Что такое лимитирование, и зачем оно нужно, можно прочитать в одной из предыдущих статей: «Лимитирование. Что это такое, зачем нужно и как организовать». Если Вам в теории понятно, что такое лимитирование, и у Вас на предприятии есть объективная потребность в использовании этого механизма, то ниже Вы можете узнать как организовать лимитирование на практике, причем можете сразу после прочтения опробовать лимитирование в MS Excel.
Итак, начнем. Для упрощения примера предположим, что составляется бюджет по одной организации. Мой опыт подсказывает, что бюджеты надо делить по организациям (своим юридическим лицам и ИП) – хотя конечно же бывают исключения. Обоснование следующее – бюджет в любом случае будет исполняться на уровне платежей, а платежи всегда привязаны к организации, соответственно, правильно привязывать и бюджеты тоже к организациям. Если так не делается, то скорее всего, существует неразбериха в зонах ответственности и жонглирование оборотными средствами и финансовыми результатами между своими юридическими лицами. Есть также мнение, что выгоды, приносимые подобными схемами, не перекрывают возникающие налоговые и управленческие риски. Однако, предположим, что с организациями у Вас на предприятии все понятно, значит можно приступать к следующим шагам:
Шаг 0. Разработайте план внедрения
Помните, что внедрение представляет собой проникновение в систему чужеродного элемента, а значит опасайтесь иммунного ответа коллектива. Что бы иммунный ответ был наименее агрессивным используйте психологические нюансы. Особенно учтите, что когда разрабатываете план действий всегда именуйте этапы и задачи глаголами в повелительном наклонении. Можете сделать массу орфографических и пунктуационных ошибок (говорят это привилегия высшего образования), но не используйте никогда в качестве наименований этапов и задач существительные. Один деятель уже назвал внедрение существительным :) – это я про Перестройку. Если бы тогда использовалось не слово Перестройка, а слово Перестроить, то у людей сразу бы возникли вопросы что перестроить, когда перестроить, кто будет ответственным, какие нужны ресурсы и далее по списку. А правильная постановка вопроса, как известно, это уже наполовину решенная проблема.
Шаг 1. Составьте классификатор ЦФО
Можно написать отдельную статью и даже книгу про составление финансовой структуры (классификатора ЦФО), но раз уж приводим только практику, то вот Вам несколько практических советов:
- В классификатор ЦФО нужно выделять те «затратные» подразделения (ответственные лица), которые получают счета от поставщиков, при этом ведут с данными поставщиками переговоры и относят счета в бухгалтерию (казначейство) на оплату;
- Частая ошибка – путают Центры Финансовой Ответственности и Центры Финансового Учета. Пример: Отдел Продаж желает приобрести принтер с целью его использования в деятельности отдела, но фактически закупает принтер ИТ-Отдел. Иногда в качестве ЦФО выбирают Отдел Продаж – это не правильно. ЦФО=Исполнитель, ЦФУ=Заказчик, т.е. ЦФО будет ИТ-Отдел;
- Структура ЦФО должна быть по возможности приближена к организационной структуре, вплоть до той, что используется в штатном расписание. Верно и обратное. В частностиэто позволит избежать юридическим проблем при оформлении доверенностей и т.п.;
- Интересное решение «разводки» платежей/бюджетов между ЦФО и ЦФУ заключается в следующем –допустим бюджет ДДС у Вас это обороты по 51 счету, тогда 1я аналитика это ЦФО, 2я аналитика – это статья ДДС, 3я аналитика – ЦФУ. На практике данный подход помогает при работе в оперативном режиме по контролю лимитов.
