Какими критериями стоит руководствоваться при выборе партнера на проект по автоматизации? Часть 1.

В статье мы подробно поговорим о шагах, которые стоит сделать для выбора партнера. И пойдем по следующему плану.

1. Критерии выбора партнера.
2. Единый формат оценки: единый перечень работ, единый формат документов.
3. Опыт партнера (внедрения, отзывы, референс-визиты).
4. Детальное знакомство с методикой реализации проекта и взаимодействия Заказчика и Подрядчика.
5. Опыт сотрудников партнера, выбор команды.
6. Предпроект – как анализ выбранного партнера на совместимость в работе.
7. Ошибка выбора по территориальному признаку.

Для начала давайте рассмотрим наиболее часто практикуемый подход  к выбору партнера, который, выглядит следующим образом:

1. Вы зашли на сайт фирмы-разработчика (в нашем примере – фирмы 1С), познакомились с рейтингами компаний-автоматизаторов и составили список потенциальных партнеров. Критерии отбора в данный список могут быть разными (территориальное расположение компаний, количество и квалификация специалистов,  сертификация по ISO, количество проектов, размер компании, количество лет на рынке и др.), это зависит от ваших индивидуальных запросов.
2. Затем вы изучаете опыт компаний, перечень их внедренных проектов. Оставляете в списке только те компании, у которых есть опыт работы в области идентичного или смежного бизнеса.
3. Готовите краткое техническое задание по областям автоматизации вашего предприятия и текущей инфраструктуре, отправляете по получившемуся списку потенциальных партнеров.
4. Получаете предложение и оценку работ, начинаете выбор.

И вот тут-то вас будет ждать настоящий сюрприз: оценки на внедрение одного и того же функционала от разных партнеров могут различаться на порядок.

С чем это чаще всего связано?

Разные партнеры могут использовать разные технологии внедрения. Кто-то предполагает использовать популярный сейчас метод Scrum-внедрения, а кто-то придерживается классической проектной технологии, подразумевающей прописывание полного пакета документов.

 Кто-то в своем коммерческом предложении дал оценку только первичных работ по проекту или проектирования системы, а кто-то оценил проект «под ключ». И при этом даже запрос ставки часа специалистов и количество заложенных в проект человеко-часов не дадут полного понимания картины. Большой объем запланированных часов не дает гарантии успешного внедрения.

На таких условиях очень сложно найти какую-то общую платформу для сравнения разных партнеров.

Как итог, по результатам переговоров чаще всего выбирается не та компания, которая действительно лучше всего подходит для реализации конкретного проекта, а та компания, которая дешевле и/или представители которой оказались наиболее убедительны на встрече (т.е. лучше продают).

И остается надеяться только на удачу. Если повезет, то проект закончится успешно. А если нет, то проект может и не закончиться. Или же закончится совсем не с теми результатами, которые ожидались при его инициации.

В случае неудачи у компании сформируется антипатия к проектам с внешним подрядчиком. А внедрение или вовсе заморозится, или будет производиться собственными силами, а значит, процесс автоматизации рискует затянуться.

Как же избежать неверного выбора и провести проект в своей компании, исходя из его определения: «Проект  – это ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с изначально четко определенными целями, достижение которых определяет завершение проекта, с установленными требованиями к срокам, результатам, риску, рамкам расходования средств и ресурсов и к организационной структур»?

Какие шаги стоит предпринять:

1. В первую очередь необходимо определить основные критерии выбора партнера.

Они должны быть объективны, измеримы, применимы к любому партнеру, а также ранжироваться по шкале (возможно, самой простой - от 0 до 5).

Вот один из примеров подобных таблиц (от одного из наших клиентов)

Если какие-то из критериев сложно определить или выяснить самостоятельно, то можно запросить их у потенциальных партнеров. А затем на основе полученных данных составить сравнительную таблицу и выделить тех, кто набрал наибольшее количество баллов.

