Фирма 1С объявляет на своих ресурсах и форумах, что до 30% предприятий внедряют 1С: ERP после настройки системы, обучения персонала, и ввода остатков, т.е. без доработок.
В сети Интернет можно найти много статей на тему «Как внедрить 1С: ERP», также есть материалы, связанные с переходом с 1С: УПП на 1C: ERP. Фирма 1C даже предоставляет несколько обработок по частичному переносу остатков. Есть даже предложения купить дополнительные правила по переносу остатков, а некоторые даже предлагают готовые механизмы многократных обменов данными для стандартных конфигураций 1С. И, конечно, есть множество партнеров 1С, готовых помочь Вам внедрять 1С: ERP.
Все это выглядит здорово до тех пор, пока мы не начинаем оценивать затраты и ожидаемую эффективность от внедрения 1С: ERP для крупного предприятии, на котором уже работает внедренная ранее информационная система на 500 рабочих мест.
В этом случае, более 60% затрат можно смело отнести на доработки внедряемой системы до уже имеющегося функционала в старой системе. Это справедливо и при замещении импортных систем управления предприятием, и для морально устаревших систем типа 1С: УПП. Поскольку при обследовании функционала уже работающей системы управления предприятием пользователи ставят задачу в новой системе сделать многое «как в старой системе».
Безусловно, предвижу множество возражений, зачем дорабатывать 1С: ERP, там все есть, это новая система с проработанным функционалом, но это голоса тех, кто сам реально не осуществлял переход с одной крупной информационной системы на другую. Проблема привыкания персонала в функциональным особенностям программы существует. В любой системе есть недоработки, ошибки, не всегда удобные интерфейсы, и 1С: ERP не является исключением.
Мы, на основе опыта перехода с большой информационной системы собственной разработки на 1С: УПП в 2010-2015 годах, а теперь при переходе с 1С: УПП на 1С: ERP, убедились, что все, к чему пользователь привык и что уже использует в своей работе, придется обсудить и реализовать в том или ином виде. К сожалению, часто выбирается путь «все равно сделайте, вдруг пригодится справка», особенно когда программисты являются сотрудниками предприятия и затраты на доработку скрыты в заработной плате.
Ниже я попытаюсь описать основные задачи и решения, которые мы приняли при внедрении 1С: ERP.
Краткое описание ИТ-ландшафта до внедрения 1С: ERP: на предприятии эксплуатируются 1С: УПП, 1С: ЗУП, 1С: Документооборот, 1С: ТОИР, 1С: Охрана труда и другие программы. Все конфигурации 1С в различной степени доработаны и интегрированы между собой. Наиболее сильно доработана конфигурация 1С: УПП, в неё внесены множественные изменения в алгоритмы, структуры данных, подборы, обработки, отчеты и др.
Первая задача, это обоснование эффективности внедрения 1С: ERP при переходе с 1С: УПП и определение последовательности внедрения подсистем.
Прежде чем начинать внедрение, мы попытались обосновать и сделать расчет эффективности перехода с 1С: УПП на 1С: ERP. Если ориентировочные затраты на внедрения получить несложно, ее предоставит любой центр компетенции 1C: ERP, то как рассчитать эффективность от перехода с 1С: УПП на 1С: ERP? В чем эффективность перехода для отдела сопровождения продаж или бухгалтерии, если требуется максимально похожий функционал «как в УПП»?
За доработку и внедрение нужно платить реальные деньги, а эффект от перевода работы бухгалтерии или работы склада с одной конфигурации 1С на другую будет только функциональный, стало удобней или быстрее и т.п. В обоих системах, и в старой, и в новой, отчетность по прибыли, баланс, складские документы будут обработаны с той же численностью и к тому же сроку. А поскольку у нас конфигурация 1С: УПП сильно доработана и пользователю удобно в ней работать, то функциональные эффекты будут незначительными.
В то же время, опыт показал, что пользователь использует все средства, чтобы перенести в новую систему максимально все, чем он пользуется в старой. Руководство, декларируя на первом этапе минимум доработок, обычно, под давлением ключевых пользователей, что сроки будут сорваны или отгрузки остановлены, соглашается на перенос всего функционала и устраняется. Мы это проходили неоднократно. С другой стороны, сокращения персонала никак не связаны с функционалом программы.
В результате мы приняли решение, что нет смысла тратить большие деньги на полный одновременный перевод всех подсистем и модулей в 1С: ERP. Решили внедрять на первом этапе только те подсистемы, которые дают реальную эффективность сегодня. Внедрение бухгалтерского учета было решено отложить на этапы после оперативного учета.
