Как в десять раз ускорить ввод первичных документов в 1С

10.09.2021      132364

Цифровизация документооборота идёт полным ходом – ФНС уже осваивает ЭДО и планирует к 2024 году перевести в электронную форму 95% счетов-фактур. Бухгалтеры также задумываются об автоматизации такой рутины, как ввод первички.

Ускорить и удешевить этот процесс можно с помощью интеллектуальных сервисов. Как именно работает одно из таких ИТ-решений, и насколько оно эффективно, расскажем в этой статье.

С чем сталкиваются бухгалтеры при подготовке отчетности

В большинстве компаний ведение бухучета и отчетности до сих пор происходит вручную, из-за чего бухгалтер сталкивается с рядом проблем.

Документы долго едут «в центр»

Географически распределенные компании сталкиваются с тем, что первичные документы приходят на удаленный склад, а не в головной офис, где находится бухгалтерия. С этими актами и товарными накладными работает кладовщик, проверяет информацию. Если в компании есть регламенты и налажена логистика с головным офисом, бухгалтер получает «первичку» через пару дней. Если нет, то документы поступают через несколько недель или даже месяцев.

Трудоемкий ввод «первички» в систему

После того как бухгалтер получил товарные накладные и счета-фактуры, он вносит данные в учетную систему, формирует отчет и отправляет его в налоговую. Ввод каждой строки происходит вручную: нужно сопоставить каждую номенклатуру с данными из справочника или завести новую, если ее нет в системе. На каждый документ специалист тратит около десяти минут (обработка 1,5 страниц).

Дополнительные затраты на ФОТ

Из-за большой нагрузки перед отчетным периодом отдел бухгалтерии не успевает занести все данные в систему. Сотрудники перерабатывают, к процессу подключается главный бухгалтер, или компания вынуждена нанимать специалистов в штат или на аутсорсинге.

Ошибки, за которые придется платить

Важно, чтобы в подаваемых отчетах в налоговую не было ошибок: ни в суммах, ни в количестве маркированного товара. Наличие ошибок грозит санкциями для предпринимателя или главбуха. При ручном внесении данных нужна концентрация внимания, чтобы результат был корректным, что при большой нагрузке достаточно сложно.

Загрузка

У небольших компаний есть практика нанимать бухгалтера на аутсорсинге. Такой специалист может вести сразу несколько организаций. Однако, когда «первички» слишком много, бухгалтер может отказаться от работы с одной или несколькими компаниями из-за нехватки времени на ввод всех документов в систему.

«Infostart: Загрузка документов» – сервис, который решает проблемы

Чтобы справляться со всем вышесказанным, главбуху нужен коллектив из нескольких сотрудников. Но есть хорошая новость – часть рутины можно доверить интеллектуальным сервисам и освободить таким образом несколько часов бухгалтера на более приоритетные задачи.

«Infostart: Загрузка документов» – один из таких инструментов. Это готовый сервис для автоматической загрузки первичных документов в учетную систему. Сервис распознает сканы, чеки, счета, УПД, накладные, позволяет загружать файлы напрямую из платформ ЭДО. Пользователю – самому бухгалтеру или менеджеру на удаленном складе – достаточно загрузить файл в систему, и через 1-2 минуты она выдает пакет данных, которые можно в пару кликов загрузить в 1С.

5 простых шагов к автоматической загрузке «первички» в 1С

 

 

Шаг 1. Сканирование документов

Вы сканируете один или сразу несколько документов (до 150 страниц за раз). Порядок страничек документов не важен – сервис легко справляется с путаницей и корректно идентифицирует данные.

Шаг 2. Обработка файлов

Cервис обрабатывает полученные файлы: сортирует их по страницам и типам, подготавливает отдельный файл для каждого документа, автоматически оцифровывает все данные (номера, суммы, даты, реквизиты плательщика, поставщика и пр.).

Шаг 3. Проверка данных

Сервис распознает и сверяет всю «табличную» часть документа с итоговой суммой, проводит ее перерасчет, проверяет НДС, чтобы не было ошибок. Программа проводит более 30 различных проверок каждой странички, а также валидирует полученные сведения через ЕГРЮЛ/ЕГРИП на корректность.

