Рассмотрение функционала для данной статьи велось на релизе 1С:Управление холдингом 3.2.3.58
Подсистема "Казначейство" в 1С:Управление холдингом предназначена для автоматизации учета и управления финансовыми операциями холдинга. Она позволяет контролировать денежные средства, проводить платежи, учитывать финансовые операции и анализировать финансовое состояние холдинга.
В рамках подсистемы "Казначейство" можно создавать и утверждать платежные поручения, формировать платежные документы, контролировать исполнение платежей, а также вести учет кассовых операций и операций с банковскими счетами.
Кроме того, подсистема позволяет автоматизировать процессы управления ликвидностью, оптимизировать финансовые потоки и повысить эффективность управления финансами холдинга.
В целом, подсистема "Казначейство" в 1С:Управление холдингом помогает организациям эффективно управлять финансовыми ресурсами и обеспечивает прозрачность и контроль над финансовыми операциями холдинга.
В данной статье мы рассмотрим этап планирования платежей и поступлений. И в этом направлении стоит выделить следующие ключевые темы:
- Какими документами можно запланировать денежный поток для платежного календаря;
- Как настроить автоматическое создание документов планирования;
- Как установить и скорректировать лимиты списаний денежных средств.
Документы планирования денежного потока
В 1С:Управление Холдингом предусмотрены 2 документа планирования денежного потока:
- Заявка на оплату;
- Планируемое поступление ДС.
Использование данных документов позволит в дальнейшем грамотно спланировать и сбалансировать денежный поток в платежном календаре.
Рассмотрим подробнее оба документа и особенности их заполнения.
Заявка на оплату
Основной документ планирования расходования денежных средств, имеющий внешний вид и реквизитный состав, схожие с платежным поручением.
Журнал заявок на оплату находится: Казначейство – Корпоративное казначейство – Заявки на оплату.
Рис. 1 Месторасположение журнала заявок на оплату.
На вкладке «Основное» заполняются основные параметры платежа: вид операции, плательщик, получатель, договор, сумма, планируемая дата, банковские счета плательщика и получателя. Реквизит «Источник лимитов» заполняется, если ранее под планируемый платеж была резервирована часть лимита (создан документ «Резервирование»). Подробнее о лимитировании расходования денежных средств речь пойдет дальше.
Рис. 2 Вкладка «Основное» заявки на оплату.
Большое значение на данной вкладке имеет гиперссылка «Ожидает исполнения». При нажатии на нее открывается окно с выбором плановой даты и банковского счета списания. И если аналогичные реквизиты на вкладке «Основное» - это видение инициатора платежа, то в окне «Исполнение заявки» - это видение казначея. Дополнительно в этой форме заявку можно разделить на несколько платежей. Именно заполнение данной формы повлияет в дальнейшем на отражение заявки в платежном календаре.
Рис. 3 Сопоставление аналогичных реквизитов вкладки «Основное» и формы «Исполнение заявки».
На вкладке «Аналитики учета и планирования» заполняются управленческие аналитики планируемого платежа:
- общие аналитики платежа (ЦФО и проект);
- распределение суммы платежа по статьям ДДС с заполнением аналитик статей и ставки НДС (в дальнейшем это позволит в платежном поручении аналогично разделить общую сумму по нескольким статьям ДДС).
Рис. 4 Вкладка «Аналитики учета и планирования» заявки на оплату.
На вкладке «Подтверждающие документы» можно прикрепить документ-основание для осуществления платежа.
Рис. 5 Вкладка «Подтверждающие документы» заявки на оплату.
На вкладке «Контроль документа» производится контроль бюджетных лимитов и резервов.
Нарушение контроля бюджетных лимитов свидетельствует об отсутствии свободного лимита для данного платежа.
Нарушение контроля бюджетного резерва свидетельствует об отсутствии резерва под данный платеж.
Рис. 6 Вкладка «Контроль документа».
Планируемое поступление ДС
Данный документ используется для планирования поступления денежных средств, для дальнейшей балансировки ликвидности.
Журнал документов находится: Казначейство – Корпоративное казначейство – Планируемые поступления ДС.
Рис. 7 Месторасположение журнала Планируемых поступлений ДС.
