Предприятие, учёт которого ведётся в программе, может быть представлено как одним юридическим лицом (или физическим, имеющим наёмных сотрудников), так и несколькими. Любое такое юридическое или физическое лицо в программе называется организацией и описывается в справочнике «Организации». Таким образом, под предприятием понимается одна или несколько организаций.
Если предприятие состоит из одной организации, то при работе с программой (при вводе документов и т.д.) нет необходимости явно указывать в них организацию. Поле для указания организации не показывается в формах. При добавлении в программу сведений о второй организации поле автоматически начинает отображаться во всех формах, где требуется выбор организации, и становится возможным просмотреть список организаций.
Если предприятие состоит из нескольких организаций, то его учёт можно вести как в одной общей информационной базе, так и в нескольких независимых, разделённых по числу организаций или по некоторым произвольным комбинациям организаций.
Объединять учёт по нескольким организациям удобно, если они тесно связаны между собой. В общей информационной базе однотипные сведения, используемые разными организациями (например, персональные данные сотрудников, начисления и удержания), требуется вводить один раз.
Даже если в одной информационной базе ведётся учёт нескольких организаций, то имеется возможность определенным пользователям предоставить доступ только к определенным организациям.
Оргструктура организации в конфигурации программы 1С: Предприятие
В программу «1С:Персонал», помимо общих сведений о самой организации, должны быть внесены сведения о её структуре. Место работы любого сотрудника (оформленного по трудовому договору) в ней характеризуется подразделением (где работает: департамент, отдел, цех, участок и т.д.), а также должностью (кем работает в этом подразделении).
Таким образом, структура организации в программе описывается набором подразделений (в справочнике «Подразделения»). В самом простом случае в программе должно быть описано одно подразделение.
Описанная в программе структура организации, информация о её подразделениях используются в различных целях:
• для ведения кадрового учёта – подразделение указывается в кадровых приказах, отчётных формах;
• при начислении зарплаты – начисленные суммы учитываются с привязкой к подразделениям, что позволяет анализировать зарплату по каждому подразделению в отдельности;
• при выплате зарплаты – ведомости на выплату можно формировать отдельно по подразделениям;
• при исчислении НДФЛ – суммы налога учитываются с привязкой к подразделениям, что важно, если подразделение зарегистрировано в налоговом органе, отличном от места регистрации самой организации (территориально обособленное подразделение).
Кроме того, для подразделения можно указывать особенности, которые будут учитываться для всех его сотрудников: как отражается в бухгалтерском учёте зарплата сотрудников этого подразделения; в каком месте производится выплата зарплаты этим сотрудникам; каковы особенности расчёта страховых взносов, территориальные особенности для отчётности в ПФР и т.д. Это позволяет не уточнять такие особенности для каждого сотрудника.
Программа позволяет описать иерархическую структуру организации любого уровня сложности: любые подразделения могут являться вышестоящими для других подразделений. При этом особенности, заданные для вышестоящих подразделений, автоматически распространяются на подразделения нижнего уровня. Если особенности нижестоящих подразделений отличаются от особенностей вышестоящих, то это следует указать в их карточках.
Структура организации может меняться: могут появляться новые подразделения, расформировываться имеющиеся. В программе можно отражать эти факты и работать со списком только актуальных подразделений.
Ведение учета обособленного подразделения
Законодательством (трудовым, налоговым, о страховых взносах и т.д.) для территориально обособленных подразделений организации установлены определенные особенности учёта и представления отчётности, причём эти особенности зависят от степени обособленности подразделения.
В программе имеется возможность описать территориально обособленные подразделения двух видов:
1. Не имеющие отдельного баланса, расчётного счета и не начисляющие самостоятельно зарплату своим сотрудникам. Как и обычные (необособленные) подразделения, они описываются в справочнике «Подразделения», где отмечается их обособленность.
Если такие подразделения имеют собственную организационную структуру, то она описывается путём добавления нижестоящих подразделений.
В отличие от обычного, для такого подразделения можно указать:
• что оно зарегистрировано в другом налоговом органе и в соответствии с налоговым законодательством формирует собственную, отдельную отчётность по НДФЛ;
• территориальные особенности: иные размеры районного коэффициента, территориальные условия для отчётности в ПФР;
• сведения о регистрации в территориальном органе Росстата.
2. Имеющие отдельный баланс, расчётный счёт и начисляющие зарплату своим сотрудникам. Такие подразделения описываются в справочнике «Организация» наряду с самими организациями. Для каждого такого подразделения обязательно указывается головная организация – та, чьим подразделением оно является.
В целом учёт по таким подразделениям не отличается от учёта по обычным (головным) организациям:
• для них описывается собственная организационная структура, причём среди их подразделений можно описать и обособленные подразделения первого вида;
• оформляются кадровые документы, с указанием такого подразделения в качестве организации;
• зарплата и взносы начисляются отдельно, формируется отдельная регламентированная отчётность.
В связи с этим учёт по головной организации и всем её обособленным подразделениям рекомендуется вести в одной информационной базе.
Территории выполнения работ в программе 1С: Персонал
Специфика работы некоторых предприятий предполагает выполнение сотрудниками работ на различных территориях: удалённые офисы или участки, вахтовые посёлки, морские суда, скважины и прочее.
При этом территории труда могут быть как постоянными для сотрудника, так меняться с некоторой периодичностью (даже в пределах рабочего дня).
От территории выполнения работ могут зависеть, например:
• оплата труда: районный коэффициент и т.д;
• расчёт страховых взносов;
• учёт НДФЛ для уплаты в различные ИФНС;
• страховой стж для отчётности в ПФР;
• права на отпуска;
• отражение затрат в бухучете.
Помимо подразделений в программе имеется возможность описать территории, работу на которых требуется отличать с той или иной целью. При этом структура территорий не связывается со структурой подразделений.
Учетная политика организации в 1С: Персонал
Сведения об организациях, необходимые для автоматического заполнения форм отчётности, а также для расчёта и учёта зарплаты, НДФЛ и страховых взносов, вводятся и редактируются в карточке организации на нескольких закладках.
В карточке организации в 1С следует ввести варианты её наименования, предназначенные для отображения в экранных и печатных формах, а также коды, присвоенные инспекцией ФНС, фондами и органом статистики.
Следует перечислить руководителей и других ответственных лиц, чьи данные будут автоматически подставляться в печатные формы документов и отчётов.
Если в информационной базе ведётся учёт нескольких организаций в 1С, то следует указать префикс. Этот префикс будет добавляться к номерам документов в экранных формах. Благодаря префиксу документы разных организаций в общих журналах будут легко различаться.
Пример вида учётной карточки организации продемонстрирован на скриншоте далее:
Учетная политика и другие настройки
В данной статье было рассмотрено то, какие особенности и нюансы есть у ведения организационной структуры предприятия и их оформления внутри подсистемы «1С:Персонал». А также было рассказано как оформлять карточку организации на основе её организационной структуры и для чего это может быть полезно.
