Как в десять раз ускорить ввод первичных документов в 1С

10.09.2021     

Цифровизация документооборота идёт полным ходом – ФНС уже осваивает ЭДО и планирует к 2024 году перевести в электронную форму 95% счетов-фактур. Бухгалтеры также задумываются об автоматизации такой рутины, как ввод первички.

Ускорить и удешевить этот процесс можно с помощью интеллектуальных сервисов. Как именно работает одно из таких ИТ-решений, и насколько оно эффективно, расскажем в этой статье.

С чем сталкиваются бухгалтеры при подготовке отчетности

В большинстве компаний ведение бухучета и отчетности до сих пор происходит вручную, из-за чего бухгалтер сталкивается с рядом проблем.

Документы долго едут «в центр»

Географически распределенные компании сталкиваются с тем, что первичные документы приходят на удаленный склад, а не в головной офис, где находится бухгалтерия. С этими актами и товарными накладными работает кладовщик, проверяет информацию. Если в компании есть регламенты и налажена логистика с головным офисом, бухгалтер получает «первичку» через пару дней. Если нет, то документы поступают через несколько недель или даже месяцев.

Трудоемкий ввод «первички» в систему

После того как бухгалтер получил товарные накладные и счета-фактуры, он вносит данные в учетную систему, формирует отчет и отправляет его в налоговую. Ввод каждой строки происходит вручную: нужно сопоставить каждую номенклатуру с данными из справочника или завести новую, если ее нет в системе. На каждый документ специалист тратит около десяти минут (обработка 1,5 страниц).

Дополнительные затраты на ФОТ

Из-за большой нагрузки перед отчетным периодом отдел бухгалтерии не успевает занести все данные в систему. Сотрудники перерабатывают, к процессу подключается главный бухгалтер, или компания вынуждена нанимать специалистов в штат или на аутсорсинге.

Ошибки, за которые придется платить

Важно, чтобы в подаваемых отчетах в налоговую не было ошибок: ни в суммах, ни в количестве маркированного товара. Наличие ошибок грозит санкциями для предпринимателя или главбуха. При ручном внесении данных нужна концентрация внимания, чтобы результат был корректным, что при большой нагрузке достаточно сложно.

Загрузка

У небольших компаний есть практика нанимать бухгалтера на аутсорсинге. Такой специалист может вести сразу несколько организаций. Однако, когда «первички» слишком много, бухгалтер может отказаться от работы с одной или несколькими компаниями из-за нехватки времени на ввод всех документов в систему.

«Infostart: Загрузка документов» – сервис, который решает проблемы

Чтобы справляться со всем вышесказанным, главбуху нужен коллектив из нескольких сотрудников. Но есть хорошая новость – часть рутины можно доверить интеллектуальным сервисам и освободить таким образом несколько часов бухгалтера на более приоритетные задачи.

«Infostart: Загрузка документов» – один из таких инструментов. Это готовый сервис для автоматической загрузки первичных документов в учетную систему. Сервис распознает сканы, чеки, счета, УПД, накладные, позволяет загружать файлы напрямую из платформ ЭДО. Пользователю – самому бухгалтеру или менеджеру на удаленном складе – достаточно загрузить файл в систему, и через 1-2 минуты она выдает пакет данных, которые можно в пару кликов загрузить в 1С.

5 простых шагов к автоматической загрузке «первички» в 1С

 

 

Шаг 1. Сканирование документов

Вы сканируете один или сразу несколько документов (до 150 страниц за раз). Порядок страничек документов не важен – сервис легко справляется с путаницей и корректно идентифицирует данные.

Шаг 2. Обработка файлов

Cервис обрабатывает полученные файлы: сортирует их по страницам и типам, подготавливает отдельный файл для каждого документа, автоматически оцифровывает все данные (номера, суммы, даты, реквизиты плательщика, поставщика и пр.).

Шаг 3. Проверка данных

Сервис распознает и сверяет всю «табличную» часть документа с итоговой суммой, проводит ее перерасчет, проверяет НДС, чтобы не было ошибок. Программа проводит более 30 различных проверок каждой странички, а также валидирует полученные сведения через ЕГРЮЛ/ЕГРИП на корректность.

