[Розница 8. Аптека] Загрузка приходных накладных из файлов DBF

Загрузка приходных накладных из файлов DBF для Розница 8. Аптека редакция 2.1

Внешняя обработка для загрузки документов «Поступление товаров» из файлов поставщиков в формате DBF.

Назначение.

В составе конфигурации «1С:Розница 8. Аптека» от 1С:Рарус имеется обработка «Настройки выгрузки/загрузки данных», позволяющая настроить загрузку таких документов. Правда, есть один момент - настроить такую загрузку пользователю бывает очень непросто.

Данная обработка – альтернативный вариант загрузки, с возможностью сохранения правил загрузки для разных файлов DBF (состав и назначение полей и строк в файле может быть любым) от разных поставщиков.

Обработка не требует изменения типовой конфигурации - для хранения «служебной» информации используются дополнительные реквизиты и сведения, а также справочник «Файлы».

Соответствие реквизитов документа и полей в файле DBF устанавливается простым перетаскиванием (drag-and-drop) полей в файле в соответствующий реквизит документа. Установленное таким образом соответствие записывается в информационную базу (далее ИБ) как элемент справочника «Файлы». Сохранённый элемент справочника Файлы записывается в дополнительный реквизит (далее ДР) справочника «Контрагенты» - «Настройка загрузки из DBF».

Настройка из справочника «Файлы» может быть сохранена в файл формата mxl «штатным методом», например, для переноса в другую базу.

Одна настройка может использоваться для нескольких поставщиков, например, работающих через программу PharmSM (http://www.pharmsm.ru/) и, соответственно, имеющих одинаковый формат выгрузки.

Описание.

Главное окно обработки загрузки

Начать работу с загрузкой прихода из файлов поставщиков нужно с настройки загрузки. Перед настройкой загрузки нужно установить реквизиты шапки обработки:

• Организация – организация, по которой загружаем приход;
• Поставщик – при выборе осуществляется проверка наличия настройки загрузки.  Если настройки нет -  выводится соответствующая иконка;
• Имя файла – полный путь к файлу формата DBF для загрузки.

В принципе, можно установить и остальные реквизиты, как на рисунке 1, но для первоначальной настройки достаточно вышеперечисленных.

Все заполненные поля обработки сохраняются при закрытии. Если настройка уже производилась, или была загружена из файла и сохранена в ДР контрагента «Настройка загрузки из DBF», то после выбора поставщика и заполнения всех реквизитов обработки можно сразу приступать к загрузке.

В командной панели обработки расположены кнопки управления:

• Зарегистрировать – кнопка регистрации обработки после её открытия в режиме учета, через меню Файл – Открыть. Кнопка доступна только в случае, если обработка не была зарегистрирована в справочнике «Дополнительные отчеты и обработки» или версия обработки отличается от зарегистрированной. Первая регистрация автоматически устанавливает доступность обработки всем зарегистрированным в программе пользователям в разделах «Администрирование» и «Запасы и закупки». Штатными средствами программы это можно изменить, открыв через «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки» - «Дополнительные отчеты и обработки»;
• Загрузить – Команда загрузки данных из выбранного файла;
• Настройка загрузки – открывает диалог настройки загрузки; этот же диалог можно открыть нажатием кнопки на клавиатуре F4 или мышью -  кнопкой с тремя точками в поле «Настройка загрузки»;
• Прочитать DBF – служебная команда; используется, когда нужно просто посмотреть файл DBF. Для просмотра должен быть установлен флаг «Показать DBF»

Рисунок 1.

В меню «Все действия» есть ряд команд настройки интерфейса, описанные в //infostart.ru/public/303564/. И ещё одна дополнительная команда для заполнения справочника «Страны мира» (Рис.2)

Рисунок 2.

Если справочник «Страны мира» не заполнен, то можно заполнить его с диска ИТС, или воспользоваться командой «Загрузить страны мира из ОКСМ» справочник будет обновлён из этого классификатора (произойдет загрузка только тех стран, кода которых нет в справочнике).

Форма настройки соответствия

После первоначального заполнения можно приступить к настройке соответствия. Открыть форму настройки можно любым из вышеперечисленных способов. Если настройка производится впервые, то внешний вид формы будет таким, как показано на рисунке 3.

В панели управления расположены кнопки:

• Сформировать таблицу настроек – Предварительный просмотра таблицы mxl;
• Записать и закрыть – Запись настройки в справочник «Файлы» и ДР поставщика, закрытие формы;
• Закрыть без сохранения – Отмена сделанных изменений и закрытие формы настройки.

Ниже расположен переключатель выбора варианта настройки. При открытии новой настройки по умолчанию устанавливается «Создать новый». Назначение других положений переключателя понятно из их заголовков.

В поле «Кодировка XBase» нужно выбрать кодировку файла DBF, т.к. у разных поставщиков они могут отличаться. По умолчанию выбирается «OEM», - в примере на рис.3 видно, что кодировку нужно сменить.

В поле «Название настройки» формируется строка наименования, которую можно изменить.

Закладка Выбор соответствия – основная для проведения настройки.

В поле «Тек. строка DBF» выводится номер строки в файле, ниже расположены кнопки навигации:

• Предыдущая строка DBF – Переход на предыдущую строку файла;
• Следующая строка DBF – Переход на следующую строку.

Необходимость просмотра файла поставщика построчно обусловлена возможным вариантом формата файла. Некоторые поставщики в первой строке файла выводят информацию по шапке накладной, а со второй строки идут сведения непосредственно о товарах. В принципе, даже для ситуации, когда все строки файла содержат информацию по товарам иметь возможность просмотреть файл построчно удобно для понимания назначения тех или иных полей в файле.

Рисунок 3.

