Что такое инвентаризация склада?

Существует множество формулировок и способов её проведения, но на складе, подразумевается проверка имущества и финансовых обязательств компании путём сравнения данных WMS с бухучётом. Для склада, бонусом, следует выравнивание и соответствие позиций на местах хранения, а также избавление от залежавшейся и бракованной продукции. Для руководства инвентаризация - «фильтр» профессиональных навыков сотрудников.

Целью операции являются:

• выявление фактического наличия имущества компании
• его сличение с бухгалтерскими данными
• выравнивание номенклатур и их количества в ячейках склада и WMS системе
• проверка полноты отображения обязательств в системном и складском учёте работниками

Таким образом, по итогам инвентаризации можно определить:

• излишки и недостачи продукции предприятия
• финансовые обязательства компании, как между поставщиками продукции, так и перед своими клиентами
• качество работы сотрудников как смежных отделов, так и сотрудников склада

Основные виды инвентаризаций на складе:

Законодательство Российской Федерации не содержит какой-либо классификации инвентаризаций, поэтому в зависимости от самой причины проведения инвентаризации или категорий инвентаризируемого имущества, можно разделить её на следующие виды:

Обязательная и по Инициативе руководителя:

• Обязательная инвентаризация проводится по требованиям законодательства и регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.
• Инициативная проводится по решению администрации или руководителя компании, например, если утрачено доверие со стороны руководства к сотрудникам.

Плановая и Внеплановая:

• Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем предприятия. Например, она может быть привязана к определённым временным периодам, определенным датам. Может быть: выборочной ежедневной, ежемесячной, ежеквартальной, ежегодной. При плановой инвентаризации сотрудники всегда знают о ней и заблаговременно готовятся к проведению.
• Внеплановая - это незапланированная инвентаризация, которая проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств. Например, при краже имущества, после стихийного бедствия или при передаче дел от одного материально-ответственного лица другому. В отличие от плановой данная инвентаризация производится внезапно, с целью оперативного выявления сокрытия излишков или недостачи имущества сотрудниками. Обычно инициатором внеплановой проверки является контрольно-ревизионный отдел или руководитель предприятия.  

Полная (сплошная) и Выборочная (частичная):

• Полная - это инвентаризация при которой производится проверка всех материальных ценностей, денежных средств, а также расчётов с другими компаниями и лицами. Проводится в несколько этапов, чаще всего с полной остановкой работы склада.
• Выборочная - это инвентаризация когда проверяется часть заранее подготовленных к проверке товаров. Вызвано это может быть: пересчётом (недостающих, бракованных, некомплектных) позиций - «сокращённых» заказов за смену, по соответствующему отчёту. А так же пересчётом заданной категории товаров по стоимости или бренду, подготовке к полной инвентаризации, и многих других причин. Выборочная (частичная) инвентаризация - проводится без остановки работы склада.

Повторная (контрольная):

• Это инвентаризация проведённая с целью дополнительной перепроверки каких либо товарных групп, или на безошибочность пересчёта конкретного сотрудника.

Подготовка к инвентаризации:

Новость о проведении инвентаризации для сотрудников склада не всегда из приятных. У «кого-то» кровь стынет в жилах - зная о недостаче, «кому-то» достанется - дополнительная работа. Основным участникам, придётся выйти в выходные или праздничные дни, или как минимум, задержаться на работе. Итак, что может понадобиться:

• Определяем цель, вид инвентаризации, создаём по необходимости приказы:

На крупных предприятиях, для старта пересчётов может использоваться популярная форма бланка ИНВ-22, разработанная Госкомстатом РФ (постановление от 18.08.1998 №88). Это документ в котором оформляется: решение руководителя о проведении инвентаризации, место проведения, объект инвентаризации, причины данного мероприятия, составы комиссии и счётных групп, даты начала и завершения инвентаризации.

Также в организациях могут издаваться отдельные приказы об инвентаризации каждого вида имущества. Например, при большом количестве складов предприятия, для каждого из них может быть издан отдельный приказ. Могут быть назначены разные участники комиссий при одних и тех же сроках и причинах.