Шаг 4. Завершение обработки

После оцифровки и перерасчетов, которые занимают не более пары минут вместо 10-15 минут, пользователь получает заполненную карточку документа. Уведомление о завершении обработки приходит на электронную почту сотрудника.

Шаг 5. Отправка данных в 1С

С помощью специального модуля распознанные данные попадают в 1С. Встроенный модуль позволяет создавать и сравнивать номенклатуры, проставлять счета учета, прикреплять сканы к созданному в 1С поступлению и автоматизирует рутинные действия бухгалтера.

«Infostart: Загрузка документов» распознает нестандартные документы и сохраняет чеки

У счетов-фактур и УПД есть заданный государством формат, однако некоторые документы такого стандарта оформления не имеют, например, счета на оплату или акт, чеки. Сервис умеет их распознавать. Он извлекает из них всю необходимую информацию, как и в случае формализованных документов: номера, суммы, даты, сведения о плательщиках и поставщиках.

Сервис распознает сканы и документы низкого качества – отправляет файлы на дополнительный цикл распознавания с помощью алгоритмов искусственного интеллекта.

«Infostart: Загрузка документов» распознает даже чеки, которые принимаются к учету и должны храниться несколько лет на случай проверки. Все сканы и данные с чеков попадают в сервис, чеки не выцветут, и бухгалтер сможет скачать их из архива в любой момент даже через несколько лет.

Новые функции

Сервис уже используют более 5 тысяч бухгалтеров. Поэтому мы знаем, что важно в работе бухгалтера и регулярно добавляем новые функции.

За последний месяц вышло несколько доработок, которые делают процесс распознавания «первички» быстрее и помогают экономить еще больше рабочего времени бухгалтера:

  • Загрузка документов через электронную почту. Бухгалтеру нужно только отправить письмо с файлами или скан с МФУ на выделенный адрес, и сервис сразу запустит процесс распознавания.
  • Создание платежных поручений. После того как счет загружен в сервис и данные распознаны, бухгалтер может зайти в 1С и в пару кликов сформировать платежное поручение. А потом – сразу отправить готовый документ на оплату через систему банк-клиент. Никакой ручной работы!
  • Распределение ролей. Компания может завести аккаунты на нескольких сотрудников и дать им разные права в зависимости от обязанностей. К примеру, менеджер на складе загружает в сервис документ для распознавания, а бухгалтер получает все данные – уведомления обо всех действиях приходят на почту.
  • Обработка кассовых чеков, создание из них авансовых отчетов. Сервис проверяет и распознает данные, подтверждает корректность документов. После этого бухгалтеру достаточно зайти в 1С и сформировать авансовый отчет, который будет включать несколько чеков.
  • Цифровой архив кассовых чеков. В цифровом архиве сервиса документы доступны в любой момент в электронном виде – достаточно скачать.
  • Автоматическое формирование документа допрасходов, например, за доставку при создании поступления. Формирование документа происходит в соответствии с процессами в 1С – дополнительные траты включаются в себестоимость приобретенного товара.

И еще несколько преимуществ «Infostart: Загрузка документов»

  • Гарантированная точность данных. Несколько десятков автоматических проверок и технология искусственного интеллекта обеспечивают высокую точность распознавания первичной документации низкого качества – порядка 98%.
  • Экономия времени на первичку до 10 раз. Автоматизация процесса экономит рабочее время бухгалтера – до 5-10 раз. Эффект заметен с первых дней работы в сервисе: по данным наших экспериментов, новый пользователь, который еще не «набил руку» в системе, тратит на обработку первички в 3 раза меньше времени.
  • Постраничная тарификация и несгораемый депозит. Например, при лимите 50 документов в месяц сервис обойдется в 675 рублей. Это дешевле, чем наем специалиста на эту задачу или оплата сверхурочных штатному бухгалтеру.
  • Конфиденциальность и безопасность. Сервис использует современные технологии шифрования, что обеспечивает высокую степень безопасности сведений на уровне банковских продуктов и систем банк-клиент.

До сдачи квартальной отчетности остались считанные дни.

Получите специальное предложение до 20 сентября и оцените скорость автоматической загрузки первичной документации!
 