Шаг 4. Завершение обработки

После оцифровки и перерасчетов, которые занимают не более пары минут вместо 10-15 минут, пользователь получает заполненную карточку документа. Уведомление о завершении обработки приходит на электронную почту сотрудника.

Шаг 5. Отправка данных в 1С

С помощью специального модуля распознанные данные попадают в 1С. Встроенный модуль позволяет создавать и сравнивать номенклатуры, проставлять счета учета, прикреплять сканы к созданному в 1С поступлению и автоматизирует рутинные действия бухгалтера.

«Infostart: Загрузка документов» распознает нестандартные документы и сохраняет чеки

У счетов-фактур и УПД есть заданный государством формат, однако некоторые документы такого стандарта оформления не имеют, например, счета на оплату или акт, чеки. Сервис умеет их распознавать. Он извлекает из них всю необходимую информацию, как и в случае формализованных документов: номера, суммы, даты, сведения о плательщиках и поставщиках.

Сервис распознает сканы и документы низкого качества – отправляет файлы на дополнительный цикл распознавания с помощью алгоритмов искусственного интеллекта.

«Infostart: Загрузка документов» распознает даже чеки, которые принимаются к учету и должны храниться несколько лет на случай проверки. Все сканы и данные с чеков попадают в сервис, чеки не выцветут, и бухгалтер сможет скачать их из архива в любой момент даже через несколько лет.

Новые функции

Сервис уже используют более 5 тысяч бухгалтеров. Поэтому мы знаем, что важно в работе бухгалтера и регулярно добавляем новые функции.

За последний месяц вышло несколько доработок, которые делают процесс распознавания «первички» быстрее и помогают экономить еще больше рабочего времени бухгалтера:

  • Загрузка документов через электронную почту. Бухгалтеру нужно только отправить письмо с файлами или скан с МФУ на выделенный адрес, и сервис сразу запустит процесс распознавания.
  • Создание платежных поручений. После того как счет загружен в сервис и данные распознаны, бухгалтер может зайти в 1С и в пару кликов сформировать платежное поручение. А потом – сразу отправить готовый документ на оплату через систему банк-клиент. Никакой ручной работы!
  • Распределение ролей. Компания может завести аккаунты на нескольких сотрудников и дать им разные права в зависимости от обязанностей. К примеру, менеджер на складе загружает в сервис документ для распознавания, а бухгалтер получает все данные – уведомления обо всех действиях приходят на почту.
  • Обработка кассовых чеков, создание из них авансовых отчетов. Сервис проверяет и распознает данные, подтверждает корректность документов. После этого бухгалтеру достаточно зайти в 1С и сформировать авансовый отчет, который будет включать несколько чеков.
  • Цифровой архив кассовых чеков. В цифровом архиве сервиса документы доступны в любой момент в электронном виде – достаточно скачать.
  • Автоматическое формирование документа допрасходов, например, за доставку при создании поступления. Формирование документа происходит в соответствии с процессами в 1С – дополнительные траты включаются в себестоимость приобретенного товара.

И еще несколько преимуществ «Infostart: Загрузка документов»

  • Гарантированная точность данных. Несколько десятков автоматических проверок и технология искусственного интеллекта обеспечивают высокую точность распознавания первичной документации низкого качества – порядка 98%.
  • Экономия времени на первичку до 10 раз. Автоматизация процесса экономит рабочее время бухгалтера – до 5-10 раз. Эффект заметен с первых дней работы в сервисе: по данным наших экспериментов, новый пользователь, который еще не «набил руку» в системе, тратит на обработку первички в 3 раза меньше времени.
  • Постраничная тарификация и несгораемый депозит. Например, при лимите 50 документов в месяц сервис обойдется в 675 рублей. Это дешевле, чем наем специалиста на эту задачу или оплата сверхурочных штатному бухгалтеру.
  • Конфиденциальность и безопасность. Сервис использует современные технологии шифрования, что обеспечивает высокую степень безопасности сведений на уровне банковских продуктов и систем банк-клиент.

До сдачи квартальной отчетности остались считанные дни.

Получите специальное предложение до 20 сентября и оцените скорость автоматической загрузки первичной документации!
 