В левой таблице формы расположены данные строки файла DBF, в правой - список реквизитов документа «Поступление товаров» и справочника «Номенклатура», куда нужно перенести поля левой таблицы, что собственно и будет настройкой заполнения документа.

Перед началом настройки соответствия полей нужно установить правильную кодовую страницу. В левой таблице формы расположены данные строки файла, имена полей которого нужны для указания соответствия полей реквизитам документа в правой таблице. Как уже говорилось выше, для установки нужно просто перетащить нужное поле из таблицы строк в таблицу соответствий.

Первая строка таблицы соответствий служебная. В ней хранится общая информация о файле настройки. Назначение полей отличается от остальных строк:

• Имя колонки - кодовая страница файла DBF;
• Значение по умолчанию - название настройки;
• Примечание – любой комментарий «для себя».

Для последующих строк назначение колонок следующее:

• Представление реквизита – представление реквизита документа «Поступление товаров», в который необходимо перенести значение из файла поставщика;
• Имя колонки – значение колонки «Имя поля» из таблицы строк файла DBF;
• Режим загрузки – поле выбора из списка, по умолчанию устанавливается в «Значение из файла» (более подробно о назначении этого поля см. ниже);
• Значение по умолчанию – Любое значение из доступных в ИБ, которое должно подставляться в документ, вне зависимости от значения в файле поставщика (может использоваться для случая, когда поле должно заполняться обязательно, а в файле DBF информации просто нет). Заполнять нужно в случае, когда выбран режим загрузки «Фиксированное значение»;
• Примечание – любой комментарий «для себя».

На рисунке 4 пример заполнение соответствия.

Рисунок 4.

Колонка «Режим загрузки» таблицы соответствия может принимать следующие значения:

• Значение из файла – Реквизит документа загружается по значению в файле поставщика;
• Значение из файла (первая строка) – Используется для файлов поставщика, в которых реквизиты шапки документа записаны в первой строке. К ним относятся «Дата документа поступления», «Дата входящего документа», «Номер входящего документа», «Сумма документа» и «Сумма НДС документа»;
• Фиксированное значение – Загрузка выбранного фиксированного значения без использования данных из файла поставщика;
• Не загружать – Реквизит загружаться не будет. К этой настройке нужно отнестись внимательно – «безболезненно» можно не загружать реквизиты «Сумма (с НДС)» и «Сумма НДС» - они будут рассчитаны по цене, количеству и ставке НДС из файла. Данная возможность продиктована тем, что не во всех файлах поставщиков эта информация заполняется. Есть ещё два реквизита, загружать которые из файла необязательно – это «Сумма документа» и «Сумма НДС документа». Первый будет в таком случае заполнен как сумма колонки «Сумма с НДС» табличной части «Товары» документа, а второй служит для контроля суммы НДС в табличной части документа и общей суммы НДС из файла. Т.к. речь идёт о рознице, скорее всего работающей на ЕНВД, эта проверка в условиях 2015 года большого значения не имеет – под контроль эти счета-фактуры не попадут, т.к. НДС к вычету по ним никто предъявлять не будет. 

После заполнения всех строк соответствия нужно нажать на кнопку «Записать и закрыть» -настройка загрузки завершена, можно приступать к загрузке документа (Рис.5).

Рисунок 5.

В результате загрузки в ИБ будут записаны товары, которых не было в справочнике «Номенклатура», для существующих товаров могут быть записаны новые штрих-коды и сертификаты из файла. Так же будет создан (перезаписан) документ «Поступление товаров» (поиск уже существующего документа осуществляется по дате и номеру из файла).

Загружать один и тот же файл поставщика можно многократно – например, если после настройки и первой загрузки документа выявлены какие – либо ошибки и нужно изменить настройку. После изменения настройку необходимо записать и повторить загрузку документа. Если установлен флаг «Перезаписывать справочники» элементы справочника номенклатуры будут перезаписаны. Аналогично, если установлен флаг «Перезаписывать документы» - документ так же будет найден и перезаписан. При неустановленных флагах произойдёт только поиск номенклатуры и документа, которые будут показаны в соответствующих таблицах.

Отметим, что реквизиты из таблицы соответствия в данной версии имеют фиксированный состав. Если в типовой конфигурации произойдут изменения, то этот список и его обработку необходимо будет скорректировать.

ВНИМАНИЕ: В файлах поставщиков бывают различные нестыковки в датах срока использования товара, срока действия сертификата и т.п. При обнаружении таких ошибок файла при загрузке в комментарий документа «Поступление товара» будет записана информация о некорректном сроке годности товара, в описании номенклатуры записана информации, об установленном новом сроке годности, без которого документ не проводится. При обнаружении ошибок в сроках действия сертификатов поставщика информация так же выводится в комментарий документа и записывается в наименование характеристики номенклатуры в «обрамлении» символов «!!!».

Технические подробности.

Текущий список реквизитов с описанием представлен в таблице 1. Колонка «Имя реквизита документа» скрыта от пользователя, она используется в модуле обработки для установки реквизитов при загрузке.

Таблица 1

Работа с дополнительными реквизитами и сведениями производится через БДРС (//infostart.ru/public/288722/). Купившим обработку БДРС ранее предоставляется скидка в размере текущей стоимости БДРС.

Платформа и конфигурация

Первая версия обработки создавалась на платформе 8.3.5.1088 «1С:Розница 8. Аптека» ред. 2.1, релиз 2.1.2.5.

В промышленной эксплуатации обработка с июля 2014 года, в последней версии учтены изменения конфигурации, исправлены выявленные ошибки, реализованы пожелания пользователей.

Версия 2.21 тестировалась на платформе 8.3.6.1977, на конфигурации «1С:Розница 8. Аптека» ред. 2.1, релиз 2.1.7.15.