Подключить сервис в Инфостарт


Автор:
Екатерина Кандыба Руководитель отдела сервисов


Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. rusmil 240 10.09.21 10:31 Сейчас в теме
А сколько стоит-то это удовольствие не написали?
2. ekandyba 31 10.09.21 11:52 Сейчас в теме
(1) Стоимость сервиса зависит от количества документов. Есть различные тарифы по пакетам , которые не ограничены сроком использования, а лимитируются только количеством страниц.
На странице сервиса Вы можете ознакомиться со стоимостью и заказать пробный период.
В новости также присутствует данная ссылка .
3. logdog 11.09.21 21:28 Сейчас в теме
Базовый и профи... в чем разница ....
Какие 675р. в статье, если по ссылке 48 тысяч ?
5. ekandyba 31 13.09.21 15:36 Сейчас в теме
(3) В статье указано "при лимите 50 документов в месяц сервис обойдется в 675 рублей" Именно при этом ограничении сервис будет стоить столько.
Т.к. преимущественно клиентам требуется значительно большее количество документов, есть два популярных тарифа Базовый с лимитом в 3000 страниц и Профи с лимитом в 6000 страниц . Именно они и опубликованы на странице описания сервиса.
Обращаю еще раз внимание, что ограничения только в количестве страниц, но не сроке пользования сервисом.
Если требуется иное количество документов, наши менеджеры рассчитают индивидуальное предложение под каждый отдельно взятый запрос.
8. logdog 14.09.21 15:18 Сейчас в теме
(5) а если нужно 100 (150 ... 200) документов .... как увидеть градацию количество документов - цена. Спасибо!
4. Gilev.Vyacheslav 1882 12.09.21 22:56 Сейчас в теме
заголовок мошеннический
как вы считали в десять раз
почему не в 9 или 11?
6. user895038 13.09.21 16:30 Сейчас в теме
у нас до 1000 документов в месяц, цена на такие услуги в интернете от 9 до 11р.(до 14 у некоторых)/документ, что составляет примерно 11т.р/месяц против 27т.р. или 48т.р. у данного сервиса
P.S.
ага, увидел, что 27т.р. это для 3000
А за 1000 документов сколько?
7. ekandyba 31 13.09.21 16:38 Сейчас в теме
(6) Правильно ли я поняла из написанного Вами, что 11 000 рублей это ежемесячная оплата ?
Давайте посчитаем.
Даже беря в расчет минимальную указанную Вами стоимость в 9 руб за 1 документ , мы получаем 9000 руб в месяц.
В год , при расходе 1 000 документов в месяц , мы получаем 12 000 документов ,что равняется по минимально указанной Вами цене 108 000 руб.
Наше предложение значительно выгоднее.
48 000 рублей это стоимость за 6 000 документов и без ограничения по времени использования . Т.е. Вы можете их потратить за 6 месяцев, за 8 мес или за год , это не имеет значения, цена та же .
Таким образом, при Вашем расходе мы получаем те же 12 000 документов за 96 000 рублей, что уже выходит выгодней на 12 000 рублей.
9. laperuz 47 16.09.21 04:45 Сейчас в теме
Добрый день!
Хотелось бы видеть сравнение по возможностям/качеству с типовым решением от 1С, которое встроено в БП.
Оставьте свое сообщение

См. также

Конкурс на лучшую идею для афиши: приз – онлайн-участие в конференции

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

До конца второго тура остается всего неделя – изучайте тезисы и темы, голосуйте за понравившийся доклад. 30 сентября мы закроем второй тур голосования и в первых числах октября опубликуем финальную программу конференции.

сегодня в 11:24    3922    eselyanina    0       

«Единый семинар 1С» дополнится докладами от Инфостарта

Новость Инфостарт Сервисы

В среду, 6 октября, состоится «Единый семинар 1С». Мероприятие пройдет в онлайн-формате: сотрудники фирмы 1С расскажут участникам семинара о последних изменениях в учете и отчетности, а также о новых возможностях программ 1С.

сегодня в 09:50    15672    ekandyba    0       

Синхронизируйте свои смартфоны. Будущее возвращается. Афиша секции «Мобильная разработка»

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

За последнее время у нас было достаточно премьер – мы представили афиши четырех премьерных секций. Не будем сбавлять обороты и продолжим премьерный сезон. Сегодня публикуем афишу секции «Мобильная разработка».