В первую очередь мы внедрили функционал CRM на основе модуля 1С: CRM от РАРУС, интегрировав CRM с IP-телефонией. Далее внедрили модуль интеграции с интернет-магазином по продаже продукции мелкооптового склада на основе 1С-Битрикс, модуль 1С: Общепит, автоматизировав наши заводские столовые. Следующей была подсистема учета рационализаторских предложений.
Технология бесшовной интеграции позволила интегрировать бизнес процессы УПП, ERP, ТОИР с 1С: Документооборот.
Во второй очереди был складской учет по помещениям с адресным хранением и штрихкодированием готовой продукции, сырья и ТМЦ.
Параллельно шло внедрение системы бюджетирования и планирования. Мы внедрили годовое и трех месячное скользящее планирование продаж, производства, внутренних потребностей и закупок. Дополнительно мы доработали расчет плановой себестоимости и разработали несколько бюджетов. За внедрение подсистемы планирования и бюджетирования мы получили высокую оценку сообщества GlobalCIO получив награду «Проект года» в номинации управление производством в 2023 году.
Третьим этапом стало автоматизация договорной работы, формирования текстов договоров, перевод работы менеджеров по продажам и закупкам. Четвертым этапом стало внедрение подсистемы казначейства.
В настоящий момент мы работаем над межцеховым и внутрицеховым управлением.
Для обеспечения работы вышеперечисленных подсистем и задач в 1С: ERP нам была необходима надежная система обменов информацией между 1С: УПП и 1С: ERP, выбор и построение которой является второй большой задачей.
Стандартная система обменов документов и справочников 1С построена по принципу регистрации изменений и выгрузки пакета документов регламентными заданиями. Если в пакете документов встречается ошибочная ситуация, то обмен останавливается до вмешательства программиста, и все проведенные документы в пакете отменяются. Приведу пример, мы зарегистрировали 100 документов к обмену, они выгрузились в промежуточный файл, файл был передан в принимающую систему, там выполнена загрузка и в 99-ом документе встретилась ошибочная ситуация, обмен остановлен. В результате все 100 документов не переданы, работа обменов остановлена до исправления ошибки программистом, а это задержка минимум на 30 минут.
Другой проблемой стандартной системы обменов является низкое быстродействие, обмен основными оперативными документами УПП-ERP занимает 3-5 минут, что для некоторых рабочих алгоритмов критично.
Кроме того, правила обмена предоставляются фирмой 1С только для основных стандартных документов 1С. Если в документ 1С внесены изменения программистом, то правила нужно дорабатывать.
Как уже ранее отмечалось, есть сторонние фирмы, предлагающие свои готовые правила обмена, они содержат весь набор документов, но опять же только для стандартных документов конфигурации.
На рынке есть несколько решений для интеграции конфигураций 1С: 1C: Шина, 1С: Интеграция, 1С: Бит Адаптер, МС-автообмен и др. Для работы с этими системами требуются подготовленные специалисты, а главное, нужна разработка своих специализированных правил интеграции, которых нет в продаваемых решениях.
Основное достоинство этих систем – скорость работы до 3-5 секунд. В некоторых случаях возможно настроить обмены, чтобы они продолжали работать при выявлении ошибок в конкретном документе. Стоимость предлагаемых решений от 350 т.руб. до 5 млн.руб.
После сравнения функциональности и затрат, мы остановились на стандартной системе обменов 1С модифицировав у нее систему регистрации документов, исключив повторные обмены, связанные с проведением документов обработками в 1С. Кроме этого, для ряда документов использовали систему обменов 1С: БитАдаптер, которая обеспечивает быстрый обмен документами по технологии RabbitMQ. В первую очередь это документы, требующие минимальных задержек при обмене по времени. Например, в 1С: ERP выписываются пропуска на въезд автотранспорта на территорию предприятия, они считываются системой сканирования на проходных работающей на данных УПП, поэтому пропуска гарантированно отрабатываются системой обменов за 5 секунд. Интересно было бы узнать про опыт работы с системами обменов на других предприятиях.
Третья задача, это совмещение разного функционала обработки одного и того же документа в 1С: УПП и 1С: ERP. ERP - современная система управления предприятием с развитым функционалом, и для его использования необходимо соблюдать определенные правила.
