Как сократить стоимость бизнес-процессов в 2 раза и выстроить управленческий учет на базе 1С

О компании

Компания-заказчик – оптово-розничная продажа дверей.

Клиенты: розничные покупатели, оптовые клиенты, дилеры.

Основные бизнес-процессы

• продажи (квалификация, опт, розница, дилеры)
• оформление заказов
• закупки под свободные остатки и под заказ клиента
• доставка и монтаж
• прием оплат
• расходы
• рекламации

Толчок для старта автоматизации

Что стало триггером

Руководство столкнулось с ситуацией, когда масштаб бизнеса вышел за пределы возможностей существующих процессов.

Со слов заказчика: Требуется сократить временные и стоимостные затраты, также нужно исключить ошибки ручного ввода и критично получать управленческую отчетность в нужных разрезах

Какие были проблемы

• Дублирование данных в CRM и 1С
• Сложность в анализе продаж и обязательств
• У сотрудников уходило много времени на оформление документов
• Невозможно собрать показатели по менеджерам, салонам, номенклатуре
• Ошибки в учете из-за «ручного» режима работы

Типичная проблемная ситуация

Менеджер оформляет заказ в нескольких системах → часть информации теряется → склад не видит актуальных обязательств → нет прозрачности по срокам → клиент ждет дольше → возникает рекламация.

Компания хотела убрать эту цепочку сбоев.

Цели проекта автоматизации

1. Сократить затраты на оперативный учет

   Оптимизировать и автоматизировать ключевые бизнес-процессы, снизив трудоёмкость и стоимость их выполнения.

2. Снизить количество ошибок и ручных операций

   Исключить дублирование данных и ошибки ручного ввода за счёт работы в единой информационной системе.

3. Создать единую систему оперативного и управленческого учета

   Объединить продажи, закупки, склад, финансы и взаиморасчёты в одной системе на базе 1С.

4. Повысить прозрачность бизнес-процессов

   Обеспечить сквозную прослеживаемость цепочки от клиента и заказа до отгрузки, оплаты и финансового результата.

5. Сформировать управленческую отчетность для собственника

   Настроить управленческую отчетность по продажам, финансам, складу, центрам прибыли и направлениям деятельности.

6. Сократить время обработки заказов

   Ускорить прохождение заказов за счёт стандартизации процессов и автоматического формирования документов.

7. Повысить управляемость продаж, закупок и склада

   Обеспечить контроль остатков, закупок, взаиморасчётов с клиентами и поставщиками, движения денежных средств.

8. Подготовить систему к масштабированию бизнеса

   Создать архитектуру учета, позволяющую без переделок подключать новые салоны и увеличивать объём операций.

Ход проекта

1. Описание бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас)

В рамках предпроектного обследования были определены бизнес-процессы верхнего уровня:

Были описаны следующие бизнес-процессы:

2. Оценка стоимости бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас) (функционально-стоимостной анализ)

В рамках предварительного обследования был проведен функционально-стоимостной анализ (оцифровка по времени и стоимости) бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас) (данные по времени и заработной плате сотрудников были получены со слов заказчика).

• для этого были рассчитаны средние показатели времени на обработку одного экземпляра процесса по каждой роли (сложили время по каждой операции и по каждому бизнес-процессу)

• была рассчитана средняя стоимость одного часа рабочего времени каждого сотрудника (средняя зарплата / количество рабочих дней / количество рабочих часов в день)

• после чего рассчитали временные затраты (в человеко-часах) на выполнение всех процессов за 1 календарный месяц  (умножили среднее время выполнения процесса по каждой роли (в минутах) на среднее количество повторений процессов за календарный месяц и разделили 60 минут, получили человеко-часы, затрачиваемые каждой ролью на основной процесс за месяц)

• далее была посчитана стоимость бизнес-процессов за месяц по ролям (умножили стоимость 1 человеко-часа по каждой роли на время, затрачиваемое каждой ролью на тот или иной процесс).

3. Определение бизнес-требования заказчика

По результатам проведенных интервью с собственниками бизнеса в рамках первой предпроектного обследования, были определены следующие бизнес-требования к будущей информационной системе:

• необходимо сократить временные и стоимостные затраты на оперативный учет за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов;
• исключить ошибки ручного ввода операций путем создания единой информационной системы оперативного и управленческого учета;
• сформировать оперативную и управленческую отчетность в соответствии с требованиями заказчика

Планируемые количественные и качественные параметры и показатели проекта

Бизнес-требования к отчетности

С учетом того факта, что в бизнесе заказчика уже используется программный продукт 1С: Управление торговлей 11.4 и опираясь на бизнес-требования предлагаем реализовать цели проекта на существующем программном обеспечении

4. Описание бизнес-процессов в модели TO BE (как будет)

Диаграмма процессов верхнего уровня TO BE (как будет)

Диаграмма процесса создания ценности TO BE (как будет)

Диаграмма процесса «Продажи» TO BE (как будет)

Также введены единые правила работы с заказами клиентов, поставщиков, оплатами.

Настроена структура отчетности:

• по продажам
• по срокам обязательств
• по закупкам
• по складам
• по денежным средствам
• управленческие: Баланс, Движение ДС, Доходы-Расходы, ОПиУ.

Устранены ошибки, связанные с различиями УТ и БП (обмен через файл).

5. Сравнительный анализ стоимостных показателей бизнес-процессам по моделям AS IS (как есть сейчас) и TO BE (как будет) и расчет экономического эффекта

Результаты проекта

Изменения после автоматизации

1. Сокращение стоимости процессов

За счёт оптимизации операций и устранения дублей время сотрудников снизилось.

2. Снижение ошибок учёта

   Ручной ввод перестал быть ключевой точкой риска — данные проходят единым контуром.

3. Ускорение выполнения заказов

   Сквозные процессы позволили отслеживать срок исполнения, понимать статус каждой продажи.

4. Рост управляемости бизнеса

   Появились отчеты в нужных разрезах:

• по номенклатуре
• по салонам
• по менеджерам
• по обязательствам
• по денежным потокам
• по центрам прибыли

   Всё это было прямым бизнес-требованием заказчика .

5. Изменение культуры работы

   Сотрудники стали ориентироваться на цифры и показатели, а не на устные договорённости и переписку.

Как изменилась компания после автоматизации

• Продажи стали идти по единому сценарию.
• Менеджеры не тратят время на повторный ввод данных.
• Склад видит точные остатки и обязательства.
• Руководство управляет по отчетам, а не «по ощущениям».
• Компания получила базу для роста — с прозрачными процессами и цифровой моделью.