1. Описание проблемы
Цель данной публикации – дать ответ на часто возникающие вопросы о том, зачем в конфигурации УНФ, в спецификациях, введен тип строки «Расход». Наиболее часто встречающийся на просторах Интернета ответ – «Расход» представляет собой услуги сторонних контрагентов производственного характера – на самом деле, ситуацию особо не проясняет. Многие пользователи на этом и останавливаются и расходы остаются неизведанной территорией. Попытаюсь, в рамках данной статьи, подружить пользователей УНФ с расходами.
2. Расходы при производстве
Начну с того, что спецификации представляют собой шаблоны составляющих продукции. При оформлении документов «Производство» в УНФ спецификациями удобно пользоваться для того, чтобы не заполнять состав изделия каждый раз вручную. При этом конфигурация не требует того, чтобы выпускаемое изделие состояло исключительно из составляющих спецификации. Допускаются любые варианты изменения по отношению к спецификации. И себестоимость выпускаемого изделия – наверно, самый важный вопрос для производственников - будет рассчитываться, исходя из фактического состава изделия, а не из спецификации. Таким образом, у производимого на предприятии изделия существуют две себестоимости – планируемая, рассчитываемая на основе спецификации и фактическая, рассчитываемая на основе документа «Производство».
В нём есть только «Материалы» на отдельной вкладке. Материалы, заполняемые по спецификации, соответствуют типу строки «Материал» из спецификации. Такая ситуация вносит некоторую путаницу в понимание логики работы программы. Никаких расходов тут нет, а в спецификации они есть. Есть ещё вкладка «Отходы», но её в этой статье касаться не будем, к спецификации она не относится.
В чём же дело? Дело в том, что «Производство» есть документ самый, что ни на есть, фактический. Он регистрирует факт выпуска продукции и списание на себестоимость этой продукции материальных затрат. Состав и количество этих затрат, как уже сказано выше, могут отличаться от спецификации. Помимо материальных затрат могут учитываться и непроизводственные. Такие как затраты электроэнергии или, например, покраска изделия сторонней организацией и т.п. Затраты такого типа в УНФ распределяются на выпуск продукции документами «Распределение затрат» или процедурой «Закрытие месяца». Происходит это не в момент выпуска продукции, а часто позже, либо вследствие характера затрат, либо по той причине, что оформление документом «Производство» каждого изделия дороже, чем оформление нескольких, за производственную смену или какой-то другой период. Здесь, на мой взгляд, разработчики могли бы сделать УНФ более понятной пользователям, назови они искомые нами «Расходы» затратами. Суть у этих понятий одна и та же, а названия разные. С расходами при производстве, надеюсь, стало чуть более понятно.
3. Кому нужны расходы?
Логика современной экономики, которой старается соответствовать конфигурация УНФ, подсказывает, что до того, как что-либо будет произведено, затраты на производство должны быть спланированы как можно тщательнее, и, ещё лучше, если это что-то будет, к моменту выпуска, уже продано. Напомню, что УНФ рассчитана, в первую очередь, на позаказное производство, подразумевающее наличие покупателя на выпускаемую продукцию. Планирование затрат – это забота руководителя, продажа – менеджера.
Для руководителя разработчики предлагают отчёт «Нормативный состав изделия» раздела «Производство», в котором можно посмотреть получить изделия. И в него входят, помимо материальных затрат, расходы. Важный момент, на который стоит обратить внимание, что расходы оцениваются программой по цене, вид которой задаётся в параметрах этого отчёта. Речь, ведь, идёт о планировании. Поэтому оценка приблизительная и надо от чего-то оттолкнуться, задав примерную сумму расходов (затрат или услуг сторонних контрагентов производственного характера), приходящуюся на данный товар. Именно для этой цели и предназначены расходы.
А что предлагает УНФ при продаже? Страховка от продажи «в минус» предусмотрена в таком инструменте как Калькуляция. Вызывается из документа «Заказ покупателя», давая возможность оценить плановую себестоимость заказа или его части, с учётом тех самых расходов, которые заданы в спецификации. На мой взгляд, это очень удобный и полезный инструмент. И снова, для оценки, требуется выбор вида цены. Если и будут ошибки при калькуляции, то связанные не с работой менеджера, а с тем, насколько корректно заданы суммы расходов и методы их оценки. Надеюсь, что ситуация с расходами в УНФ окончательно прояснилась.
С моей точки зрения, руководитель, всё же, оказался не в лучшей ситуации в отношении расходов. Если компания выпускает десяток изделий, то отчёта «Нормативный состав изделия» может быть достаточно. А если изделий больше, сотни, да ещё и производство сложное, с комплектующими, то удобство этого отчёта, информативного по одному изделию весьма сомнительное.
Предлагает ли УНФ что-либо ещё? Есть, например, отчёт «План-фактный анализ себестоимости выпуска». Но он, к сожалению, расходы не учитывает. Хотя учитывает фактические производственные расходы, создаваемые документом «Сдельный наряд». Почему же разработчики оставили УНФ в том виде, в котором она есть сейчас – по крайней мере, до версии 1.6.15.65, на которой тестировался предлагаемый ниже продукт?
