Формирование счет-фактуры на аванс в конфигурациях 1С:ERP и 1С:КА

Авансовый счет-фактура в 1С

Расчёты с поставщиками/покупателями предусматривают два варианта расчетов. Во-первых, это оплата за уже поставленные товары, работы или услуги. Во-вторых, это предоплата (или частичная предоплата), в счет предстоящих поставок товаров, также известная как аванс.

Налоговое законодательство предписывает определенным образом учитывать НДС по авансам и оформлять счет-фактуры на авансы.

Кодексом установлена необходимость выставить счет-фактуру в течение пяти календарных дней с даты получения аванса. Продавец должен зарегистрировать авансовый счет-фактуру в книге продаж и передать ее покупателю.

В программах 1С: КА и ERP разработан функционал для создания и регистрации авансовых счет-фактур. 

   Создание и регистрация счет-фактур на полученные авансы в конфигурациях 1С: ERP и 1С: КА

Авансовый счет-фактуру можно создать двумя способами: или на основании платежного документа, который был проведен в программе при поступлении денежных средств путем ручного ввода по каждому поступлению денег; или путем автоматического формирования счетов-фактур по всем авансам, поступившим за период. Вариант ручного ввода как правило удобен для организаций с небольшими оборотами и когда авансы являются редкими операциями.

Второй вариант более универсальный и позволяет пользователю осуществлять регистрацию счетов-фактур на авансы за требуемый период в целом независимо от количества операций по оплате. Далее более подробно рассмотрим этот вариант.

Регистрация счетов-фактур на авансы полученные происходит в рабочем месте «Оформление счетов-фактур по полученным авансам». Попасть в это рабочее место возможно в блоке «Финансовый результат и контроллинг», в разделе «НДС» «Авансы полученные», либо в разделе «Помощник по учету НДС» перейдя по гиперссылке «Выставить счета-фактуры по полученным авансам»

В открывшемся месте нужно указать период, за который требуется создать список документов по авансам, и выбрать правила отбора. Программой предусмотрено четыре варианта определения суммы авансов, выбирается в окне «Отобрать авансы».

После выбора необходимых параметров, нажать кнопку «Заполнить авансы». В результате, в табличной части появится список полученных авансов

Важно отметить, что при заполнении списка авансов происходит автоматическое распределение полученных средств по документам реализации.

Существенным удобством автоматического варианта формирования счетов-фактур является возможность неоднократного формирования документов за период. Если за выбранный период процесс формирования счет-фактур на авансы осуществляется повторно, то списке отображаются те записи, по которым не были зарегистрированы счет-фактуры или записи, по которым сумма аванса не совпадает с суммой ранее зарегистрированного счета-фактуры. Непосредственно в списке рабочего места пользователь имеет возможность изменить реквизиты счет-фактуры, такие как ставка НДС, сумма и дата, а также удалить авансы, по которым не требуется регистрировать счет-фактуры.

Внизу по гиперссылке «Неиспользуемые счета-фактуры», можно просмотреть счета-фактуры, по которым отсутствуют данные об авансах. Здесь же можно удалить не нужные записи счетов-фактур по кнопке «Удалить неиспользуемые счета-фактуры».

Далее для создания счетов-фактур следует отметить документы галочкой, по которым нужно сформировать счет-фактуру в 1С и нажать кнопку «Сформировать счета-фактуры». В столбце «СФ (сумма)» появятся отметки (галочки) и суммы счет-фактур. При этом в столбце «Счет-фактура» появятся ссылки на созданные документами с номером, присвоенным системой. Чтобы просмотреть счет-фактуру, необходимо дважды кликнуть левой кнопкой мыши по полю «СФ (сумма)» или пройти по ссылке в поле «Счет-фактура».

В соответствии налоговыми правилами авансовый счет-фактура в 1С должен содержать информацию о товарах, работах, услугах под которые поступили авансы. В печатную форму требуемая информация попадает из зарегистрированного счет-фактуры из вкладки «Авансы». В зависимости от основания создания документа оплаты печатная форма счета-фактуры будет заполнена следующим образом:

1. Если основанием для платежного документа является заказ, то информация автоматически попадет из заказа в печатную форму счет-фактуры;  

2. Если основанием оплаты не является заказ, то требуемую информацию можно внести в ручном режиме. В поле «Доп. сведения» можно внести обобщенное наименование товаров (работ, услуг). Важно: если поле «Доп. сведения» не заполнять, то в графе наименование товара по умолчанию будет указано «Предварительная оплата».

   Создание и регистрация в 1С счет-фактур на авансы выданные

В обратной ситуации, когда организация сама платит аванс и получает авансовый счет-фактуру от контрагента, программой предусмотрена следующая последовательность действий пользователя.

В разделе «Финансовый результат и контроллинг», «Помощник по учету НДС» пройдя по гиперссылке «Ожидается получение счетов-фактур по выданным авансам" откроется рабочее место «Оформление счетов-фактур по выданным авансам».

В этом рабочем месте будет представлен список документов, по которым возможно зарегистрировать счета-фактуры на выплаченные авансы.

Создание счет-фактуры на выплаченный аванс в данном рабочем месте возможно двумя способами.

1. При нажатии кнопки «Открыть документ оплаты» открывается документ списания денежных средств. Для создания счет-фактуры можно воспользоваться кнопкой «Создать на основании». В созданном счете-фактуре нужно заполнить реквизиты непосредственно из полученного от поставщика счета-фактуры.

2. По кнопке «Зарегистрировать счет-фактуру», будет создан счет-фактура, который необходимо заполнить реквизитами из полученного от поставщика счета-фактуры.

Остальные аналитики документа будут заполнены автоматически из документа оплаты.

Нажать кнопку «Провести и закрыть».

На этом работа по регистрации в программе счета-фактуры на аванс выданный завершена.