Как в десять раз ускорить ввод первичных документов в 1С

10.09.2021      131997

Цифровизация документооборота идёт полным ходом – ФНС уже осваивает ЭДО и планирует к 2024 году перевести в электронную форму 95% счетов-фактур. Бухгалтеры также задумываются об автоматизации такой рутины, как ввод первички.

Ускорить и удешевить этот процесс можно с помощью интеллектуальных сервисов. Как именно работает одно из таких ИТ-решений, и насколько оно эффективно, расскажем в этой статье.

С чем сталкиваются бухгалтеры при подготовке отчетности

В большинстве компаний ведение бухучета и отчетности до сих пор происходит вручную, из-за чего бухгалтер сталкивается с рядом проблем.

Документы долго едут «в центр»

Географически распределенные компании сталкиваются с тем, что первичные документы приходят на удаленный склад, а не в головной офис, где находится бухгалтерия. С этими актами и товарными накладными работает кладовщик, проверяет информацию. Если в компании есть регламенты и налажена логистика с головным офисом, бухгалтер получает «первичку» через пару дней. Если нет, то документы поступают через несколько недель или даже месяцев.

Трудоемкий ввод «первички» в систему

После того как бухгалтер получил товарные накладные и счета-фактуры, он вносит данные в учетную систему, формирует отчет и отправляет его в налоговую. Ввод каждой строки происходит вручную: нужно сопоставить каждую номенклатуру с данными из справочника или завести новую, если ее нет в системе. На каждый документ специалист тратит около десяти минут (обработка 1,5 страниц).

Дополнительные затраты на ФОТ

Из-за большой нагрузки перед отчетным периодом отдел бухгалтерии не успевает занести все данные в систему. Сотрудники перерабатывают, к процессу подключается главный бухгалтер, или компания вынуждена нанимать специалистов в штат или на аутсорсинге.

Ошибки, за которые придется платить

Важно, чтобы в подаваемых отчетах в налоговую не было ошибок: ни в суммах, ни в количестве маркированного товара. Наличие ошибок грозит санкциями для предпринимателя или главбуха. При ручном внесении данных нужна концентрация внимания, чтобы результат был корректным, что при большой нагрузке достаточно сложно.

Загрузка

У небольших компаний есть практика нанимать бухгалтера на аутсорсинге. Такой специалист может вести сразу несколько организаций. Однако, когда «первички» слишком много, бухгалтер может отказаться от работы с одной или несколькими компаниями из-за нехватки времени на ввод всех документов в систему.

«Infostart: Загрузка документов» – сервис, который решает проблемы

Чтобы справляться со всем вышесказанным, главбуху нужен коллектив из нескольких сотрудников. Но есть хорошая новость – часть рутины можно доверить интеллектуальным сервисам и освободить таким образом несколько часов бухгалтера на более приоритетные задачи.

«Infostart: Загрузка документов» – один из таких инструментов. Это готовый сервис для автоматической загрузки первичных документов в учетную систему. Сервис распознает сканы, чеки, счета, УПД, накладные, позволяет загружать файлы напрямую из платформ ЭДО. Пользователю – самому бухгалтеру или менеджеру на удаленном складе – достаточно загрузить файл в систему, и через 1-2 минуты она выдает пакет данных, которые можно в пару кликов загрузить в 1С.

5 простых шагов к автоматической загрузке «первички» в 1С

 

 

Шаг 1. Сканирование документов

Вы сканируете один или сразу несколько документов (до 150 страниц за раз). Порядок страничек документов не важен – сервис легко справляется с путаницей и корректно идентифицирует данные.

Шаг 2. Обработка файлов

Cервис обрабатывает полученные файлы: сортирует их по страницам и типам, подготавливает отдельный файл для каждого документа, автоматически оцифровывает все данные (номера, суммы, даты, реквизиты плательщика, поставщика и пр.).

Шаг 3. Проверка данных

Сервис распознает и сверяет всю «табличную» часть документа с итоговой суммой, проводит ее перерасчет, проверяет НДС, чтобы не было ошибок. Программа проводит более 30 различных проверок каждой странички, а также валидирует полученные сведения через ЕГРЮЛ/ЕГРИП на корректность.

Шаг 4. Завершение обработки

После оцифровки и перерасчетов, которые занимают не более пары минут вместо 10-15 минут, пользователь получает заполненную карточку документа. Уведомление о завершении обработки приходит на электронную почту сотрудника.

