Личный опыт.
На фрилансе вот уже 8 месяцев поддерживаю одну торговую компанию. Штат примерно 25 человек. По началу задач было не много. Встретились, поговорили, определили сроки, работаем. Недели 2 работаем, приехали, показали, деньги получили. Со временем количество задач стало увеличиваться, а сроки уменьшаться. Настал час, когда задачи стали рождаться на ходу и нужно было их, где то фиксировать. Т.к. задачи накапливались, терялись, долго вспоминались и в итоге забывались. Как итог, это потерянное время, растянутые сроки, ну и отголосок на качество работ явно не в лучшую сторону.
Я всё это дело вел в EPIM (моя публикация). Показал EPIM шефу, ему понравилось, купил, поначалу был доволен.
В EPIM в принципе всё классно, но если ты ведешь дела для себя, организация собственных задач.
Но когда нужно назначать ответственного по задаче, контролировать ход выполнения, делегировать и создавать подзадачи, то тут EPIM уже бессилен. А руководству нужно, чтобы всё было под контролем, не зависимо от того, где оно находится и в каком часовом поясе. Т.е. плюс к этому, ещё нужен web интерфейс и клиенты под Android/iOS.
Бороздил я просторы интернета, но никак не мог подобрать подходящее решение.
Есть много различных сервисов, что то сделано топорно, что то дорого, какие то сервисы берутся автоматизировать весь процесс учета. Как вариант можно было внедрить 1С: Документооборот или что то подобное, на базе 1С.
Но, во-первых - это затраты сразу на начальном этапе, не понимая до конца, что мы получим на выходе. Да, можно поставить пока нелицензионною версию, чтобы понять, но вот как то ни хотелось на 1С предприятии.
Во вторых компания небольшая и просто ради автоматизации задач, покупать продукт, который ещё надо и обслуживать, в данном случае этот вариант не подходил (нет как такового документооборота).
В третьих имея опыт работы в MS SharePoint (как пользователь портала), я очень хотел найти, что то похожее, в браузере, с висюльками и погремушками.
Но как говориться, тот, кто ищет, тот всегда найдет. Хотя, оказалось, далеко ходить не надо было, всё было под носом.
Я наткнулся на Битрикс24. Зашел, почитал, описал возможности шефу и предложил попробовать. Получил добро, вперед!
Зарегистрировались, на следующий день начали работать. Эмоции были только положительные.
Я буду говорить, о бесплатном, стартовом тарифе "Проект".
И так, что мы имеем.
5 гб места в облаке (Битрикс диск), 12 лицензий, возможность хранить на портале инструкции, какие то общие документы, фото, файлы, вести задачи и проекты, дружелюбный интерфейс и самое главное, что это БЕСПЛАТНО! Имеются клиенты под Android/iOS. И примечательно то, что не нужно ничего обслуживать! Нет трудозатрат на поддержку портала, не нужно думать о том, что отключат электроэнергию в офисе или упадет Ethernet канал, не нужно выделять ресурсы в инфраструктуре компании, всё в облаке!
Инструменты:
"Живая лента" - как стена vkontakte. Все последние новости, комментарии к задачам, опросы, объявления касающиеся пользователя публикуются на стене. Есть общая "стена" - живая лента, есть "стена" группы.
Встроенный месcенджер - в него приходят мгновенные сообщения, уведомления об измененных задачах и вообще все изменения на портале касающиеся вас и групп в которых вы состоите.
Здесь можно сказать о клиенте для windows и iOS, которые содержат в себе мессенджер и инструмент по управлению Битрикс диском, на подобии софта для Google диск и Dropbox.
Вы можете быть неавторизованным в портале в браузере, но получать все уведомления в клиент Битрикс24. А мессенджер абсолютно такой же как на infostart, стандартный от 1С Битрикс.
Клиент может пригласить в портал сотрудников ответственных за подразделения (начальников отделов), либо ответственных за внедрение. С которыми вы можете вести переписку по проектам, обмениваться документами и выполнять задачи.
Далее будет немного интереснее.
Управление задачами - возможность создавать задачи, выбирать ответственного сотрудника, делегировать задачи, подключать наблюдателей. Задача может менять статус: в процессе выполнения, отложена, завершена, не начата.
