить этот процесс можно с помощью интеллектуальных сервисов. Как именно работает одно из таких ИТ-решений, и насколько оно эффективно, расскажем в этой статье.

С чем сталкиваются бухгалтеры при подготовке отчетности

В большинстве компаний ведение бухучета и отчетности до сих пор происходит вручную, из-за чего бухгалтер сталкивается с рядом проблем.

Документы долго едут «в центр»

Географически распределенные компании сталкиваются с тем, что первичные документы приходят на удаленный склад, а не в головной офис, где находится бухгалтерия. С этими актами и товарными накладными работает кладовщик, проверяет информацию. Если в компании есть регламенты и налажена логистика с головным офисом, бухгалтер получает «первичку» через пару дней. Если нет, то документы поступают через несколько недель или даже месяцев.

Трудоемкий ввод «первички» в систему

После того как бухгалтер получил товарные накладные и счета-фактуры, он вносит данные в учетную систему, формирует отчет и отправляет его в налоговую. Ввод каждой строки происходит вручную: нужно сопоставить каждую номенклатуру с данными из справочника или завести новую, если ее нет в системе. На каждый документ специалист тратит около десяти минут (обработка 1,5 страниц).

Дополнительные затраты на ФОТ

Из-за большой нагрузки перед отчетным периодом отдел бухгалтерии не успевает занести все данные в систему. Сотрудники перерабатывают, к процессу подключается главный бухгалтер, или компания вынуждена нанимать специалистов в штат или на аутсорсинге.

Ошибки, за которые придется платить

Важно, чтобы в подаваемых отчетах в налоговую не было ошибок: ни в суммах, ни в количестве маркированного товара. Наличие ошибок грозит санкциями для предпринимателя или главбуха. При ручном внесении данных нужна концентрация внимания, чтобы результат был корректным, что при большой нагрузке достаточно сложно.

Загрузка

У небольших компаний есть практика нанимать бухгалтера на аутсорсинге. Такой специалист может вести сразу несколько организаций. Однако, когда «первички» слишком много, бухгалтер может отказаться от работы с одной или несколькими компаниями из-за нехватки времени на ввод всех документов в систему.

«Infostart: Загрузка документов» – сервис, который решает проблемы

Чтобы справляться со всем вышесказанным, главбуху нужен коллектив из нескольких сотрудников. Но есть хорошая новость – часть рутины можно доверить интеллектуальным сервисам и освободить таким образом несколько часов бухгалтера на более приоритетные задачи.

«Infostart: Загрузка документов» – один из таких инструментов. Это готовый сервис для автоматической загрузки первичных документов в учетную систему. Сервис распознает сканы, чеки, счета, УПД, накладные, позволяет загружать файлы напрямую из платформ ЭДО. Пользователю – самому бухгалтеру или менеджеру на удаленном складе – достаточно загрузить файл в систему, и через 1-2 минуты она выдает пакет данных, которые можно в пару кликов загрузить в 1С.

5 простых шагов к автоматической загрузке «первички» в 1С

 

 

Шаг 1. Сканирование документов

Вы сканируете один или сразу несколько документов (до 150 страниц за раз). Порядок страничек документов не важен – сервис легко справляется с путаницей и корректно идентифицирует данные.

Шаг 2. Обработка файлов

Cервис обрабатывает полученные файлы: сортирует их по страницам и типам, подготавливает отдельный файл для каждого документа, автоматически оцифровывает все данные (номера, суммы, даты, реквизиты плательщика, поставщика и пр.).

Шаг 3. Проверка данных

Сервис распознает и сверяет всю «табличную» часть документа с итоговой суммой, проводит ее перерасчет, проверяет НДС, чтобы не было ошибок. Программа проводит более 30 различных проверок каждой странички, а также валидирует полученные сведения через ЕГРЮЛ/ЕГРИП на корректность.

Шаг 4. Завершение обработки

После оцифровки и перерасчетов, которые занимают не более пары минут вместо 10-15 минут, пользователь получает заполненную карточку документа. Уведомление о завершении обработки приходит на электронную почту сотрудника.

Шаг 5. Отправка данных в 1С

С помощью специального модуля распознанные данные попадают в 1С. Встроенный модуль позволяет создавать и сравнивать номенклатуры, проставлять счета учета, прикреплять сканы к созданному в 1С поступлению и автоматизирует рутинные действия бухгалтера.