Шаг 5. Отправка данных в 1С

С помощью специального модуля распознанные данные попадают в 1С. Встроенный модуль позволяет создавать и сравнивать номенклатуры, проставлять счета учета, прикреплять сканы к созданному в 1С поступлению и автоматизирует рутинные действия бухгалтера.

«Infostart: Загрузка документов» распознает нестандартные документы и сохраняет чеки

У счетов-фактур и УПД есть заданный государством формат, однако некоторые документы такого стандарта оформления не имеют, например, счета на оплату или акт, чеки. Сервис умеет их распознавать. Он извлекает из них всю необходимую информацию, как и в случае формализованных документов: номера, суммы, даты, сведения о плательщиках и поставщиках.

Сервис распознает сканы и документы низкого качества – отправляет файлы на дополнительный цикл распознавания с помощью алгоритмов искусственного интеллекта.

«Infostart: Загрузка документов» распознает даже чеки, которые принимаются к учету и должны храниться несколько лет на случай проверки. Все сканы и данные с чеков попадают в сервис, чеки не выцветут, и бухгалтер сможет скачать их из архива в любой момент даже через несколько лет.

Новые функции

Сервис уже используют более 5 тысяч бухгалтеров. Поэтому мы знаем, что важно в работе бухгалтера и регулярно добавляем новые функции.

За последний месяц вышло несколько доработок, которые делают процесс распознавания «первички» быстрее и помогают экономить еще больше рабочего времени бухгалтера:

  • Загрузка документов через электронную почту. Бухгалтеру нужно только отправить письмо с файлами или скан с МФУ на выделенный адрес, и сервис сразу запустит процесс распознавания.
  • Создание платежных поручений. После того как счет загружен в сервис и данные распознаны, бухгалтер может зайти в 1С и в пару кликов сформировать платежное поручение. А потом – сразу отправить готовый документ на оплату через систему банк-клиент. Никакой ручной работы!
  • Распределение ролей. Компания может завести аккаунты на нескольких сотрудников и дать им разные права в зависимости от обязанностей. К примеру, менеджер на складе загружает в сервис документ для распознавания, а бухгалтер получает все данные – уведомления обо всех действиях приходят на почту.
  • Обработка кассовых чеков, создание из них авансовых отчетов. Сервис проверяет и распознает данные, подтверждает корректность документов. После этого бухгалтеру достаточно зайти в 1С и сформировать авансовый отчет, который будет включать несколько чеков.
  • Цифровой архив кассовых чеков. В цифровом архиве сервиса документы доступны в любой момент в электронном виде – достаточно скачать.
  • Автоматическое формирование документа допрасходов, например, за доставку при создании поступления. Формирование документа происходит в соответствии с процессами в 1С – дополнительные траты включаются в себестоимость приобретенного товара.

И еще несколько преимуществ «Infostart: Загрузка документов»

  • Гарантированная точность данных. Несколько десятков автоматических проверок и технология искусственного интеллекта обеспечивают высокую точность распознавания первичной документации низкого качества – порядка 98%.
  • Экономия времени на первичку до 10 раз. Автоматизация процесса экономит рабочее время бухгалтера – до 5-10 раз. Эффект заметен с первых дней работы в сервисе: по данным наших экспериментов, новый пользователь, который еще не «набил руку» в системе, тратит на обработку первички в 3 раза меньше времени.
  • Постраничная тарификация и несгораемый депозит. Например, при лимите 50 документов в месяц сервис обойдется в 675 рублей. Это дешевле, чем наем специалиста на эту задачу или оплата сверхурочных штатному бухгалтеру.
  • Конфиденциальность и безопасность. Сервис использует современные технологии шифрования, что обеспечивает высокую степень безопасности сведений на уровне банковских продуктов и систем банк-клиент.

До сдачи квартальной отчетности остались считанные дни.

Получите специальное предложение до 20 сентября и оцените скорость автоматической загрузки первичной документации!
 