Подключить сервис в Инфостарт


Автор:
Руководитель отдела сервисов


Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. rusmil 262 10.09.21 10:31 Сейчас в теме
А сколько стоит-то это удовольствие не написали?
2. ekandyba 7 10.09.21 11:52 Сейчас в теме
(1) Стоимость сервиса зависит от количества документов. Есть различные тарифы по пакетам , которые не ограничены сроком использования, а лимитируются только количеством страниц.
На странице сервиса Вы можете ознакомиться со стоимостью и заказать пробный период.
В новости также присутствует данная ссылка .
3. logdog 11.09.21 21:28 Сейчас в теме
Базовый и профи... в чем разница ....
Какие 675р. в статье, если по ссылке 48 тысяч ?
5. ekandyba 7 13.09.21 15:36 Сейчас в теме
(3) В статье указано "при лимите 50 документов в месяц сервис обойдется в 675 рублей" Именно при этом ограничении сервис будет стоить столько.
Т.к. преимущественно клиентам требуется значительно большее количество документов, есть два популярных тарифа Базовый с лимитом в 3000 страниц и Профи с лимитом в 6000 страниц . Именно они и опубликованы на странице описания сервиса.
Обращаю еще раз внимание, что ограничения только в количестве страниц, но не сроке пользования сервисом.
Если требуется иное количество документов, наши менеджеры рассчитают индивидуальное предложение под каждый отдельно взятый запрос.
8. logdog 14.09.21 15:18 Сейчас в теме
(5) а если нужно 100 (150 ... 200) документов .... как увидеть градацию количество документов - цена. Спасибо!
4. Gilev.Vyacheslav 1915 12.09.21 22:56 Сейчас в теме
заголовок мошеннический
как вы считали в десять раз
почему не в 9 или 11?
6. user895038 13.09.21 16:30 Сейчас в теме
у нас до 1000 документов в месяц, цена на такие услуги в интернете от 9 до 11р.(до 14 у некоторых)/документ, что составляет примерно 11т.р/месяц против 27т.р. или 48т.р. у данного сервиса
P.S.
ага, увидел, что 27т.р. это для 3000
А за 1000 документов сколько?
7. ekandyba 7 13.09.21 16:38 Сейчас в теме
(6) Правильно ли я поняла из написанного Вами, что 11 000 рублей это ежемесячная оплата ?
Давайте посчитаем.
Даже беря в расчет минимальную указанную Вами стоимость в 9 руб за 1 документ , мы получаем 9000 руб в месяц.
В год , при расходе 1 000 документов в месяц , мы получаем 12 000 документов ,что равняется по минимально указанной Вами цене 108 000 руб.
Наше предложение значительно выгоднее.
48 000 рублей это стоимость за 6 000 документов и без ограничения по времени использования . Т.е. Вы можете их потратить за 6 месяцев, за 8 мес или за год , это не имеет значения, цена та же .
Таким образом, при Вашем расходе мы получаем те же 12 000 документов за 96 000 рублей, что уже выходит выгодней на 12 000 рублей.
11. XAKEP 04.10.21 18:02 Сейчас в теме
(7)
Давайте посчитаем

ABBYY FineReader
обработка , сделанная 1с-ником под заказ

и никаких абонплат, интернетов и сюрпризов
9. laperuz 46 16.09.21 04:45 Сейчас в теме
Добрый день!
Хотелось бы видеть сравнение по возможностям/качеству с типовым решением от 1С, которое встроено в БП.
10. GeKo 25.09.21 19:30 Сейчас в теме
А есть коробочное решение?
Оставьте свое сообщение

См. также

Wazzup – партнер конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024»

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Еще один партнер аналитической конференции Инфостарт – компания Wazzup. Команда Wazzup привезет с собой вкусняшки, которые обязательно поднимут настроение участников. А также выступит с докладом в секции «Кейсы крупных компаний».

24.05.2024    216    eselyanina    0       

1

Таймлист – партнер конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024»

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Продолжаем знакомить вас с партнерами конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах». Сегодня мы расскажем про компанию «Таймлист», которая занимается с собственными разработками в сфере искусственного интеллекта и продемонстрирует свой продукт.

