Есть много материалов о том, как внедрение 1С помогло компаниям избавиться от потерь, сократить затраты, вырубить на корню воровство. Это прекрасно, когда получается избавляться от зла в таком большом объеме.
Моя статья - про зло помельче. Про саботаж внедрений, про вечное "я все правильно делаю, это ваша программа виновата", про раздутие штата, про мелкие корпоративные интрижки и сопротивление переменам.
Все в статье - из личного опыта, с примерами использования. На уникальность и полное раскрытие темы не претендую, высшей истины здесь нет, обобщений старался избежать, ничего не навязываю.
Просто опыт применения некоторых инструментов и примеры того, как они меня выручали.
Запись действий пользователей с временнЫми параметрами в 1С
Честно не помню, зачем я эту штуку сделал, но пригодилась она несколько раз. Разработка простая и топорная, занимает не больше часа. Не везде применима, т.к. может отъедать много ресурсов и данные занимают много места на диске, поэтому за ней нужно следить.
Принцип простой:
- записывает, когда пользователь открыл форму (документа, справочника, отчет, обработку);
- записывает, когда он ее закрыл;
- записывает, когда он ее записал (если это сохраняемый объект, вроде документа или справочника);
- записывает, был ли это новый объект, или старый;
- записывает все, что надо знать об объекте - ссылку, имя типа, имя пользователя, имя формы.
В итоге имеем большую таблицу с данными, и несколько вычисляемых цифр. Например, знаем "средний чек" - сколько времени уходит на создание приходной накладной у бухгалтера. Знаем, сколько раз бухгалтер возвращается к ранее созданному документу, чтобы его изменить, и сколько тратит на это времени.
Приведу примеры, когда механизм пригодился.
Первый - устранение мелкого саботажа внедрения. Внедрялся механизм комплектации заказа на складе - кладовщик должен был отмечать собранные в ящик позиции. Кладовщикам было четко сказано - без фанатизма, работайте с системой только когда будет время свободное.
Через день прибегает менеджер по отгрузке, говорит - кладовщики отказываются грузить машину, говорят, что им надо вбивать данные в какую-то систему и у них на это уходит 2 часа в день. Разумеется, быстро объясняю, что никто им таких распоряжений не давал. Открываю свой отчет, вижу - тратят в день 20 минут на всех. Сказал менеджеру, сказал кладовщикам - все, больше таких заявлений от них не было.
Второй пример. Финдир заказывает некий функционал для управления деньгами. Что важно - не потому, что хочет, а потому, что этого контура учета не хватает вышестоящим. Потом на общем совещании его спрашивают - ну чего, когда данные появятся. Он говорит - там ошибки, не работает, мы программистам задание на доработку напишем. Открываю отчет, показываю - ни он, ни его девочки ни разу не заходили ни в документ, ни в отчет. Все, внедрение двинулось дальше.
Третий пример. Бухгалтерия говорит - нам надо расширить штат, у нас вырос документооборот. Руководство, памятуя о моем отчете, спрашивают - дай статистику, что там у них выросло.
Первый же подсчет в лоб - количество документов и количество строк в них - показал, что документооборот не вырос.
Ладно, думаю, может там что-то усложнилось в документах, реально может труднее стало их оформлять.
Смотрю "средний чек" и его динамику по двум бухгалтерам - нет, вроде не растет, не падает.
Тут дошло - недавно ушел старый бухгалтер, на его место взяли двух новых. Данные у меня были по всем трем, сравниваю - ба, вот оно. Два новых бухгалтера вводят документы медленнее, чем один старый.
Все, расширение штата отменилось, надо просто подождать, пока набьют руку. Заодно - немножно автоматизировать.
Из третьего примера следует четвертый, уже позитивный. Видя динамику "среднего чека" по типам документов, мы стали ее использовать для анализа автоматизированности операций и последствий вносимых изменений. Если "средний чек" подрастал, то анализировали причины, наблюдали за людьми вживую и улучшали.
Запись значений показателей
Технически это одно из решений кастомизации на лету. Суть простая - пишется схема компоновки, которая вычисляет какую-то цифру и сохраняет ее в системе с нужной периодичностью. В итоге имеем динамику по времени для цифры.
Многие цифры запоминать не нужно, т.к. они воспроизводимы. Например, нет нужды запоминать объем продаж - его всегда можно посмотреть ретроспективно.
