С целью осветить общие вопросы перехода, мы публикуем серию статей исходя из опыта корпоративного отдела внедрения ООО "Infostart":
Предыдущие статьи:
1) Переход с УПП на современные программные продукты Фирмы 1С
Давайте поговорим об архитектуре прикладных решений. А именно о том, что необходимо знать, чтобы выбирать программное обеспечение.
Мы не будем разбирать особенности каждой локальной системы и углубляться в вопросы ИТ-архитектуры в целом – если такая необходимость возникнет, я предлагаю обратиться к замечательной статье «Архитектор – строит, а что делает аналитик?». Мы обсудим общие вопросы выбора программного обеспечения и управления проектом автоматизации.
Итак, если перед вами стоит задача по созданию новой или модернизации существующей автоматизированной системы, в первую очередь возникают такие вопросы:
- на какую систему перейти?
- будет ли это единая система или даже система систем?
В качестве примера целевой системы для учета хозяйственной деятельности предприятия рассмотрим универсальный и мощный программный продукт «1С:ERP Управление предприятием» (далее ERP).
Первым делом нужно провести анализ требований к системе – он будет построен на том, какие именно виды деятельности есть на предприятии.
Например, если мы возьмем за основу производственное предприятие, то в нем, как минимум:
- возникает необходимость вести учет в производственных цехах, а значит, нужен блок производства;
- далее произведенную продукцию нужно продать – значит, нужен еще и блок продаж;
- чтобы что-либо произвести, нужно обеспечивать производственные цеха сырьем и материалами – а значит, нужен блок закупок;
- необходимые для производства товарно-материальные ценности нужно хранить и обеспечивать контроль остатков – здесь потребуется функциональность для складского учета;
- а еще – нужно автоматизировать управление денежными средствами, блок управления кадрами, расчет заработной платы, регламентированный учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность…
В рамках одной системы это может выглядеть так, как показано на функциональной схеме 1С:ERP (Рис. 1):
(Рис. 1)
Но если углубиться в анализ требований для каждой предметной области, можно обнаружить, что функциональности, имеющейся в 1С:ERP, недостаточно.
Например, из 1С:ERP нет возможности выполнить типовую интеграцию с офисной телефонией или с сервисами лидогенерации. Но эти функции есть в специализированном продукте 1С:CRM. Или еще один пример – организация тендерных закупок сырья и материалов для обеспечения потребностей предприятия. Для решения этой задачи можно использовать специализированное решение – например, программный продукт PROF-IT SRM: Управление закупками.
Таким образом, автоматизированная система предприятия зачастую может включать не одну конфигурацию, а две или даже больше. В этом случае мы также должны определиться, каким образом организовать их взаимодействие между собой: какими данными будут обмениваться конфигурации, с какой периодичностью и в какое время, будет ли синхронизация двусторонней или предполагается выгрузка только в одну сторону.
Еще один аспект, который следует учесть при построении архитектуры – это разделение на управленческий и регламентированный учет. Например, если в рамках предприятия действует несколько организаций, и нам для оперативной, возможной, продажи одного из юридических лиц, а по закону требуется предоставить покупателю базу данных учета хозяйственной деятельности, тогда архитектура системы должна предусматривать такую возможность. В этом случае разумно организовать единую информационную базу 1С:ERP для ведения управленческого учета по всем юрлицам группы компаний, а для формирования регламентированной отчетности выгружать первичную документацию по каждой организации в отдельные информационные базы 1С:Бухгалтерии. В результате в 1С:ERP будет складываться объективная картина по всему бизнесу компании, а в бухгалтерских конфигурациях будет вестись только регламентированный учет по отдельным юрлицам. Тогда при продаже части бизнеса мы сможем оперативно передать все данные учета без каких-либо проблем и вывести одно из юридических лиц из структуры. Если мы не продумаем такую архитектуру заранее, выгрузить из ERP данные только по одной из организаций будет крайне сложно и очень ресурсоемко.
Подобный анализ нужно проделать для каждой бизнес-единицы предприятия. В результате может оказаться, что для складского учета нужно отдельное решение, например, Solvo.WMS, учет производственных операций будет реализован в MES-системе Siemens.MES, управление автотранспортом – в 1С:УАТ и так далее.
При этом консолидирующую роль будет выполнять все так же 1С:ERP, как некое базовое решение (Рис. 2)
(Рис. 2)
Однако не стоит впадать в крайность и использовать для каждой функции отдельные автоматизированные решения. При корректном сопоставлении требований бизнеса и возможностей программного обеспечения можно соблюсти баланс между типовыми и специализированными продуктами.
Если проект по внедрению будет реализовываться внутренними специалистами, то из-за отсутствия практического опыта процесс может растянуться во времени, поскольку придется самостоятельно консолидировать и анализировать огромный объем данных. А в случае успеха самостоятельного решения удастся сократить финансовые затраты на внедрение и сформировать внутри предприятия необходимые для дальнейшей работы компетенции. В качестве преимуществ отметим также оперативное принятие решений и минимальный бюрократический цикл.
- Если же у вас нет возможности использовать собственные ресурсы, то для работ привлекаются внешние подрядчики. В случае, если для ведения проектов будет выбрана технология «Водопад» - подробнее про водопад тут, вам предстоит длительное обследование всех необходимых бизнес-единиц предприятия, множество процессов согласования, бюрократических циклов, ведение проектной документации – в том числе план-графика работ и отчетных документов. Возможно может показаться, что это утопия, но, в этом есть преимущества, поскольку на каждом этапе выполнения работ у вас будут результирующие документы с подробным описанием и глубоким анализом происходящего у вас на предприятии. Такое качественное документирование коммуникаций в проекте позволяет минимизировать затраты на управление. Но в любом случае, это тоже будет трудозатратно.
- Еще один из вариантов организации проекта – это гибридный подход, когда часть работ выполняются самостоятельно, а часть – подрядчиком. В этом случае нужно обеспечить максимально четкое разграничение ответственности, постоянно контролировать – кто, что выполняет, своевременно консолидировать новые данные в одну общую картину. Выбирать такой вариант без опыта не рекомендую – он порождает очень много вопросов и усложняет управление проектом.
В любом случае, перед проектом автоматизации вам нужно проанализировать архитектуру используемой системы и текущие бизнес-процессы. И исходя из этого выбрать для себя подходящее решение.
Сейчас нет дефицита информации о программных продуктах, которые помогают автоматизировать те или иные бизнес-процессы – все можно найти в интернете. Основная сложность заключается как раз в избытке этой информации и сложности выбора из различных решений. Поэтому, если чувствуете, что не сможете собственными силами выбрать подходящее решение и адаптировать его под актуальные задачи проекта – ищите на выполнение этих работ подрядчика, который в полной мере понимает сложность задач и имеет опыт в профильных областях.
Если задача внедрения включает несколько функциональных областей и предполагает существенные изменения в работе пользователей, настраивайтесь на длительный проект. Например, такой большой проект, как переход с УПП, не выполнить за три или шесть месяцев – следует понимать, что он требует гораздо больше усилий.
Еще один плюс в пользу подрядчиков – это наличие ресурсов для выполнения проекта. У профильных исполнителей обязательно есть определенный резерв, что позволяет в какой-то мере минимизировать риски, связанные с отсутствием необходимого персонала.
Кроме этого, у опытного подрядчика есть своя наработанная технология выполнения проекта, необходимые шаблоны документов, навыки обхода подводных камней, которые встречаются из проекта в проект.
Поэтому, если хотите, чтобы в проекте был порядок, лучше обратиться к профессионалам.