Как внедрить 1С точно в срок или с опережением: инструкция для заказчика + чек-лист

15.08.22

Бизнес-анализ

Как повлиять на сроки внедрения, чтобы не пострадали функциональность и бюджет? В этой статье мы пройдёмся по всем этапам проекта и укажем точки, в которых ваши действия будут наиболее эффективны. Помогут в этом эксперты компании «Внедренцы и Программисты»: руководитель отдела внедрения Диана Винокурова и технический директор Анастасия Синякова. А в конце вас ждёт чек-лист для самопроверки.

Календарная длительность проекта по внедрению не зависит линейно от совокупных трудозатрат на задачи в расчёте на одного специалиста. Вместо этого она динамически изменяется под прямым и косвенным воздействием различных условий — и изменяется серьёзно. 

Скажем, среднее время внедрения «1С:ERP» — год, но для разных компаний эта цифра варьируется от 3 месяцев до 3 лет. 

В общем, точно спрогнозировать сроки внедрения сложно. Зато по мере развития проекта появляются возможности на них повлиять.

Конечно, повысить скорость, оставив неизменными две другие стороны проектного треугольника — стоимость и объём работ, — нельзя. Но можно выявить точки, в которых увеличение объёма будет минимальным, а финансовые вложения — максимально окупаемыми.

 

 

Подготовка к проекту

В начале внедрения больше всего возможностей повлиять на сроки. Проект пока не вошёл в активную фазу, есть время заложить фундамент, который поможет пережить форс-мажоры.

 

  • Целеполагание и документирование. Чего вы хотите добиться внедрением «1С»? Если зафиксировать цели и постоянно держать их в голове, это поможет предотвратить расползание границ проекта и сроков. Формулировка целей, задач, дедлайнов требует документального сопровождения: сформировать приказ о начале работ, утвердить устав проекта, план-график и т.д. Эти мелкие и не очень операции зачастую затягиваются именно заказчиком. Чтобы избежать проволочек, проверьте, насколько эффективен порядок согласования документов в вашей организации. Может, стоит приоритизировать процедуру или пересмотреть алгоритм (согласовывать придётся много)? Например, ввести лимит итераций: 3–4 круга правок — и всё.
  • Работа с командой. Под управлением руководителя проекта (РП) со стороны заказчика создаётся рабочая группа. Это ключевые кадры, которые ставят исполнителю задачи по разделам учёта и оказывают содействие по вопросам, касающимся их подразделения или сферы интересов. Чтобы сотрудничество рабочей группы и внедренцев было продуктивным, нужно через руководство донести до пользователей ценность проекта и подобрать подходящую модель мотивации. А ещё выделить время: участие в проекте — это большая нагрузка в довесок к основной деятельности.

 

Анализ требований

В этой фазе заказчик продолжает активно участвовать в проекте. От степени его вовлечённости и готовности принимать новую информацию зависит скорость прохождения этапа и адекватность его результатов.

  • Обеспечение доступа к информации. Если перед интервью с исполнителем заказчик соберёт список требований к системе и внутренние документы для анализа (отчёты, регламенты, базы данных), это сэкономит время обеим сторонам. Также важно подробно отвечать на вопросы внедренцев (даже те, что кажутся незначительными) и быть прозрачными в описании бизнес-процессов.  
  • Корректировка ожиданий. Вспоминаем цели проекта, зафиксированные ранее: все ли ожидания от системы им соответствуют? Не появилось ли в списке что-то лишнее?

Избыточная функциональность растягивает согласовательную историю, а в итоге может быть просто выброшена из проекта собственником компании. Поэтому нужно реалистично оценивать, что в программе действительно необходимо, а что лучше заменить аналогами, доработать позже или вовсе убрать

Диана Винокурова, руководитель отдела внедрения

В идеале на это заказчику указывает аналитик: именно он досконально знает возможности выбранной системы и умеет перекладывать в неё бизнес-процессы. Вот почему в команде исполнителя в первую очередь должны быть аналитики и лишь во вторую — программисты. Если аналитиков не хватает, кадровый дефицит желательно восполнить уже на старте — взять специалиста на аутсорсинг или в штат. В противном случае компания может потерять больше денег из-за долгих и нецелесообразных доработок.

  • Согласование. На основании комплексного анализа процессов формируется отчёт об обследовании. Его надо согласовать. Делать это лучше блоками: часть отчёта, которая относится к работе того или иного отдела, подписывает сам отдел. Так будет быстрее, заодно удастся получить содержательную обратную связь. И не стоит забывать о лимите итераций.

 

Проектирование

На предыдущих этапах заказчик был непосредственным участником — теперь его позиция скорее наблюдательная. Но и здесь есть шанс подтолкнуть процесс.

