С того времени, как на рынке началось активное продвижение конфигурации 1С:ERP, возник один «побочный эффект» пользовательского характера.
В этой статье я не претендую на то, что мой личный опыт – это статистический срез общей ситуации, это было бы абсурдно. Но, и игнорировать «случайную» подборку возникших ситуаций – тоже не рационально. Ведь, как известно, случайности не случайны.
Опыт проведения корпоративного (и не только) обучения по теме ведения регламентированного учета в 1С:ERP обнаруживал следующую ситуацию – ведение основной массы документов оперативного учета в этих организациях исторически находилось и планировалось (при вводе новой программы) в «руках» бухгалтерии (бухгалтерской службы). При этом до внедрения 1С:ERP бухгалтерия как подразделение, работала на одной из последних версий 1С:Бухгалтерии (3.0 или 2.0).
Много лет занимаясь темой перевода пользователей 1С:Бухгалерии с одной редакции на другую (сначала с 1С:Бухгалтерии 7.7 на 1С:Бухгалтерию 8, затем с редакции 2.0 на 3.0) , я наблюдала за реакцией переходящих (чаще переводимых) пользователей на новую конфигурацию. В большинстве случаев переход был относительно безболезненным, потому что сама концепция, идеология ведения учета в этих программах наследовалась. Изменения в интерфейсак, принципах работы некоторых видов документов, конечно, вызывали первоначальную «бузу», но привыкание происходило более-менее быстро.
Иное (совершенно иное!) дело – переход с ведения учета бухгалтерского (подчеркну это, имея в виду, разумеется, еще и налоговый) в специализированной для ведения именно этого учета программе, на ведение учета в программе с изначально другим посылом, другой целью и другими задачами. Если этот переход осуществляется в рамках полноценного проекта внедрения, и функции настройки справочников, ведения первичных документов оперативного контура, выводятся из зоны ответственности именно бухгалтерии – тогда все в порядке. То есть тогда все попадает в правильные руки.
Однако мне (по иронии судьбы?) довелось несколько раз подряд встретиться с ситуацией, когда бухгалтерию (как подразделение и функциональный персонал) просто «пересадили» на другое «средство передвижения». Причины, по которым конфигурация для учета в организациях была заменена на 1C:ERP, были разными (хотя и схожими). А вот последствия – с точки зрения изучения новой конфигурации – оказались удручающе одинаковыми. Что поневоле заставило обобщить проблематику освоения этой конфигурации бухгалтерами, которым пришлось всю свою прежнюю работу (подчеркну – всю!), ранее выполняемую на конфигурации бухгалтерского назначения перенести на конфигурацию основного назначения не-бухгалтерского. (Позволю себе оставить такое ненаучное определение назначения самой мощной из нынешних конфигураций 1С, ибо в данном случае именно это определение – ключевое.)
Хотя в рамках статьи полноценно показать все нюансы не получится, но перечислить подводные камни и расставить акценты – вполне.
Итак, по существу. Рассматриваем ситуацию, когда бухгалтерия, которая ранее вела учет на 1С:Бухгалтерии (2.0 или 3.0) теперь осваивает ведение учета в 1С;ERP. Вид деятельности – услуги и, возможно, небольшое производство. Поэтому вся первичка (то есть документы оперативного контура), плюс то, что положено бухгалтерии вести в 1С:ERP – ОС, НМА и малоценку. Предполагается загрузка данных прежних периодов из 1С:Бухгалтерии, однако часть справочных данных безусловно потребует «ручной» настройки. Причем (и это важно!) эти настройки вменены именно бухгалтерии. (Не хочу сейчас развивать тему абсурдности такой ситуации и ее возможных причин, некоторые комментарии будут даны по конкретным объектам.)
Информация в этой статье построена на основе типичных вопросов и удивлений таких пользователей. Прошу обратить внимание на то, что терминология и наименования объектов в двух рассматриваемых программах отличается, поэтому в некоторых случаях будут приводиться двойные наименования.
Какие основные различия увидят пользователи-бухгалтеры, привыкшие к 1С:Бухгалтерии в 1С:ERP?
- Проводки регламентированного учета до регламента закрытия месяца (их актуальность)
- План счетов и аналитика:
- Отличия в составе счетов учета капвложений, материалов в эксплуатации (инвентарь), основного производства, в счетах учета дополнительных расходов на приобретение
- Отличия в аналитических настройках счетов (учета затрат/расходов, финансового результата и др.)