вчера в 09:52    4830    eselyanina    12       

Фирма «1С» выбрала лучшие проекты по итогам 2020 года

Новость ИТ-новость Конкурс

На сайте «1С:Проект года» опубликованы итоги конкурса по всем номинациям. В этом году призы получит каждый второй заявленный проект.

21.09.2021    5737    ЕленаЧерепнева    5       

Приглашение на переговорные поединки

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Инфостарт Управление проектами

На Инфостарте начинаются управленческие поединки для менеджеров и тех, кто хочет попробовать свои силы в управленческой и переговорной борьбе. 23 сентября в 11:00 МСК два эксперта – Мария Темчина и Дмитрий Коткин – проведут пилотный поединок.

21.09.2021    5537    MariaTemchina    3       

Установлены правила маркировки музыкальных инструментов и смычков

Новость Infostart Software Partners ИТ-новость Маркет Маркировка

Опубликовано постановление правительства, устанавливающее правила маркировки музыкальных инструментов и смычков, представляющих культурную ценность. Наносить маркировку нужно при выезде за границу.

21.09.2021    4998    Senator_I    1       

ТОП-10 самых продаваемых разработок в августе

Новость Инфостарт Infostart Software Partners Маркет Платные (руб)

Составили рейтинг разработок на базе платформы «1С:Предприятие», которые в августе пользовались особенной популярностью на маркетплейсе.

20.09.2021    3729    pvasiletc    0       

Mr. Наумов & Mrs. Темчина представляют секцию «Управление проектом»

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

Наша четвертая премьера в рамках кинофестиваля про 1С – секция «Управление проектом».

20.09.2021    4650    irina_selezneva    5       

Успейте запрыгнуть в последний «вагон»: осенняя распродажа курсов

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Инфостарт

Наша осенняя распродажа курсов идет полным ходом и даже расширяется. Сегодня пятница – последний рабочий день распродажи, еще есть шанс согласовать с руководством ваше участие в необходимом курсе.

17.09.2021    4430    dklimchuk    1       

Анонсированы новые возможности 8.3.21 при возникновении ошибок

Новость v8 Зазеркалье ИТ-новость

Разработчики технологической платформы продолжают развивать инструменты для работы с ошибками. В 1С 8.3.21 появится сразу несколько нововведений, полезных для пользователей и администраторов.

17.09.2021    11564    ЕленаЧерепнева    6       

Бизнес-форум «1С:ERP 2021» пройдет в онлайн-формате

Новость ИТ-новость

Фирма «1С» планирует провести очередной, восьмой по счету, форум для корпоративных заказчиков в режиме онлайн-трансляции. Мероприятие адресовано пользователям, потенциальным клиентам и партнерам.

16.09.2021    11065    ЕленаЧерепнева    0       

Библиотека OpenSSL получила крупное обновление до версии 3.0.0

Новость Безопасность Интернет ИТ-новость

Спустя три года разработки состоялся релиз OpenSSL 3.0.0, в котором реализованы протоколы SSL/TLS и различные алгоритмы шифрования. В проект вошло более 7 тыс. изменений по сравнению со старой версией.

16.09.2021    13967    VKuser24342747    0       

Интеграциям нужны новые супергерои. Афиша секции «Интеграция и обмен данными»

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

Презентуем афишу третьей секции конференции. До этого показывали афиши секций «ИТ-Анализ» и «Идеи и тренды в разработке».

16.09.2021    5055    irina_selezneva    8       

Фирма «1С» выпустила конфигурацию 1С:ERP WE Beta с кодом на английском языке

Новость ERP2

Фирма «1С» включила в поставку бета-версии продукта 1С:ERP WE конфигурацию на английском языке. Решение предназначено для международного рынка и имеет делокализованную учетную функциональность.

16.09.2021    5150    ЕленаЧерепнева    3       

Фирма «1С» предупредила о повышении цен на совместные лицензии Microsoft SQL Server

Новость MS SQL

Новые розничные цены на все лицензии 1С:Предприятие и Microsoft SQL Server будут установлены с 1 октября этого года. Заказы по старым ценам могут быть отгружены до конца сентября.