Подключить сервис в Инфостарт


Автор:
Руководитель отдела сервисов


Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. rusmil 262 10.09.21 10:31 Сейчас в теме
А сколько стоит-то это удовольствие не написали?
2. ekandyba 6 10.09.21 11:52 Сейчас в теме
(1) Стоимость сервиса зависит от количества документов. Есть различные тарифы по пакетам , которые не ограничены сроком использования, а лимитируются только количеством страниц.
На странице сервиса Вы можете ознакомиться со стоимостью и заказать пробный период.
В новости также присутствует данная ссылка .
3. logdog 11.09.21 21:28 Сейчас в теме
Базовый и профи... в чем разница ....
Какие 675р. в статье, если по ссылке 48 тысяч ?
5. ekandyba 6 13.09.21 15:36 Сейчас в теме
(3) В статье указано "при лимите 50 документов в месяц сервис обойдется в 675 рублей" Именно при этом ограничении сервис будет стоить столько.
Т.к. преимущественно клиентам требуется значительно большее количество документов, есть два популярных тарифа Базовый с лимитом в 3000 страниц и Профи с лимитом в 6000 страниц . Именно они и опубликованы на странице описания сервиса.
Обращаю еще раз внимание, что ограничения только в количестве страниц, но не сроке пользования сервисом.
Если требуется иное количество документов, наши менеджеры рассчитают индивидуальное предложение под каждый отдельно взятый запрос.
8. logdog 14.09.21 15:18 Сейчас в теме
(5) а если нужно 100 (150 ... 200) документов .... как увидеть градацию количество документов - цена. Спасибо!
4. Gilev.Vyacheslav 1907 12.09.21 22:56 Сейчас в теме
заголовок мошеннический
как вы считали в десять раз
почему не в 9 или 11?
6. user895038 13.09.21 16:30 Сейчас в теме
у нас до 1000 документов в месяц, цена на такие услуги в интернете от 9 до 11р.(до 14 у некоторых)/документ, что составляет примерно 11т.р/месяц против 27т.р. или 48т.р. у данного сервиса
P.S.
ага, увидел, что 27т.р. это для 3000
А за 1000 документов сколько?
7. ekandyba 6 13.09.21 16:38 Сейчас в теме
(6) Правильно ли я поняла из написанного Вами, что 11 000 рублей это ежемесячная оплата ?
Давайте посчитаем.
Даже беря в расчет минимальную указанную Вами стоимость в 9 руб за 1 документ , мы получаем 9000 руб в месяц.
В год , при расходе 1 000 документов в месяц , мы получаем 12 000 документов ,что равняется по минимально указанной Вами цене 108 000 руб.
Наше предложение значительно выгоднее.
48 000 рублей это стоимость за 6 000 документов и без ограничения по времени использования . Т.е. Вы можете их потратить за 6 месяцев, за 8 мес или за год , это не имеет значения, цена та же .
Таким образом, при Вашем расходе мы получаем те же 12 000 документов за 96 000 рублей, что уже выходит выгодней на 12 000 рублей.
11. XAKEP 04.10.21 18:02 Сейчас в теме
(7)
Давайте посчитаем

ABBYY FineReader
обработка , сделанная 1с-ником под заказ

и никаких абонплат, интернетов и сюрпризов
9. laperuz 45 16.09.21 04:45 Сейчас в теме
Добрый день!
Хотелось бы видеть сравнение по возможностям/качеству с типовым решением от 1С, которое встроено в БП.
10. GeKo 25.09.21 19:30 Сейчас в теме
А есть коробочное решение?
Оставьте свое сообщение

См. также

Внимание, акция: весь декабрь на решения Битрикс24 действуют скидки до 35%

Новость Битрикс

С 1 по 29 декабря на покупку Битрикс24 и подписку Битрикс24.Маркет Плюс действуют скидки до 35%. В новости подробно расскажем о скидках на каждый продукт и напомним, для кого подойдут решения Битрикс24.

08.12.2023    178    user997184    0       

1

Бесплатный вебинар «Интеграция 1С с маркетплейсами OZON и Wildberries»

Новость Маркетплейс Маркетплейсы

14 декабря состоится бесплатный вебинар об интеграции 1С с маркетплейсами.

08.12.2023    215    user997184    1       

2

Определяем стратегию реагирования на риски на мастер-классе для руководителей проектов

Новость Обучение Руководитель проекта

13 декабря состоится мастер-класс Марии Темчиной «Определение стратегии реагирования на риски». На мастер-классе разберем ряд стратегических инструментов по работе с рисками и создадим пакет документов.

