Такие вещи нельзя держать в себе, необходимо делать выводы. И вот как оно было.
Июль 2018
Прекрасное производственное предприятие, растущее рекордно быстро. Настолько быстро, что не успело за 4 года отбросить ненужный эксель и сколько-нибудь перейти на 1С, при наличии уже 2 единиц бухгалтерии, круглосуточного производства, отдела продаж и прочих признаков крупной компании. Мы были у них первыми. Руководство - адекватнейшие люди, почти понимали, что происходит и что они хотят.
Разговор с руководством показал, что бухгалтерия - белая и пушистая, главная задача - автоматизировать производство. Ок.
База управления торговлей (УТ) использовалась для учета материалов и запчастей на складах. Остатки почти сходились с реальностью, но достоверно никто не знал. Вел учет снабженец.
Отдел продаж работал исключительно с экселем.
Бухгалтера, к сожалению, мы не удосужили аудиенцией, т.к. доверились руководству, что все белое и пушистое. Но узнали, что бухгалтерия версии 2 все-таки стоит (Бух) и используется главбухом для сдачи отчетности.
Хотят консолидированный учет по нескольким юридическим лицам, к тому же выяснилось, что зарплата немного запачкалась, но это мелочи, проходили не раз.
Да, есть давальческая схема со стороны давальца. Типовая вроде штука, тут мы внимания особо не заостряли, а зря. Потому что подрядчик - тюрьма. Мало того что государственное, так еще и абсолютно адовое в плане оформления документов заведение.
Тем не менее, выбор конфигураций пал на "Комплексную" (КА). Прекрасный вариант для компании, где хоть как-то умеют работать с 1С и знают, зачем она нужна. Тем более успешный опыт внедрения КА 1.1 уже был на зерноперерабатывающем предприятии, а это не хухры-мухры.
Август 2018
Мы пытаемся объединить данные по остаткам из УТ и БП. Никакой другой полезной информации в базе УТ просто нет. Номенклатура двоится, имеет разные названия одной и той же позиции. Учет только по складам.
Те же самые данные по остаткам в бухгалтерии имеют кардинально различные значения по количеству, сумме, наименованиям. Количество болтов и гаек превышает 1500 единиц. Возникает первая неловкая задумчивость. Что важнее, складской учет, или сданная отчетность по сумме?
Пытаемся привести то количество позиций из УТ, которое было, к суммовым значениям из БП. Параллельно формируем и настраиваем рабочие места пользователей склада.
Через неделю понимаем, что не работает. Пользователи не ведут своевременный учет по складу. Где-то одновременно с этим понимаем, что в бухгалтерии не закрыт прошлый (2017) год и регулярно меняются цифры. Поэтому тот ввод остатков, который мы сделали и сводили в течение нескольких дней, уже неактуален... оок. Решаем это дело оставить пока в покое (когда-то же год закроется), перегрузить актуальные остатки по бухгалтерии чуть позже, а пока заняться учетом в производстве.
Мы ловим насмешливые высказывания главбуха о нашей компетенции, вполне открытые и незавуалированные. Отчасти потому, что не провели предварительную беседу с бухгалтером. А еще она знает, как правильно, но не скажет.
Сентябрь - Октябрь 2018
Мы анализируем производство, разрабатываем интерфейс рабочих мест, определяем круг ответственности пользователей. Сделали это достаточно хорошо, разработали дополнительный контур учета в единицах первичного сырья для контроля. Получилось прекрасно. Начата работа по разработке спецификаций, еще с косяками, но работа в целом движется, и материалы начинают списываться по нормам.
И в это же время мы внезапно выясняем, что переработчик прекрасен в своих деяниях. Мы получаем акты 25-го числа о выполненной работе за ВЕСЬ месяц. При этом то, что написано в актах на будущие 5-6 дней, с реальностью никогда не сходится. Более того, акты могут быть выписаны в этом месяце, а отгрузка пройти в следующем или вообще не пройти. А в комплексной за переданными материалами и полученной продукцией - жесткий контроль. Там нельзя, как бухгалтерии, передать что-то и получить что-то по факту. И мы встаем в жесткий ступор с закрытием месяца и отрицательными позициями. Организационно проблема не решается. От слова совсем.
Бухгалтерия в шоке от другой методики ведения авансовых отчетов, попытки выйти на адекватный разговор не увенчиваются успехом.
Ноябрь - Декабрь 2018
Напряжение нарастает.