«Infostart: Загрузка документов» распознает нестандартные документы и сохраняет чеки

У счетов-фактур и УПД есть заданный государством формат, однако некоторые документы такого стандарта оформления не имеют, например, счета на оплату или акт, чеки. Сервис умеет их распознавать. Он извлекает из них всю необходимую информацию, как и в случае формализованных документов: номера, суммы, даты, сведения о плательщиках и поставщиках.

Сервис распознает сканы и документы низкого качества – отправляет файлы на дополнительный цикл распознавания с помощью алгоритмов искусственного интеллекта.

«Infostart: Загрузка документов» распознает даже чеки, которые принимаются к учету и должны храниться несколько лет на случай проверки. Все сканы и данные с чеков попадают в сервис, чеки не выцветут, и бухгалтер сможет скачать их из архива в любой момент даже через несколько лет.

Новые функции

Сервис уже используют более 5 тысяч бухгалтеров. Поэтому мы знаем, что важно в работе бухгалтера и регулярно добавляем новые функции.

За последний месяц вышло несколько доработок, которые делают процесс распознавания «первички» быстрее и помогают экономить еще больше рабочего времени бухгалтера:

  • Загрузка документов через электронную почту. Бухгалтеру нужно только отправить письмо с файлами или скан с МФУ на выделенный адрес, и сервис сразу запустит процесс распознавания.
  • Создание платежных поручений. После того как счет загружен в сервис и данные распознаны, бухгалтер может зайти в 1С и в пару кликов сформировать платежное поручение. А потом – сразу отправить готовый документ на оплату через систему банк-клиент. Никакой ручной работы!
  • Распределение ролей. Компания может завести аккаунты на нескольких сотрудников и дать им разные права в зависимости от обязанностей. К примеру, менеджер на складе загружает в сервис документ для распознавания, а бухгалтер получает все данные – уведомления обо всех действиях приходят на почту.
  • Обработка кассовых чеков, создание из них авансовых отчетов. Сервис проверяет и распознает данные, подтверждает корректность документов. После этого бухгалтеру достаточно зайти в 1С и сформировать авансовый отчет, который будет включать несколько чеков.
  • Цифровой архив кассовых чеков. В цифровом архиве сервиса документы доступны в любой момент в электронном виде – достаточно скачать.
  • Автоматическое формирование документа допрасходов, например, за доставку при создании поступления. Формирование документа происходит в соответствии с процессами в 1С – дополнительные траты включаются в себестоимость приобретенного товара.

И еще несколько преимуществ «Infostart: Загрузка документов»

  • Гарантированная точность данных. Несколько десятков автоматических проверок и технология искусственного интеллекта обеспечивают высокую точность распознавания первичной документации низкого качества – порядка 98%.
  • Экономия времени на первичку до 10 раз. Автоматизация процесса экономит рабочее время бухгалтера – до 5-10 раз. Эффект заметен с первых дней работы в сервисе: по данным наших экспериментов, новый пользователь, который еще не «набил руку» в системе, тратит на обработку первички в 3 раза меньше времени.
  • Постраничная тарификация и несгораемый депозит. Например, при лимите 50 документов в месяц сервис обойдется в 675 рублей. Это дешевле, чем наем специалиста на эту задачу или оплата сверхурочных штатному бухгалтеру.
  • Конфиденциальность и безопасность. Сервис использует современные технологии шифрования, что обеспечивает высокую степень безопасности сведений на уровне банковских продуктов и систем банк-клиент.

До сдачи квартальной отчетности остались считанные дни.

Получите специальное предложение до 20 сентября и оцените скорость автоматической загрузки первичной документации!
 

