Танцуют двое, а страдает компания: почему отделы снабжения и продаж не могут найти общий язык

16.06.25

Команда - Коммуникации

В любой компании есть два отдела, которые можно сравнить с двумя половинками одного целого, которые никак не могут соединиться. Это отдел снабжения и отдел продаж. Их противостояние порой напоминает сюжет древнегреческой трагедии, где герои обречены на вечное противостояние.

Разные миры

Отдел продаж живет в мире возможностей и перспектив. Его сотрудники постоянно находятся в эйфории от новых контрактов и будущих сделок. Они мыслят категориями “завтра” и “послезавтра”, когда товар еще не существует, но уже продан.

Отдел снабжения же обитает в реальности складских полок и сроков поставки. Здесь главное – точность и планирование. Каждое движение должно быть просчитано на месяцы вперед, а любая спешка может привести к серьезным финансовым потерям.

 

Язык недопонимания

У каждого отдела свой профессиональный сленг. Продажники говорят о “закрытии квартала”, “клиентских хотелках” и “сверхплановых заказах”. В ответ снабженцы отвечают терминами “минимальных партий”, “производственных циклов” и “логистических цепочек”.

Когда продажник кричит: “Срочно нужно 1000 единиц!”, снабженец видит перед собой:

  • Отсутствие товара у поставщика
  • Необходимость перезапуска производственной линии
  • Нарушение существующих контрактов
  • Дополнительные транспортные расходы

 

Конфликт интересов

Продажники хотят всего и сразу, ведь от этого зависит их бонус. Снабженцы же бьются за оптимизацию затрат и минимизацию рисков. Результат – постоянные баталии на совещаниях, где каждая сторона отстаивает свою правду.

 

Информационная неразбериха

Особую остроту конфликту придает система устных коммуникаций. Продажники, стремясь быстрее закрыть сделку, начинают бомбардировать снабженцев телефонными звонками и сообщениями в мессенджерах:

“Срочно добавь 500 единиц позиции А!”
“Клиент требует модификацию Б к стандартному продукту”
“Нужно отгрузить в пятницу, а не в понедельник!”

В результате:

  • Важные детали теряются в потоке информации
  • Сроки исполнения путаются
  • Требования клиентов искажаются
  • Возникают двойные заказы
  • Происходят срывы поставок

Особенно критична ситуация, когда несколько менеджеров одновременно работают с одним клиентом и дают противоречивые указания. Снабженцы, пытаясь угодить всем, в итоге не удовлетворяют никого.

 

Типичные сценарии катастрофы

Сценарий 1:
Продажник устно сообщает о заказе 1000 единиц. Снабженец фиксирует только “1000 единиц”, пропуская важные детали о комплектации. В итоге клиент получает не тот товар.

Сценарий 2:
Менеджер по продажам обещает клиенту “завтра”, не посоветовавшись со снабженцем. Последний вынужден искать срочные поставки по завышенным ценам или вовсе отказывать в отгрузке.

Сценарий 3:
Несколько менеджеров работают с одним крупным заказом, давая разные указания. Снабженец пытается выполнить все требования одновременно, что приводит к хаосу на складе и срывам сроков.

 

Последствия информационной неразберихи

  • Потеря клиентов из-за несвоевременных поставок
  • Дополнительные расходы на срочные закупки
  • Нарушение условий контрактов
  • Рост складских запасов из-за неточного планирования
  • Снижение доверия между отделами
  • Увеличение конфликтных ситуаций

Все эти проблемы можно было бы решить, если бы отделы научились эффективно коммуницировать и использовать единые системы документооборота. Но пока каждый остается при своем: продажники продолжают обещать “все и сразу”, а снабженцы – бороться с последствиями их обещаний.

 

Как работает система запросов

Цифровое решение позволяет структурировать весь процесс взаимодействия между отделами. Когда менеджер по продажам работает с заказом клиента и сталкивается с отсутствием товара на складе, он может:

  1. Выделить запрошенную номенклатуру
  2. В модуле “Взаимодействие с отделом закупок” выполнить команду “Отправить запрос”
  3. При необходимости оставить комментарий для коллег

Система автоматически проверяет:

  • Наличие остатков на собственных складах
  • Наличие остатков у поставщиков (если есть интеграция)
  • Сроки возможной поставки

Преимущества системы:

  • Все данные хранятся в единой базе
  • Нет необходимости в личных звонках и встречах
  • История коммуникаций доступна всем участникам
  • Автоматические уведомления о статусе запроса
  • Возможность отслеживать эффективность работы

 

Процесс взаимодействия

Менеджер по продажам получает всю необходимую информацию:

  • Цену закупки
  • Остатки у поставщика
  • Сроки поставки
  • Комментарии от коллег

Менеджер по закупкам работает в специальном интерфейсе, где видит:

  • Запрашиваемую номенклатуру
  • Информацию о клиенте
  • Планируемую дату отгрузки
  • Статус запроса
  • Комментарии от менеджера по продажам

 

Результат внедрения

Эффективность работы повышается благодаря:

  • Единому информационному пространству
  • Отсутствию “внесистемной” коммуникации
  • Автоматизации процессов
  • Снижению количества ошибок
  • Ускорению принятия решений

Компания получает:

  • Повышение качества обслуживания клиентов
  • Оптимизацию складских запасов
  • Сокращение излишних затрат
  • Улучшение взаимодействия между отделами
  • Рост прибыли за счет более эффективной работы

Таким образом, правильно организованная система взаимодействия между отделом продаж и снабжения может превратить извечных противников в единую команду, работающую на общий результат. Главное – выбрать правильный инструмент и настроить процессы так, чтобы они соответствовали потребностям бизнеса.