|
Классификатор Центров Финансовой Ответственности
|
|
|
Код
|
Наименование ЦФО
|
|
1
|
Отдел продаж
|
|
2
|
Производственный участок
|
|
3
|
Бухгалтерия
|
|
4
|
ИТ-Отдел
|
|
5
|
АХО
|
Шаг2. Составьте классификатор Статей ДДС
При составлении статей ДДС следует учесть несколько правил
- Справочник статей ДДС разбивается на первом уровне на операционную, финансовую и инвестиционную деятельность (подробности в МСФО 7), на втором уровне на поступления и выплаты, на третьем на группы поступлений и выплат, на четвертом уровне перечисляются собственно статьи. В примере к настоящей статье выделено три уровня для упрощения;
- Статьи справочника должны именоваться как статьи ДДС, а не как элементы других справочников, т.е. не «Материалы» или «Расход материалов», а «Выплаты поставщикам материалов»;
- Статьи должны именоваться подробно, так, что бы их смысл был понятен пользователю информации без указания в какой группе находится статья. Т.е. нельзя использовать наименование «Товары», нужно писать «Выплаты поставщикам товаров», «Поступления от покупателей от реализации товаров», «Выплаты покупателям за возврат товаров» и в том же духе;
- Статьи не должны быть слишком детализированными. Иногда технически крайне сложно разбить ту же выручку по группам товаров с документах оплаты от покупателей. Также частая ошибка - это ввод такой детализации, нюансы которой конечные пользователи не будут чувствовать (пример: вывоз мусора и вывоз ТБО). Вывод – при необходимости смело пресекайте непомерные аппетиты заказчиков;
- Статьи должны быть достаточно детализированными, лучше все-таки изначально заложить несколько избыточную детализацию, практика покажет, что отсечь;
- Старайтесь придерживаться правила, что для отдельно выбранной статьи ДДС имеется только один владелец (ЦФО);
- Постарайтесь так же, что бы справочник статей ДДС и статей затрат максимально друг другу соответствовали. Разумеется этим я не предлагаю создавать статью ДДС «Амортизация» (не поверите насколько частая это ошибка), просто если у Вас разбивается курьерские услуги и почтовая доставка в справочнике статей затрат –то лучше и в справочнике статей ДДС так же их разбить;
- Создайте для статей ДДС признак «Лимитировать платежи» - для статей, которые нужно проверять отмечайте необходимость проверки лимитов (в примере в колонке«Лимитировать платежи» ставьте «Да»;
- Для лимитируемых статей укажите границы допустимых отклонений от лимитов.
В прилагаемом к статье примере классификатор статей ДДС приведен на листе «Классификатор статей ДДС»
|
Классификатор Статей Движения Денежных Средств
|
|||
|
Код
|
Наименование Статьи ДДС
|
Лимитировать платежи
|
Допустимый % превышения
|
|
1
|
ОПЕРАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
|
Х
|
|
|
1.1
|
Поступления по операционной деятельности
|
Х
|
|
|
1.1.1
|
Поступления от реализации товаров
|
Х
|
|
|
1.1.2
|
Поступления от оказания услуг
|
Х
|
|
|
1.2
|
Выплаты по операционной деятельности
|
Х
|
|
|
1.2.1
|
Выплаты поставщикам товаров
|
Нет
|
|
|
1.2.2
|
Выплаты поставщикам материалов
|
Да
|
20
|
|
1.2.3
|
Выплаты поставщикам услуг
|
Да
|
5
|
|
1.2.4
|
Выплаты поставщикам оргтехники
|
Да
|
5
|
|
1.2.5
|
Оплата коммунальных услуг
|
Да
|
5
|
|
1.2.6
|
Выплаты поставщикам канцтоваров
|
Да
|
5
|
|
1.2.6
|
Выплата заработной платы
|
Да
|
20
|
|
2
|
ФИНАНСОВАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
|
Х
|
|
|
2.1
|
Поступления по финансовой деятельности
|
Х
|
|
|
2.2
|
Выплаты по финансовой деятельности
|
Х
|
|
|
3
|
ИНВЕСТИЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
|
Х
|
|
|
3.1
|
Поступления по инвестиционной деятельности
|
Х
|
|
|
3.2
|
Выплаты по инвестиционной деятельности
|
Х
|
|
Шаг 3. Разработайте соответствие ЦФО и татей ДДС
«Передвижение квадратиков на организационной структуре иногда ломает чьи-то судьбы» © Итан Рассел, «Метод McKinsey»
Возможно разработка соответствия между ЦФО и Статьями ДДС это самый ответственный этап. Фактически это прописывание зон ответственности всех ЦФО. А когда дело доходит до реальной ответственности большинство сотрудников стараются перекинуть обязанности с себя на того парня. А это значит, что могут возникнуть пререкания, жаркие споры и даже истерики. Поэтому самые проблематичные участки должен проработать руководитель.
