В тексте будет небольшое количество воды, потому что хочу максимально прояснять какие-то моменты, чтобы было четкое понимание происходящего. Так что терпите. Говорить мы будем о версии ЗУП ПРОФ. ЗУП КОРП не переносил ни разу и говорить об этом не хочу. И такие задачи, думаю, очень редки, потому что ЗУП 2.5 КОРП до сих пор на поддержке, а значит, никто по доброй воле с него не уйдет. Вот и задач соответственно таких не попадалось. Но нас это ожидает в будущем. Точите свое оружие. Готовьтесь к войне.)
Не вода:
Существует 2 типовых способа переноса из ЗУП2.5 в ЗУП3.1:
- Остатками (рекомендованный разработчиком) = почему рекомендованный? Потому что при таком способе все данные переносятся остатками по Регистрам Сведений и Регистрам Накопления. Конечно переносятся все справочники. Переносятся еще несколько типов документов, но о них мы поговорим позднее. Этих данных будет достаточно для того, чтобы начать вести учет в новой базе максимально безболезненно и корректно, формировать всю регламентированную отчетность. Больше нам ничего и не нужно. Но это не означает, что даже при таком переносе всегда все будет переносится красиво. Мы будем говорить об этом методе переноса.
- Документами (не рекомендованный разработчиком) = почему не рекомендованный? Потому что переносятся именно все справочники, все документы, которые только можно перенести и все ваши косяки из старой базы тоже переносятся. Поэтому и не рекомендованный. Но иногда и этот способ тоже нужен. Клиенты настаивают. Клиенты уверены в своем учете и тогда можно воспользоваться и этим случаем. Этот способ еще хорош, когда учет самый простой = оплата по окладу, мало сотрудников 3-10 человек, мало подразделений, нет никаких территорий, одна организация и т.п. Т.е. мало шансов укосячить в старой базе. Но даже в подобных видах учета люди умудряются так косячить, что волосы дыбом встают. Этот способ я тоже не рекомендую и настоятельно требую отбиваться от него всеми силами от заказчика.
При обоих видах переноса ни один спец не сможет гарантировать вам 100% корректность переноса и разработчики тоже не смогут это гарантировать. Забудьте об этом. Золотое правило: «Мусор на входе - мусор на выходе». Поэтому после любого вида переноса вам обязательно необходимо сделать выверку самостоятельно. Тот, кто выполняет перенос - тот за него и отвечает, а не бухгалтера и не кадровики. Они не смогут ничего выверить - раз. Они не хотят это выверят - два. Если и выверяют - знаний порой не хватает и сделать они это не смогут. Идеальный вариант - когда вы делаете выверку вместе, спец+бухгалтер, но я с таким ни разу в жизни не встречался. О самой выверке мы будем говорить подробнее позднее.
Повторяю еще раз, весь текст в основном будет о первом способе переноса «остатками» и о типовой базе ЗУП, т.е. не дописанной разработчиками.
Состав переносимых данных:
Переносятся:
- справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
- начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
- список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке;
- штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
- кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
- данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев;
- данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
- остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.
Не переносятся:
- начисления и удержания с произвольными формулами;
- кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
- фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
- сведения о займах сотрудников;
Все виды нетиповых начислений, т.е. те, которые создавались вручную в ЗУП2.5 не перенесутся в ЗУП 3.1. Вообще многое, что создавалось вручную в ЗУП2.5 не перенесется.
Перед тем, как выполнять перенос нам нужно подготовить обе базы, базу-источник и базу-приемник.
Так как под рукой, к сожалению у меня ни оказалось ни одной заполненной базы ЗУП2.5 с реальным учетом, буду показывать на примере демо-базы (релиз 2.5.130.2).
Что делаем с базой-источником ЗУП2.5:
- По возможности удалить все помеченные на удаление объекты из базы. Все, какие сможем удалить безболезненно. В демо-базе были такие объекты помечены на удаление:
В вашей реальной базе у вас будут свои объекты. Удалите все, что даст удалить программа.