 

Пример реализации системы взаимодействия между отделами

 

Вариант 1: Интеграция в документ “Заказ покупателя”

Структура документа:

  • Основная информация о заказе
  • Список товаров
  • Раздел “Запросы в снабжение”:
    • Дата создания запроса
    • Ответственный менеджер
    • Статус обработки
    • Планируемая дата поставки
    • Комментарий к запросу
    • История изменений

Процесс работы:

  1. Менеджер по продажам создает заказ покупателя
  2. При обнаружении отсутствующих позиций нажимает кнопку “Создать запрос в снабжение”
  3. Система автоматически формирует карточку запроса с основными данными
  4. Менеджер дополняет карточку необходимой информацией
  5. Запрос отправляется в очередь снабженцам

 

Вариант 2: Интеграция в рабочее место менеджера

Функционал рабочего места:

  • Список всех текущих заказов
  • Модуль “Запросы в снабжение”:
    • Календарь запросов
    • Фильтр по статусам
    • Быстрый поиск
    • Статистика обработки
    • Шаблоны запросов

Процесс работы:

  1. Менеджер заходит в раздел “Запросы в снабжение”
  2. Создает новый запрос через форму
  3. Заполняет необходимые поля
  4. Прикрепляет документы (если требуется)
  5. Отправляет запрос на обработку

 

Рабочее место снабженца

Основные компоненты:

  • Панель управления:
    • Очередь запросов
    • Приоритетные задачи
    • Статистика обработки
    • Уведомления
  • Карточка запроса:
    • Информация о заказе
    • Ссылка на документ “Заказ поставщику”
    • Форма для внесения данных
    • История взаимодействия
    • Инструменты для обработки

Процесс обработки:

  1. Снабженец получает уведомление о новом запросе
  2. Открывает карточку запроса через ссылку
  3. Проверяет наличие товара у поставщиков
  4. Заполняет поля:
  • Планируемая дата поставки
  • Цена закупки
  • Комментарий
  • Статус обработки
  1. Сохраняет изменения
  2. Отправляет ответ менеджеру по продажам

 

Система распределения запросов

Принцип распределения:

  • Категоризация номенклатуры:
    • Создание групп товаров по категориям
    • Назначение ответственных снабженцев за каждую группу
    • Автоматическое распределение запросов по категориям
  • Ролевой доступ:
    • Настройка прав доступа к группам товаров
    • Возможность передачи запросов между снабженцами
    • Система приоритетов обработки

Процесс распределения:

  1. Система автоматически определяет категорию товара
  2. Запрос направляется ответственному снабженцу
  3. При необходимости возможна ручная передача запроса
  4. Снабженец видит только свои запросы в очереди
  5. Система показывает загрузку каждого специалиста

 

Технические особенности реализации

Система уведомлений:

  • Push-уведомления о новых запросах
  • Email-рассылка по статусам
  • SMS-оповещения для срочных запросов

Интеграция данных:

  • Автоматическое заполнение полей из заказа покупателя
  • Синхронизация статусов в реальном времени
  • Резервное копирование истории

Безопасность:

  • Ролевая модель доступа
  • Журналирование действий
  • Контроль версий документов
  • Шифрование данных

 

Преимущества решения

Для менеджеров по продажам:

  • Быстрый доступ к информации о статусе запроса
  • Автоматическое обновление данных
  • История взаимодействия с документами
  • Возможность отслеживания прогресса

Для снабженцев:

  • Структурированный поток запросов
  • Инструменты для быстрой обработки
  • Доступ к полной информации о заказе
  • Автоматизация рутинных операций
  • Четкое разграничение зон ответственности

Для компании в целом:

  • Сокращение времени обработки заказов
  • Снижение количества ошибок
  • Повышение прозрачности процессов
  • Улучшение взаимодействия между отделами
  • Рост эффективности работы
  • Оптимизация нагрузки на специалистов

Дополнительные возможности:

  • Статистика по эффективности работы каждого снабженца
  • Анализ времени обработки запросов по категориям
  • Формирование отчетов по группам товаров
  • Мониторинг выполнения KPI

Данная система позволяет создать единое информационное пространство, где все участники процесса имеют доступ к актуальной информации и могут эффективно взаимодействовать друг с другом, при этом каждый снабженец работает только со своей категорией товаров, что повышает скорость обработки запросов и качество обслуживания.