23.05.2024    371    eselyanina    0       

16

Собираетесь на конференцию «Анализ и Управление в ИТ-проектах»? Не забудьте ноутбук!

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

В расписании конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024» 61 слот занимают мастер-классы, практики, обсуждения и тренинги.

23.05.2024    339    user997184    0       

1

PROF-IT GROUP примет участие в конференции Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

С 30 мая по 1 июня 2024 года в Санкт-Петербурге состоится конференция «Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024». Один из партнеров конференции – PROF-IT GROUP. Компания представит собственный стенд и доклад в секции «Кейсы крупных компаний».

22.05.2024    464    user997184    0       

15

Как идет переход на 1С в «РЖД»: актуальный статус по проекту миграции на 1С:ERP

Новость ИТ-Новость

Глава правительства Михаил Мишустин и гендиректор «РЖД» Олег Белозеров обсудили, как идет переход на 1С для одного из крупнейших российских пользователей 1С:ERP. Критически важные возможности системы уже реализованы. Полный переход намечен на 2028 год.

22.05.2024    2900    ЕленаЧерепнева    5       

5

Звук из текста: новый механизм для синтеза речи уже доступен в 1С:Предприятие

Новость Сервисы ИТС

Облачный продукт 1С:Синтез речи, обеспечивающий бэкенд к методам внутреннего языка 1С для генерации человеческой речи из текста, уже в продаже. Сервис можно попробовать бесплатно, и если качество устраивает, оплатить один из коммерческих тарифов.

22.05.2024    508    ЕленаЧерепнева    0       

2

Розыгрыш эргономичного кресла Metta Y 4D Triumph на конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах»

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

На конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах» Инфостарт разыгрывает эргономичное компьютерное кресло Metta Y 4D Triumph. Это кресло станет вашим надежным помощником в работе, обеспечивая комфорт и здоровье спины.

22.05.2024    405    AnastasiaKl    0       

1

Может ли недавно созданная ИТ-компания платить страховые взносы по льготному тарифу, если она применяет УСН

Новость УСН ИТ-льготы ИТ-Новость

Минфин ответил на вопрос, какие льготы по взносам может получить ИТ-предприятие на УСН с собственным программный продуктом, если оно зарегистрировано в начале 2024 года.

21.05.2024    547    user1915669    0       

1

Reksoft — партнер конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024»

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Представляем еще одного партнера конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах» – компанию «Рексофт». В этом году компания не только выступит партнером события, но и подготовила для участников много интересного

21.05.2024    559    user1950500    0       

15

27 мая состоится открытый вебинар «Практический опыт внедрения и эксплуатации Tantor SE 1C»

Новость

Инфостарт организует бесплатный вебинар по работе с СУБД Tantor Special Edition 1С. Встречу проведут старшие пресейл-инженеры Tantor Борис Шишкин и Кирилл Иванов.

20.05.2024    865    user997184    0       

16

CDEK – партнер конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024»

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

За скорость и драйв на конференции будет отвечать компания CDEK. Команда ИТ-продуктов CDEK создает и масштабирует цифровые решения в финансах, e-commerce, маркетинге и логистике.

20.05.2024    530    eselyanina    0       

2

Гринатом – партнер конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024»

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Сегодня поговорим о компании Гринатом: вас ждет доклад в секции «Кейсы крупных компаний» и, конечно, стенд. На стенде для участников подготовили логические задачки и подарки, Но самое ценное здесь – обмен опытом с коллегами. 

17.05.2024    1205    user997184    0       

15

Бесплатное обучение 1С для учителей: поддержка ИТ-образования и встраивание дисциплин в учебный процесс

Новость ИТ-Новость Образование

Фирма «1С» приглашает преподавателей среднего профессионального и высшего образования, а также учителей основного общего образования на бесплатное обучение по программе «Легкий старт». Обучение проводится в дистанционном формате.

17.05.2024    974    ЕленаЧерепнева    0       

2

Новое решение «1С:Обмен данными по учету животных с ФГИС ВетИС Хорриот»

Новость

Фирма «1С» сообщила о начале продаж новой конфигурации для интеграции с компонентой «Хорриот» в системе ВетИС. Решение будет обеспечивать обмен информацией об учете животных, профилактических, диагностических, лечебных и иных мероприятиях.

