Сложности бюджетного контроля и их влияние на бизнес
Финансовое подразделение нередко сталкивается со сложностями, которые негативно влияют на эффективность всей бизнес-функции. Среди них:
- Отсутствие формализованной методологии и регламентов, предупреждающих и блокирующих контрольных процедур
- Непрозрачный платежный календарь
- Не стандартизированные формы и методы бюджетного контроля, неправильное определение источников данных
- Сложная модель бюджетирования, внезапные запросы на отчетность
- Недостаток автоматизации процессов, непродуманная архитектура и интеграция ИТ-решения
- Не заполненные параметры и графики договорных обязательств, а также бюджетные аналитики в документах, на базе которых строятся отчеты и осуществляется контроль при согласовании затрат
В итоге происходят разрывы последовательности документов, не хватает данных для контроля исполнительской дисциплины и анализа. Эти факторы в свою очередь снижают качество и скорость принятия управленческих решений – руководители получают неполную информацию или не готовы ей доверять.
Для того, чтобы компания эффективно использовала ресурсы в соответствии с бизнес-целями, важно повысить качество процессов бюджетного контроля. Для этого требуется переосмыслить и актуализировать методологическую базу, организационные процессы и технологические инструменты финансовой функции.
В статье поделимся опытом разработки цепочки бизнес-процессов для крупных компаний.
Оптимизация управления финансовыми потоками: с чего начать проект?
Проекты по бюджетному контролю строятся следующим образом:
- Разработка методологической базы, которая определяет правила планирования потребностей, управления цепочками и лимитами закупок по показателям бюджета закупок и бюджета доходов и расходов
- Модернизация процессов согласования документов – определение ответственных и оптимизация маршрутов
- Автоматизация процессов планирования и лимитирования затрат, контрольных процедур, блокирования несанкционированных действий пользователей
Первой стадией проекта является целеполагание. На этом этапе необходимо сформулировать, кому и зачем нужны изменения, а также определить мотивированных и компетентных участников со стороны компании. Как правило, функциональным заказчиком выступает руководитель, который максимально заинтересован в повышении качества отчетности и скорости ее предоставления. Чтобы грамотно поставить задачи ИТ-партнеру, важно ответить на несколько вопросов:
- Что требуется сделать?
- Кто согласовывает принятые решения?
- Кто утверждает результаты работы совместной проектной команды?
- Как обучить целевого пользователя применению новых ИТ-инструментов?
Как собрать функциональные и технические требования?
После инициации проекта заказчик и исполнитель определяют зрелость существующих регламентов и инструкций, а также состояние информационных систем компании. На основе этого стороны совместно разрабатывают концепцию и выбирают оптимальную ИТ-архитектуру будущего решения.
При сборе требований команда отбирает те запросы, которые берет в работу, на основе приоритетов. Исходя из нашей практики, к началу реализации проекта количество требований можно сократить до 50% после глубокого анализа потребностей пользователей и технологических возможностей. Обязательные векторы проработки – на изображении ниже.
Проблематика, которую бизнес и партнер «раскапывают» на этапе сбора требований:
- Обеспечить возможность работы пользователей с незакрытыми потребностями предыдущих лет
- Учитывать особенности работы с бюджетами OPEX и CAPEX по временным горизонтам, а также периодичности планирования и лимитирования расходов
- Спроектировать необходимые маршруты согласования по уровням ответственности экономистов, планировщиков и закупщиков
- Обеспечить информирование ответственных лиц по результатам реализации бюджетного контроля и согласования документов
- Разработать механизм сквозной корректировки данных в документах, которые отражают потребности и закупочную цепочку, при превышении запланированных лимитов
- Предусмотреть возможность корректировки лимитов в рамках и сверх заявленных планов
Методология критически важна для бюджетирования и бюджетного контроля
После сбора требований важно сосредоточиться на проработке методологии, которая станет основой для дальнейшей автоматизации. Регламенты – это одно из самых «узких» мест проекта.
