Оформление больничного в период ежегодного отпуска вызывает вопросы как со стороны бухгалтерского учета, так и со стороны отражения этих событий в программе 1С:Зарплата и управление персоналом. Рассмотрим эту ситуацию на примере.
Предположим, работник оформил больничный, находясь в очередном отпуске. Предприятие, руководствуясь статьей 124 ТК РФ, обязано или продлить на период, указанный в больничном, отпуск, или перенести его на другое время. Законодательно закрепленного алгоритма, в каких случаях использовать продление, а в каких использовать перенос на другой период, не имеется. Поэтому, исходя из требований кадрового делопроизводства, перенос периода отпуска следует оформлять только по заявлению самого сотрудника. Принимая во внимание ТК РФ (часть первая статьи 124), даты перенесенного отпуска работодатель определяет по пожеланиям работника. Продление (когда имеется оформленный больничный) можно оформить и при наличии заявления и при его отсутствии. Алгоритм действий кадрового специалиста в этом случае:
- Подсчитываем наложение больничного на отпуск (в календарных днях);
- Рассчитываем новую дату выхода на работу сотрудника. При этом, согласно требованиям ТК РФ, исключаются из расчета праздничные дни;
- Корректируем табель (то есть дни с кодом «ОТ», заменяются на код «Б»).
Табель учета рабочего времени в 1С: ЗУП 3.1
Листки нетрудоспособности сотрудников
Если больничный выписан для ухода за больным ребенком, то есть работник не нуждался в освобождении от должностных обязанностей, он должен оформляться с первого рабочего дня после отпуска. Такое положение закреплено Приказом Минздрава России №925н от 01.09.20. На практике же часто сотрудники просто не знают о таком порядке, оформляя больничный с кодом 09,12,13,14,15 (уход за больным ребенком), находясь в отпуске.
В 1С:ЗУП 3.0 такая ситуация не отслеживалась, но начиная с релиза 1С 8 ЗУП 3.1.14.237 в конфигурациях расчет производится автоматически. По этой логике при выписке больничного в период карантина Роструд РФ (письмо №14-2/В-393 от 09.04.2020) указывает, что при нахождении работника в оплачиваемом отпуске заработок не утрачивается, и, соответственно, выплата пособий по таким больничным листкам не предусматривается. Поэтому основания для переноса периода отпуска или его продления отсутствуют. Соответственно, листки нетрудоспособности сотрудников, которые оформлены во время карантина или по уходу за ребенком, во время оплачиваемого отпуска оплате не подлежат.
Начиная с 1С:ЗУП 3.1.14.237 автоматический расчет автоматизирован и при указании в листке нетрудоспособности сотрудников кодов 09,12,13,14,15 (уход за больным ребенком), в том числе код 09 (карантин), программа пересекающиеся дни отпуска не сторнирует и оплату за период больничного листа не рассчитывает. Если работник не вышел на работу после окончания отпуска, то необходимо оформить невыход на работу по окончанию отпуска отдельным документом.
При этом возникает две ситуации:
1. Сотрудник листок нетрудоспособности предоставил до завершения отпуска и начисления оплаты за период. В этом случае работник не подал заявление о переносе отпуска на другой период и бухгалтерия имеет возможность изменить табель, пересчитать начисление заработной платы с учетом предоставленных документов и своевременно подать заявление в ФСС.
2. Работник не предоставил больничный, но уведомил, что болеет. Тогда по окончании отпуска необходимо зарегистрировать невыход на работу сотрудника по окончанию оплачиваемого очередного отпуска. Отсутствие сотрудника на работе фиксируется с помощью документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», в качестве основания отсутствия указывается болезнь (если больничный еще не закрыт), (выбираем подраздел «Кадры» - «Все отсутствия сотрудников», или «Все кадровые документы», или «Зарплата» - «Все начисления»)
Документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) в 1С: ЗУП 3.1
В оформлении этого документа, вероятно, и не возникнет потребности. Оформление данного документа требуется, если необходимо выполнить начисление оплаты труда за месяц, принимая во внимание неявку сотрудника. Когда у работника еще нет на руках закрытого больничного, зарегистрировать его нетрудоспособность бухгалтерия не может. Для того, чтобы начисления за период временной нетрудоспособности не производились, в этот период необходимо зарегистрировать неявку сотрудника.
Оформление продления периода отпуска
Существует два способа продления отпуска в 1С 8.3 Зарплата и управление персоналом при оформлении больничного листа в период отпуска: новая и исторически использовавшаяся.
Алгоритм расчета по новой методике:
1. Нужно проверить стартовые настройки (флажка «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов» в настройках раздела «Настройка» - «Расчет зарплаты» не должно быть)
Настройка Расчета зарплаты в 1С: ЗУП 3.1
2. Документом «Больничный лист» («Зарплата» - «Больничные листы») выполняем начисления по этому документу. Если больничный выпадает на уже оформленный отпуск, то для начисления по этому больничному требуется оформить документ-исправление, про что напоминает информационная сноска. Провести корректировку возможно по больничному, перейдя по этой сноске. При этом в программе 1С 8.3 ЗУП появляется подсказка - вопрос о продлении отпуска на дни пересечения с больничным. Следует выбрать пиктограмму «Да». После чего выбираем период исправления. В результате к следующему за днем окончания отпуска прибавляется количество дней по больничному.
При проведении исправительного документа по отпуску, формируется подсказка про пересечение периодов продляемого отпуска с неявкой - «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)»
3. В корректировке данные отражаются на закладке «Продления, переносы, отзывы». Здесь же можно отменить эту операцию. Сам расчет среднего заработка остается без изменений, как в первичном документе.
4. После этого рассчитываем больничный. Для этого неявка (по документу «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» сторнируется.
Алгоритм действий по традиционной методике:
1. Проверяются стартовые настройки (флажок «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов" в разделе «Настройка» - «Расчет зарплаты» должен стоять).
Стартовые настройки Расчета зарплаты в 1С: ЗУП 3.1
2. Начисляется пособие документом «Больничный лист» («Зарплата» – «Больничные листы»)
Документ Больничный лист в 1С: ЗУП 3.1
3. Начисление за дни наложения отпусков автоматически сторнируются.
