И снова про бизнес-процессы: живой опыт без теории

20.10.20

Архитектура

«Вы не любите кошек? Вы просто не умеете их готовить» (к/ф «Альф») Есть разные подходы к тому, как выделять и классифицировать бизнес-процессы, есть с десяток разных нотаций, в которых их можно описывать, есть целый ряд правил, по которым следует выявлять зоны неоптимальности и предлагать улучшения. По сути, мы с вами получаем в руки ящик с инструментами. А профессионализм аналитика заключается в выборе того, инструмента, который лучше всего подойдет для конкретной бизнес-задачи конкретного предприятия. В статье я хочу поделиться результатами осмысления собственных проектов и теми правилами, которые считаю важным и нужным учитывать при анализе и оптимизации бизнес-процессов.

О бизнес-процессах говорят и пишут много и регулярно. Множество консультантов и всяческих гуру процессного управления рассказывают на просторах интернета о том, как сделать клиента (или вашу компанию) эффективной и прогрессивной за счет оптимизации этих самых бизнес-процессов, продвигают ту или иную нотацию и инструмент, или просто выдают полный структурированный набор теорий и терминов, показывая свою компетентность в этом вопросе.

Но почему-то, когда речь заходит о решении конкретной бизнес-задачи на конкретном предприятии, заказчик или руководитель проекта ломают голову, бегают по рынку труда в поисках консультантов и бизнес-аналитиков, которые «сделают им счастье». И потом жалуются на то, что вот уже два года идет анализ и совершенствование процессов, все руководители устали от интервью и нескончаемых рабочих сессий, процессы, которые все так хотели улучшить, уже давно поменялись естественным путем, а результата как не было, так и нет.

А если речь идет о проекте по автоматизации, задача усложняется на порядок. Ведь зачастую за счет внедрения ERP системы заказчик хочет решить бизнес-проблему: снизить издержки, сократить ненужные запасы и неликвиды, повысить скорость обработки заказов клиентов (не ради скорости, а для того, чтобы обрабатывать больший товаропоток при тех же технических и технологических условиях). Ну и конечно при этом увеличить доходность предприятия (т.е. как минимум выручку, а как максимум- маржу в пересчете на одного сотрудника). И в последнее время многие заказчики как-то начали понимать, что без четко выстроенных правил работы предприятия автоматизация не очень помогает. Т.е. нужно провести программу проектов «оптимизация плюс автоматизация». Причем желательно к следующему учетному периоду (т.е. за год, максимум за два).
Есть ли у этой задачи быстрые и технологичные решения?

Я занимаюсь бизнес-процессами примерно с 98го года. Ну то есть, страшно сказать – «с прошлого века» :), и уже лет двадцать. Последние лет десять – в составе проектов по автоматизации управления. И каждый раз, работая с заказчиком, нахожу что-то новое: в самих бизнес-процессах, в разрезах их анализа, в подходах к их описанию и улучшению. И, наверное, смело могу сказать: «волшебной таблэтки» (или «серебряной пули», - кому как нравится) в этом вопросе нет. 

Есть разные подходы к тому, как выделять и классифицировать эти самые бизнес-процессы, есть с десяток разных нотаций, в которых их можно описывать, есть целый ряд правил, по которым следует выявлять зоны неоптимальности и предлагать улучшения. Но, как говорилось в одной старой рекламе, нужна еще «совесть пивовара». То есть мозг и аналитические способности того самого бизнес-аналитика. По сути, мы с вами получаем в руки ящик с инструментами. А профессионализм аналитика заключается в выборе того инструмента, который лучше всего подойдет для конкретной бизнес-задачи конкретного предприятия. И умении правильно его применить, как в известном анекдоте: «1 рубль за удар, 10 000 - за знание, куда ударить».