Бухгалтер продолжает глумиться и исподтишка саботировать процесс (некогда, вы скажите как надо, вы не говорили и т.д. и т.п.) "А еще у моей подруги-бухгалтера на рыбоперерабатывающем предприятии все внедрили за месяц. Че вы копаетесь?".
Увольняется помощник главного бухгалтера, с мотивировкой "много работы". Не сразу, но находят нового, более позитивного и опытного.
В декабре инвестор со стороны заказчика перестает оплачивать работу, т.к. "покажите результат". А с видимым результатом беда.
Волосы руководителя проекта начинают выпадать на совершенно неожиданных частях тела.
Программисты улучшают работу с программой, специфические печатные формы, адаптация типовых механизмов под рядовых сотрудников клиента (спецификации, отгрузки, приведение в порядок договоров, выгруженных из УТ). У них все хорошо.
Консультант воюет с настройками базы, возвращает в исходное состояние измененные главным бухгалтером настройки по фин. результату, настраивает бухгалтерский учет. Возня и ручные корректировки по давальческой схеме. Пишутся инструкции.
Штатная бухгалтерия продолжает бить данные в свою бухгалтерию, и в КА по остаточному принципу. Остаточный принцип дает знать несвоевременным проявлением проблем и задержкой их решения.
Начальные остатки так и не введены целиком, т.к. бухгалтерская база корректируется вплоть до 2017 года включительно.
Остатки материалов в базе не сходятся, инициирована инвентаризация. Инвентаризация проводилась несколько дней, результаты бессмысленны.
Бухгалтерия продавливает модификацию авансового отчета (3 месяца мы отбивались). Абсолютно бредовую и заведомо нерабочую - возможность выбора организации в каждой строке авансового отчета, оформленного по управленческой организации. Как при этом будет соблюдаться нумерация, внятно не отвечают. Но категорически не хотят разбивать одну пачку чеков от учредителя на несколько документов. Начинаем работу, берем аванс.
К концу года понимаем, что база в таком состоянии работать не будет, и ни один месяц мы не закроем. Принимаем решение о ведении новой базы с нового года.
Январь 2019
Перенос остатков на новую базу. Принято решение отказаться на этом проекте от услуг штатного консультанта. Привлечен сторонний сертифицированный специалист - консультант.
Февраль - март 2019
Сторонний специалист полностью перенастраивает настройки информационной базы, пытается настроить финансовый учет и закрыть январь. Безрезультатно. Показав полную профнепригодность и отсутствие каких-то результатов за полтора месяца, с позором прогоняется.
Корректируем начальные остатки (заново), начинаем подозревать отсутствие адекватного учета в Бух. базе.
Штатный консультант заново восстанавливает настройки. Программистам прилетает куча задач по восстановлению учета из-за измененных настроек - скрытые и неправильно заполненные реквизиты никто не отменял.
Попытка закрыть январь выдает полный хаос в производственном учете - отрицательные остатки почти на всех складах. Дичайшую пересортицу. Выясняем причины. Все ведется на бумажках или эксель, а 1С - по остаточному принципу.
Переработка авансового отчета закончилась. Написан треш-угар-код (те, кто видел типовой код проведения авансового в комплексной, - поймет), в базу поставлена, но ввиду наличия других проблем задачу принимать не хотят. Грустим.
Начальные остатки на начало года в бухгалтерии опять поменялись. Ввод начальных остатков.
Март-Апрель 2019
Попытка закрыть январь. Отрицательных позиций очень много, всплывают ошибки, вызванные изменением настроек программы туда-сюда. Подключаются программисты. Просто убираем минуса на конец месяца списанием-оприходованием. Немного помогает практика ежемесячных инвентаризаций, на которой мы настояли, есть промежуточные результаты, к которым можно подгонять.
Месяца по март закрыты технически без ошибок, фин. результат заставляет плакать. Еще более заставляет плакать его расхождение с бух. базой, учет в которой ведется до сих пор.
Май 2019
По просьбе клиента в его офисе поселяется наш программист. С обязательством оплаты "по часам". Ок. Работа с текучкой пошла заметно быстрее. За месяц решены почти все возникшие на тот момент оперативные проблемы.
Спойлер - не заплатят, т.к. "нет результата". Доп. соглашение, конечно, не делали.
Есть надежда на завершение проекта. Бухгалтеру дали волшебный пендель, стала нормально разговаривать. Принимаем решение о продолжении работ, т.к. клиент крупный, интересный, а опыт внедрения комплексной нам очень нужен, ну и вроде налаживается ситуация.
