ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ: Приведенная методика является сугубо частным мнением автора и может не совпадать с мнением вашего бухгалтера, аудитора или налоговой инспекции :-)
Введение
С 2011 года необходимо вести учет перечисленного в бюджет НДФЛ в разрезе физических лиц с целью заполнения документов "Справка 2-НДФЛ" (как для сотрудника, так и для передачи в ИФНС) в части сумм перечисленного налога. А также перечисленный налог отражается в регистре налогового учета по НДФЛ.
Перед перечислением налога на доходы физических лиц, он должен быть исчислен и удержан. Для регистрации перечисленного налога предназначен документ «Перечисление НДФЛ в бюджет». Поскольку перечисление налога производится общей суммой, без указания физических лиц, за которых происходит перечисление НДФЛ, требуется автоматическое заполнение документов «Перечисление НДФЛ в бюджет» с учетом распределения суммы в разрезе физических лиц. Для этих целей предназначена обработка «Формирование перечисление НДФЛ в бюджет».
Порядок использования обработки (редакция 6.5 для УПП и КА)
- Заполнить раздел «Параметры и настройки»: Организация, ОКАТО/КПП и период анализа платежных поручений.
особенность: Для формирования документов например за 2012 год нужно указать период с запасом (01.01.2012 по 31.01.2013), т.к. обычно в январе 2013 происходит оплата налога за декабрь 2012 - Заполнить таблицу оплат нажав на кнопку «Заполнить оплаты».
- Проверить заполнение платежных поручений.
Проверьте: все ли платежки попали в таблицу? Если есть платежи не учтенные обработкой, ищите ошибки в реквизитах этих платежек. - Нажать на кнопку «Сформировать документы «Перечисление НДФЛ в бюджет».
- Проверить правильность распределения НДФЛ.
Для проверки правильного распределения перечисленного НДФЛ используется отчет «Анализ начисленных налогов и взносов» вариант отчета «НДФЛ». При правильном распределении перечисленного НДФЛ в бюджет, колонки отчета «НДФЛ удержанный» и «НДФЛ (перечисленный в бюджет) должны быть равны. А колонка «НДФЛ (осталось перечислить)» должна быть пустой.
Расширенные возможности
Что делать, если в организации платежи налога по каждому чиху поводу (что и предусмотрено законодательством)?
Например: пошел человек в отпуск, уволился и т.д. нужно выплатить деньги человеку и одновременно перечислить налог. В этом случае за один месяц может набраться с десяток платежек, перечисляющих НДФЛ в бюджет, и при автоматическом распределении эти мелкие платежки будут распределятся на всех сотрудников мелкими суммами. Это приводит к очень "красивым" справкам 2-НДФЛ.
Решение проблемы состоит в распределении межрасчетных перечислений НДФЛ только на тех физ.лиц, за которых и производится данная выплата. Для этого нужно в обработку связать платежные поручения и "целевые" документы. Порядок работы в этом случае таков:
- Указываем обработке режим работы с целевыми документами
- Заполняем таблицу платежей.
Обработка пытается автоматически(если это возможно) связать платежки и целевые выплаты. Документы привязываются к платежке по реквизиту "Дата выплаты дохода":
- Целевые документы которые не удалось автоматически привязать к конкретной платежке попадают в отдельную строку с ошибкой.
Это строка сделана только для справки, ничего с документами происходить не будет.
Если учет НДФЛ вёлся "левой пяткой", то практически все документы попадут в этот раздел. В этом случае можно либо исправить реквизит "Дата выплаты дохода" во всех первичных документах, либо связать целевые платежи вручную (см. следующий пункт) - Если необходимо вручную указать целевые документы.
Внимание: после формирования документов ВСЕ РУЧНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ в таблице платежей будут ПОТЕРЯНЫ! - Если необходимо защитить какой-либо документ "Перечисление НДФЛ в бюджет" от изменений обработкой
(например документ закрытого периода или вручную распределённый документ)
Суть проблемы с НДФЛ-а начиная с 2011 года (теория в картинках)
Так как начиная с 2011 год нужно сдавать отчетность по НДФЛ с указанием суммы уплаченного налога, то и нужно вести учет уплаты налога по каждому физ.лицу. Для распределения уплаты налога по периодам (месяцам) и физ.лицам предназначен документ "Перечисление НДФЛ в бюджет РФ".
В прикрепленном изображении приведен фрагмент отчета "Анализ начисленных налогов и взносов. НДФЛ" после ручного формирования очень "юзабельных" и очень "любимых" бухгалтерами документов "Перечисление НДФЛ в бюджет РФ" с очень "юзабельным" автозаполнением. Такая картинка наблюдалась почти во всех учетных системах с которыми я имел дело. Хотя фирма 1С и выпустила на ИТС статью "Учет перечисленного в бюджет налога в разрезе физических лиц", это мало помогло так как количество документов заполняемых полуручным способом составляет 30-40 штук на одну организацию.
К чему должны прийти?
В итоге должно получится следующее: колонка "Осталось перечислить" в отчете "Анализ начисленных налогов и взносов. НДФЛ" должна быть нулевой в разрезе каждого сотрудника и каждого месяца. Т.е. переплат и недоплат (остатка в этой колонке) быть не должно как в разрезе по месяцам, и уж тем более на конец года.
Если возникает переплата (по итогам года), то её показывать в отчете не надо (это налоговой вообще не предусмотрено, см ПИСЬМО ФНС от 19.10.11 N ЕД-3-3/3432@), суммы переплат лучше пустить на оплаты нового отчетного года. Если возникает недоплата (по итогам года), то её желательно закрыть январскими, февральскими платежами следующего года и показать полную оплату.
Как вводить вручную документы?
Документы "Перечисление НДФЛ в Бюджет" надо вводить не один документ на одну платежку, а несколько (от 1 до 3) документов на одну платежку. Даже может оказаться необходимым ввести три документа. Например: платеж Февраля закрывает долг за Январь, полностью оплачивает Февраль и ещё авансом частично закрывает Март (наглядный пример ввода документов приведен на картинке). При вводе каждого документа нужно правильно вычислить общую сумму и правильно указать месяц, иначе распределение произведётся неверно. Таким образом это сильно усложняет ручной ввод этих замечательных документов.
Порядок использования обработки (редакция 5 для ЗУП)
Так как в конфигурации ЗУП нет платежек, полностью атоматически сформировать таблицу платежей (как в версии 6.5) возможности нет.
В этой версии кнопка заполнить оплаты собирает данные с уже существующих документов "Перечисление НДФЛ в бюджет РФ", т.е. если вы формируете документы в первый раз, таблица не заполнится. В этом случае нужно поднять платежки по НДФЛ из другой программы и вручную ввести их номера и даты в таблицу.
История версий
- - r6.5 от 22 марта 2013г -
- + Значительно переработан (упрощен для понимания и поиска ошибок) интерфейс обработки
- + сделано заполнение данных о платежах из платежных поручений, а т.к. платежки есть только в УПП и КА, совместимость с ЗУП потеряна (используйте старую версию)
- + особо вниматильно отслеживаются (блокируются для изменения, учитываются остатки) краевые документы (переход с одного года на другой)
- + Добавлена возможность учета целевых документов
- + Добавлена возможность учета дивидендов
- - r5 от 29 марта 2012г- добавлена проверка заполнения платежей; облегчено ручное заполнение платежей; убран мусор в модулях и формах; в алгоритме формирования документов изменений нет.