Поэтому я хочу поделиться результатами осмысления собственных проектов и теми правилами, которые считаю важным и нужным учитывать при анализе и оптимизации бизнес-процессов:

1.    Проект по анализу и оптимизации бизнес-процессов не может продолжаться долго. Иначе заказчик устает, процессы меняются и все теряет смысл. Сам анализ процессов должен занимать месяца три-четыре, не более. А вот оптимизация, т.е. переход к целевому состоянию может длиться дольше (по моему опыту, от полугода до года). Но при этом давать какие-то осязаемые результаты каждые 2-3 месяца. Поэтапная классическая схема: «сначала описываем «как есть», потом оптимизируем «как надо», потом внедряем изменения и только потом автоматизируем» не работает. Слишком быстро сейчас меняется окружающая нас реальность. А это означает, что нужно:

1)    Уметь «дробить» (т.е. декомпозировать) процессы на логические этапы (подпроцессы) и проводить улучшения по этапам процессов на более коротких отрезках;

2)    Выделять при анализе корневые проблемы. Т.е. те болевые точки, устранение которых даст максимально быстрый и полезный эффект. Но при этом учитывать связи изменяемой зоны со всей деятельностью компании, чтобы не получился неуправляемый «эффект бабочки» (кто не знает, что это такое, почитайте Р. Брэдбери);

3)    Нужны максимально технологичные и при этом простые инструменты описания бизнес-процессов, которым можно научить не только ваших аналитиков, но и сотрудников заказчика. Это позволит сократить время на сбор начальных данных и получить стандартизованный и структурированный массив для аналитиков более высокого класса, которые собственно и будут заниматься оптимизацией и формализацией целевых моделей.

2.    Задачи, которые хочет решить конкретный бизнес-заказчик, с одной стороны, типовые, с другой - всегда имеют свои уникальные особенности. Как говорится, тараканы у всех одинаковые, только размер и цвет разный. Поэтому выбор нотации для описания бизнес-процессов, а также технологии их изменения зависит от целей проекта и специфики управления на конкретном предприятии. Кто-то воспринимает только графические схемы с минимальным содержанием «фактуры», а кто-то хочет детальных сведений «почему и откуда вы вытащили такую проблему». Кто-то хочет экспертного решения «под ключ», а кому-то важно участие и вовлечение сотрудников в изменения. НО!!! У всех бизнес-процессов есть ключевые элементы, которые подлежат анализу и последующей оптимизации:

  • действия и их последовательность 
  • субъекты, отвечающие за действия (т.е. должности предприятия)
  • информация, появляющаяся в результате каждого действия, и способ ее отражения
  • движение информации между процессами, т.е. поставщики информации, входящей в процесс, и потребители информации, выходящей из него.

Выбор нотации для моделирования определяется тем, что именно нужно анализировать и оптимизировать. Но в проектах автоматизации как правило нужно учитывать все перечисленные элементы:

  • последовательность действий + информационный результат дают нам потоки данных в информационной системе
  • действия + субъекты дают нам ролевую карту и настройку прав доступа
  • движение данных между процессами дают нам требования к интеграции подсистем, которые, увы, построены по функциональному принципу и не всегда учитывают сквозные связи между процессами.

А вот выбор технологии оптимизации и формирования целевых моделей для последующей настройки в информационной системе определяется наличием или отсутствие правил выполнения бизнес-процессов. Т.е. регламентов и методологии. Например, методики расчета себестоимости продукции или ценообразования. Если на предприятии есть четкие правила- можете смело использовать экспертный подход.

А если их нет или они размыты, придется запускать рабочие группы с участием специалистов заказчика. Ведь только они смогут выработать правила, которые устроят бизнес, и которые потом станут частью настроек при автоматизации.
Проверить наличие или отсутствие правил можно через входы-выходы процесса. Ведь методика расчета себестоимости должна где-то формироваться, и передаваться в соответствующий бизнес-процесс в виде документа. И вот мы возвращаемся к выбору нотации для моделирования.
 