4. О соглашениях и предлагаемом продукте
Дело в том, что общее решение этой проблемы найти весьма непросто. Я не случайно дважды обращал внимание на вид цен, по которому расходы оценивались в обоих инструментах УНФ. Пользователь волен выбирать вид цен так, как ему заблагорассудится. И цена этой свободы – невозможность расчёта плановых затрат за произвольный период. Действительно, в спецификациях задаётся количество материалов и расходов, но не их цены. Для документа «Производство» цены не требуются, материалы списываются по себестоимости. А услуг, к моменту производства, может в системе ещё и не быть. Поэтому требуется их последующее распределение. Оценка стоимости расходов пропорционально количеству, без учёта цен, изначально неверна. Вот и получается, что руководитель, то есть тот человек, который принимает решение о приобретении УНФ, не имеет удобного инструмента для план-фактного анализа своего производства.
Предлагаю ниже способ исправления этой ситуации, который, надеюсь, улучшит ситуацию и для самой УНФ, и для её пользователей. Сразу оговорюсь, что решение стало возможным только при принятии определённого соглашения о способе оценки расходов. Соглашение, а на соглашениях построено большинство программных продуктов, включая операционные системы и интернет-приложения, задаёт определённые правила, при выполнении которых решение становится возможным. В данном случае это оценка всех расходов по виду цен «Учётная цена» - он предопределён разработчиками и всегда имеется в системе – на начало периода отчёта.
То есть, решение подходит тем, кого устраивает предлагаемый способ задания расходов. С другой стороны, приведённый в данной статье анализ проблемы позволяет предлагать и другие решения. Например, добавить в отчёт параметр «Вид цены» и позволить оценку по произвольно выбираемой цене или экспериментировать с внешним видом отчёта. Что касается оценки на начало периода, предполагается, что учётные цены не меняются часто, а расчёт с учётом их изменения привёл бы к значительному увеличению времени получения отчёта.
Предлагаемая версия отчёта «План-фактный анализ себестоимости выпуска» позволяет руководителям видеть планируемые затраты, оцененные так, как сказано выше. Помимо них, отчёт собирает ещё и стоимость операций, которые также входят в спецификации изделий. Сдельные операции предполагается задавать по фиксированной стоимости в штуках. Таким образом, отчёт приблизит данные по плановой себестоимости к фактической, учитывающей документы «Сдельный наряд».
В УНФ предусмотрены два способа расчёта стоимости операций. Второй – по норме времени. Для разделения их при подсчёте результатов потребовалось ещё одно соглашение - обязательное указание единицы измерения «ч», также предопределённой разработчиками, для операций, которые оцениваются по норме времени. Для таких операций учитывается количество, означающее количество часов, затрачиваемое на производство изделия.
Для того, чтобы сохранить те показатели, которые рассчитывает стандартный отчёт УНФ, в данный отчёт добавлена дополнительная колонка – «Расходы по спецификации». Сумма расходов собирается по строкам «Расходы и операции».
5. Практический пример
Поясню работу отчёта на контрольном примере.
В компании выпускаются 3 товара – Товар 1, Товар 2, Товар 4.
В состав спецификации номенклатуры Товар 1 входит только Материал 1:
Товар 2, изделие более сложное, выпускается с учётом материалов и расходов:
Помимо них, в составе Товара 2 есть ещё и операции:
А в состав изделия Товар 4 входит Товар 2, материал и расход:
А также операция с фиксированной стоимостью:
Производство в компании выполняется двумя подразделениями, каждое представляет собой организацию – компания А и компания Б.
Производство изделий оформлено следующими документами «Производство» в ноябре 2018 года. Изделия выпущены в соответствии со спецификациями:
При производстве изделия Товар 1 использован документ «Сдельный наряд» на сумму 20 000 руб.
Стандартный отчёт УНФ выдаёт следующую картину:
«Сдельный наряд» учтён и отражён в виде строки «Нематериальные затраты».
Для использования предлагаемого отчёта требуется выполнить условия соглашения в виде задания цен составляющих для расчёта по виду цен «Учётная цена». Для удобства, я вывел используемые в примере значения в виде прайс-листа:
Эти цифры и будут включены в предлагаемый отчёт в виде строк «Расходы и операции»:
Суммирование их происходит в колонке «Расходы по спецификации».
Из примера видно, что расхождения между плановыми и фактическими затратами могут быть достаточно большими, в зависимости от стоимости операций и затрат в спецификациях, чтобы игнорировать их, используя только стандартный отчёт.
6. Заключение
В статье подробно рассмотрена работа конфигурации УНФ с расходами. Представлен вариант внешнего отчёта для учёта плановых расходов на производство изделий в спецификациях. Для пользователей приведён пример несложного соглашения, требуемого для корректной работы отчёта. Для разработчиков показаны способы создания других вариантов отчётов, что сделает конфигурацию УНФ ещё более удобной для пользователей.