Подключить сервис в Инфостарт


Автор:
Руководитель отдела сервисов


Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. rusmil 261 10.09.21 10:31 Сейчас в теме
А сколько стоит-то это удовольствие не написали?
2. ekandyba 6 10.09.21 11:52 Сейчас в теме
(1) Стоимость сервиса зависит от количества документов. Есть различные тарифы по пакетам , которые не ограничены сроком использования, а лимитируются только количеством страниц.
На странице сервиса Вы можете ознакомиться со стоимостью и заказать пробный период.
В новости также присутствует данная ссылка .
3. logdog 11.09.21 21:28 Сейчас в теме
Базовый и профи... в чем разница ....
Какие 675р. в статье, если по ссылке 48 тысяч ?
5. ekandyba 6 13.09.21 15:36 Сейчас в теме
(3) В статье указано "при лимите 50 документов в месяц сервис обойдется в 675 рублей" Именно при этом ограничении сервис будет стоить столько.
Т.к. преимущественно клиентам требуется значительно большее количество документов, есть два популярных тарифа Базовый с лимитом в 3000 страниц и Профи с лимитом в 6000 страниц . Именно они и опубликованы на странице описания сервиса.
Обращаю еще раз внимание, что ограничения только в количестве страниц, но не сроке пользования сервисом.
Если требуется иное количество документов, наши менеджеры рассчитают индивидуальное предложение под каждый отдельно взятый запрос.
8. logdog 14.09.21 15:18 Сейчас в теме
(5) а если нужно 100 (150 ... 200) документов .... как увидеть градацию количество документов - цена. Спасибо!
4. Gilev.Vyacheslav 1907 12.09.21 22:56 Сейчас в теме
заголовок мошеннический
как вы считали в десять раз
почему не в 9 или 11?
6. user895038 13.09.21 16:30 Сейчас в теме
у нас до 1000 документов в месяц, цена на такие услуги в интернете от 9 до 11р.(до 14 у некоторых)/документ, что составляет примерно 11т.р/месяц против 27т.р. или 48т.р. у данного сервиса
P.S.
ага, увидел, что 27т.р. это для 3000
А за 1000 документов сколько?
7. ekandyba 6 13.09.21 16:38 Сейчас в теме
(6) Правильно ли я поняла из написанного Вами, что 11 000 рублей это ежемесячная оплата ?
Давайте посчитаем.
Даже беря в расчет минимальную указанную Вами стоимость в 9 руб за 1 документ , мы получаем 9000 руб в месяц.
В год , при расходе 1 000 документов в месяц , мы получаем 12 000 документов ,что равняется по минимально указанной Вами цене 108 000 руб.
Наше предложение значительно выгоднее.
48 000 рублей это стоимость за 6 000 документов и без ограничения по времени использования . Т.е. Вы можете их потратить за 6 месяцев, за 8 мес или за год , это не имеет значения, цена та же .
Таким образом, при Вашем расходе мы получаем те же 12 000 документов за 96 000 рублей, что уже выходит выгодней на 12 000 рублей.
11. XAKEP 04.10.21 18:02 Сейчас в теме
(7)
Давайте посчитаем

ABBYY FineReader
обработка , сделанная 1с-ником под заказ

и никаких абонплат, интернетов и сюрпризов
9. laperuz 45 16.09.21 04:45 Сейчас в теме
Добрый день!
Хотелось бы видеть сравнение по возможностям/качеству с типовым решением от 1С, которое встроено в БП.
10. GeKo 25.09.21 19:30 Сейчас в теме
А есть коробочное решение?
Оставьте свое сообщение

См. также

Используйте 1С:ИТС ПРОФ, регистрируйтесь в акции и получайте подарки

Новость Сервисы ИТС

Фирма «1С» объявила о старте традиционной ежегодной акции «Зима подарков». Каждый подписчик ИТС ПРОФ, который зарегистрируется в акции, получит подарки. Также запланирован розыгрыш трех ноутбуков и 500 подарочных карт по 2000 рублей.

вчера в 16:23    129    ЕленаЧерепнева    0       

1

Бесплатный вебинар по ERP-tools: изучаем систему для комфортного управления большими командами и сложными проектами

Новость

4 декабря на Инфостарт состоится бесплатный вебинар по работе с ERP-tools. На вебинаре поработаем с ERP-tools – системой по управлению проектами на 1С.

вчера в 14:00    235    user997184    0       

16

Может ли ИТ-компания с госучастием применять льготные тарифы страховых взносов

Новость ИТ-компания ИТ-льготы Минфин Новость

Минфин разъяснил, при каких условиях ИТ-компания с госучастием может применять пониженные тарифы страховых взносов.

вчера в 13:00    129    user1915669    0       

1

Готовый комплекс решений для автоматизации ТСЖ и УК: можно попробовать бесплатно

Новость Обзор готовых решений

«Формула ЖКХ» – комплексное решение для автоматизации основных процессов в ТСЖ и УК. Продукт включает в себя конфигурацию 1С для ведения учета, мобильные приложения для председателей и обходчиков, а также готовый сайт с личными кабинетами жильцов.