- Отличия в аналитике взаиморасчетов
- Отличия в справочниках затрат/расходов
- Отличия в форме документов, их видах и назначениях
- Состав операций документов
- Документы поступления и реализации
- Авансовые отчеты
- Работа с НДС
- Раздельный учет НДС
- Стандартные отчеты регламентированного учета
Рассмотрим эти отличия поочередно и тезисно, поскольку формат статьи не вместит подробных комментариев и иллюстраций по многим из отмеченных отличий, это формат вебинара или отдельного курса. Но для первичного освоения и расставления акцентов этого будет достаточно.
Проводки
Когда 1С:ERP только анонсировалась, фурор произвело сообщение о том, что все проводки регламентированного учета буду выполняться только регламентом в конце месяца. И их не будет видно в течение рабочего периода.
В данный момент уже все не так, сформировать проводки можно сразу после проведения документа. Но, как говорят англичане, «it depends!». Какие-то проводки останутся такими же, как в момент ввода документа и формирования этих самых проводок, в каких-то произойдут неизбежные изменения, какие-то вообще получат положенную им сумму только после проведения завершающего регламента. Но к этому необходимо привыкнуть - само по себе наличие проводок совершенно не означает их актуальности и окончательной точности в любой момент времени. Разумеется, и в программе 1С:Бухгалтерия утверждать, что в любой момент времени сформированная, скажем, оборотка по счету (аналитическая) – это окончательный вариант данных, тоже было «не совсем» верно. Как минимум существовала в регламенте «Закрытия месяца» корректировка стоимости ТМЦ, имеющих «бурную» учетную жизнь – перемещение по складам, дополнительные расходы и пр. Не говоря уже о корректировках списания после окончательного проведения всех документов за месяц.
А что касается 1С:ERP, то поскольку основная стоимостная «кухня» по ТМЦ происходит в оперативном учете, то в работе с такими активами придется смириться с тем фактом, что достоверные проводки по счетам бухучета получить ранее закрытия месяца не удастся.
Забегая вперед скажу и об еще одной отмеченной неоднократно «печали» переходящих с 1С:Бухгалтерии 8 на 1С:ERP бухгалеров. Это тот факт, что на стандартных отчетах теперь можно получить не все привычные варианты информации. Для этого в ERP существуют отчеты оперативного контура.
План счетов.
Отличия в составе счетов.
Первое отличие ждет нас при рассмотрении счета 08.04 «Приобретение объектов основных средств». В отличие от 1С:Бухгалтерии, где этот счет не имеет субсчетов, в Плане счетов бухгалтерского учета 1С:ERP имеются два субсчета третьего уровня, причем, основной аналитический разрез в них отличается (потому их и два). Для счета 08.04.1 «Компоненты основных средств» (который фактически и является аналогом счета 08.04 в 1С:Бухгалтерии 8) основная аналитика – «Номенклатура», а для счета 08.04.2 «Подготовка к вводу в эксплуатацию» – Основные средства. Такое построение счетов учета отражает отличающуюся схему применения документов по учету объектов оборудования.
Второе отличие мы увидим на счете 10.11, где у 1С:Бухгалтерии два субсчета, а у 1С:ERP – три – добавлен счет учета Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации. Такого счета в 1С:Бухгалтерии нет, так как для объектов «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» предусматривается полное погашение их стоимости при передаче в эксплуатацию.
Третье отличие – счет 20 «Основное производство» в 1С:ERP не имеет субсчетов, как в 1С:Бухгалтерии 8. Потому что схема работы с давальческим сырьем там совершенно иная.
Непривычным для бухгалтера будет и наличие субсчетов с кодом третьего уровня « .ДР» у таких счетов как 10 и 41. Эти субсчета предназначены для транзита сумм дополнительных расходов, имеют субконто «Статьи затрат (об.)» - для того, чтобы можно было определить постатейную структуру затрат. При формировании проводок регламентированного учета вся сумма дополнительных расходов сначала относится на этот счет, а затем происходит привычная разноска на счета учета материальных активов с нужной аналитикой (согласно выбранному варианту распределения таких расходов).
Отличия в аналитических настройках счетов.
Если посмотреть на План счетов бухгалтерского учета в 1С:Бухгалтерии 8 и в 1С:ERP, то визуально субконто в основном те же самые, привычные. При этом в 1С:Бухгалтерии 8 наименования субконто практически всегда совпадают с наименованием соответствующего справочника (если субконто соответствует справочнику). В Плане Счетов 1С:ERP это не всегда так, причем «не так» касается важнейших справочников.
Для того чтобы внимательно рассмотреть соответствия и несоответствия (привычному набору объектов) рекомендую обратиться к списку «Все функции» - Планы видов характеристик - «Виды субконто хозрасчетные». Там со всей очевидностью можно изучить – какие именно объекты метаданных используются в качества привычных (по наименованию) субконто.