Но некоторые цифры можно воспроизвести только подняв бэкап базы. Например, только так можно узнать, сколько у вас было отрицательных остатков на счете 10.01 месяц назад. Кто читал предыдущие мои статьи, понимает, что речь об Айсберге.
Первый пример использования. Есть проблемы с зачетом аванса - достаточно большая сумма висит одновременно на 60.01 и 60.02. Функционал типовой, методических трудностей нет - просто укажи правильную аналитику в документах, и аванс зачтется. На совещаниях бухгалтерия говорит - нет проблем, сделаем. На каждом следующем совещании повторяет - делаем, там много работы, автоматизировано плохо. На меня смотрят косо.
Прихожу, включаю запись показателя - суммы незачтенного аванса. Думаю - нет, отмажутся, скажут что незачтенный аванс растет быстрее, чем они его исправляют. Делю показатель на три части - сумма на начало года, сумма на начало месяца, сумма на сегодня.
На следующем совещании показываю цифры - как было и как стало. Незачтенный аванс на начало года и начало месяца стоит колом - ничего не исправляли. Незачтенный аванс на сегодня почти не изменился - значит, сейчас документы нормально оформляют. В итоге старые ошибки исправили за 2 дня.
Второй пример использования. Автоматизировали снабженцев, функция простая - программа говорит, сколько чего надо заказать у поставщиков, бери и заказывай. Отдельно, указанный механизм пишет уровень текущий дефицитов. Смотрим - по одним позициям дефицит уменьшается, по другим растет. За позиции отвечают разные люди. На совещании все говорят - да да, все делаем как велено, смотрим, заказываем. Почему дефициты растут - не знаем, наверное автоматизация плохая, цифры неверно посчитаны. Все косо смотрят на меня.
Иду в лоб - смотрю оформленные заказы поставщикам. Сходу разобраться не удается, т.к. документы вводятся и изменяются неоперативно - это нормально, т.к. процесс согласования заказа может занимать несколько дней, и он все это время корректируется.
Ставлю запись двух показателей индивидуально по каждому снабженцу - сколько каких позиций было к заказу на утро, сколько из них заказал в течение дня. И вуаля - "хороший" менеджер (аккуратная девочка) заказывал 85-100 % того, что требовала система, "плохие" - 15 %. Все, пошла работа с дисциплиной. Что интересно - снабженцы, увидев этот отчет, попросили дать его им в использование (сами снабженцы, а не их руководитель). Разница между моим и их отчетом была простой. Их отчет показывал текущие остатки, а мой еще показывал "время жизни" этих остатков.
Фиксация идей
Несколько раз слышал от программистов, что у них воруют идеи, особенно их начальники. Слушают идею, говорят что она ниочем, а через какое-то время выдают за свою.
У меня идей обычно много возникает, про качество судить не буду, но по факту их много. Я несколько лет назад заметил, что я их не запоминаю. Бывает, что придумываю идею по несколько раз.
Потом увидел на сайте студии Артемия Лебедева, что они записывают идеи, и считают это полезным. Решил поступить также - в системе учета задач (наподобие 1С:Документооборот) сделал себе раздельчик, куда стал эти идеи записывать. Он был доступен только под полными правами, т.к. нужен был только мне.
Потом в компании решили систематизировать работу с рационализаторскими предложениями - подачу, оценку, учет реализации и т.д. Меня спросили, можно ли автоматизировать, я сказал - уже все автоматизировано, показал свой механизм. Немного доработал, чтобы было голосование, комментарии, учет реализации, постановка задач и т.д. Но суть не в этом.
Суть в том, что идеи стали публичными и зафиксированными, и украсть их стало сложно. Мои - почти невозможно, т.к. на момент открытия системы для пользователей там уже содержалось несколько сотен моих записей.
Первый пример использования даже не требовал моего участия. Идеи читали многие, и когда кто-то где-то высказывал предложение, читатели ему открыто говорили - а, была такая идея, посмотри в системе, там и обсуждение есть. Если я не присутствовал в этом разговоре, то выдумщика присылали ко мне, и обычно он начинал фразу с "ты вот идею такую предлагал, я почитал, она интересная, давай реализуем...".
Второй пример связан с продвижением системы рационализаторских предложений. К функционалу фиксации идей я, естественно, прицепил отслеживание прочтения. И получалось так, что сотрудники некоторых отделов, реально стремившиеся изменить свою работу к лучшему, начали вносить свои предложения в систему. Но реализовывались только предложения, связанные с автоматизацией, т.к. мне это было интересно.
