Для начала кадрового учета необходимо убедиться, что в конфигурации 1С: Розница включена настройка «Управление персоналом». Эту функцию можно найти в разделе Настройки, под меню "Еще больше возможностей", в подразделе "Персонал".
Прием сотрудника на работу в 1С
После проверки настройки необходимо создать сотрудника и оформить его прием на работу в программе 1С. Эти действия выполняются в разделе Персонал – Кадровый учет – Сотрудники. Если в этом справочнике нет ранее созданных записей, необходимо добавить новых сотрудников. Если записи уже существуют, их можно отредактировать.
Рассмотрим создание нового сотрудника. Нажмите кнопку «Создать» и заполните поля ФИО, Физическое лицо, а также укажите штрихкод для входа, если сотрудник будет работать с РМК. Эти поля обязательны для корректного расчета заработной платы в 1С, остальные данные можно заполнить по желанию.
Теперь у нас в базе данных есть сотрудник, зарегистрированный, но еще не оформленный на работу, поэтому расчет заработной платы невозможен. Следовательно, необходимо принять его на работу. Это можно сделать непосредственно в форме сотрудника. Для этого нужно открыть вкладку «Работа» и нажать «Принять на работу».
При приеме нового сотрудника необходимо оформить все необходимые документы, такие как трудовой договор и приказ о приеме на работу, а также внести информацию в его личную карточку. Документ "Прием на работу" играет ключевую роль в этом процессе, фиксируя прием сотрудников и рассчитывая для них начисления и удержания.
В данном документе в обязательном порядке указывается:
• Организация, которая выступает работодателем.
• Добавляем сотрудника. В этой форме необходимо указать дату приема сотрудника, организацию (если требуется), должность и график работы. Предварительно следует создать записи о должностях и графиках работы.
• Присваивается уникальный табельный номер каждому новому сотруднику, он отображается рядом с его ФИО.
• Тип занятости – указывается основное место работы или совместительство.
• Начисления и удержания – здесь необходимо заполнить информацию о зарплате сотрудника, указать премию и процент от продаж.
Этот процесс обеспечивает точность учета и автоматизацию расчетов, что значительно упрощает управление персоналом и соблюдение трудового законодательства.
Кадровое перемещение
После приема сотрудников на работу, все изменения в условиях оплаты труда и кадровые перемещения фиксируются документом "Кадровое перемещение". При создании нового документа сначала указывается вид операции: "Изменение условий оплаты" или "Перемещение и изменение условий оплаты".
Основные функции и возможности:
1. Регистрация изменений.
• Документ фиксирует изменения условий оплаты труда и должностные перемещения сотрудников.
• Позволяет изменять условия работы сотрудников, такие как должность, подразделение, график работы и размер оклада.
2. Вид операции.
При создании нового документа указывается вид операции:
• Изменение условий оплаты.
• Перемещение и изменение условий оплаты.
Увольнение в конфигурации 1С: Розница 3.0
Документ "Увольнение" в конфигурации 1С: Розница 3.0 предназначен для оформления увольнения сотрудников, фиксирования причин увольнения и даты прекращения трудовых отношений. Этот документ автоматизирует процесс увольнения и обеспечивает корректное завершение всех кадровых и расчетных операций.
Чтобы создать документ «Увольнение» в программе 1С: Розница, перейдите в раздел «Персонал» и выберите пункт «Документы по кадрам». Далее через кнопку «Создать», выбрать документ «Увольнение», добавить сотрудника, указать дату и причину увольнения.
На вкладке «Дополнительно» по ссылке «Реквизиты печати» - добавить подписи ответственных лиц.
Начиная с указанной даты увольнения, для уволенного сотрудника прекращаются все автоматические начисления и удержания, что упрощает процесс закрытия расчетов с сотрудником.
В документе можно указать различные причины увольнения, такие как:
• По собственному желанию.
• По соглашению сторон.
• В связи с выходом на пенсию.
• В связи с сокращением штата и другие.
Согласие на обработку персональных данных в 1С: Розница 3.0
Документ - Согласие на обработку персональных данных в 1С: Розница 3.0 предназначен для фиксирования согласия сотрудника или другого субъекта на обработку его персональных данных в соответствии с законодательством.
Заполнение документа в 1С:
В документе заполняются данные в разделах:
• Оператор персональных данных: включает информацию об организации, адресе и ответственном лице.
• Субъект персональных данных: включает информацию о субъекте, его ФИО, адресе и паспортных данных.
Срок действия согласия:
• Для согласия определяется срок действия. Если срок не указан, согласие считается бессрочным.
Отзыв согласия:
• В случае необходимости субъект может отозвать свое согласие. Для этого создается документ "Отзыв согласия на обработку ПДн".
Преимущества использования механизма кадрового учета в 1С
1. Автоматизация процессов. Значительно сокращает время на ведение кадрового делопроизводства и расчет заработной платы в 1С.
2. Точность и надежность. Уменьшает риск ошибок в расчетах и учете данных.
3. Централизованное хранение данных: Все данные о персонале хранятся в единой базе, что обеспечивает удобный доступ и поиск информации.
4. Соответствие законодательству. Обеспечивает соответствие кадрового учета текущему законодательству.
5. Удобная отчетность. Возможность формирования различных отчетов для анализа и контроля.
Механизм кадрового учета в 1С: Розница 3.0 является мощным инструментом для автоматизации и оптимизации управления персоналом на предприятии розничной торговли. Он позволяет эффективно вести кадровое делопроизводство, учет рабочего времени, расчет заработной платы и формирование отчетности, обеспечивая точность и надежность учета данных, а также соответствие текущему законодательству.
