Как казаки учет в магазине автоматизировали
Собрались как-то раз казаки магазин открывать. Место хорошее, проходное, помещение просторное. В первую очередь поставили, конечно, полки в зале, кассы, склад оборудовали со стеллажами, да пару холодильников поставили. Вроде как можно завозить товар и начинать торговать, однако, поглядели казаки, подумали - магазин большой, товара много поместиться, ценники нужно расставить, кассу тоже бы современную сделать, не считать же, как в прошлом веке на счетах, да и знать бы хотелось точно, сколько товара в зале, сколько на складе, да сколько продано. С поставщиками опять же вопрос, сразу им деньгу отдавать или кто подождать согласится расчета, опять же знать тогда нужно, кому сколько должны, да когда расчет делать. Собрались. судили да рядили, а все же договорились, что без автоматизации никак не обойтись.
В первую очередь решили они оборудование купить, да поставить-подключить. Нашли знакомого, который на этом оборудовании собаку съел, заплатили и началась работа. Оказалось, что просто купить недостаточно, нужно еще и сеть компьютерную провести, сервер поставить. В итоге, купили следующее оборудование:
- Сервер;
- Компьютер оператору;
- Компьютер менеджеру;
- Компьютер для кассы;
- Принтер лазерный офисный;
- Принтер торговый этикеток;
- Принтер ценников;
- Сканер ручной для оператора и для кассы;
- Терминалы сбора данных (4 шт);
- Электронные весы с печатью этикеток;
- Дисплей покупателя;
- Программируемую клавиатуру (с риддером для магнитных карт);
- ККМ (фискальный регистратор);
- Модем.
Все оборудование смонтировали, установили в нужных местах, протянули сеть, все протестили и наладили. Но теперь задумались, что программа нужна для учета, потому пригласили другого своего знакомого, который зубы съел уже на автоматизации. По его совету купили даже две программы, коробку желтую “Управление торговлей” и для кассы “Фронтол”. Теперь нужно все поставить и наладить, а вот тут и началось самое интересное. Как известно, чтобы что-то продать (хотя бы и ненужное), нужно сначала купить (что-нибудь ненужное). Но у казаков. конечно же, была цель покупать и продавать только все нужное и вкусное, конечно же.
Организация закупок
Как оказалось, товар сам по себе в магазине не появляется. Перед тем, как товар привезут, нужно сделать много вещей:
- Найти поставщика
- Договориться о поставках
- Договориться о цене поставки
- Договориться о расчете (или поставщик будет получать деньги, как только привезет товар, или согласен подождать определенное время, пока товар продается и потом уже получать деньги)
- А еще нужно не забыть договориться о сроках поставки, регулярности, получении сертификатов на товар (т.к. по закону, покупатель может потребовать сертификат на товар и оный нужно тут же предъявить, согласно пункту 4 статьи 7 Закона РФ от 07.02.1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей»).
И вот, после решения организационных вопросов о поставках, а магазин стали поступать товары. В первую очередь с большим сроком годности (крупы, консервы, напитки, бытовая химия).
Оформление полученного товара
В магазин стали приезжать товары, один из казаков без устали их разгружает.
После разгрузки, поступивший товар нужно внести в программу. В учетной программе для этого есть справочник “Номенклатура”, куда нужно внести перечень поступившего товара.
Но если вносить как попало, то потом товар и не найдешь. Чтобы в справочнике был порядок, договорились, о структуре дерева (в начале две больших группы FOOD и NonFOOD, а дальше группы по виду товара, виду фасовки, тип упаковки).
Карточки товара в справочнике тоже не абы как называли, по строгим правилам, чтобы не было потом в базе и “Колбаса докторская” и “Докторская колбаса”. Правила для названия карточки придумали следующие:
Класс - Торговая марка (бренд) - Вид - Вес - Упаковка
например, получалось так:
Горошек зеленый БОНДЮЭЛЬ 200г ж/б.
После ввода номенклатуры в справочник, по одному образцу товара кладут на тележку и привозят оператору. Оператор находит товар в справочнике и ручным сканером вводит и записывает его штрих-код.
Для весового товара - по-другому: назначается номер, который будут выбирать на весах при взвешивании (называется PLU). Список PLU ведутся в программе в регистре сведений подряд, по мере записи карточек весового товара. Чтобы продавец знал, какой код набрать на весах, с помощью обработки для печати записей регистров, список PLU и названий товаров выводят на печать и документы выдают продавцам в торговый зал.
Вводом товара, загрузкой касс, весов, терминалов сбора данных, печатью этикеток и вводом документов - всем этим занимается невеста одного из казаков.
После заведения карточек, можно заполнить данными терминал сбора данных и, наконец, оформить поступление товара.
Казак из зоны приемки, берет терминал сбора данных и сканирует штрих-код каждого поступившего товара, вводя его количество после сканирования.
- Если товар не находится - не беда. все равно сканирует. т.к. на терминале стоит настройка “принимать не найденный товар”.
- Если же штрих-код известен терминалу, то название товара отображается на мониторе терминала сбора данных и можно сразу проверять, правильный ли товар отсканировали.
После сканирования товара по поступившей накладной, терминал и накладную поставщика, казак несет оператору. Дивчина берет терминал, вставляет его в подставку, соединенную проводом с компьютером и нажимает кнопку выгрузки данных. Данные при этом выгружаются в промежуточную базу на СУБД SQL Express.
И после того, как оператор нажимает в обработке в программе кнопку “Получить данные” автоматически создается документ поступления товаров и заполняется полученным товаром. Оператору остается только проверить количество и цены, и распечатать один экземпляр, где поставить подпись, зафиксировав правильность полученного документа.