В приказе могут устанавливаться полномочия и условия для сотрудников на время проведения инвентаризации. Например: ненормируемый рабочий день, премирование за выход в выходной или праздничный день, переработки и т.п..

• Планируем ресурсы проведения и:

Рассмотрим методологию проведения инвентаризации на примере программы AS WMS. В зависимости от вида и масштаба пересчёта, определяем товарный объём необходимый к проверке. Делим расчёты на инвентаризационные зоны: ряды, стеллажи, ярусы верхние, нижние, ячейки и т.п. Составляем счётные ведомости и устанавливаем временные права участникам - «Инвентаризация». Они дают сотрудникам возможность выполнения корректировки товара, т.е. изменять количество, добавлять или удалять номенклатуру. Ревизор или руководитель склада, заблаговременно составляет документ-распоряжение - «Задание на пересчёт». В нём  указывает стеллаж/секцию/ярус (ячейки к пересчёту) или набивает необходимую товарную группу позиций. Назначает в задании ответственного, например, Иванов - 11 ряд, Петров - 15 ряд, Сидоров - категория «Бытовая техника» и т.д. Сотрудник авторизуется, заходит в систему, выбирает пункт «Инвентаризация» и AS WMS отображает задание к проверке. Далее подбираем состав участников, делим на группы, например, на участников пересчёта ячеек: отбора, верхних и нижних ярусов, уличного хранения.

Выполняем подготовку складской техники и электронного оборудования. Меняем лампочки светильников на рабочие, обеспечивая тем самым хорошее освещение зон склада. Выделяем зоны «карантина» (т.е. проблемного или неопознанного товара), прогнозируем среднее время пересчёта, составляем график проведения, и т.п.

• Упорядочивание приходных и расходных документов:

Ответственные сотрудники, воспользовавшись отчётом «Неотгруженные заказы» или «Ведомость расчётов с клиентами», предварительно проверяют заказы в зоне отгрузки, особенно те, которые хранятся с большим сроком. Возможно, что многих заказов не окажется, т.к. они выданы, но не проведены в WMS системе, не отгружены.

Также необходимо проверить документы приходов, т.к. сотрудники многих компаний, в «неких» интересах, грешат нарушением складских операций. Обладая «правами», ставят поставку на баланс - виртуально, либо просят сделать это сотрудников склада. Бывают случаи, что такие сотрудники увольняются, дела не передают, либо умалчивают о «виртуальных проводках». Далее проходит время, и при проверке всплывает информация, что товара по данной поставке на складе - нет в наличии.

• Подготовка товаров к пересчёту для оперативной идентификации:

Все товары, коробки, тару не имеющие никаких обозначений, проклеиваем товарными этикетками с штрихкодами. Весовые товары, учёт которых ведётся в кг, взвешиваем по новой, на откалиброванных весах. Мерные (провод, ткани), учёт которых в ведётся в метрах, перемеряем на станках прошедших поверку или мерными бухтами. Информация на этикетках и бирках данных видов товаров должна быть актуализирована и читабельна. А продукция, как минимум, протёрта ветошью от грязи и многомесячной пыли.

Порядок проведения, пересчёт:

Наступает самый ответственный момент пересчётов - однообразный и монотонный процесс, многих он усыпляет. Некоторые «индивиды» и «персонажи» начинают валять дурака, и чтобы дисциплинировать народ, необходимо в начале каждого трудового дня инвентаризации, проводить общее собрание участников. Обычно в самой большой зоне склада (приёмки или отгрузки) собирают всех сотрудников и доводят следующую информацию:

• Цель, причины проведения инвентаризации на складе.
• Общие организационные вопросы.
• Ответственность сотрудников.
• Распорядок рабочего дня.
• Задачи, распределение участников счётных групп, ответственных за ряды и зон пересчёта.
• Выполнение норм по Технике Безопасности и Пожарной Безопасности.
• Подведение итогов текущего дня инвентаризации.

Процесс работы с операцией делится на два этапа физический и системный:

• Физический пересчёт и проверка товаров.  