Июнь - Июль 2019
Наш консультант также поселяется в офисе заказчика. Перерабатывает ВСЮ первичку с начала года, выявляются ВСЕ расхождения и пересортицы, которые только возможно. Используя макулатуру начальника цеха, экселевские файлы и прочее. Два месяца работы, и производственный учет, а также бухгалтерский учет настроены и сведены за полгода. Бонусом мы выявили переплату НДС на 500 000 (пятьсот тысяч рублей) из-за того, что главбух не разобрался с переходом на 20% и вел ахинею в базе (в обеих), а также не отслеживались авансы (пересорт по договорам, заказам и пр).
Инвестор со стороны заказчика осознает, что проведена абсолютно нечеловеческая работа, после того как выясняет, что проблема по одной из пересортиц найдена в бумажных журналах трехмесячной давности. Стоимость найденной ошибки его тоже вдохновляет.
ПОБЕДА?
Август 2019
После продолжительной работы, консультант уходит в отпуск и мы ждем результатов проверки аудитором работы главного бухгалтера (нам на слово не поверили, что считаю правильным).
К концу августа заказчик заявляет, что аудит не принес внятных и понятных результатов, их не так поняли, поэтому профит в 500 тыс. руб. не могут подтвердить.
Я в свою очередь заявляю, что более бесплатную работу позволить себе не могу. Спасибо. Клиент обещал позвонить через неделю. Прошел месяц. У меня желания звонить уже нет.
Как вишенка на торте, на днях прилетает тикет от них "~400000 ошибок закрытия сентября"...
Ну а теперь выводы и ошибки.
1. Последовательность внедрения. Первым нужно настраивать бухгалтерский учет, а только потом складской и производственный. Обратная подгонка просто невозможна.
2. Нельзя игнорировать главбуха до начала внедрения, даже если руководство говорит, что бухучет весь белый (нет), и бухгалтер просто сдает отчетность (нет). Кстати, в процессе (на 5 месяце) выяснилось, что была еще база УПП, про которую нам не говорили, и в которую не пустили. Было уже неактуально, но обидно.
3. Все договорные отношения и их изменения необходимо оформлять документально.
4. Сторонние специалисты, привлекаемые в процессе проекта, должны быть проверены, и опыт должен быть подтвержден. Это обойдется дорого, но не дороже, чем заплатить за отсутствие работы и результата.
5. Не зря все-таки фирма 1С требует для продажи комплексной наличие сертификатов. Неплохо бы иметь уже обученных специалистов по конкретному продукту к началу проекта, а не обучаться в процессе. Реалии маленького франчайзи вносят свои коррективы в это правило, но все же.
6. Настройки программы заполняются под протокол за подписью всех ответственных лиц - Главбуха (или ответственного за учет) и инвестора со стороны клиента, а также консультанта и РП со стороны исполнителя. Меняются только по согласованию всех четырех и с четким обоснованием необходимости и с пониманием стоимости смены этих настроек.
7. Необходимо закрывать доступ к предыдущей системе учета с момента начала ведения учета в новой. Как это сделать при переходе с одной 1С на другую - понятно. А вот как заблокировать эксель и бумажные журналы - не очевидно до сих пор.
8. Вы не сможете сопоставить номенклатуру из 3 разных баз. По разным количествам и суммам.
9. Клиент не должен менять штатное расписание задним числом. Это плохо отражается на учете зарплаты.
10. Менять учет по договорам на учет по документам, а потом наоборот - очень плохая идея.
11. Цеховая кладовая не отслеживает отрицательные остатки. Использовать ее очень сложно. Лучше не надо.
12. Остатки основных средств ни в коем случае нельзя вносить ручными проводками (привет от стороннего специалиста)
13. В банковских платежках при оплате на конкретное физлицо неплохо бы указывать ИНН (для каждого свой!), иначе контрагент не подставится автоматически.
14. Контрагенты вообще должны быть заполнены, иначе при выгрузке из банка будут формироваться дубли.
Немного статистики:
Работ по проекту: 1275 часов
из них оплачено: 244 часа
Бесплатно отработано: 1031 час.
Более дорогого процесса обучения трудно себе представить.
Буду рад комментариям, советам или просто картинке с двумя гопниками.
P.S. Консультант говорит, что было много еще интересного, но будем надеяться, что она напишет отдельную статью о конкретных методах и проблемах при внедрении.
