Мифы о внедрении бюджетирования

Закон ограниченных ресурсов диктует свою суровую логику – нам часто приходится выбирать между приятным и полезным. Собственники бизнеса и топ-менеджеры крупных компаний отнюдь не исключение. Они, так же как и все среднестатистические обыватели, мучаются проблемой выбора. Только вот выбор у них и поразнообразней, и несравнимо сложней. Например: купить сегодня представительский автомобиль, почувствовать свой престиж, комфорт, безопасность или потратить сопоставимые деньги на внедрение бюджетирования, отдача от которого будет неизвестно когда? Уже завтра ездить на своей мечте или купить за полмиллиона какой-то диск, красная цена которому 20 рублей на Горбушке, а потом еще и за внедрение миллион отдать, а то и больше и ждать «эффекта»? Не лучше ли синица в руке, чем журавль в небе? Давайте попробуем разобраться.
Если быть предельно откровенным, то весь информационный поток, про «гибкость», «маштабируемость», «широкие возможности формирования отчетности» и прочий «позитив» в стиле NLP, которым в своей рекламе нас изрядно снабжают производители программных продуктов, дискредитирует понятие бюджетирования и систем управления в целом. У руководителей пытаются вызвать ложное впечатление, что если они купят коробку с программным продуктом за 20 тысяч долларов, то у них автоматически вырастут прибыли, персонал станет работать без ошибок, от клиентов не будет отбоя и так далее. Ясно одно, прибыли если и вырастут, то у производителей этих самых продуктов, а предприятие со своей «коробкой» пока что окажется в минусе. Многие компании через это уже прошли, и у их руководящих лиц остался, скажем так, неприятный осадок. Не смотря на такое «охлаждающее» введение, хочется отметить все же, что цель данной статьи – внести свою лепту в популяризацию бюджетирования, а также, по возможности, реабилитировать в глазах топ-менеджеров специализированные программные продукты. Это как с витаминами – их регулярный прием, конечно же, не обеспечивает нам сверхъестественных способностей, но это не означает, что от них следует отказываться.
Для начала развеем мифы об автоматизации бюджетирования. Представим, что некий анонимный руководитель крупного предприятия нанял независимого эксперта и не постеснялся задать ему каверзные вопросы.
Вопрос: Я прочитал в рекламе, что есть некий программный продукт «Х» и если я его куплю, то у меня предприятие заработает «как часики», вырастет прибыль, стоимость компании и так далее. Так ли это на самом деле?
Итак,
Миф № 1: Программа – это панацея от всех проблем.
Нет, к сожалению это не так. Программный продукт – это всего лишь инструмент автоматизации, и нужен он там, и только там, где есть рутина. Эффект от автоматизации проявляется тогда, когда затраты на саму автоматизацию существенно меньше вызываемого этой автоматизацией сокращения прямых и косвенных издержек. Надо заметить, что косвенные издержки зачастую обходятся предприятию дороже прямых. Банальная пересортица как результат сбоя во взаимодействии менеджеров и складских служащих, может нанести непоправимый урон репутации компании, и правильно выстроенный и автоматизированный бизнес-процесс может решить эту проблему.

Вопрос: Правда ли, что внедрив у себя на предприятии программу, я смогу сократить расходы на персонал?
Миф № 2: Внедрение программы позволяет сократить расходы на персонал.
Нет, за исключением редких случаев внедрение программы не только не позволит уменьшить расходы на персонал, но скорее всего их увеличит. Здесь работает несколько факторов:
1. На рынке труда стоимость персонала умеющего использовать программы более высокая, это в первую очередь вызвано тем фактом, что производительность труда такого персонала существенно выше.
2. Эксплуатация программы вызывает потребность в работе высококвалифицированных специалистах, таких как консультанты, программисты, системные администраторы, стоимость которых может достигать нескольких тысяч рублей за один час работы.
3. Внедрение программы, как правило, связано с возрастающим объемом работы персонала, особенно первое время. Часто руководство идет на увеличение штата для облегчения участи сотрудников. Дальше работает закон Паркинсона – численность штата не эластична в сторону понижения (прямо как цены на бензин и продовольственные товары J)

Вопрос: Мне часто приходится слышать, что если я хочу внедрить у себя на предприятии бюджетирование, то мне для этого достаточно купить программный продукт «Х», так ли это?
Миф № 3: Бюджетирование можно купить в магазине.
Нет, купить диск с программой и внедрить у себя на предприятии систему бюджетирования (бюджетного управления) это совсем не одно и то же. Можно сказать так: бюджетирование реально внедрить и вовсе без программного продукта, а купив специализированный программный продукт можно обнаружить, что он совершенно не подходит Вашему предприятию.