- Протестировать базу в конфигураторе
- Обновить максимально ЗУП 2.5 до последнего релиза. Максимальный релиз = 2.5.130.2
- Установить чистую новую базу ЗУП 3.1 для переноса в нее наших данных. Устанавливаем максимально свежую версию, которая доступна на сегодняшний день. У меня это релиз = 3.1.16.133
- Запускаем новую базу ЗУП 3.1 в режиме «предприятие». При первом запуске запустится «Начальное заполнение программы». Ждем отработки до 100%.
- После этого у вас должно остаться вот такая первоначальная обработка настройки программы:
Опираясь на свой опыт, хочу здесь отметить одну особенность. Необходимо пролистать синюю стрелку «Далее» до мест, где начинаются настройки премий. И лучше сразу включить все виды премий. В частности «Ежемесячная премия», «Квартальная премия», «Годовая премия», «Разовая премия». Для всех этих премий поставьте флажок «У нас начисляется оба вида премий». Это необходимо сделать для того, чтобы после переноса не пришлось эти виды «начислений» добавлять вручную. К сожалению, если этого не сделать = они не появляются, хотя являются типовыми видами начислений. Этот нюанс никто нигде не рассказывает, но он существует.
UPD: 30042021 - Решил, что мне надоело добавлять эти премии вручную в тех базах, в которых выполнялся перенос. Выгрузил типовую обработку, изменил кусок кода, и появилась возможность запускать эту обработку, как внешнюю. При запуске открывается типовой функционал по настройке премий. Вот ссылка на мою обработку. Начальная настройка программы в ЗУП. Включенные премии
После настройки премий нажимаем кнопку «Применить настройки». Сразу проверим, что все наши премии включились. Идем в блок «Настройка» => «Начисления»
И видим, что все наши премии включились. Отлично!
Если сомневаетесь, какие именно флажки ставить при включении премии = ставьте тот, который по умолчанию. Это неважно на данном этапе. Самое главное эти премии включить = а в последствии мы сможем спокойно их донастроить с помощью бухгалтеров. Если же мы пропустим этот этап, то в последствии все эти премии придется заводить вручную с полной настройкой, что в принципе тоже допустимо, но в таком случае ожидайте первый вопрос от бухгалтеров : «А почему у нас премий нет?»
- На следующем шаге нажимая на синюю стрелку, отматываем в самое начало обработки
И переключаем флажок в положение «Перенести данные из прежней программы» и нажимаем гиперссылку «Открыть помощник перехода с прежних программ»
Выбираем ЗУП 2.5. Нажимаем «Далее»
На следующем окне появляется выбор:
- Загрузить данные из информационной базы. Этот путь мы используем тогда, когда обе базы лежат на одном компе и мы можем подключиться к базе-источнику напрямую. Не рекомендую этот способ, ибо иногда он идет криво, проблема подключения COM - соединения, логины, пароли и т.п.
- Загрузить данные из файлов. Мы будем использовать этот способ, ибо он самый надежный. Сразу ставим положение флажка в этот режим.
Далее нажимаем «Получить помощник выгрузки»
Откроется меню с указанием места на компе, куда мы хотим сохранить обработку «Помощник выгрузки». Я всегда указываю рабочий стол. Сохраняем.
- Теперь открываем базу-источник ЗУП 2.5 в режиме «предприятие». Запускаем только что выгруженный «Помощник выгрузки». Файл => Открыть => выбираем наш «Помощник выгрузки». Откроется обработка. Выбираем “Выгрузить данные для перехода на новую программу”
Второй способ “Выгрузить документы, введенные после начала работы в новой программе” использовать не будем. Это отдельная тема для разговора.
Далее указываем папку, куда будем сохранять наши файлы. Месяц начала учета = Январь 2021 года. Все остальное оставляем по умолчанию, так как у нас способ переноса “Остатками”.
Если же мы все-таки хотим выбрать “перенос документами” = тогда идем в “Дополнительные настройки” и там переключаем флажок в положение “Использовать начисления предыдущей программы (не рекомендованный)”. Но мы сейчас этого НЕ ДЕЛАЕМ.