Например:
Счет 90 «Продажи» и его основная аналитика – Номенклатурные группы. В 1С:Бухгалтерии 8 это справочник Номенклатурные группы. В 1С:ERP – это справочник «Группы финансового учета номенклатуры» (причем при поиске в том же списке «Все функции» искать нужно «Группы настроек финансового учета номенклатуры»).
Счет 91 «Прочие доходы и расходы». Основное субконто этого счета в 1С:Бухгалтерии – одноименный справочник «Прочие доходы и расходы». А вот в 1С:ERP это может быть по выбору (по ситуации) либо справочник «Статьи доходов», либо справочник «Статьи расходов».
Здесь хочу акцентировать внимание на том, что было мной, увы, не замечено изначально, но осознано на последнем курсе («Регламентированный учет в 1С:ERP» в УЦ-1 1С) с подачи одной из участниц – если в 1С:Бухгалтерии 8, имея единый справочник для субсчетов прочих доходов (91.01) и прочих расходов (91.02) можно было легко получить с помощью стандартных отчетов итоговый результат по отдельному аналитическому объекту, то теперь это невозможно, так как справочники на указанных субсчетах будут использованы разные.
Счет 20 в 1С:ERP своими аналитическими настройками значительно отличается от аналогичного счета с кодом 20.01 в 1С:Бухгалтерии 8:
- Субконто «Номенклатурные группы» отсутствует.
- Первым стоит субконто «Типы затрат», которое являет собой перечисление из четырех элементов (Материальные затраты, Работы, Сдельная оплата труда, Прочее).
- Вторым стоит субконто «Виды затрат», которое предполагает использование (по ситуации) одного из трех справочников:
- Собственно «Статей расходов» (о сравнении этого справочника и «Статей затрат» в 1С:Бухгалтерии 8 – ниже)
- «Позиции номенклатуры»
- «Вид работ сотрудников»
- Третьим стоит субконто «Группы (виды) продукции», соответствующее справочнику «Группы аналитического учета номенклатуры», неким аналогом «Номенклатурных групп» в 1С:Бухгалтери 8, но именно «неким».
Резюмируя отличия на счетах учета затрат и финансовых результатов, хочу отметить, что привычные способы анализа затрат с помощью стандартных отчетов бухгалтерии очевидно придется пересматривать.
На счетах учета ОС (счет 01 и его субсчета) вы увидите субконто «Основные средства». Если в 1С:Бухгалтерии 8 это одноименный справочник, то в 1С:ERP справочник называется «Объекты эксплуатации». Участок работы с оборудованием и основными средствами имеет большие отличия от привычного по 1С:Бухгалтерии 8.
Отличия в настройках счетов учета взаиморасчетов.
Несколько слов можно сказать и об аналитике на счетах расчетов с контрагентами. В отличие от 1С:Бухгалтерии 8 на всех счетах и субсчетах взаиморасчетов с покупателями (клиентами) и поставщиками (60,62) в плане счетов в 1С:ERP отсутствует третье субконто «Документы расчетов с контрагентами». Такая детализация (правда, без счетов учета взаиморасчетов!) имеется только в оперативных отчетах и не передается в проводки регламентированного учета.
Здесь же уместно сказать, что настройка варианта учета задолженности (по договору в целом, по заказам, по документам) настраивается так же непривычно для пользователей бухгалтерской конфигурации. Такая настройка есть в «Договоре», но будет или не будет упоминаться (и вводиться) в документ собственно договор между контрагентом и организацией, может определяться таким объектом, как соглашение. Таким образом, построение системы взаиморасчётов с контрагентами – тоже процесс на порядок и выше более сложный, чем в 1С:Бухгалтерии 8.
Отличия в справочниках затрат/расходов
На мой взгляд тема справочника затрат/расходов является ключевой при освоении 1С:ERP бухгалтерами после перехода с 1С:Бухгалтерии 8.
Даже в том случае, если настройка справочника Статьи расходов (а это основополагающая настройка) произведена специалистами и с соответствующими комментариями (инструкциями) передана в ходе проекта пользователям в готовом виде, работа с этой аналитикой в разных документах требует времени на адаптацию.
Но хуже, когда (как я отмечала выше) на новую программу бухгалтерию «переводят» без особого изменения учетного бизнес-процесса (или, если хотите, бизнес-процесса учетных операций – от перемены мест слагаемых эта сумма не изменяется). И тем самым ответственность за оформление этого справочника отдают именно сотрудникам бухгалтерии.
А справочник «Статьи затрат» в 1С:Бухгалтерии 8 и справочник «Статьи расходов» в 1С:ERP – это не просто «две большие разницы»! Это две очень большие разницы. Нагрузка на справочник «Статьи расходов» в 1С:ERP несравнимо выше, чем на его предшественника.