Заполнение документа планируемого поступления ДС аналогично заявке на оплату. Отличие только в отсутствие вкладки «Подтверждающие документы».
На вкладке «Основное» заполняются основные параметры планируемого поступления денежных средств.
Рис. 8 Вкладка «Основное» планируемого поступления денежных средств.
Здесь также важна гиперссылка «Ожидает исполнения», заполнение которой повлияет на отражение поступления в платежном календаре.
На вкладке «Аналитики учета и планирования» заполняются аналитики планируемого поступления. Общую сумму тоже можно разделить на несколько статей ДДС.
Рис. 9 Вкладка «Аналитики планирования» планируемого поступления ДС.
Автоматическое создание документов планирования
Помимо ручного создания заявок на оплату и планируемых поступления ДС, в 1С: Управление Холдингом предусмотрен механизм автоматического создания регламентным заданием. Возможность автоматического создания заявок на оплату позволяет инициаторам платежей избежать ручного ввода данных, а сотрудникам казначейства быстрее получать точную информацию о платежах, которые предстоит осуществить.
Перед началом обзора данного функционала, рассмотрим необходимые настройки НСИ для его корректной работы. Для этого выберем: Общие справочники и настройки» - Настройки – Казначейство
Рис. 10 Расположение настроек автоматического формирования документов планирования.
Далее необходимо выбрать раздел «Управление договорами», в котором нас в первую очередь интересует включение автоматического формирования заявки по графикам расчетов.
Рис. 11 Включение автоматического формирования заявок на оплату и планируемых поступлений ДС.
По гиперссылке «Расписание» можно настроить расписание формирования документов (срабатывания регламентного задания), в поле «Формировать заявки за» можно выбрать за сколько дней до планируемого платежа будет сформирована заявка.
После проверки настроек НСИ можно приступать к рассмотрению функционала создания заявок. Для примера рассмотрим 2 возможных случая:
- Формирование заявки на оплату по договору с поставщиком с фиксированных графиком;
- Формирование заявки на оплату основного долга по кредитном договору.
Формирование заявки на оплату по договору с поставщиком с фиксированным графиком
Для рассмотрения данного варианта создадим договор с поставщиком. В карточке договора на вкладе «Основное» выберем тип договора «С поставщиком», заполним сумму договора и всю основную информацию по договору.
Рис. 12 Вкладка «Основное» договора с поставщиком с фиксированным графиком.
На вкладке «Условия» в поле «Ведение расчетов» выбираем «По договору в целом».
Рис. 13 Вкладка «Условия» договора с поставщиком с фиксированным графиком.
На вкладке «Планирование» в поле «Используемые графики» выбираем «Только расчетов» и заполняем будущие аналитики заявки на оплату: ЦФО, проект и статья ДДС.
Рис. 14 Вкладка «Планирование» договора с поставщиком с фиксированным графиком.
После нажатия кнопки «Только расчетов» появляется вкладка «График расчетов». Перейдем на нее и заполним график оплат по договору. Добавим в табличную часть одно начисление и три планируемых оплаты.
Рис. 15 График расчетов по договору с поставщиком с фиксированным графиком.
После ввода графика оплат программа имеет все необходимые данные для автоматического формирования заявки на оплату. В соответствии с нашими настройками, она должна была сформироваться 01.04.2024 – за 10 дней до первого платежа 11.04.2024.
Для целей демонстрации примера мы запустим регламентное задание вручную. В реальной работе данную операцию выполнять не требуется, она сработает автоматически в соответствии с настройками. Для ручного запуска перейдем: Администрирование – Настройки программы – Обслуживание.
Рис. 16 Расположение «Обслуживания».
В появившемся окне в разделе «Регламентные операции» запустим «Регламентные и фоновые задания».
Рис. 17 Запуск журнала регламентных заданий.
В появившемся списке выбираем «Формирование заявок по графикам оплаты» и нажимаем «Выполнить сейчас».
Рис. 18 Запуск регламентного задания «Формирование заявок по графикам оплаты».
Далее переходим в журнал заявок на оплату и видим, что заявка была успешно автоматически сформирована.
Рис. 19 Проверка формирования заявки на оплату.
Формирование заявки на оплату основного долга по кредитном договору
Для данного примера создадим кредитный договор с фиксированным графиком платежей. На вкладке «График расчетов» заполним планируемый график начисления и оплат.