Важно иметь в виду, что подобный способ унификации не является универсальным.

В списке фаворитов могут оказаться компании, набравшие большое количество баллов, но обладающие какими-то критическими минусами, которые могут нивелировать все остальные преимущества. Есть опасность попасть в логическую ловушку: партнер не вызывает доверия, но вроде по баллам-то все хорошо. Важно не игнорировать моменты, которые могут отрицательно сказаться на проекте автоматизации.

В качестве аналогии можно привести пиджак. Он может быть модным, хорошо сидящим, комфортным, из качественной ткани. Но если у него спереди красуется огромное жирное пятно, вы ни за что не наденете его на переговоры. Невзирая на все его плюсы.

2. Далее вам потребуется решить, по какой технологии вы собираетесь вести проект у себя в компании.  Это будет основой для задания единого формат оценки поставщиков.

Например, сейчас достаточно популярна технология SCRUM. Согласно определению, это набор принципов, на которых строится процесс разработки, позволяющий в жёстко фиксированные и небольшие по времени сроки, предоставлять ПО с новыми возможностями, для которых определён наибольший приоритет. Эта технология хороша своей скоростью и быстрым получением результата.

Но стоит реально оценить: выдержат ли данный темп ваши сотрудники? Ведь их вовлеченность в проект составит до 50% времени (у отдельных сотрудников до 80%). При этом отменять или переносить по срокам текущие задачи слишком затратно, а часто и вовсе невозможно.

Кроме того, при использовании Scrum-технологии пренебрегают сопроводительными поясняющими данными (принцип: работающий продукт важнее, чем исчерпывающая документация). Как следствие, возникнут сложности преемственности, если вы привлечете другую компанию для продолжения проекта и внедрения новых блоков или смените команду при внедрении текущего блока, если ее результаты не будут вас устраивать.

Поэтому мы все же рекомендуем обеспечивать подробной сопроводительной рекомендацией такой глобальный и сложный процесс, как автоматизация.

Запросите у потенциальных партнеров описание тех технологий, которые они используют, какие работы входят в ту или иную технологию.

Решите, что вам обязательно потребуется, а от чего можно и отказаться. Уточните у партнеров, какие риски могут возникнуть в проекте, если отказаться от того или иного этапа работ.

Составьте тот перечень работ, который вы планируете получить у партнера при работе на проекте. Этот перечень работ потом можно будет выслать для того, чтобы оценка делалась в едином формате, это упростит оценку партнеров по критерию стоимости проекта.

Определитесь с перечнем документации, которая должна сопровождать проект, определите для себя структуру. Эту информацию предоставьте партнерам, чтобы они использовали ее при проведении оценки. Большинство партнеров готовы предоставить примеры документов, которые готовятся после каждого этапа проекта (если они документируют проект). «Примерьте» их на себя, насколько они понятны вам и вашим сотрудникам, нет ли в них излишеств, ведь за каждый раздел в документации вы будете платить свои деньги.

Это даст вам уверенность в том, что оценки всех потенциальных партнеров даны на одни и те же работы с идентичным выходным результатом. Производить сравнение станет намного проще.

И это позволит вам быть уверенными, что в ходе проекта внезапно не возникнет внеплановых работ, будут выдержаны рамки расходования средств.  

3. Предварительный отбор партнеров завершен и теперь необходимо более тщательно проанализировать опыт, а, значит, возможность партнера реализовать проект на вашем предприятии.

При проведении переговоров мы достаточно часто слышим вопрос: «А где вы осуществляли внедрение на предприятиях аналогичного вида деятельности?». И если мы даем ответ, что с данной отраслью мы еще не работали, то переговоры могут практически сразу закончиться. Хотя данный критерий очень трудно отнести к основным при выборе партнера. Ведь в ходе проекта создается уникальный продукт: внедренная система, в которой работают люди конкретного предприятия.