В начале методология должна быть сформулирована хотя бы на уровне идей, а в ходе реализации – обязательно формализована в документах. Это необходимый шаг, который позволит конкретизировать и систематизировать работу пользователей.
Достаточный минимум для методологического обслуживания функции бюджетирования и бюджетного контроля:
- Положение и регламент процесса бюджетного планирования
- Бюджетная модель
- Сводный классификатор статей бюджетов
- Регламент процесса бюджетного контроля
- Типовые маршруты согласования
- Параметры сценарного планирования, алгоритмы/методики расчетов
- Система контроля целевых показателей
- Контрольные процедуры
На базе этих документов можно построить оптимальную цепочку бизнес-процессов лимитирования закупок, затрат и финансирования.
Как обеспечить прозрачность согласования документов?
Инструментом для обеспечения прозрачности процесса служат маршруты согласования. Они позволяют разделить ответственность между пользователями с помощью автоматизации и качественной настройки взаимодействия систем. При построении маршрутов согласования важно учитывать параметры документов и проектов, а также финансовые объемы.
Например, сложности могут возникать при разделении контролей затрат на операционную и инвестиционную деятельность. Эти процессы отличаются по скорости оборота средств и масштабу задач, поэтому требуют разного уровня внимания бюджетных контролёров. Одно дело приобрести лицензию на программное обеспечение, другое – на разведку и разработку месторождения. Подходы к контролю бюджета и процессу его использования будут разными.
Для качественного управления согласованиями необходимо четко описать и формализовать этапы, условия, участников и задачи в рамках бизнес-процесса. Важно учесть, что один документ часто требует согласования нескольких параметров разными сотрудниками. Например, номенклатура, сумма или кредитный лимит для контрагента.
Процессы могут быть описаны в виде большой таблицы Excel или схемы. Ниже – примеры из наших проектов.
Какие инструменты поддержат гибкость финансовой функции?
Гибкость настроенных в системе бизнес-процессов позволяет быстро адаптировать их к изменениям. Чтобы обеспечить эту возможность, необходимы инструменты, которые предусматривают нестандартные сценарии и не позволят совершить пользователям непроизвольную ошибку.
- Для настройки маппингов различных аналитик мы используем регистры сведений. С их помощью можно осуществлять контроль соответствия, в частности, статей бюджета для конкретного ЦФО или номенклатурной группы, статей бюджета и затрат при фактическом отражении расходов в учете. Например, финансовым контролерам важно отслеживать, что средства, запланированные на закупку метизов, не будут потрачены на предметы искусства. При этом статья бюджета у этих издержек может быть указана общая – ремонт, но товарные категории отличаются. Соответственно, порядок отражения в учете фактических затрат должен быть разный.
- Возможность заместительства и делегирования в маршрутах согласования обеспечивается через интеграцию с кадровыми данными. В приказе на отпуск Иванов уже указал, что его будет замещать Петров. Поэтому пользователю не нужно ничего дополнительно настраивать в системе – ни заместителя, ни задачу, ни сроки.
- НСИ – стержень любой бизнес-функции. На проекте необходимо централизованно управлять контентом справочников. Особенно тех, которые задействованы в сквозной аналитике, позволяют группировать информацию и получать сопоставимые данные. Среди них – статьи бюджетов, затрат, движения денежных средств, номенклатурные категории и виды. НСИ должна быть единой и сквозной, даже если предприятия внутри холдинга работают в обособленных ИТ-системах.
Эффективная автоматизация бюджетного контроля невозможна без тщательно проработанной методологической базы
Прежде чем внедрять ИТ-решение, важно проработать методологию и регламенты, которые станут основой для прозрачности и управляемости процессов. Финансовый департамент сможет быстро принимать обоснованные решения и контролировать использование ресурсов на каждом этапе их жизненного цикла.
Предваряющие автоматизацию шаги позволяют минимизировать риски, обеспечить гибкость и гарантировать достижение поставленных бизнес-целей. Таким образом, методология не просто поддерживает проект – она делает его успешным и устойчивым в долгосрочной перспективе.