3.    Информационная система является инструментом поддержки и фиксации порядка выполнения бизнес-процессов. Как в части закрепления ответственности за отдельные участки, так и в части установки маршрутов движения данных и правил их трансформации. Поэтому оптимизация процессов и их автоматизация суть части одного проекта повышения бизнес-эффективности. Одно без другого не приносит нужного результата. А это означает, что:
1)    В вашей команде должны быть специалисты, которые имеют представление:

  • как функционирует бизнес в целом
  • какие данные и где должны генерироваться, чтобы в итоге попасть в отчетность для принятия управленческих решений
  • как правильно нужно распределять ответственность между подразделениями, чтобы не создавать поводы для коррупции, удовлетворения личных интересов и пр.


И эти специалисты должны быть вне системы заказчика. Иначе если бы у заказчика был собственный бизнес-архитектор, они бы не обратился к вам. Если же у вас нет такого специалиста, нужно иметь в технологии описания бизнес-процессов такие правила, которые позволят вам хотя бы увидеть критичные точки и привлечь необходимые компетенции на этапе проектирования целевой модели (процессов и системы).

2)    При анализе и формализации бизнес-процессов необходимо сразу фиксировать требования к их поддержке в будущей информационной системе. Причем наглядно и в привязке к конкретной процедуре/операции, из которой эти требования следуют. Это позволит вам не потерять важные задачи по настройке или доработке системы, сделать их логически обоснованными и иметь возможность всегда определить, почему и для чего нужно то или иное функциональное или техническое требование, как оно влияет на бизнес-процесс.

По сути, вот и все правила. А о том, как их применять, я рассказываю на дистанционной программе «Технология выполнения проектов ERP-класса – процессный подход», которая включает 7 видеоуроков, 2 практических задания, 3 вебинара и 6 документов, которые вы можете использовать в своей практике.

А для руководителей проектов предусмотрен дополнительный модуль «Специфика управления проектом на этапе сбора требований к Информационной системе при применении процессного подхода» со своими видеоматериалами и инструментами.

Бизнес-процессы оптимизация ERP

См. также

Кейсы автоматизации Платформа 1С v8.3 Энергетика и ЖКХ Россия Бесплатно (free)

Делимся опытом автоматизации учета башни раздачи воды.

27.12.2023    1775    0    slavik27    4    

15

Отчеты и дашборды Бизнес-аналитик Бухгалтер Пользователь Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Бухгалтерия 3.0 Бухгалтерский учет Бесплатно (free)

Если вы привыкли выгружать бухгалтерские операции в Excel и дополнять их там управленческой информацией, вы сможете значительно сэкономить время, получая нужные управленческие отчеты в бухгалтерской программе сразу, без лишних движений. Представляем решение для самостоятельного внедрения управленческого учета в 1С:Бухгалтерии.

11.12.2023    2000    0    Serg_Tangatarov    2    

16

Архитектура решений Программист Бесплатно (free)

Рассмотрим применение архитектурной проверки задач в процессе разработки.

30.10.2023    4625    0    ivanov660    10    

33

Кейсы автоматизации Работа с требованиями Анализ бизнес-процессов Бесплатно (free)

Автоматизировать производственные процессы в 1С:ERP без доработки типовых механизмов очень сложно. А дорабатывать типовые механизмы 1С:ERP не всегда оправданно. Решением может стать технология разработки Рабочих мест, которая позволяет автоматизировать самые сложные участки последовательно – шаг за шагом, процесс за процессом. Расскажем о том, как помочь пользователям вводить большое количество данных, не нарушая порядок ввода и полноту заполнения всех необходимых реквизитов, и как вовлечь сотрудников Заказчика в разработку и тестирование функционала Рабочих мест.

26.10.2023    2349    0    user1754524    15    

17

Кейсы автоматизации Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Когда проект внедрения ERP в крупном холдинге захлебывается в проблемах производительности и в отчаянии пользователей, нужен комплексный подход. Расскажем о битве за производительность и об организационных мероприятиях по наведению порядка в системе и коллективе.