См. также

Коммуникации Бесплатно (free)

Подбор «идеального» 1С-разработчика часто упирается в шаблонные матрицы компетенций, которые плохо работают на практике. В этой статье рассмотрим метод интервью критических инцидентов, который помогает определить, какие качества сотрудников важны именно для вашей компании. Уделим внимание искусству задавать правильные вопросы: какие формулировки помогают раскрыть истинный уровень компетенций и на какие детали в ответах стоит обращать особое внимание. Наконец, разберемся, как структурировать полученные данные, чтобы создать четкий и объективный профиль компетенций.

03.07.2025    308    0    DuyunElena    0    

1

Тестирование Сопровождение Коммуникации Бесплатно (free)

В статье пойдет речь о том, как в управлении оценивается зрелость команд разработки. Несмотря на распространенное мнение, что 1С-разработчики работают по своим особым правилам, подход к оценке их зрелости ничем не отличается от подхода в других командах. Единая модель зрелости, применяемая ко всем командам, включает шесть ключевых направлений: разработка, эксплуатация, качество, процессы, управление персоналом и вклад в профессиональное сообщество. Каждое из них оценивается по трем уровням — начальному, стандартному и экспертному, причем для подтверждения уровня необходимы конкретные артефакты. Автор рассказывает, как начался путь к повышению зрелости в его команде, какие практики внедрялись, как развивались ключевые направления и каких результатов удалось достичь.

30.06.2025    477    0    a_borodavko    2    

5

Коммуникации Руководитель проекта Бесплатно (free)

В статье рассматривается феномен «эксперта с руками» — уникального специалиста, на котором держится вся система, и от услуг которого невозможно отказаться без риска для компании. Как формируется такая зависимость, в чём её опасность, какие сигналы указывают на проблему, и главное — как спокойно и эффективно перестроить работу команды, чтобы знания и ответственность стали распределёнными, а не копились в голове одного человек? Если вы — руководитель проекта, бизнес-аналитик, архитектор, ИТ-директор или просто человек, у которого есть «тот самый эксперт», – эта статья для вас.

26.06.2025    1164    0    Boris_Pulin    10    

11

Коммуникации Личная эффективность Бесплатно (free)

Работа 1С-специалиста часто ассоциируется с конкретными техническими заданиями, строгими регламентами и минимальной необходимостью в общении. Но в современном IT-мире одних технических навыков становится недостаточно – всё большее значение приобретают soft skills, или «мягкие навыки»: коммуникация, критическое мышление, гибкость, умение работать с людьми. В этой статье рассказывается, как прокачивать «мягкие навыки» прямо в рамках типовой 1С-рутины, на обычных задачах и в общении с заказчиком.

23.06.2025    552    0    user2151211    1    

3

Коммуникации Бесплатно (free)

В разработке программного обеспечения командное взаимодействие играет ключевую роль. Однако многие разработчики скептически относятся к регулярным встречам – дейли-митингам, ретроспективам и другим форматам, считая их пустой тратой времени. Почему же возникает это непонимание? Как сделать встречи действительно полезными для всех участников? И какую роль в этом играет модерация и позиция руководства? Разбираемся в статье.

03.06.2025    378    0    Subnak    0    

2

Коммуникации Бесплатно (free)

Как реагировать на ошибки сотрудников: наказывать или давать шанс? Стоит ли извиняться за свои ошибки руководителю и как это делать правильно? Как принять и проанализировать ошибки, чтобы двигаться дальше? В этой статье будет немного теории, практические рекомендации и размышления о том, как превратить ошибки из источника стресса в инструмент развития команды. После прочтения вы, возможно, посмотрите на свои и чужие промахи под другим углом – и даже измените подход к работе и управлению.

03.06.2025    471    0    klimdw    0    

4

Коммуникации Бесплатно (free)

Успех проекта внедрения информационной системы во многом определяется эффективностью коммуникаций: внутри проектной команды, с руководством и с ключевыми специалистами заказчика. И не всегда взаимодействие происходит в дружеской и конструктивной обстановке. Для многих ИТ-специалистов взаимодействие в режиме конфликта является большой проблемой, отнимающей массу энергии. Решением проблемы является классификация людей на несколько типов и понимание, как общаться и выстраивать взаимопонимание с каждым типом. Расскажем, как распознавать психотипы по типологии DISC, в чем особенности каждого типа и как подбирать эффективный подход к взаимодействию с ними.

14.05.2025    1511    0    1СERP    9    

14

Коммуникации Фасилитация Бесплатно (free)

Методика принятия решений консентом основана на методологиях управления Холакратия и Социократия 3.0 – Good enough for now, safe enough to try (Достаточно хорошо на сейчас, достаточно безопасно, чтобы попробовать). Расскажем о способе мышления самоорганизованных команд, в котором инициатива сотрудников выходит на первый план, рождая сильные решения, учитывающие высказанные опасения.

07.05.2025    703    6    user1946385    0    

4
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. YA_1130000057973079 17.06.25 09:09 Сейчас в теме
В 1С есть резервирование товара под клиента. Это можно учитывать во время заказа (есть готовые решения) и не использовать звонки для общения.
Оставьте свое сообщение