ЭДО развивается, но ручной ввод первички по-прежнему отнимает часы у бухгалтерии. В этой статье показываем, как интеллектуальный сервис «1С:РПД» автоматизирует работу и сокращает затраты.
Цифровизация документооборота продолжает ускоряться: в 2025 году крупные компании уже обрабатывают в электронном виде более 95–98% документов, а в сегменте МСП (по данным СКБ Контур) уровень внедрения ЭДО достигает порядка 45%. На фоне таких изменений бухгалтеры все чаще задумываются об автоматизации рутины, особенно в части ввода первичных документов.
Ускорить и удешевить этот процесс можно с помощью интеллектуальных сервисов. Как именно работает одно из таких ИТ-решений, и насколько оно эффективно, расскажем в этой статье.
С чем сталкиваются бухгалтеры при подготовке отчетности
В большинстве компаний ведение бухучета и отчетности до сих пор происходит вручную, из-за чего специалисты сталкиваются с рядом проблем.
Документы долго едут «в центр»
Географически распределенные компании сталкиваются с тем, что первичные документы приходят на удаленный склад, а не в головной офис, где находится бухгалтерия. С этими актами и товарными накладными работает кладовщик, проверяет информацию. Если в компании есть регламенты и налажена логистика с головным офисом, бухгалтер получает «первичку» через пару дней. Если нет, то документы поступают через несколько недель или даже месяцев.
Трудоемкий ввод «первички» в систему
После того как бухгалтер получил товарные накладные и счета-фактуры, он вносит данные в учетную систему, формирует отчет и отправляет его в налоговую. Ввод каждой строки происходит вручную: нужно сопоставить каждую номенклатуру с данными из справочника или завести новую, если ее нет в системе. На каждый документ специалист тратит около десяти минут (обработка 1,5 страниц).
Дополнительные затраты на ФОТ
Из-за большой нагрузки перед отчетным периодом отдел бухгалтерии не успевает занести все данные в систему. Сотрудники перерабатывают, к процессу подключается главный бухгалтер, или компания вынуждена нанимать дополнительных специалистов в штат или передавать задачи на аутсорс.
Ошибки в отчетах и штрафные санкции
Важно, чтобы в подаваемых отчетах в налоговую не было ошибок: ни в суммах, ни в количестве маркированного товара. Наличие ошибок грозит санкциями для предпринимателя или главбуха. При ручном внесении данных нужна концентрация внимания, чтобы результат был корректным, что при большой нагрузке достаточно сложно.
Высокая загруженность
У небольших компаний есть практика нанимать бухгалтера на аутсорсинг. Такой специалист может вести сразу несколько организаций. Однако, когда «первички» слишком много, бухгалтер может отказаться от работы с одной или несколькими компаниями из-за нехватки времени на ввод всех документов в систему.
«1С-РПД» – сервис, который решает проблемы
Чтобы справляться со всем вышесказанным, главбуху нужен коллектив из нескольких сотрудников. Но есть хорошая новость: часть рутины можно доверить интеллектуальным сервисам и освободить таким образом несколько часов бухгалтера на более приоритетные задачи.
«1С:РПД» – один из таких инструментов. Это готовый сервис для автоматической загрузки первичных документов в учетную систему. Сервис автоматически распознает контрагентов и номенклатуры, сканы и фотографии документов, вводит отсутствующие номенклатуры.
3 простых шага к автоматической загрузке «первички» в 1С
Шаг 1. Сфотографируйте или отсканируйте первичные документы.
Шаг 2. Загрузите сканы или фотографии в 1С:РПД.
Шаг 3. Получите распознанные документы и скорректируйте по необходимости.
«1С:РПД» распознает нестандартные документы и сохраняет чеки
У счетов-фактур и УПД есть заданный государством формат, однако некоторые документы такого стандарта оформления не имеют, например, счета на оплату или акты, чеки. Сервис умеет их распознавать. Он извлекает из них всю необходимую информацию, как и в случае формализованных документов: номера, суммы, даты, сведения о плательщиках и поставщиках.
«1С:РПД» распознает даже чеки, которые принимаются к учету и должны храниться несколько лет на случай проверки. Все сканы и данные с чеков попадают в сервис: бухгалтер сможет скачать их из архива в любой момент даже через несколько лет. Это снимает проблему выцветания чернил на чеках.
Сервис распознает все популярные форматы:
- изображения в форматах pdf, png, jpeg, bmp, tiff;
- документы формата doc, docx, xls, xlsx, odf и ods;
- архивы rar, zip и 7z с файлами указанных форматов.
А также распознает все популярные типы документов:
- Торг-12;
- акты;
- счета-фактуры;
- УПД;
- кассовые чеки.
Также есть универсальное распознавание для документов, незнакомых системе, но отражающих хозяйственные операции поступления или списания товаров.
Функции сервиса
В сервисе есть все удобные функции для бухгалтера для загрузки первичных документов.
- Распознает и сопоставляет поставщиков, покупателей, номенклатуру и другие данные с объектами из базы 1С.
- Сопоставляет номенклатуру поставщика и покупателя, сохраняет выбранный вариант, который будет использовать в следующий раз автоматически.
- Дает возможность добавить отсутствующую номенклатуру.
- Проверяет по формуле точность цифр в таблицах, подсвечивает проблемные места.
- Вводит многостраничные первичные документы в базу, как по одному, так и группой.
- Формирует комплект из документов, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию. Например, ТОРГ-12 и счет-фактура или акт на оказание услуг и счет-фактура.
- Если часть документов из комплекта уже есть в базе 1С, то 1С:РПД автоматически создает все недостающие файлы.
- Сверяет информацию из QR-кода на чеке с информацией из ФНС. Все данные из чека сразу будут доступны для загрузки в Авансовый отчет, Путевой лист или Расходы предпринимателя.
- Автоматически прикрепляет сканы к уже созданным документам в базе 1С.
Воспользуйтесь бесплатным мобильным приложением 1С-Сканер
Создавайте документы, даже когда сканера нет под рукой:
- Отсканированные документы будут сразу попадать в сервис 1С:РПД с указанием человека, который их прислал.
- Нового мобильного пользователя можно добавить прямо в интерфейсе 1С:РПД.
- Кассовые чеки и многостраничные документы удобно загружать через бесплатное мобильное приложение «1С:Сканер документов».