На совещаниях руководителям задавался вопрос - как у вас с реализацией предложений? Есть полезные идеи от ваших сотрудников? Многие дружно отвечали - не, ничего интересного, ерунда всякая. Показываю отчет - в систему вообще не заходили, ни одной идеи не прочитали, не говоря уж о реализации. На всякий случай переспросили у сотрудников - может вы устно или по почте свои предложения даете руководителям? Нет, говорят, отродясь такого не было, и вообще боимся голову поднять.
Данные предоставили, процесс сдвинулся с мертвой точки.
Фиксация данных
Это относительно новый механизм, тоже по принципам кастомизации на лету, воспроизводится за несколько часов.
Его цель - расширить возможности версионирования. Обычно версионирование (как типовое, так и не типовое) фиксирует изменения первичных данных - справочников, документов и т.д. В реальной практике этого бывает недостаточно.
Например, "слетела оборотка" с разными вариациями "слетания". Традиционный путь - либо смотреть изменения документов, которые могли повлиять, либо поднимать бэкап, выгружать детализацию в эксель и сравнивать обороты.
Проблема еще в том, что момент "слетания оборотки" должен отслеживать человек.
В итоге сделал несложный механизм, который красиво хранит свернутую структуру оборотов и реагирует на изменения. И область данных, которую фиксировать, и свертка, и периодичность - настраивается через СКД.
Если будет интересно, воспроизведу и выложу.
Не вдаваясь в детали, механизм сигнализировал об изменениях области данных ("слетела оборотка") в течение часа (это периодичность срабатывания регл.задания), указывал область данных, указывал период, и давал возможность найти первичные данные.
Да, и позволял "принять изменения" - если все было честно, то измененные данные становились эталонными, и слежка шла уже за изменениями.
Первый пример использования. Люди стали жаловаться на скачки остатков на складе ("утром смотрю - 10 шт, в обед смотрю - 5 шт, а я уже клиенту пообещал, а я не дурак, вижу что движений не было неделю"). Бухгалтерия говорит - мы нипричем, все документы оформляются в течение суток, никаких исправлений задним числом. Смотрим в механизм - вуаля, остатки сегодня меняются, потому что изменились обороты за предыдущий месяц. Ковыряем - бухгалтер ввел новый документ месячной давности. Спрашиваем - ты чего? Не успеваю, говорит.
Второй пример использования. Я фиксировал данные о продажах - просто потому, что на этой области данных тестировал механизм. Считалось, что данные о продажах меняются максимум неделю, и то в редких случаях, когда допущены ошибки. А тут смотрю - изменились продажи прошлого месяца. Сами понимаете, за прошлый месяц уже менеджер по продажам уже премию получил. Вижу, что бухгалтер изменил - ты чего, говорю? Оказалось, менеджер заставил, потому что сам перемудрил, клиента запутал. После этого случая бухгалтер так делать перестал.
Вопросы для контроля
Функционал контроля задач, проектов и т.д. есть, например, в 1С:Документообороте, наверняка многие видели. Там вы можете любой (или почти любой) объект поставить на контроль, установить дату, и у вас выскочит напоминание.
Мне типовой не понравился, т.к. он не позволяет делать контроль многоэтапным - например, сделать так, чтобы напоминание выскочило 10 раз с периодичностью в неделю. Поэтому я сделал свой простецкий механизм, основное отличие которого - он позволяет вести историю контроля, и растягивать его на какой угодно срок.
Например, я инициирую изменение в бизнес-процессах. Пишу соответствующие письма, провожу встречи и т.д. Записываю себе в систему этот вопрос, ставлю точку контроля - через неделю, пишу комментарий типа "переспросить Васю". Через неделю вижу напоминание, переспрашиваю Васю, Вася говорит "ааа, слушай, у нас завал, пока некогда". Ок, говорю, ставлю следующую точку - через неделю. Вижу напоминание, захожу - вижу историю. Переспрашиваю Васю, у Васи опять завал. Говорю - Вася, ты это уже говорил. Вася клянется, что это было в последний раз. Через неделю движение все-таки начинается.
Выглядит, как ерунда какая-то банальная, и вроде все это почтой можно разрулить, но, как сказано в начале статьи, на истину не претендую. Применение этого инструмента и подхода несколько раз меня выручало, когда банально нужно добиться чего-то от людей, которые тебе не подчиняются, поставить задачу ты им не можешь, а идти через верх в данной конкретной ситуации не по-пацански.
