Возможности автоматизации в 1С:БГУ без программирования

На экзамене «1С:Специалист – консультант» по прикладному решению «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакция 2.0 во второй задаче требуется составить техническое задание на реализацию требуемой функциональности конфигурации в соответствии с условиями задачи.

При этом нужно помнить, что этот экзамен не по программированию. Поэтому нужно предложить способы автоматизации учета без внесения существенных изменений в конфигурацию.

В реальной жизни такой подход поможет не тратить время на обновление доработанной конфигурации. Также автоматизация без программирования очень важна при централизации учета, когда база находится в центре обработки данных и нет возможности ее дорабатывать (не считая механизма расширений).

Для автоматизации без программирования в 1С:БГУ существуют следующие механизмы:

• добавление субконто на типовые счета плана счетов,

• добавление забалансовых (управленческих) счетов,

• изменение или добавление типовых операций,

• добавление дополнительных реквизитов,

• добавление табличных частей в документах или добавление колонок в существующие табличные части документов,

• изменение настроек существующих отчетов, создание вариантов отчетов.

Рассмотрим каждый из этих механизмов поподробнее.

Добавление субконто на существующие счета

1) В типовой конфигурации 1С:БГУ предусмотрено, что пользователь может добавить к счетам некоторые субконто. Например, «Виды целевых средств», «Мероприятия» и «Дополнительная бюджетная классификация» к счетам 304.05, 17.01, 18.01, 502.12 и т.д. Типовые операции соответствующих документов предусматривают заполнение этого субконто в проводках.

2) Добавление субконто должно быть оптимальным и не дублировать одинаковую по смыслу информацию в разных аналитических признаках.

Например, встречается ситуация, когда на счете 205.31 хотят видеть «Направления деятельности». На этом счете уже задействовано максимальное количество субконто, из-за этого удаляют типовое субконто «Документы расчетов» и добавляют «Направления деятельности».

Правильнее (в том числе и на экзамене) для получения информации по направлениям деятельности использовать субконто «Договоры», так как в справочнике «Договоры» есть реквизит «Направление деятельности».

3) При добавлении своих субконто к типовым счетам плана счетов нужно:

• дорабатывать типовые операции для заполнения в проводках значений добавленного субконто;
• учитывать, что со временем набор субконто на типовых счетах может измениться.

Пример добавления своего субконто.

Пользователю необходимо видеть на счете 303.01 по какому КЭК у него задолженность. На счете 303.01 предусмотрено ведение учета по оборотным КЭК 731/831, которые не несут информации с какого КЭК было произведено удержание и по какому КЭК отражать платеж.

Проводки выглядят так (ситуация до появления ЕНС - единого налогового счета):

Было принято решение добавить на счет 303.01 своё субконто «Дополнительная аналитика» с типом значения «Субконто»:

Обязательность заполнения субконто устанавливаем после:

• доработки типовых операций документов, в которых используется счет с добавленным субконто (в примере это «Отражение зарплаты в учете», «Заявка на кассовый расход»; у клиента могут использоваться и другие документы)

• обучения сотрудников (как в документах заполнять доп. аналитику)

• заполнения субконто в существующих оборотах (проверить можно через стандартный отчет «Анализ субконто»)

После добавления субконто «Доп. аналитика» проводки стали такими:

В каком-то релизе 1С:БГУ на 303 счетах должно было добавиться автоматически субконто «Налоги и платежи организации», но этого не произошло из-за субконто «Доп. аналитика».

Чтобы привести план счетов к типовому виду, пришлось писать обработки для переноса данных из второго субконто в третье и снова изменять типовые операции.

Чтобы избежать такой ситуации можно пойти другим путем — не изменять набор субконто на типовых счетах, а добавить забалансовый управленческий счет.

Добавление забалансовых (управленческих) счетов

В типовом плане счетов есть пример, когда забалансовые счета сопровождают проводки по балансовым счетам и при этом содержат в себе информацию о дополнительных аналитических разрезах. Это 17 и 18 счета, открытые к 201 счетам.

Этот пример можно использовать как образец, используя который можно реализовывать свои учетные задачи.

В примере из предыдущего пункта было предложено вместо добавления субконто добавить забалансовый счет, который будет параллельно со счетом 303.01 собирать информацию о КЭК удержания и оплаты.

После добавления счета нужно доработать типовые операции.

Изменение или добавление типовых операций

Поставляемые типовые операции желательно не снимать с поддержки.

Если установить состояние поддержки — «Редактируется с сохранением поддержки», то будет доступно создание дополнительных реквизитов и добавление проводок. Изменение существующих проводок, источников данных недоступно.

Для формирования проводок по созданному забалансовому счету из предыдущего пункта нам подойдет вариант «Редактируется с сохранением поддержки» (такой вариант желательно использовать и на экзамене).