Рис. 20 Заполнение графика платежей в карточке кредитного договора.
После этого можно снова вручную запустить регламентное задание, а после перейти в журнал документов «Заявки на оплату», чтобы проверить корректность создания необходимой заявки.
Рис. 21 Проверка формирования заявки на оплату.
В заявке подтянулись все необходимые данные по договору, вид операции и аналитики платежа. В качестве плановой даты установилась дата оплаты по графику.
Лимитирование
Для целей контроля расходования денежных средств и предупреждения перерасхода бюджета в 1С: Управление холдингом можно устанавливать лимиты. Выполнить это двумя способами:
- С помощью оперативных планов;
- С помощью плановых бюджетов.
Способ установки с помощью плановых бюджетов относится к теме бюджетирования, поэтому в данной статье мы рассмотрим лимитирование через операционные планы.
- Первое с чего следует начинать лимитирование расхода денежных средств – это включение лимитирования по статьям ДДС. Для этого необходимо в подсистеме «Планирование и контроль» запустить «Управление планами и лимитами».
Рис. 22 Месторасположение управления планами и лимитами.
В данном отчете можно настроить бюджет движения денежных средств и бюджет доходов и расходов. Для целей текущей статьи нам интересен первый.
На вкладке «Параметры бюджеты» устанавливается период, на который устанавливается бюджет, валюта лимитирования и реакция системы на превышение лимита, которая может быть следующей:
- блокировать проведение документов (при недостатке свободного лимита, программа не позволит провести заявку на оплату);
- информировать (при недостатке свободного лимита, программа выдаст информационное сообщение, но даст провести заявку на оплату);
- не контролировать (контроль свободного лимита будет отсутствовать).
Рис. 23 Вкладка «Параметры бюджета» управления планами и лимитами.
На вкладке «Статьи бюджета» отображается справочник статей ДДС, где по всем элементам заполнились параметры, установленные на предыдущей вкладке. Здесь для каких-то определенных статей можно индивидуально настроить собственные параметры (это может быть важно, если какие-то статьи ДДС контролировать не нужно).
Рис. 24 Вариант индивидуальной настройки статьи ДДС.
На вкладке «Группы настройки статей» можно объединить несколько статей ДДС в группу и настроить для неё параметры лимитирования.
- После настройки параметров лимитирования можно приступать к самому вводу плановых лимитов. Располагаются они: Планирование и контроль – Планы и лимиты – Операционные планы.
Рис. 25 Расположение журнала операционных планов.
- На вкладке «Основное» необходимо выбрать вид бюджета, период и вариант настройки.
Рис. 26 Пример заполнения вкладки «Основное» операционного плана.
Если операционный план вводится вручную, то вариант настройки необходимо будет создать и указать перечень аналитик лимитирования и их обязательность, а также вид горизонта планирования.
Рис. 27 Пример варианта настройки операционного плана.
- На вкладке «Данные планирования» постатейно заполняются лимиты на определенный период времени. И на этом этапе есть очень важный нюанс.
Важно! Если в варианте настройке операционного плана в качестве вида горизонта выбран «Скользящий», который на практике используется чаще всего (то есть горизонт планирования сдвигается каждый месяц/квартал, в зависимости от периодичности планирования), то при заполнении данных планирования необходимо использовать кнопку «Заполнить». Нажатие этой кнопки «подтянет» неиспользованный лимит прошлых периодов. Если же начать вводить в операционном плане вручную новые данные, то такой документ спишет «в ноль» неиспользованные лимиты по всем статьям, которых в документе нет.
Рис. 28 Пример заполнения данных планирования операционного плана.
При необходимости корректировки лимита (через «переброску» с одной статьи на другую или увеличение общего лимита), необходимо использовать документ «Заявка на корректировку» или «Корректировка», где, выбрав необходимый операционный план, можно скорректировать лимит и отправить его на согласование.
С помощью документа «Резервирование» можно зарезервировать определенную часть лимита. То есть этот документ не увеличивает или не уменьшает суммы в операционных планах, а лишь «бронирует» какую-то сумму. Это может быть полезно, когда инициатору платежа необходимо заблаговременно зарезервировать себе часть лимита под крупное списание.