  • Предварительное изучение программы. Хорошо, когда инициаторы внедрения и ключевые пользователи заранее по мере сил ознакомились с системой: что она может и не может, какими объектами оперирует и т.д. Даже базовое представление о функциональности сразу снимает массу вопросов. Зона общего понимания на схеме ниже становится обширнее.

 

 

  • Повторная корректировка ожиданий. В новой системе процессы выглядят непривычно. Из-за этого в ходе демонстрации у ключевых пользователей может возникать сопротивление: «Всё не так, сделайте как было». Однако «делать как было» не всегда разумно или реально, поскольку логика программы устроена иначе. Если заказчик готов к оправданным изменениям, внедрение пройдёт гораздо оперативнее. Останется только применить принципы согласования, описанные выше.


Разработка

В сложных проектах внедрения (например, ERP-систем) эта фаза может быть самой длинной. При этом почти вся ответственность за неё лежит на РП со стороны исполнителя. Что может сделать заказчик?

  • Отслеживание отчётности и промежуточных результатов. Обязанность исполнителя — регулярно отчитываться о ходе работ. Обязанность РП со стороны заказчика — внимательно знакомиться с отчётами. Это позволяет понимать состояние проекта и выявлять тревожные сигналы (перескакивание между задачами, неоднократный срыв локальных дедлайнов и пр.), если команда недостаточно опытная. 
Ещё лучше следить за реальными результатами. Просите исполнителя как можно чаще показывать прототипы (промежуточные версии), чтобы сразу видеть направление работы и корректировать требования. Так мы не окажемся в известном меме «что хотел заказчик — что получилось».
Анастасия Синякова, технический директор

 

 

Если на этапе разработки возникают реальные проблемы, может встать вопрос о привлечении дополнительных специалистов. В нормальных условиях такая мера снижает темп проекта на 10–30%. Но когда масштабы задач велики, сроки горят, а исполнителю явно не хватает экспертизы или рабочих рук, аутсорсинг программистов «1С» может помочь.
 

Опытно-промышленная эксплуатация

Проект близок к завершению, вероятность успеха возрастает. Но часть рисков никуда не делась. Помня об этом, заказчик способен их минимизировать.

  • Обучение. Исполнитель может провести обучение для пользователей, а вот организовать и мотивировать их — задача РП со стороны заказчика. Даже если банально не собрать сотрудников в группы, обучение будет снова и снова переноситься, а система — простаивать. Также не стоит думать, что несколько — пусть и идеально проведённых — занятий подготовят сотрудников к работе в «1С» «под ключ». В дальнейшем им обязательно понадобятся уточнения и техническая помощь. Идти по любому поводу к стороннему исполнителю дорого и не слишком эффективно. С потоком типовых обращений быстрее справится собственная линия поддержки. Она формируется из «Центра компетенции» — части внутренней рабочей группы. Это сотрудники, которые активно осваивают систему на этапе опытной эксплуатации, первыми проходят обучение и перенимают знания у внедренцев. По окончании проекта группа не распускается, а подхватывает сопровождение и решает несложные задачи поддержки (1–2 линия). А самые простые вопросы закрывают подробные руководства для каждого участка работы.

 

 

Точки влияния на сроки проекта: чек-лист

Подготовка к проекту

  1. Сформулировать цель, понятную всем участникам проекта
  2. Проверить эффективность внутреннего алгоритма согласования документов, если необходимо — пересмотреть  его
  3. Обговорить с исполнителем и коллегами лимит итераций
  4. Сформировать рабочую группу из ключевых сотрудников и распределить ответственность
  5. Донести до рабочей группы цель и ценности проекта
  6. Пересмотреть рабочую нагрузку участников рабочей группы
  7. Выбрать и начать применять систему мотивации для участников рабочей группы

Анализ требований

  1. Подготовить описания типовых взаимодействий внутри отделов и между отделами
  2. Подготовить список проблемных мест в работе отделов
  3. Подготовить для анализа внутренние документы и базы данных, которыми пользуются в компани
  4. Определить, какие бизнес-процессы можно менять, а какие точно нельзя
  5. Подготовить список требований к системе
  6. Приоритизировать требования к системе совместно с аналитиком
  7. При необходимости привлечь дополнительных аналитиков
  8. Поблочное согласование документов
  9. Лимит итераций

Проектирование

  1. Организовать предварительное изучение системы ключевыми пользователями
  2. Изучить логику изменения процессов в новой системе при поддержке аналитика
  3. Поблочное согласование документов
  4. Лимит итераций