Таким образом, если в поставляемую типовую операцию 1С внесет изменения, нам не придется ничего делать, в отличие от ситуации, когда на счет 303.01 было добавлено субконто «Доп. Аналитика».

Редактирование типовых операций рассматривать не будем, на Инфостарте есть статьи на эту тему.

После этого нужно перепровести документы для формирования проводок по новому забалансовому счету. Если на начало года были остатки по счету 303.01, то внести остатки по счету НДФ бухгалтерской операцией.

Добавление дополнительных реквизитов

Добавление дополнительных реквизитов может пригодиться для группировки данных по материалам или основным средствам по каким-то признакам.

Например, по счету 105.36 необходимо получать данные в разрезе:

• посуда,

• дезинфицирующие средства,

• моющие и чистящие средства,

• стиральный порошок,

• хозяйственное мыло,

• санитарно-гигиенические пакеты.

Для начала нужно включить возможность использовать дополнительные реквизиты через «Администрирование» - «Общие настройки» - «Свойства».

Далее заходим в справочник «Номенклатура», в любой элемент.

Справа нажимаем кнопку «Еще» — «Изменить состав дополнительных реквизитов».

Встаем на строку «Номенклатура (Общие)» или «Номенклатура (Прочие запасы)» в зависимости от того, всю ли номенклатуру хотим детализировать или с ограничением по типу номенклатуры, и нажимаем кнопку «Добавить» — «Новый»:

На закладке «Значения» добавляем необходимые элементы.

В номенклатуре в разделе «Дополнительная информация» нужно будет заполнить значение «Детализации прочих запасов»:

В стандартных отчетах в группировке появится возможность указать созданный доп. реквизит:

Добавление колонок в существующие табличные части документов

Если какая-то аналитика относится в целом ко всему документу, то проще добавить доп. реквизит к типовой операции.

А если аналитика должна относиться к каждой строке из табличной части документа, то добавляем колонку.

Для примера возьмем хозяйственную операцию — перечисление удержанных по исполнительным листам сумм. Необходимо организовать аналитический учет по исполнительным листам.

Если перечисление одному взыскателю, то добавляем в типовой операции доп. реквизит и заполняем его после выбора типовой операции:

Если необходимо осуществлять перечисление удержанных сумм по реестру, то добавляем колонку.

Заходим в меню «Учет и отчетность» - «Типовые операции» - «Дополнительные табличные части документов» и нажимаем «Создать»:

В типовой операции в добавляемой проводке появится возможность указать созданную колонку для заполнения субконто:

Изменение настроек существующих отчетов, создание вариантов отчетов

Вместо создания внешних отчетов часто можно обойтись сохранением настроек отчетов. Например, универсальный отчет позволяет реализовать получение многих данных, необходимых пользователям.

Пример.

Пользователю нужно получить данные о количестве и сумме оказанных услуг в разрезе по услугам.

Сами услуги в движениях документов не участвуют. Поэтому можем построить универсальный отчет по проведенным документам «Акт об оказании услуг» по табличной части «Услуги оказанные»:

На закладке «Структура» укажем «Номенклатура»:

На закладке «Оформление» укажем какой заголовок отчета выводить:

Сам отчет будет выглядеть так:

Настройки отчета сохраняем:

Дополнительно можно вывести в избранное:

А список избранных вывести при помощи настройки панелей:

Что еще можно автоматизировать в 1С:БГУ без программирования

Пример 1.

При создании документа «Счет на оплату» нужно заполнять реквизиты КЭК, КПС, КФО, Лицевой счет, Назначение платежа. Чтобы они заполнялись автоматически, нужно через «Администрирование» — «Значения реквизитов по умолчанию» создать соответствующие записи:

Пример 2.

На основании документа «Счет на оплату» вводится документ «Акт об оказании услуг». При этом в документе «Акт об оказании услуг» нужно выбирать бухгалтерскую операцию.

Чтобы она подставлялась автоматически можно сделать настройку: «Учет и отчетность» — «Типовые операции» — «Правила заполнения типовой операции при вводе на основании», кнопка «Создать»:

Пример 3.

Если документ «Акт об оказании услуг» создается не на основании, то после выбора типовой операции «Реализация услуг (205, 209 — 401.10)» пользователю необходимо заполнять КФО, КПС и КЭК:

Можно настроить их автоматическое заполнение. Для этого заходим «Учет и отчетность» — «Типовые операции» — «Типовые операции», кнопка «Настроить значения по умолчанию» и устанавливаем необходимые значения:

Пример 4.

Иногда пользователям нужны какие-то минимальные изменения в печатных формах документов: сделать какую-то ячейку пошире или заменить текст. В этом случае заходим «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки» - «Макеты печатных форм» и в нужном макете производим настройку.