08.12.2023    209    dklimchuk    0       

16

Новые возможности обмена с СФР в 1С:Отчетности и бесплатный тариф на 2024 год

Новость Отчетность Сервисы ИТС

В сервисе 1С-Отчетность реализована операторская схема обмена с СФР. Это стало возможным после изменения нормативных документов, ранее разрешавших только прямой обмен с серверами СЭДО. Также сообщается о запуске бесплатного тарифа для обмена с СФР.

07.12.2023    343    ЕленаЧерепнева    1       

1

Станьте партнером конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024»

Новость Инфостарт Aнализ&Управление Мероприятия

Приглашаем принять участие в конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах» в качестве партнера мероприятия. Статус партнера дает определенные возможности, преимущества и бонусы для участников конференции. Рассказываем какие.

07.12.2023    279    AnastasiaKl    0       

16

Единый семинар 1С: главные темы мероприятия и подарки от Инфостарт

Новость Единый семинар 1С Сервисы ИТС

13 декабря 2023 года состоится зимний Единый семинар 1С. На семинаре ведущие специалисты фирмы «1С», Минфина и ФНС разберут главные темы уходящего года: от отчетности за 2023 год до оформления документов для воинского учета.

06.12.2023    456    user997184    2       

16

Фирма «1С» повышает цены на отраслевые решения на платформе 1С:Предприятие

Новость

Вслед за подорожанием тиражных продуктов, лицензий и совместных отраслевых решений с 1 апреля 2024 года подорожают конфигурации и лицензии «На Платформе 1С:Предприятие». Рассказываем, как это учесть при планировании бюджета.

06.12.2023    525    ЕленаЧерепнева    0       

2

Мастер-класс для руководителей проектов «качественный анализ и создание тепловой карты проекта»

Новость Обучение Руководитель проекта

8 декабря состоится мастер-класс Марии Темчиной «Качественный анализ и создание тепловой карты проекта». На мастер-классе разберем инструменты работы с рисками и создадим пакет документов.

06.12.2023    359    dklimchuk    0       

15

INFOSTART TECH EVENT 2024: открываем продажи билетов и приглашаем на конференцию

Новость Инфостарт Infostart Event Мероприятия

Продажа билетов на следующую конференцию INFOSTART TECH EVENT 2024 открыта! Конференция пройдет в октябре 2024 года, и цены на участие сейчас самые привлекательные.

06.12.2023    657    AnastasiaKl    2       

18

Тестирование «1С:Профессионал по 1С:ЗУП» будет проходить по новому комплекту вопросов

Новость Новость

Фирма «1С» сообщила, что 28 декабря состав вопросов для тестирования 1С:Профессионал по прикладной конфигурации 1С:ЗУП ПРОФ 3.1 будет обновлен. Комплект вопросов для подготовки поступит в продажу 12 декабря 2023 года.

05.12.2023    298    ЕленаЧерепнева    0       

1

Опубликованы планы по развитию технологической платформы для 8.3.26 и 8.3.27

Новость Зазеркалье Новость

Официальный технологический блог «Заметки из Зазеркалья» актуализировал статус задач для релиза 1С:Предприятие 8.3.26, а также впервые сообщил о том, какие задачи запланированы к реализации для технологической платформы 8.3.27.

05.12.2023    1616    ЕленаЧерепнева    1       

2

Клавиатура настоящего 1С-ника: горячие клавиши, шаблоны, раскладка Чистова

Новость Новость

Для работы в конфигураторе разработчикам доступно несколько штатных инструментов, которые позволяют повысить комфорт при написании кода. В обзоре собрали самые популярные сочетания клавиш и сделали шпаргалку-инфографику для удобства.

04.12.2023    3033    ЕленаЧерепнева    8       

28

Присоединяйтесь к мастер-классу по созданию реестра рисков проекта 

Новость Обучение Руководитель проекта

6 декабря состоится мастер-класс Марии Темчиной «Управление рисками. Практика применения в работе». На мастер-классе разберем, какие техники применять для создания реестра рисков,  познакомимся с техникой Pre Mortem и ответим на вопросы слушателей. 

04.12.2023    365    user997184    0       

16

Льготная тарификация в сервисе 1С-ЭПД и новое мобильное приложение

Новость Сервисы ИТС

До 31 августа 2024 года в сервисе 1С-ЭПД будет тарифицироваться документ в целом, а не каждый титул. Предусмотрены спецусловия для грузополучателей и медицинских компаний. Анонсировано новое мобильное приложение для водителей.