вчера в 12:54    106    ЕленаЧерепнева    0       

1

Уже завтра стартует новый курс Марии Темчиной: «Управление рисками. Практика применения в работе»

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Обучение Руководитель проекта

За четыре мастер-класса вы создадите комплект документов по управлению рисками на примере конкретного кейса внедрения продукта 1С. В основе обучения – 1С:Технологии корпоративного внедрения (1С:ТКВ) с учетом рекомендаций из PMBOK Guide и советов из опыта экспертов.

вчера в 10:00    178    dklimchuk    0       

16

Делимся результатами вебинара «Управленческие аналитики для 1С:Бухгалтерии»: видеозапись и ответы на вопросы

Новость Аналитика ФинОфис

На вебинаре рассказали и показали, как с помощью модуля строить отчеты БДР, БДДС, отражать управленческие операции и анализировать доходность.

27.11.2023    165    user997184    0       

1

Онлайн-курс «1C:Предприятие для программистов: Запросы и отчеты»: старт сегодня

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Обучение Программист

На курсе участники займутся разработкой запросов и отчетов, работающих на платформе «1С:Предприятие» в рамках различных прикладных решений. Вместе с преподавателем разберут типовые примеры по написанию запросов и реализации отчетов.

27.11.2023    288    dklimchuk    0       

15

Осталось 3 дня до повышения цен на участие в конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах»

Новость Инфостарт Aнализ&Управление Мероприятия

С 1 декабря скидка на участие в конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах» станет меньше: у вас еще есть время забронировать билеты по выгодным тарифам.

27.11.2023    164    user997184    0       

1

Подборка видеокурсов от Инфостарт

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы

Мы подготовили подборку полезных курсов для специалистов разного уровня, обучение на которых можно начать в любое время.

24.11.2023    524    dklimchuk    0       

2

Бронируйте проживание на конференцию «Анализ & Управление в ИТ-проектах»

Новость Инфостарт Aнализ&Управление Мероприятия

С 30 мая по 1 июня 2024 года в Санкт-Петербурге состоится вторая конференция Инфостарт, посвященная анализу и управлению в ИТ-проектах. Оргкомитет уже начал подготовку и позаботился о важном: комфортном размещении участников конференции.

24.11.2023    374    user997184    2       

16

ФинОфис и Прайм Финанс создали совместную Проектную группу по автоматизации финансов

Новость ФинОфис

Подразделение Инфостарт.ФинОфис и компания Прайм Финанс объявляют о сотрудничестве в рамках реализации на рынке нового, комплексного подхода к проектам по автоматизации финансового учета. 

23.11.2023    402    user997184    0       

11

Будьте эффективнее с помощью Infostart Toolkit: делимся видеозаписью вебинара и скидкой на инструмент

Новость Маркетплейс

21 ноября состоялся открытый вебинар по работе с Infostart Toolkit: на онлайн-встрече подробно рассказали об этом наборе инструментов для эффективной разработки в 1С.

23.11.2023    763    user997184    7       

3

На Инфостарт пройдет бесплатный мастер-класс по управлению рисками

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Руководитель проекта

29 ноября в 14:00 подключайтесь к онлайн-вебинару Марии Темчиной, который открывает серию мастер-классов по управлению рисками (1С:ТКВ+PMBOK Guide).

23.11.2023    351    dklimchuk    0       

1

Практическая конференция «Анализ и управление в ИТ-проектах 2024»: как подать заявку на доклад, сроки голосования

Новость Инфостарт Aнализ&Управление Мероприятия

На прошлой неделе мы рассказали вам о секциях и программном комитете конференции «Анализ и управление в ИТ-проектах 2024». Сегодня расскажем, как будет выстроена работа с докладчиками, о крайнем сроке подачи заявок.

22.11.2023    522    eselyanina    0       

17

Подводим итоги вебинара «ЦИФРОВОЕ СНАБЖЕНИЕ»: отвечаем на вопросы о продукте и делимся записью встречи

Новость

17 ноября Инфостарт провел бесплатный онлайн-вебинар по программному продукту «ЦИФРОВОЕ СНАБЖЕНИЕ». На вебинаре подробно рассказали о продукте, продемонстрировали функциональность решения.