Тема формирования элементов этого справочника – отдельная и большая и в рамках данной статьи не может быть раскрыта. Однако хочется сказать, что относиться к этому справочнику легкомысленно и формировать его (создавать его элементы) «по мере возникновения надобности» (а не в рамках системного построения учета затрат предприятия) – это путь непозволительный, если исходить из ожидаемых неминуемых последствий. Они, кстати, не заставят себя долго ждать, проявятся на первом же закрытии месяца.
Отличия в форме документов, их видах и назначениях
Состав операций документов
Пользователям 1С:Бухгалтерии 8 привычно понятие операции документа. И привычно место, где они устанавливаются. Правда, существует разница в том, в каких документах можразбавлены но менять выбранную операцию непосредственно из формы документа (банковские и кассовые, например), а в каких это сделать из формы документа нельзя (документы покупки и продажи).
В 1С:ERP операций в привычных документах стало больше. Впрочем, понятие «привычные документы», скорее всего, не применимо. То есть частично привычные, частично – нет. При этом следует четко понимать, что большинство «привычных» бухгалтеру документов стали документами оперативного контура, вплоть до банковских и кассовых. Строго бухгалтерскими можно назвать лишь документы по участку ОС и НМА.
А если это документы оперативного контура, то и все их формы (точнее – модель этих форм) подчинены именно интересам оперативного учета. Это и новый вариант форм, в котором нет привычных «шапки» и «подвала» и промежуточной табличной части (если брать документы поступления и реализации), их заменили закладки, которые содержат большое количество полей «небухгалтерского» назначения. И прежде знакомые реквизиты щедро «разбавлены» управленческими, коммерческими и иными. Да и состав этих реквизитов определяется опционными установками, выбранными при настройке системы. А поле ввода операции «припарковалось» на последней из закладок («Дополнительно») тех документов, у которых есть операции.
И если ввод оперативных документов вменяется бухгалтерской службе, то со всей очевидностью это потребует дополнительного обучения и адаптации.
Документы поступления и реализации
В нескольких словах о самом, обычно, массовом – по количеству – наборе документов – о документах покупки (поступления) и продажи (реализации).
В первую очередь стоит сказать о том, что 1С:ERP предполагает работу с заказами. Безусловно, можно и без них, но в заказах содержится много небухгалтерской, но весьма необходимой информации. Если ею нельзя поступиться, то встает вопрос – кто будет ее вводить или откуда сотрудникам бухгалтерской службы брать эту небухгалтерскую информацию.
Второе, что необходимо отметить, что схема документооборота (ввода учетных данных) по закупкам отличается в двух программах. В частности, иначе выглядит процедура отражения дополнительных расходов на приобретение. Одноименного документа в 1С:ERP нет, эти функции переданы документу «Поступление услуг и прочих активов». И в нем как раз очень важным является выбор правильной статьи расходов, о которых говорилось выше.
Авансовые отчеты
Как показала практика проведения курсов, бухгалтеры довольно драматически реагируют на отсутствие привычного документа «Авансовый отчет». Точнее, тому, что одноименный документ часть своих функций передал двум документам поступления с операцией «Закупка через подотчетное лицо». В формировании всех необходимых проводок в итоге нет проблем, однако в единой печатной форме авансового отчета, как это было привычно, можно отразить только оплаченные расходы и оплаты поставщикам.
Работа с НДС
С одной стороны, учет НДС в 1С:ERP содержит все привычные бухгалтеру операции и процедуры, от регистрации счета-фактуры поставщика и выписки счета-фактуры покупателю, до формирования декларации и Анализа состояний учета по НДС. С другой – не все функциональные настройки находятся в привычных местах.
Раздельный учет НДС
Технология раздельного учета по НДС в целом схожа с той, что реализована в 1С:Бухгалтерии. Но в деталях есть отличия, связанные с тем, что совершенно иначе построен учет затрат.
Стандартные отчеты регламентированного учета
В порядке резюме.
Весь набор форм стандартных бухгалтерских отчетов есть. Однако если собрать воедино все, перечисленное выше, то очевидно – не все отчеты смогут дать то, что привычно – с привычной детализацией, с привычной аналитикой (затраты). Но на то она и программа с другими целями, с другими задачами. И регламентированный учет в ней – лишь одна из подсистем. Причем, во многом подчиненная задачам управления предприятием. И у бухгалтерии в ней свое определенное место – не меньше, но и не больше. Адекватность задач, вмененных бухгалтерии как группе пользователей 1С:ERP определит результат этого учета.