04.12.2023    424    ЕленаЧерепнева    0       

1

7 декабря: бесплатный вебинар по 1С:Совещание с Глебом Архангельским

Новость

7 декабря на Инфостарт состоится открытый вебинар по работе с решением 1С:Совещание. Спикер вебинара – Глеб Алексеевич Архангельский, ведущий российский эксперт в сфере личной и бизнес-эффективности.

01.12.2023    630    user997184    0       

3

Конференция «Анализ и управление в ИТ-проектах»: трендовые темы секций для руководителей

Новость Инфостарт Aнализ&Управление Мероприятия

Сегодня познакомим с темами секций «Управление проектом», «Управление продуктом», «Soft skills, управление командой проекта».

01.12.2023    593    eselyanina    0       

18

Трендовые темы для докладчиков конференции «Анализ и управление в ИТ-проектах»: секции для аналитиков

Новость Инфостарт Aнализ&Управление Мероприятия

На прошлой неделе мы рассказали о сроках подачи заявок на доклады и мастер-классы, а также как будет выстроена работа модераторов с докладчиками. Сегодня расскажем о трендовых темах для каждой секции.

30.11.2023    683    eselyanina    0       

18

Мы изменили формат тг-группы Infostart Friends, и вот что из этого получилось

Новость Инфостарт Сообщество

Инфостарт меняется: мы регулярно обновляем наш сайт, Базу знаний и каталоги решений. Теперь настала очередь телеграм-группы: мы изменили ее формат и будем использовать ее как основной мультиканал наших новостей.

29.11.2023    938    user997184    2       

23

«Единый семинар 1С» в декабре: регистрируйтесь с Инфостарт и получайте подарки

Новость Бухучет Сервисы ИТС

13 декабря 2023 года фирма «1С» проведет Единый семинар для бухгалтеров и руководителей: на семинаре расскажут о последних изменениях в учете и отчетности, поделятся новым о возможностях программ 1С и сервисов.

29.11.2023    831    user997184    1       

16

Бесплатный мастер-класс по управлению рисками уже сегодня

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Обучение Руководитель проекта

29 ноября в 14:00 подключайтесь к онлайн-вебинару Марии Темчиной, который открывает серию мастер-классов по управлению рисками (1С:ТКВ+PMBOK Guide).

29.11.2023    430    dklimchuk    0       

2

Используйте 1С:ИТС ПРОФ, регистрируйтесь в акции и получайте подарки

Новость Сервисы ИТС

Фирма «1С» объявила о старте традиционной ежегодной акции «Зима подарков». Каждый подписчик ИТС ПРОФ, который зарегистрируется в акции, получит подарки. Также запланирован розыгрыш трех ноутбуков и 500 подарочных карт по 2000 рублей.

28.11.2023    552    ЕленаЧерепнева    0       

1

Бесплатный вебинар по ERP-tools: изучаем систему для комфортного управления большими командами и сложными проектами

Новость

4 декабря на Инфостарт состоится бесплатный вебинар по работе с ERP-tools. На вебинаре поработаем с ERP-tools – системой по управлению проектами на 1С.

28.11.2023    1447    user997184    0       

17

Может ли ИТ-компания с госучастием применять льготные тарифы страховых взносов

Новость ИТ-компания ИТ-льготы Минфин Новость

Минфин разъяснил, при каких условиях ИТ-компания с госучастием может применять пониженные тарифы страховых взносов.

28.11.2023    444    user1915669    0       

1

Готовый комплекс решений для автоматизации ЖКХ: можно попробовать бесплатно

Новость Обзор готовых решений

«Формула ЖКХ» – комплексное решение для автоматизации основных процессов в управляющих компаниях (УК), ресурсоснабжающих организациях (РСО), расчетных центрах (РЦ), в товариществах собственников недвижимости (ТСЖ / ТСН).

28.11.2023    635    ЕленаЧерепнева    0       

3

Уже завтра стартует новый курс Марии Темчиной: «Управление рисками. Практика применения в работе»

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Обучение Руководитель проекта

За четыре мастер-класса вы создадите комплект документов по управлению рисками на примере конкретного кейса внедрения продукта 1С. В основе обучения – 1С:Технологии корпоративного внедрения (1С:ТКВ) с учетом рекомендаций из PMBOK Guide и советов из опыта экспертов.

28.11.2023    609    dklimchuk    0       

15