Приведу лишь несколько примеров: одно из основных правил работы с документами в ERP это формирование документов «Заказ …» и на их основе документов «Выполнения заказов». Эти документы составляют пару план-факт. Если в УПП документы «Заказ …» носили рекомендательный характер, то в ERP для правильной работы «Заказы» являются обязательными. Если документ «Заказ» не проведен или содержит ошибки в ERP, то и документ «Исполнение заказа» не проводится. Другое значительное отличие в функционале - это различия в работе с дебиторской и кредиторской задолженностью в зависимости от типов договоров. И таких отличий много.
Поэтому для обеспечения интеграции необходимо проводить доработки функционала УПП с целью реализации дополнительных ограничений и проверок, чтобы обеспечить обработку документов в ERP.
Основное правило поэтапного внедрения это перевод функционального блока в ERP, закрытие работы с ним в УПП, односторонняя выгрузка (обмен) документов из ERP в УПП. Для этого нам пришлось разработать функционал, позволяющий управлять системой обменов в зависимости от настроек.
Четвертая задача возникает при внедрении подсистем с динамично развивающимся функционалом самой фирмой 1С. Основной вопрос - стоит ли дорабатывать функционал или подождать решений от фирмы 1С?
Обсуждение и демонстрация функционала планирования производства и бюджетирования часто вызывает отрицательные эмоции сложностью работы у производственного персонала. Сразу же возникает запросы упрощения интерфейса для работы на одном экране и «ввода одной кнопкой». Наше решение – можно доработать и упростить интерфейс, не меняя основные алгоритмы обработки документов и структуры регистров.
И конечно же, пятая задача: в какой системе вести регламентированный учет: в 1C: ERP, 1С: Бухгалтерия, оставить в 1С: УПП?
Фирма 1С объявила об окончании поддержки законодательства в УПП в 1 квартале 2027 года.
Осталось не так много времени, но опыт показывает, что последние годы изменения законодательства в первую очередь касаются заработной платы, а изменения по других разделам учета обычно не столь значительны.
Изменения законодательства можно либо реализовать своими силами в УПП или обработать документы в ERP и результат вернуть в УПП, такой опыт уже есть. Поэтому время на анализ и принятие решения о регламентированном учете пока еще есть.
На первый взгляд, какие могут быть вопросы, если оперативный учет ведется в ERP, но они есть. Дело в том, что наша бухгалтерия работает с сильно измененным планом счетов, ведет не стандартный учет основных средств, применяет нестандартные алгоритмы распределения затрат и расчета фактической себестоимости и многое другой. Замечаний со стороны налоговой инспекции к правильности ведения регламентированного учета нет.
Прежде чем браться за внедрение регламентированного учета, нужно, чтобы руководители бухгалтерии провели анализ стандартного функционала ERP с целью его максимального использования без доработок для ведения регламентированного учета.
Ответ на вопрос, где вести регламентированный учет, мы решили принять после полного внедрения оперативного управленческого учета в 1C: ERP.
Некоторые фирмы внедрения 1С начинают внедрение ERP с регламентированного учета, поскольку полученный баланс предприятия, отчеты по прибылям и убыткам и другая отчетность являются важными результатами работы предприятия. Мы же согласны с методологией 1С и считаем, что целью внедрения ERP являются оптимизация процессов управления предприятием, а регламентированный учет должен формироваться на основе управленческих документов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Безусловно, состояние информационных систем на каждом предприятии находится на разном уровне, даже при использовании одних и тех же программных продуктов.
Сейчас множество фирм предлагают внедрить 1С: ERP, но проведенные работы далеко не всегда приводят к работающей системе. Заключается договор, проводится обследование, выполняется моделирование работы, выявляются отклонения, пишется технические задания на доработку, проводится разработка, внедрение, но система не работает или работает формально, когда параллельно с ней люди работают в Excel. После этого Заказчик и Исполнитель либо разрывают договор, обвиняя друг друга, либо бюджет увеличивается и предпринимается попытка рестарта.
Все это происходит из-за того, что со стороны Заказчика нет опытного руководителя проекта(РП), который бы отвечал за конечный результат проекта ERP - работающую систему управления. Эта роль обычно присваивается руководителю ИТ, который не имеет требуемых компетенций и загружен другой работой, либо одному из директоров, который в силу занятости и отсутствия знаний делегирует полномочия, тому же руководителю ИТ.
Если у предприятия нет такого специалиста, его нужно найти на стороне на время проекта. Уверен, затраты многократно окупятся, а риски снизятся.
РП со стороны Исполнителя есть всегда, но у него другие первоочередные цели. Его задача заработать и получить деньги.
Хотелось бы получить обратную связь по задачам и решениям, которые мы приняли.
Виктор Ценёв