Здесь хочу подробнее поговорить о “точке переноса” = Месяц начала эксплуатации в новой программе = январь 2021.
Что вообще это означает? Это значит, что в новую базу будут переноситься все данные, включая по 31/12/2020. Т.е., если есть данные, заведенные после 01/01/2021 = они не появятся в новой базе после переноса.
Вообще январь месяц = это идеальная точка переноса, потому что год уже закрыт и мы начнем вести новый учет в новой базе с начала года. А что делать, если уже в январе наклепали документов скажем до 23 января? А их придется в новой базе набивать снова. Ну уж извините. Прощелкали.
Существует мнение, что якобы нельзя переносить базу в середине года. Это неверно. Мы можем выполнять перенос в любом месяце, в любом квартале. Однако, я бы выставил по приоритету сверху вниз наиболее подходящее время для переноса:
- Начало года = 1 января (самый оптимальный)
- По кварталам = 1 апреля, 1 июля, 1 октября (допустимый приемлемый способ)
- По месяцам = 1 числа любого месяца (самый нежелательный способ)
Чем выше приоритет способа “точка переноса” = тем меньше нам придется вручную корректировать новую базу в момент выверки и в последующем при работе. В нашем примере у нас точка переноса = 1 января. Самое оптимальное время для переноса.
Вернемся к нашим баранам и нажмем кнопку “Выгрузить”. Ждем, пока выгрузятся файлы в нашу папку. После успешной выгрузки у вас должно быть такое окно:
- Далее переходим в окно базы-приемника и нажимаем кнопку “Далее”
Нажимаем кнопку ”Загрузить” и ждем полной успешной загрузки
Успешный Итог. Нажимаем кнопку “Завершить работу помощника”. Все Поздравляю вас с переносом. Но это только полдела. Все самое вкусное еще впереди.
На данном этапе вы произвели перенос данных “остатками” через “файлы” в базу-источник.
Дальше нам предстоит еще сделать подробную выверку данных. Будем сверять данные из базы-источника с базой-приемником. Только так мы можем достоверно убедиться в том, что перенос выполнился корректно. От чего зависит % корректности переноса? Давайте поговорим об этом подробнее.
Перед тем как выполнять любой перенос = нужно в базе-источнике закрыть полностью месяц. Что значит закрыть? Это значит, что мы должны выполнить все процедуры расчета авансов, зарплаты, отпусков, создать больничные, создать все необходимые документы. Но! Вот к примеру мы рассчитали зарплату в старой базе 31 декабря 2020, но мы-то ее не выплатили! Правильно! После переноса в базе-источнике базе-приемнике появится документ “Начальная задолженность по зарплате” (Главное = > Данные на начало эксплуатации) и в этом документе как раз и будет рассчитанная зарплата, но еще невыплаченная. А как ее выплатить? Платить вы будете, к примеру, 10 января 2021. Значит в этот день сразу создаем ведомости без каких-либо дополнительных расчетов (мы все уже посчитали. У нас есть данные в документе). И все суммы зарплаты прекрасно заполнятся в ведомостях. Таким образом у нас погасится задолженность перед сотрудниками.
А если сотрудник был должен нам? Прекрасно! В этом документе («Начальная задолженность») вы увидите этого сотрудника с красной суммой с минусом. И как только в феврале мы создадим ему ведомость на выплату зп = программа прекрасно увидит этот долг и отминусует эту сумму от его зп.
Из всего этого делаем вывод = обязательно в старой базе закройте полностью месяц. Заведите все документы, которые должны быть заведены. Отпуска, больничные, Начисление зп и так далее. Отразите факт. И лишь только после этого нужно выполнять перенос данных.
Дальше. Где вообще искать все наши данные? Искать их в 2х местах:
- Главное => Данные на начало эксплуатации (Тут будет 3 типа документов:
- Начальная штатная расстановка
- Периоды, оплаченные до начало эксплуатации
- Начальная задолженность )
- Администрирование = >Перенос данных (Тут будет куча документов, в которых присутствуют записи по Регистрам Сведений и Регистрам Накопления, в которых как раз и хранятся все наши остатки). Сколько тут должно быть типов с разными префиксами документов - вы узнаете из инструкции по выверке данных. Количество документов здесь всегда может варьироваться, в зависимости от того, каким данными мы обладаем в старой базе.