29.08.2023    3203    0    ke_almaty    0    

14

Архитектура Рефакторинг и качество кода Обновление 1С Программист Стажер Платформа 1С v8.3 Бесплатно (free)

Нашей компании часто приходится сталкиваться с обновлением конфигураций разной степени переписанности. Какие-то из них обновляются легко, какие-то — не очень. Расскажем о некоторых принципах модификации программы, которые помогут сделать последующий процесс обновления легче. Или тяжелее, если стараться их не соблюдать.

10.08.2023    10405    0    1c-izh    37    

23

Кейсы автоматизации Внедрение изменений Пользователь Платформа 1С v8.3 1С:Управление нашей фирмой 3.0 Управленческий учет Бесплатно (free)

Стабильное качество выпускаемой продукции и ее соответствие нормативным документам (ТУ, ГОСТам, СМК) для активного предприятия является конкурентным преимуществом, так как оно подчеркивает, что на предприятии отлажены контрольные процедуры на входящее сырье, производство полупродуктов и готовой продукции, доставки. В своей практике я принимал участие во внедрении цифровых инструментов в сельском хозяйстве, где показателями зерна служат влажность, засоренность, крупность и т.д.; в металлургии — перед литьем в формы надо проверить сплав на содержания железа, алюминия, магния и т.д.; в кабельной промышленности в дополнение к физическим свойствам типа геометрии, длины, шероховатости, надо выдерживать и электротехнические показатели. 

22.05.2023    1669    0    Ingraf    0    

16
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. rusmil 262 21.10.20 16:08 Сейчас в теме
Можете назвать три самых популярных универсальных и простых нотаций описания бизнес-процессов по вашему мнению?
7. Dar_aS 08.08.22 00:07 Сейчас в теме
(1)На сегодняшний день самые популярные нотации описания процессов – это семейство IDEF, нотация eEPC и нотация BPMN 2.0. У каждой есть свои плюсы и минусы. Вот, https://deep-vision.one/knowledge/samye-populyarnye-notacii-opisaniya-i-modelirovaniya-biznes-processov/ можете подробнее почитать о каждой из них и сравнить. Но, на мой взгляд, BPMN 2.0 - лучшая нотация для описания и моделирования любых бизнес-процессов: проста в использовании, понятна, имеет дорожку (область в модели процесса, которая отображает все, что выполняет конкретный человек в данном процессе), да и в принципе правила нотации очень гибкие.
2. e_ivanova 55 21.10.20 16:51 Сейчас в теме
Рейтинг нотаций никогда не проводила, даже для себя. В качестве визуальной формализации процесса давно использую логику BPMN. Причем именно логику, а не полный набор элементов (т.е. использую не все элементы). Она позволяет отразить все ключевые характеристики процесса.
А если детальное описание специфики с тем уровнем, который мне нужен для целей оптимизации, пока никто ничего лучше excel не придумал, увы. Структурированно, доступно, не требует установки спец. софта.
3. e_ivanova 55 22.10.20 09:41 Сейчас в теме
Да, совсем забыла про кросс-функциональные модели. Это, наверное, самый простой и понятный обычным сотрудникам вариант отражения логики процесса.
4. user1454496 23.10.20 12:18 Сейчас в теме
Здравствуйте. Ссылка на дистанционную программу «Технология выполнения проектов ERP-класса – процессный подход» не работает
5. teller 28.10.20 08:44 Сейчас в теме
(4)наверно имеется в виду(Автор курса – консультант Иванова (Буравлева) Елена.) Видимо статья чтобы подобрать слушателей, если тема вам важна-вписывайтесь, у авторов опыт есть, чего-нибудь почерпнете
6. e_ivanova 55 30.10.20 10:29 Сейчас в теме
(4) https://infostart.ru/courses/1300878/
Должна работать
Кстати, хотя курс уже начался, до 11 ноября еще можно присоединиться. Закроем запись после 1 вебинара
Оставьте свое сообщение