14.09.2021    10734    ЕленаЧерепнева    2       

Презентуем афишу премьерной секции «ИТ-анализ»

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

В программе конференции будет 10 секций. Для каждой секции мы выбрали фильм, соответствующий тематике и атмосфере секции. На прошлой неделе мы рассказали о секции «Идеи и тренды в разработке», а сегодня расскажем о нашей новой секции – «ИТ-анализ».

14.09.2021    9339    irina_selezneva    0       

В «1С:Документооборот 2.1» реализована поддержка облачной электронной подписи

Новость ДО

В новом релизе 1С:ДО появилась поддержка облачной электронной подписи по технологии КриптоПро DSS. Также фирма «1С» обновила мобильное приложение 1С:ДО 2.2 и напомнила, что предыдущее мобильное приложение 1С:ДО 2.1 скоро будет удалено из маркетов.

13.09.2021    6948    ЕленаЧерепнева    0       

Инфостарт приглашает на серию бесплатных вебинаров по модульной автоматизации финансов

Новость Инфостарт

Чтобы автоматизировать финансовый учет, не обязательно переходить на сложные комплексные системы. Любые конфигурации 1С можно адаптировать для решения задач бюджетирования, казначейства и консолидированной отчетности с помощью модулей ФинПлан.

13.09.2021    7293    vikad    0       

Идеи для партнеров INFOSTART EVENT 2021 Moscow Premiere: можно практически всё!

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

Если вы еще не приняли решение стать партнером и не знаете, что интересного предложить участникам, ознакомьтесь с этой статьей. В ней мы расскажем о некоторых идеях, которые смогут вас вдохновить.

13.09.2021    7733    stasya_goat    0       

Объявляем осеннюю распродажу: с 13 по 19 сентября курсы со скидкой 10-40%

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Инфостарт

Осень – начало активностей в работе, которые будут только набирать темп к концу года. Пока еще не начались дедлайны и «горящие» задачи, есть время развить имеющиеся навыки, наработать новые и закрепить их в реальной работе в горячие дни конца года.

13.09.2021    4868    dklimchuk    0       

Яндекс.Маршрутизация запустила агентскую программу для ИТ-специалистов

Новость ИТ-новость Яндекс

Разработчики 1C могут пройти сертификацию и получать доход с продажи лицензий и внедрения Яндекс.Маршрутизации. Сертификация доступна в рамках бесплатного обучающего курса, который стартует 22 сентября.

10.09.2021    8178    vikad    2       

Last call для руководителей проектов: успейте пообщаться с экспертом по 7-ому PMBoK®

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Инфостарт Управление проектами

14 и 16 сентября на Инфостарте пройдут открытые вебинары по управлению проектами, на которых Мария Темчина ответит на вопросы по 7-ому PMBoK® Guide. Приглашаем всех желающих поучаствовать в вебинарах и свободно пообщаться с экспертом. 

10.09.2021    10860    AnastasiaKl    0       

Фирма «1С» улучшит работу с внешними компонентами в 8.3.21

Новость v8 Зазеркалье ИТ-новость

В платформе «1С:Предприятие 8.3.21» будет добавлена возможность запуска внешних компонент в отдельном процессе – как при работе на сервере, так и на клиенте.

10.09.2021    8335    ЕленаЧерепнева    6       

Премьера секции: Идеи и тренды в разработке

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

По концепции конференции Moscow Premiere каждая секция – это фильм в определенном жанре. Для каждой секции подготовлена своя афиша, свой слоган, свой зал, а в главных ролях этого фильма будут докладчики, прошедшие в финальную программу.

10.09.2021    5478    eselyanina    12       

С заделом на 2022 год: перевыпускаем ЭЦП для 1С-Отчетности прямо из 1С

Новость Сервисы Цифровая подпись

С 1 января 2022 года получить электронную подпись на организацию можно будет только в ФНС. Но до конца 2021 года УЦ, аккредитованные по новым правилам, могут предоставить компаниям годовой сертификат, действительный для сдачи отчетности в 2022 году.

10.09.2021    12299    ekandyba    0