- Для каждого ЦФО выпишите статьи с которыми он работает;
- Согласуйте с каждым ЦФО перечень его статей;
- По спорным вопросам добейтесь волевого решения у руководителя;
- Зафиксируйте закрепленный порядок разделения зон ответственности между ЦФО приказом по предприятию, ознакомьте всех руководителей ЦФО под роспись с данным приказом.
В прилагаемом к статье примере классификатор статей ДДС приведен на листе «Классификатор статей ДДС»
|
Соответствие ЦФО и Статей ДДС
|
|
|
ЦФО
|
Статья ДДС
|
|
Отдел продаж
|
Поступления от реализации товаров
|
|
Отдел продаж
|
Поступления от оказания услуг
|
|
Производственный участок
|
Выплаты поставщикам товаров
|
|
Производственный участок
|
Выплаты поставщикам материалов
|
|
Бухгалтерия
|
Выплата заработной платы
|
|
ИТ-Отдел
|
Выплаты поставщикам оргтехники
|
|
АХО
|
Оплата коммунальных услуг
|
|
АХО
|
Выплаты поставщикам канцтоваров
|
Шаг 4. Заполните бюджет ДДС
Есть существенная разница в составлении бюджета ДДС в момент начала внедрения бюджетирования и в момент завершения комплексного внедрения бюджетирования (с БДР и Прогнозным Балансом). Если вначале проекта внедрения бюджетирования БДДС это то, с чего нужно начинать работу, то на завершающей стадии БДДС будет одним из финальных бюджетов, созданных на основе других. Как бы там ни было, считаем, что Вы можете составить бюджет ДДС в разрезе ЦФО и Статей ДДС, он в целях лимитирования платежей будет выглядеть например следующим образом:
|
ЦФО
|
Статья ДДС
|
Сумма
|
Устанавливаемый лимит
|
|
Отдел продаж
|
Поступления от реализации товаров
|
2 000 000,00р.
|
|
|
Отдел продаж
|
Поступления от оказания услуг
|
500 000,00р.
|
|
|
Производственный участок
|
Выплаты поставщикам товаров
|
1 500 000,00р.
|
|
|
Производственный участок
|
Выплаты поставщикам материалов
|
100 000,00р.
|
100 000,00р.
|
|
Бухгалтерия
|
Выплата заработной платы
|
250 000,00р.
|
250 000,00р.
|
|
ИТ-Отдел
|
Выплаты поставщикам оргтехники
|
30 000,00р.
|
30 000,00р.
|
|
АХО
|
Оплата коммунальных услуг
|
40 000,00р.
|
40 000,00р.
|
|
АХО
|
Выплаты поставщикам канцтоваров
|
10 000,00р.
|
10 000,00р.
