Многие из нас на работе сталкиваются с такими вещами как:
- Воодушевление падает с ростом сложности задач;
- Склонность к прокрастинации (откладывание на потом) нарастает, если задачи скучны;
- Сделано много тяжелой работы, но значимые дела все еще не завершены;
- С приближением срока сдачи работы нарастает напряженность;
- Ваше мышление медленно переключается между работой и отдыхом;
- Ошибки повторяются снова и снова;
- Усилия, которых требует задача, оказываются недооцененными;
- Недооценивается масштаб задачи;
- Ваш мозг занят сутолокой других мыслей;
- Ваше время съедается сложной и капризной методологией организации работы;
- В потоке вы забываете о целостной картине;
- Оценки воспринимаются как обещания;
- Рабочий ресурс не опирается на факты;
- Другие сваливают на вас работу;
- Перфекционизм превращается в препятствие;
- Вам мешает действовать страх неудачи или критики.
Часто это мешает эффективно использовать рабочее время, приходиться работать дома, в выходные, в праздники…
Существует множество методик организации рабочего времени (тайм-менеджмент) они достаточно эффективны и реально помогают. «Тайм-менеджмент по помидору» - это простой способ, помогающий сконцентрироваться на задаче.
Своим интересным названием (Pomodoro technique) метод обязан автору: Франческо Черилло ( http://www.pomodorotechnique.com/download/pdf/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdf ), который, в качестве устройства обратного отсчета времени, использовал кухонный таймер в виде красного помидора. Помидором в нем так же называется атомарный (минимальный и неделимый) отрезок времени, используемый для оценки длительности выполнения задач. Но все по порядку:
Суть метода очень простая. Выберите самое приоритетное дело из списка дел на день, поставьте таймер на 25 минут (это длительность одного помидора) и сосредоточьтесь на этом деле – и только на нем. После окончания очередного помидора обязательно делается перерыв на 5 минут. После 4 помидоров делается большой перерыв на 15-30 минут. После перерыва можно решить, продолжать выполнение того же самого дела или переключиться на другое. Переключение происходит при изменении приоритетов или тогда, когда дело завершено. Важно: помидор неделим. Если задача требует для выполнения менее одного помидора – ее надо сгруппировать с другими подобными задачами. Если же задача, по вашим оценкам занимает более 5-7 помидоров, ее надо разбить на подзадачи.
Несколько подробнее об этапах применения метода:
- Планирование. В начале дня вы просматриваете свой реестр дел (http://www.pomodorotechnique.com/download/pdf/Pomodoro-Inventory.pdf) и выбираете (по приоритетам) важные дела, которые нужно выполнить. Эти дела вы заносите в список дел на день (http://www.pomodorotechnique.com/download/pdf/Pomodoro-To-Do-Today.pdf ). Возле каждой задачи вы выставляете квадратики – по числу помидоров вашей оценки длительности работы. Важно понимать разницу между реестром дел (традиционный список дел куда можно добавлять новые задачи) и списком дел на сегодня - вашим соглашение с самим собой на текущий день имеющее четкие временные рамки (достижимая цель).
- Мониторинг. После формирования плана на сегодня, вы выбираете первое дело, заводите таймер на 25 минут и приступаете к его выполнению. В ходе работы, вы фиксируете метрики процесса, например помехи: прерывания, отвлечения.
- Запись. В конце дня вы заносите результаты своих наблюдений в протокол.
- Обработка. После записи, вы обрабатываете данные. Например, определяете сколько раз в среднем, вас прерывали.
- Визуализация. Полученную информацию вы упорядочиваете, что бы это помогло вам увидеть, как можно улучшить свой рабочий процесс.
Более подробно о методе можно узнать из книги: Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут». В ней описаны многие нюансы, возникающие в процессе работы: отвлечение от задания, прерывание работы, неверная оценка задачи. Кроме того книга не скучная и с картинками (mind-map картами).
Конечно, в современный век IT технологий, не все будут использовать кухонный таймер (он своим тиканьем может раздражать окружающих) и листки бумаги. Для таких людей есть программное обеспечение. Обзор таймеров-программ можно посмотреть здесь: http://personaleffect.ru/the-pomodoro-technique-obzor-instrumentov/. Лично я в качестве таймера обратного отсчета использую простую портабельную программу (http://portableapps.com/apps/utilities/snaptimer-portable).
Может быть, вы сами уже пользуетесь такой методикой организации своей работы, но не в столь формализованном виде. Может она вам и не подходит – так как вы не любите помидоры (хотя время можно мерить и в попугаях или бананах). Некоторые используют ее даже в корпоративном виде: ( http://500k.livejournal.com/77149.html).
Ссылки по теме: блог по личной эффективности: http://personaleffect.ru/the-pomodoro-technique/
PS: Наверно, интересно, когда время на фирме измеряется в помидорах:
- У меня на задачу еще 2 помидора осталось…
- Помидор закончу и перезвоню…
- Три помидора сегодня «протухли» …
- У меня нет ни одного свободного помидора…
- Подожди, еще пол помидора осталось…
Кстати, какова цена 2-х средних помидоров у франчайзи в Вашем регионе?