Задача может иметь подзадачи. Задача может содержать чек листы (пункты которые нужно выполнить в рамках задачи). В каждой форме задачи есть возможность общения между участниками задачи. Как комментарии к фотографиям в соц. сетях. К комментарию можно прикрепить файл, вставить картинку, таблицу или гиперссылку, ну и собствено что нибудь написать)
В каждой задаче есть вкладка затраченное время, это место где вы можете фиксировать время, которое затратили на выполнение конкретной задачи.
Существуют отчеты по задачам, а также есть конструктор отчетов, где можно собрать то, что нужно именно вам. С помощью отчета можно, допустим, получить всю информацию по проделанным работам за нужный период и видеть затраченное время по каждой задаче. Очень удобно, как для постановщика задач, так и для исполнителя. Я формирую отчет за нужный период, смотрю время затраченное на выполнение задач за данный период, умножаю на ставку программиста в час, получаю сумму к оплате. Всю эту информацию может видеть клиент, сформировав отчет по выполненным задачам. Всё красиво и прозрачно!
Задачи теперь ставим только в Битрикс24. Без задачи в битриксе, ни начинается никакая работа.
Создали задачу, что то непонятно, в ней же пообщались, решили. Не нужно искать в почте письмо, где клиент написал описание к 4 пункту проекта, а дата письма не известна (привел пример на ходу, но именно так чаще всего и получается).
К задаче можно подкрепить файлы. Вся информация касающаяся проекта находиться в одном месте. Задачи можно разделить на проекты (группы).
Теперь я просто захожу в Битрикс24, нахожу задачу, вижу её сроки, вижу все прикрепленные к ней файлы, вижу обсуждения по этой задаче. Вижу время, которое я уже затратил на выполнение. Я могу планировать свой доход, а заказчик затраты, на оплату работы фрилансера.
Кстати, все изменения в задаче фиксируются в истории изменений, это ещё одна вкладка. Не получиться поставить случайно в затраченном времени 5 часов, а потом передумать и исправить на 10_))))
Конечно, можно), но всё прозрачно и клиент будет видеть все изменения. Также как и вы, все изменения внесенные клиентом по конкретной задаче.
Календарь - можно вести свои дела, можно планировать события (встречи) в календаре. Все участники получат уведомления о предстоящем событии, если мы укажем в описании приглашенных сотрудников.
По этим событиям можно выставлять счет за выезд к клиенту. Опять же, всё прозрачно, как для клиента, так и для фрилансера. Существует интеграция каленадрей с iOS, Google, MS Outlook. Но если честно, работу данной интеграции ещё не проверял.
Файлы - здесь всё интуитивно понятно. Создаем папки, обзываем, загружаем в папки файлы, настраиваем доступ. Есть поддержка Google Docs и MS Office Web Apps. Файлы документов word, excel (с другими в битриксе не сталкивался) можно открыть для просмотра и редактирования прямо с портала в браузере. Для папки можно подключить сетевой диск в проводнике и работать через него с файлами с портала.
Существуют модуль "CRM", возможность ведения фотоальбомов, создание бизнес-процессов согласования документов и элементов CRM, возможность создания базы знаний wiki в группах и ещё некоторые фичи.
С фотоальбомом, думаю всё понятно, бизнес-процессы я не разбирал, хотя можно активно использовать, допустим для утверждения макетов отчетов, печатных форм, да те же счета на оплату можно согласовывать в битриксе.
Базу wiki тоже ещё не разбирал, но думаю можно использовать как базу знаний для пользователей ну и для себя. Да и что думать, она для этого и предназначена! Если своевременно добавлять туда информацию, со временем соберется приличный объем данных. На CRM я не буду подробно останавливаться.
Данная статья нацелена больше не на освещение возможностей Битрикс24, а на желание поделиться опытом автоматизации работы фрилансера с помощью этого продукта. И фрилансеру в данном случае "CRM" не особо интересен. Другое дело, если вы изучите работу этого модуля, подскажите клиенту как его можно применить и получите дополнительную мотивацию.