|
Шаг 5. Обязуйте всех платежи вводить через Заявки на расходование денежных средств
Для того, что бы в платежах навести порядок сделайте документ «Заявка на расходование денежных средств» обязательным, так, что бы никто не мог оплатить ни один счет без данного документа. Это означает, что к каждому счету на оплату необходимо прикладывать справку по платежу, где будут указаны в формализованном виде период планирования, ЦФО, статья ДДС, контрагент, сумма, желаемая дата оплаты, остаток по бюджету. В случае, если заявка не проходит по бюджету (не хватает лимита) – необходимо инициировать процедуру увеличения лимита. Это можно совместить с моментом утверждения счета руководителем (технически он просту увидит, что эта заявка уже сверх бюджета), либо, в случае централизованной группы компаний – увеличение лимита должно производится отдельно, в некоем профильном отделе (например в отделе контроллинга). Тогда работу по увеличению лимитов необходимо регистрировать в специальном журнале, для корректной регистрации сверхлимитных платежей следует обязать пользователей заполнять служебную заявку на увеличение лимитов, в которой будет помимо ранее названных полей также заполнятся причина увеличения лимита. Ниже приведен пример:
|
Номер увеличения лимита
|
Дата увеличения лимита
|
ЦФО
|
Статья ДДС
|
Период планирования
|
Сумма
|
Причина увеличения лимита
|
|
1
|
11.10.2011
|
Производственный участок
|
Выплаты поставщикам материалов
|
Октябрь 2011
|
44 000,00
|
Дополнительный заказ на производство продукции
|
|
2
|
12.10.2011
|
Бухгалтерия
|
Выплата заработной платы
|
Октябрь 2011
|
32 000,00
|
Дополнительный заказ на производство продукции
|
Отчетные формы
После того, как Вы наладили работу по формированию бюджетов и завязали на них платежи посредством их лимитирования через заявки, Вам наверняка захочется увидеть картину «в целом», для чего нужно будет составить отчет. Есть разные вариации данного отчета, мне он видится в следующем виде:
|
Отчет по состоянию бюджета (лимита платежей)
|
||||||||
|
11
|
Ноябрь 2011
|
|||||||
|
ЦФО/Статья ДДС
|
План (лимит)
|
Факт
|
Остаток бюджета
|
% выполнения
|
||||
|
ИТ_Отдел
|
Основной лимит
|
Сверхлимит
|
Итого
|
Оплачено
|
Заявлено
|
Итого
|
||
|
Производственный_участок
|
100 000
|
44 000
|
144 000
|
35 000
|
94 000
|
129 000
|
-29 000
|
129%
|
|
Выплаты поставщикам товаров
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0%
|
|
|
Выплаты поставщикам материалов
|
100 000
|
44 000
|
144 000 |
35 000
|
94 000
|
129 000
|
-29 000
|
129%
|
|
Бухгалтерия
|
250 000
|
32 000
|
282 000
|
0
|
100 000
|
100 000
|
150 000
|
40%
|
|
Выплата заработной платы
|
250 000
|
32 000
|
282 000 |
0
|
100 000
|
100 000
|
150 000
|
40%
|
|
ИТ_Отдел
|
30 000
|
0
|
30 000
|
24 000
|
0
|
24 000
|
6 000
|
80%
|
|
Выплаты поставщикам оргтехники
|
30 000
|
0
|
30 000 |
24 000
|
0
|
24 000
|
6 000
|
80%
|
|
АХО
|
50 000
|
0
|
50 000
|
0
|
3 000
|
3 000
|
47 000
|
6%
|
|
Оплата коммунальных услуг
|
40 000
|
0
|
40 000 |
0
|
0
|
0
|
40 000
|
0%
|
|
Выплаты поставщикам канцтоваров
|
10 000
|
0
|
10 000 |
0
|
3 000
|
3 000
|
7 000
|
30%
|
|
ИТОГО:
|
430 000
|
76 000
|
506 000
|
59 000
|
197 000
|
256 000
|
174 000
|
60%
|
Для того, что бы Вам было легче разобраться, как работает механизм лимитирования платежей, предлагаю пример в MS Excel. Попробуйте немножко поредактировать бюджет, ввести заявки и платежи, поиграться увеличением лимитов. В случае, если у Вас не слишком большой документооборот, то данный файл можно смело доработать и использовать уже в качестве рабочего. А если макросами «подкрутить» - то им будет также удобно пользоваться как и серьезными продуктами, например на основе 1С. Скачать можно в прилагаемых к статье файлах