17.05.2024    800    ЕленаЧерепнева    0       

2

КРОК – партнер конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024»

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Команда КРОК уже не в первый раз приезжает на мероприятия Инфостарт в статусе партнера. В этом году на стенде компании всех участников ждет насыщенная программа и много нетворка с экспертами.

16.05.2024    1033    user997184    0       

16

Присоединяйтесь к курсу «1С: Библиотека стандартных подсистем для начинающих»

Новость Обучение

Обучение продлится 2 недели: первый вебинар состоялся вчера, 15 мая. Но у вас еще есть возможность присоединиться к обучению и не пропустить важное. 

16.05.2024    1022    user997184    2       

2

Как избежать проблем с автоматическим обновлением тонкого клиента 1С на старых версиях Windows

Новость Платформа 1С v8.3 Зазеркалье ИТ-Новость

Фирма «1С» предупредила, что при автообновлении тонкого клиента 1С с веб-сервера на некоторых старых версиях операционных систем Microsoft Windows может быть выведена надпись: «Не обнаружена цифровая подпись программы доступа».

15.05.2024    1196    ЕленаЧерепнева    0       

2

«СИТЕК» – партнер конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024» 

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Продолжаем знакомиться с партнерами майской конференции Инфостарт для аналитиков и управленцев. На этот раз расскажем, что подготовила для нас компания «СИТЕК».

15.05.2024    1034    user997184    0       

15

Аутентификация с помощью электронной почты в 1С:Предприятие 8.3.27

Новость Зазеркалье

Официальный технологический блог разместил анонс новых возможностей платформы, которые ожидаются в 8.3.27. Разработчики обещают реализовать вход в систему по паролю, отправленному на электронную почту пользователя.

14.05.2024    1184    ЕленаЧерепнева    0       

1

ГК «КОРУС Консалтинг» – официальный партнер конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024»

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

В перерывах между докладами не упустите шанс сфотографироваться на стендах, поучаствовать в активностях и забрать с собой дополнительные сувениры. 

14.05.2024    2152    user997184    0       

16

Бухгалтерия 3.0.152: настройка выплаты зарплаты и развитие интеграции с 1С:ДО 3

Новость 1С:Бухгалтерия 3.0 Новый релиз

Вышел очередной релиз прикладного решения 1С:Бухгалтерия 3.0.152. Разработчики добавили новую функциональность для настройки выплаты заработной платы, а также расширили возможности интеграции с 1С:Документооборот 3.0.

14.05.2024    938    ЕленаЧерепнева    0       

2

1С:MDM корпоративного уровня: новый продукт для управления мастер-данными

Новость

Вышел продукт «1С:MDM Управление мастер-данными КОРП». Решение позволит унифицировать НСИ для крупных распределенных компаний. Цена поставки для конечных пользователей будет зависеть от объема мастер-данных, используемых в централизованной базе.

13.05.2024    2697    ЕленаЧерепнева    1       

2

Онлайн-интенсив для новичков: быстрый старт в 1С-программировании 

Новость Обучение

4 июня стартует интенсив по 1С-программированию для новичков. Всего за 2 месяца участники курса научатся работать в самой популярной программе для автоматизации бизнеса «1С:Предприятие» и подготовятся к сдаче сертификационного экзамена 1С:Профессионал. 

13.05.2024    940    user997184    0       

15

Последний шанс купить билеты на конференцию «Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024» со скидкой

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

С 16 мая цены на участие в конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024» изменятся. Если вы еще не успели купить билеты – не упустите последнюю возможность и воспользуйтесь финальной скидкой до повышения цены. 

13.05.2024    1093    user997184    0       

15

Онлайн-курс «1C:Предприятие для программистов: Запросы и отчеты»: старт уже завтра

Новость Обучение Программист

На курсе мы займемся изучением языка запросов и возможностей системы компоновки данных, которые понадобятся при разработке отчетов, работающих на платформе «1С:Предприятие».

13.05.2024    807    AnastasiaKl    0       

1