Давайте по порядку. Что такое “Начальная штатная расстановка”?. В этот документ забьются все данные о вашем сотруднике. Его должность, дата приема на работу, вид начисления, график работы и т.п. В этом документе хочу обратить внимание на важный момент. Последняя колонка «Отпуска». Именно здесь в процессе выверки мы будем корректировать остатки отпусков.
«Периоды, оплаченные до начало эксплуатации». Этот документ создастся только в том случае, если в точке переноса у вас был сотрудник, который пошел гулять в отпуск, к примеру с 20 декабря по 15 января(оказался в точке переноса), и мы таким образом показываем, что да, отпуск есть, но мы его уже оплатили в старой базе. Оплатили же? Да. За 3 дня до отпуска. Т.е. в этом документе у вас должны быть все сотрудники, находящиеся в отпусках обычных и отпусках по уходу за ребенком.
«Начальная задолженность ». Об этом документе мы уже поговорили выше.
На что еще хочу обратить внимание. Что даже при методе «перенос остатками», у вас должны создаться вновь 3 типа документов в новой базе:
- Все отпуска (отпуск ежегодный, отпуск по уходу за ребенком) и т.п., которые попали в точку переноса.
- Исполнительные листы, если они продолжают действовать в новой базе, т.е. срок у них еще не закончился. Новая база то должна как-то знать, что вы должны с сотрудника удерживать суммы.
- Заявления на вычеты НДФЛ. Их не придется создавать заново в новой базе, если они уже были заведены.
Что еще...У вас может быть ситуации, когда вроде бы выверку сделали. Все сошлось. Вроде бы. Но спустя месяц выяснилось, что в старой базе была ошибка и теперь к примеру надо откорректировать остаток отпуска для какого-то сотрудника. Что будем делать? Тут 2 способа. Либо открываем «Начальную штатку» и корректируем в ней. Либо заводим новый документ «Ввод остатков отпусков». Именно для этого он и создан. И таким образом легко корректируем остаток на любую дату по любому сотруднику.
По самой выверке. Вы должны понимать, что ни один спец и ни один разработчик не может вам гарантировать 100% корректность переноса данных. Почему? Потому что есть золотое правило. «Мусор на входе - мусор на выходе». Вы сможете гарантировать, что не было ошибок на входе? Нет. Все мы люди, все допускаем ошибки. А значит не может быть 100% гарантии после переноса и это нормально. Для этого и есть вы и бухгалтера. И в процессе, при обнаружении ошибок вы будете корректировать учет.
Дальше. Что будет с регламентированной отчетностью? Да все будет прекрасно как раз таки. У нас есть все данные, записанные в документы «Перенос данных» по всем регистрам, для того, чтобы новая база-приемник смогла спокойно сформировать любую отчетность. Будет ли она корректной? Будет, если вы не поленились и сделали правильно выверку с базой-источником. Но опять же, что-то всегда может пойти ни так и это нормально. В таком случае, при обнаружении расхождений просто корректируем данные через документ «Перенос данных» и формируем отчетность. А вы знаете способы лучше? Я нет.
Теперь самое интересное. Как сделать выверку? Гуглим и находим кучу сайтов с четкими инструкциями, отчетами, методологией, как правильно сделать выверку. Следуем этим сайтам и полностью проходим по всей базе. И только после этого, убедившись, что все данные совпадают с базой-источником мы можем сказать, что перенос выполнен корректно процентов на 95%. Почему так? Перечитайте абзацы выше. Выверку делать обязательно - иначе потом запаритесь разгребать снежный ком в дальнейшем.
Привожу пример сайта с инструкциями по выверке:
ПРОВЕРКА ДАННЫХ В ЗУП 3.1 ПОСЛЕ ПЕРЕНОСА ИЗ ЗУП 2.5
Погуглите еще.