Разработка

  1. Запросить регулярное предоставление отчётности и прототипов
  2. При необходимости привлечь дополнительных разработчиков
  3. Поблочное согласование документов
  4. Лимит итераций

Опытно-промышленная эксплуатация

  1. Сформировать из участников рабочей группы центр компетенций и распределить ответственность
  2. Обеспечить обучение участников центра компетенций
  3. Распределить рядовых пользователей в учебные группы
  4. Донести до рядовых пользователей цель и ценность обучения
  5. Выделить и согласовать время на обучение
  6. Проконтролировать аттестацию по итогам обучения
  7. Обеспечить пользователей руководствами по их участкам работы (при поддержке исполнителя)
  8. Сформировать из участников центра компетенций первую линию поддержки и распределить ответственность

внедрение управление проектом сроки

См. также

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Внедрение дорогих и сложных решений вроде BI, MDM, CRM или УХ для вспомогательных целей – не единственный путь, а порой и вовсе тупиковый. Расскажем о том, как не попасть в УХу, если директор хочет красивые отчёты, и делать дешёвые интеграции, не заморачиваясь с поиском специалистов по Конвертации данных.

вчера в 15:53    2788    0    1c-intelligence    12    

26

Анализ потребностей и поиск решений Архитектура решений Бесплатно (free)

В четырнадцатом выпуске третьего сезона подкаста Радио “Аналитик“ обсудили, что из себя представляют облачные технологии и какие возможности они предоставляют для работы с решениями 1С.

11.03.2025    348    0    Radio_Analyst    0    

5

Работа с требованиями Анализ предметной области Бесплатно (free)

В этой части поделюсь своими наблюдениями и открытиями относительно работы с информацией. С задачи по сбору информации начинается почти каждая активность аналитика, и для её успешного решения может потребоваться целый набор мероприятий.

04.03.2025    422    0    SerjoginaMaria    0    

5

Проектирование Сопровождение Внедрение изменений Бесплатно (free)

Для эффективного развития направлений разработки и внедрения 1С в огромной корпорации нужны особые организационные и технологические механизмы. Расскажем о создании фабрики подрядчиков и автоматизации процессов разработки с помощью «Умного облака 1С».

03.03.2025    923    0    shadenew    1    

7

Взгляд со стороны Заказчика Внедрение изменений Кейсы автоматизации Бесплатно (free)

Всем участникам проектов внедрения знакомы пять главных «НЕ»: НЕправильно просчитанный бюджет; НЕзаинтересованность руководства; НЕпрочное целеполагание; НЕреализованные ожидания заказчика; НЕжелание пользователей сотрудничать. Расскажем о том, какие инструменты помогут обойти эти препятствия и не похоронить проект.

21.02.2025    829    0    KrisSh    0    

7

Работа с требованиями Анализ бизнес-процессов Анализ предметной области Бизнес-аналитик Бесплатно (free)

Искусственный интеллект (ИИ) уже достаточно сильно проникает во все области. Не исключена и область работы аналитиков 1С. В этой статье я порассуждала, как ИИ может положительно повлиять на его работу. Но начну я с сентиментального рассказа «Маленький Аналитик 1С и Планеты Софт-Скиллов».

07.02.2025    2985    0    ashtey    7    

18

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Одна из самых распространенных задач в автоматизации управления – это реклассификация учетных данных для формирования консолидированной отчетности группы компаний. Типовые процессы подготовки таких отчетов сложны с методической точки зрения и требуют сложного процесса управления изменениями. Расскажем о том, как эту ситуацию могут изменить инструменты с функциями контролируемого определения алгоритмов преобразования данных.

24.01.2025    646    0    dabu-dabu    0    

7

Внедрение изменений Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 Бухгалтерский учет Бесплатно (free)

При переходе компании с устаревших решений, таких как 1С:УПП, важно определиться, где будет вестись бухгалтерский учет – в 1С:ERP или в 1С:Бухгалтерии. Расскажем об особенностях и принципиальных различиях ведения регламентированного учета в 1С:ERP и 1С:БП – на что нужно обратить внимание при обследовании, какие вопросы задать клиенту, чтобы в конечном итоге сделать правильный выбор в пользу одной или другой программы.

17.01.2025    2470    0    user1455139    7    

22
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. sapervodichka 6955 15.08.22 19:55 Сейчас в теме
Если "Мажоры со стороны Заказчика )))" воспримут это как новый супер скилл, то внедрение завершиться, а не заверshit'ся
2. Torin 848 16.08.22 05:52 Сейчас в теме
То есть, все то же самое что и в ТСКФ:
-Стандартное внедрение (ТСВ)
-Проектное внедрение (ТБР)
Оставьте свое сообщение