Чаще всего используется следующий принцип проверки. Если коробка не вскрыта, не повреждён фирменный скотч и нет признаков механического повреждения упаковки, то при пересчёте коробка не вскрывается, доверяем количеству указанному производителем на упаковке. А если вскрыта и не полная, то в данном случае пересчитывается каждая позиция вскрытой коробки.

При пересчёте ячеек стеллажа по старинке (по бумажным носителям), используется принцип маршрутизации кладовщика, так как список ячеек может не совпадать с реальным стеллажем. Сотрудник подходит к левой стойке стеллажа, начинает пересчёт с самой нижней ячейки яруса, и после её пересчёта, переходит слева направо к следующей ячейке, и так далее к следующей. Затем переходит выше уровнем, на следующий ярус, и не пропуская пересчёта ни одной ячейки - переходит к следующей секции.

При пересчёте ячеек в AS WMS, система сама покажет маршрут, предложит порядок пересчёта ячеек стеллажа. А если кладовщик пропустит какие-либо ячейки, то система покажет, что они не пересчитаны.

• Системный - ввод данных в AS WMS с помощью ТСД.

Все действия сотрудника сводятся к следующему:

Сканирует qr ячейки - выбирает кликом на экране позицию к пересчёту - пересчитывает позицию в ячейке - вводит фактическое количество - переходит к следующей ячейке маршрута - после пересчёта заданных ячеек - завершает операцию. При вводе фактического количества система сразу корректирует остатки в AS WMS.

Отражение результатов инвентаризации:

Результаты инвентаризации чаще всего фиксируются в 2-х основных ведомостях:

• ИНВ-19: 

Применяется для отражения результатов инвентаризации материалов, по которым выявлены отклонения от учётных данных. В процессе проведения инвентаризации, сотрудники ответственные за пересчёт фиксируют в данной форме расхождения, между итогами фактических пересчётов и данными в системе учёта. ИНВ-19 может применяться не только при плановой инвентаризации, но также и при внеплановом пересчёте тех или иных ресурсов, принадлежащих компании, для выявления предполагаемого расхождения между их реальным и учётным количеством.

• ИНВ-3:

Так же может использоваться как инструмент отражения результатов процедуры инвентаризации. Данные для внесения в рассматриваемую форму определяются исходя из результатов пересчёта, процедур взвешивания, измерения тех или иных ресурсов по каждому установленному месту хранения. Данная форма составляется в 2 экземплярах и должна быть подписана сотрудниками, входящими в состав инвентаризационной комиссии. Первый экземпляр формы ИНВ-3 должен быть направлен в бухгалтерию, второй остаётся у МОЛ.

После окончания пересчётов: AS WMS автоматически формирует отчёт о наличии расхождений остатков системы управления складом и бухучёта (по каждому из заданий). Далее на основании данных отчётов проводятся контрольно-ревизионные работы:

• Анализ и отработка причин расхождений между результатами инвентаризации.
• Причины возникновения брака, неликвидов, некомплектов.
• Качество, монитогринг работы сотрудников, как смежных отделов, так и склада.

Мы «провели» вместе с Вами инвентаризацию, где можно отметить, что качество и скорость её проведения зависит от подготовки. Конечно, в рамках данной статьи, при всём разнообразии её проведения и функционала системы, многие детали и возможности мы не учли.

Дополнительные возможности «Инвентаризации»:

1. Просмотр документов «Операции по ячейкам»: какая ячейка, позиция, в каком количестве, когда, во-сколько и каким оператором пересчитана, т.е. кем выполнена корректировка позиции.
2. Отчёт «Наличие расхождений остатков WMS системы и бухучёта».
3. Производительность пересчёта сотрудника: количество позиций, строк/в смену, строк/в час, среднее время пересчёта позиции сотрудником.
4. Реализация электронных оповещений ответственных лиц компании, о результатах окончания пересчёта заданий.
5. Реализация формирования документа «Задание на пересчёт»: по группам, брендам, партиям товаров, зонам или помещениям склада, выборочным позициям администратора.
6. Пересчёт ячеек в произвольном порядке.
7. Установка «Журнала ошибок сотрудников».
8. Изменение статусов документа-распоряжения Инвентаризации.

И многое другое.