Каждое предприятие является уникальным.  У каждого свои правила и регламенты работы, есть свой штат специалистов, введен свой порядок ведения учета, уровень квалификации сотрудников, обеспеченность предприятия квалифицированными кадрами и многие другие параметры, по которым предприятия различаются. И поэтому предприятию надо отказаться от мысли, что мы такие же, как и остальные, и нам подойдет копирование другого проекта.

Потому правильнее выбрать  компанию, которая внедряла  нужный учетный блок (и) на нескольких предприятиях не обязательно аналогичного профиля. То есть уже «набила руку». Большой опыт внедрения дает возможность комплексно взглянуть на предприятие и его задачи, предложить к рассмотрению различные варианты использование системы, позволяет  досконально знать типовые возможности программы (партнер не будет заниматься изучением в рамках вашего проекта) и более гибко адаптировать их под конкретные задачи.  Соответственно внедренный блок будет соответствовать требованиям и возможностям  предприятия. При этом могут использоваться наработки с других проектов. Все это  повысит вероятность достижения целей проекта в срок и в рамках установленного бюджета.

Таким образом, мы перешли еще к одному критерию выбора партнера – опыту внедрения различных учетных блоков. Информацию о том, что было внедрено партнером, можно получить на сайте 1С в справочнике внедренных решений. По каждому внедрению есть информация, что было внедрено, какая методика внедрения использовалась, какие учетные блоки запущены, насколько клиент  доволен внедрением. Изучайте данную информацию крайне внимательно. Иногда, если углубиться детали, становится ясно, что на предприятии, например, закончен только первый этап, по результатам которого в новую систему внесена НСИ или только проведено обучение по типовому функционалу программы. Не думаем, что такое внедрение должно добавлять баллов партнеру, который его вел.

Также обратите внимание, а есть ли отзыв клиента о данном внедрении. Если отзыва нет, уточните у потенциального подрядчика, почему.

По внедрениям, которые вас заинтересовали, просите партнера устроить референс-визит или предоставить телефоны сотрудников предприятия, которые могут рассказать о проекте. Если вам эту информацию не предоставили, то это повод задуматься. Попробуйте самостоятельно позвонить в ИТ-службу данного предприятия и получить обратную связь о вашем потенциальном подрядчике.

Непосредственного у предприятия, которое пережило внедрение, вы можете получить информацию о работе партнера, его компетенциях, о том, насколько грамотными были проектные решения.  Узнать было ли отклонение по срокам и по чьей вине,  были ли конфликтные ситуации и как они решались, какие блоки действительно работают, выполняют ли они полностью свои функции, достигнуты ли цели проекта и пр. Также можно обсудить и человеческие отношения:  насколько комфортно было работать с членами и руководством проектной команды подрядчика.

Еще немного про опыт. У вас могут быть предложения от компаний, которые не имеют большого опыта работы, но которые очень хотят выйти на новый для себя рынок (например, 1С:ERP). Их предложения чаще всего имеют минимальную стоимость. Они могут предлагать проект с дисконтом. Но наряду с финансовыми выгодами здесь велики риски срыва сроков, большой переделки системы, отсутствие возможности простого  последующего обновления  и вообще приостановки проекта. Если партнер прошел по другим критериям (которые будут даны ниже),  если у вас есть команда, которая готова подхватить проект, если риск неуспеха не будет тотален для бизнеса, то, возможно, стоит и рискнуть. Выбор за вами.

Добавим, что если потенциальный подрядчик в принципе обладает большим опытом ведения масштабных проектов, то это повышает шансы на успех. Например, компании с многолетним успешным опытом внедрения 1С:Управление производственным предприятием гораздо легче «перестроились на  успешные проекты на 1С:ERP, хотя это совершенно разные системы. Легкому перепрофилированию способствовали уровень специалистов, накопленная база знаний и потенциал.

Итак, анализ рынка потенциальных партнеров проведен, отобраны наиболее интересные кандидаты и можно переходить к непосредственному знакомству с компаниями и их методикой работы. Но об этом немного позднее.