Но, это уже дело и желание каждого:)
Ещё хотелось бы поделиться идеей, которую дает модуль "Экстранет", но это уже в следующем платном тарифе "Команда". Хотя можно реализовать и на базе интранета!
Под интранетом подразумевается группа, в которой состоят штатные сотрудники компании. Которые видят информацию касающуюся всей компании (файлы, сотрудников, задачи, структуру компании).
А пользователи экстранет ограничены в правах, работают только внутри своей группы, вида экстранет.
Допустим, вы занимаетесь фрилансом, у вас 5 клиентов. Вы создаете свой портал, создаете 5 групп экстранет и в каждую приглашаете клиентов. В итоге получается, клиент заходит на ваш портал, ставит вам задачи в своей группе, получает уведомления на почту при каких-то изменениях по задаче, в любое время суток может увидеть состояние задач и затраченное время на их выполнение. Работает с файлами внутри своей группы, использует базу знаний Wiki. Может назначать и контролировать задачи со смартфона или планшета, находясь в отпуске на берегу атлантического океана! И главное, клиент за это ничего не платит, он платит за выполненную в срок работу, которая соответствует заявленным требованиям! Тут вы получаете ещё + позитив от клиента, конечно если клиент идет в ногу со временем и приветствует такие начинания и внедрения.
Клиент будет видеть перед глазами, сколько задач поставлено на текущий момент времени и задумается над тем, адекватен ли он в том, что требует от программиста быстрого решения задач. Часто происходит так, что задачи сыпятся, а требования к срокам вырастают и в воздухе необъяснишь, что объем работ очень большой и уложиться в сроки просто не реально! Теперь всё перед глазами, задачи, сроки, количества дедлайнов:) Автоматизировав данный участок, вы увеличите объем и качество выполняемых работ. Наведете порядок в задачах и сроках! Конечно необязательно всё это дело автоматизировать на базе Битрикс24, но уже есть от чего оттолкнуться. С чем сравнить!
Я описал свое видиние в рамках, фрилансер 1С - постановщик задач. Но может случиться такое, что ваши начинания перерастут в корпоративный портал компании и будут автоматизированы задачи не только по 1С разработке, но и все остальные бизнес процессы компании. Задачи могут создавать начальники отделов, своим подчиненным. Wiki может стать общекорпоративной базой знаний. Ну и так далее и тому подобное...
Также Битрикс24 актуален для отделов разработки 1С и не только! Можно отлично автоматизировать проекты, которые ведуться по Agile.
Задача - Спринт.
В задаче можно создать множество подзадач. В задаче можно установить чек листы. Как раз то, что используется при планировании спринта. Создать отчет, который будет показывать ход выполнения задач и затраченное время. Ну это как вариант, просто мысли вслух.
Трудовой опыт позволяет сравнить Битрикс24, как копроративный инструмент лишь с MS SharePoint. И если честно, работая в MS SharePoint чувствуешь ни столько преимущество Битрикс24, сколько комфорт и удобство в работе и кстати преимущество тоже! Не знаю, позволяют ли средства разработки MS SharePoint сделать, допустим, живую ленту или комментарии к задачам? Может, кто то сможет ответить на этот вопрос? Мое мнение основывается на том, как сделан SharePoint в котором я работал.
Единственное, хочу отметить один БОЛЬШОЙ минус, это отсутствие интеграции с 1С Предприятие. Есть интеграция с интернет магазином на базе 1С Битрикс: Управление сайтом, но очень не хватает именно 1С Предприятие, в частности для работы с CRM модулем. Но на днях обещают обновления и интеграцию с 1С Предприятием, поживем, увидим...
Спасибо за внимание, думаю, кому то из сообщества будет полезным!
P.S.
Тариф «Проект», полет 2 месяца, всё в норме. Со следующего месяца, компания переходит на платный тариф «Команда». Кстати сейчас уже в пробном режиме работает на тарифе «Команда». Бесплатно 1 месяц. Постепенно в работу подключаются сотрудники. Постепенно изучаются не используемые возможности сервиса. Дальше, больше…
Также хотелось бы услышать, об опыте других фрилансеров в данном контексте и о других подобных продуктах.
Нету всяких социальных фишек, но как то не очень уверен, что мне это надо, а месенджер я использую тот, который использует клиент.