Вопрос: Мне в последнее время поступило несколько предложений о внедрении бюджетирования от фирм занимающихся автоматизацией, у них для этих целей вроде бы есть специально обученные программисты. Справятся ли они с этой задачей?
Миф № 4: Бюджетирование может внедрить программист.
Нет, программисты с задачей внедрения бюджетирования не справятся. Даже если Вам скажут по итогам внедрения, что теперь у Вас работает бюджетирование, скорее всего это будет означать, что у Вас работает программный продукт, а не система бюджетного управления, а это разные вещи. Но тут есть несколько оговорок. Во-первых, если у Вас на предприятии бюджетирование в том или ином виде уже есть, и его надо только автоматизировать, и есть грамотные сотрудники, готовые направлять программистов в нужное русло – то результат будет положительным. Но это правильнее называть не внедрением бюджетирования, а его автоматизацией. Также, удачное завершение внедрения могут обеспечить, программисты, которые на самом деле не столько программисты, сколько консультанты, профессионалы в области экономики и бизнеса, работающие на стыке автоматизации и управленческого консалтинга. Но опять же, подобных специалистов правильнее назвать консультантами, а не программистами, несмотря на то, что они зачастую обладают навыками программирования. Подобный феномен легко «проявить» на следующем примере: бухгалтер, так же как и оператор ЭВМ обладает навыками работы с компьютерными программами, но, тем не менее, его считают бухгалтером, а не оператором, т.к. бухгалтер это более квалифицированная профессия.

Вопрос: Послушав Ваши ответы, я уже засомневался в необходимости внедрения бюджетирования и его автоматизации. Если все так тяжело и дорого, зачем мне это нужно?
Миф № 5: Внедрение бюджетирования - это пустая трата денег.
Есть масса примеров, на основе которых можно сделать подобный вывод. Но это один из самых печальных выводов для Вашего бизнеса, которые Вы только можете сделать. Бюджетирование – это прежде всего конкурентное преимущество. Все тратят деньги на сотовую связь, хотя прекрасно понимают, что можно пользоваться более дешевой стационарной связью. Почему это происходит? Потому что сотовая связь это удобно, это выгодно, это дает время и свободу. То есть, то самое конкурентное преимущество. Представьте себе конкурентов, которые не пользуются сотовой связью из идеологических соображений! Представили? Какое чувство Вы испытали? Уверен, Вы улыбнулись и подумали: «я не знаю, почему эти ребята не используют сотовую связь, но я знаю одно – для меня это чертовски хорошо!». Но в наши времена это конкурентное преимущество есть у всех... а теперь на мгновенье допустите, что есть нечто, способное дать конкурентное преимущество в тысячу раз, а может даже и в десять тысяч раз сильнее, чем сотовая связь. И Вы будете одним из немногих, у кого оно есть. Как Вы будите ощущать себя после этого? Какую долю рынка будете занимать? Сколько процентов рентабельности будет у Вашего предприятия? Сколько представительских автомобилей Вы можете купить безболезненно для бюджета? И Вы можете получить это конкурентное преимущество. Уже сегодня.

Итак, полагаю, мы с Вами окончательно определились – бюджетированию быть. Далее нам предстоит ответить на предметные вопросы:
Что значит бюджетирование? Как внедрить бюджетирование? Своими силами или привлекать подрядчика? Как выбрать подрядчика? Нужен ли программный продукт? Какой программный продукт выбрать? Как заставить сотрудников работать «по новому»? И, наконец, как определить, что у Вас бюджетирование заработало?

продолжение следует...