22.11.2023    442    user997184    0       

17

Последний шанс записаться на курс по разработке запросов и отчетов для прикладных решений. Старт обучения – 27 ноября

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Программист

Курс по разработке запросов и отчетов – второй этап в траектории развития 1С-Разработчика. Курс предусматривает углубленное изучение тем «Язык запросов» и «Отчеты», которые рассматриваются в рамках «Базового курса для начинающих 1С-программистов».

22.11.2023    690    dklimchuk    0       

16

Налоговый мониторинг: одно из условий участия – интеграция с АИС «Налог-3»

Новость Интеграция ФНС

С 1 января 2026 года взаимодействие с ФНС при проведении налогового мониторинга не предусматривает подключения по ТКС. К этому сроку организации должны обеспечить автоматическую интеграцию своих учетных систем с АИС «Налог-3».

22.11.2023    469    ЕленаЧерепнева    0       

2

Есть проект на GitHub? Подавайте заявку на Infostart Awards!

Новость Infostart Awards Сообщество

Остался ровно месяц до того, как мы закроем прием заявок на Infostart Awards 2023. Если ваш проект на GitHub в 2023 году активно развивался и вы хотите рассказать о своих достижениях сообществу 1С – вы тоже можете подать заявку. 

21.11.2023    586    user997184    0       

16

«Черная пятница» на Инфостарт.Маркетплейс – до конца ноября покупайте готовые решения со скидкой до 50%

Новость Маркетплейс

С 20 по 30 ноября на Инфостарт действует акция на покупку готовых решений Маркетплейса. Цены на некоторые программные продукты, участвующие в акции, снижены вдвое.

20.11.2023    591    AnastasiaKl    1       

3

Бронируйте билеты на конференцию «Анализ и управление в ИТ-проектах» по самым выгодным тарифам

Новость Инфостарт Aнализ&Управление Мероприятия

С 30 мая по 1 июня в Санкт-Петербурге пройдет практическая конференция «Анализ и управление в ИТ-проектах 2024». На конференции соберутся 700+ коллег и единомышленников, чтобы обменяться опытом и знаниями.

20.11.2023    439    eselyanina    0       

2

Бесплатный вебинар: автоматизируем складской учет в облаке – готовые решения для вашего склада и магазина

Новость Маркетплейс Мобильные приложения

На вебинаре расскажем о приеме, отгрузке и инвентаризации в облачной системе Mobile SMARTS. Продемонстрируем функционал продуктов «Склад 15» и «Магазин 15» и посчитаем профит от приемки и инвентаризации товара в едином облачном пространстве. 

17.11.2023    578    user997184    0       

1

Представляем модераторов секций конференции «Анализ и управление в ИТ-проектах 2024»

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Вчера мы рассказали о составе секций конференции «Анализ и управление в ИТ-проектах 2024». Напомним, что всего в программе планируется 6 секций, 3 из которых адресованы аналитикам, 3 – руководителям проектов.

17.11.2023    595    eselyanina    0       

19

Представляем секции конференции «Анализ и управление в ИТ-проектах» 2024

Новость Инфостарт Aнализ&Управление Мероприятия

В мае 2023 года прошла первая практическая конференция – «Анализ и управление в ИТ-проектах». Конференция собрала более 700 участников и получила самые лестные отзывы от участников сообщества.

16.11.2023    672    eselyanina    0       

19

До конца 2025 года облачный 1С:Клиент ЭДО доступен бесплатно

Новость Сервисы ИТС ЭДО

Доступ к сервису электронного документооборота через бесплатное облачное приложение 1С:Клиент ЭДО продлен до конца 2025 года. Рассказываем, в каких случаях это решение будет действительно полезным, и за что все-таки придется платить.

16.11.2023    690    ЕленаЧерепнева    0       

1

Упрощаем заполнение описания товаров с помощью GigaChat

Новость Искусственный интеллект Маркетплейс Новый релиз

Нанять нейросеть для оформления рекламных карточек товаров, не выходя из 1С? Почему бы и нет! Рассказываем о новом готовом решении Инфостарт.Маркетплейс, которое создает для товаров в 1С продающие описания, используя возможности ИИ GigaChat от Сбера.

16.11.2023    839    vikad    2       

3