Как бизнес по продаже дверей снизил операционные расходы на 2 000 000 руб. в год за счет автоматизации

06.02.23

Бизнес-анализ

Кейс реальной автоматизации сети салонов дверей.

24 ноября 2021 г.
г. Воронеж

О КОМПАНИИ - ЗАКАЗЧИКЕ

Компания занимается продажей и установкой межкомнатных, входных дверей и стеклянных перегородок в г. Воронеже. В настоящий момент времени сеть состоит из 5 салонов дверей под брендами - PROFILDOORS, THE DOORS и PORTALLE. Компания осуществляет продажи через сеть розничных салонов.

Цели автоматизации

Изначально на старте весь учет велся в Excel, но по мере роста бизнеса назрела необходимость внедрения единой информационной системы для оперативного и управленческого учета. Появилась потребность анализировать показатели продаж, доходности по заказам, категориям продукции, поставщикам, брендам и по другим ключевым разрезам. Стала острой необходимость видеть и анализировать в режиме реального времени складские остатки, сроки исполнения обязательств по заказам и сроки поставок. Помимо этого ведение оперативного и управленческого учета в Excel занимало много времени и для собственников было очевидно, что на тот момент их бизнес работал на низком уровне эффективности.

Выбор подрядчика

После того, как было принято решение о внедрении информационной системы, начался процесс изучения возможностей программных продуктов и поиск подрядчика для реализации проекта. Так собственники обратились в компанию “СИСТЕМНЫЙ БИЗНЕС” и “маховик” автоматизации закрутился.

Ход проекта

Весь проект автоматизации был разделен на следующие основные этапы работы:

 

 

Итоги предпроектного обследования

1. Описание бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас)


В ходе предпроектного обследования были описаны следующие бизнес-процессы в модели AS IS (как есть сейчас)

  • основные бизнес-процесс создания рыночной ценности (продажи, закупки, доставка и монтаж)
  • вспомогательные процессы (оплата заказа в магазине, оплата поставщикам).

 

Рис. 1. Основной бизнес-процесс создания рыночной ценности в модели AS IS (как есть сейчас)

 

Рис. 2. Процесс продаж в модели AS IS (как есть сейчас)

 

Рис. 3. Процесс оформления заказов поставщикам (входит в блок закупок) в модели AS IS (как есть сейчас)

 

Рис. 4. Процесс отгрузки, доставки и монтажа в модели AS IS (как есть сейчас)

 

Рис. 5. Процесс приема оплаты от клиентом в модели AS IS (как есть сейчас)

 

Рис. 6. Процесс приема оплаты от клиентов, доставки и монтажа в модели AS IS (как есть сейчас)

 

2. Оценка стоимости бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас) (функционально-стоимостной анализ)

В рамках предварительного обследования бизнеса заказчика был проведен функционально-стоимостной анализ (оцифровка по времени и стоимости) бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас) (данные по времени и заработной плате сотрудников были получены со слов заказчика).

Для этого мы сделали следующие расчеты:

  • рассчитали общее среднее время на обработку одного экземпляра процесса по каждой роли (сложили время по каждой операции и по каждому бизнес-процессу)

Примечание: примером экземпляра процесса является процесс оформления 1 среднестатистического заказа клиента, или процесс оформления 1 заказа поставщику, или оплата 1 счета поставщика (см.столбец “Единица экземпляров процесса” Таблицы No1)

 

Таблица №1 Расчет времени на выполнение одного экземпляра процесса

 

  • далее мы рассчитали сколько стоит один час рабочего времени каждого сотрудника (средняя зарплата / количество рабочих дней / количество рабочих часов в день) См. Таблицу №2.

Примечание: для упрощения в данном расчете не учтены расходы на содержание рабочих мест (аренда офиса на 1 рабочее место, социальные налоги , амортизация оргтехники и пр.)

 

Таблица №2 Расчет стоимости одного часа рабочего времени по сотрудникам

 

  • после чего рассчитали временные затраты (в человеко-часах) на выполнение всех процессов за 1 календарный месяц (умножили среднее время выполнения процесса по каждой роли (в минутах) на среднее количество повторений процессов за календарный месяц и разделили 60 минут, получили человеко-часы, затрачиваемые каждой ролью на основной процесс за месяц)

 

Таблица №3 Расчет временных затрат за месяц по процессам и по ролям

 

  • далее была посчитана стоимость бизнес-процессов за месяц по ролям (умножили стоимость 1 человеко-часа по каждой роли на время, затрачиваемое каждой ролью на тот или иной процесс). См.Таблицу №4.

 

Таблица №4 Расчет стоимости бизнес-процессов за месяц по ролям

 

В итоге получили следующие сравнительные диаграммы и показатели бизнес-процессов по
стоимости и времени

 

Диаграмма №1 Сравнение стоимости процессов за месяц

 

Самыми дорогостоящими процессами оказались процессы закупок, продаж и оплат поставщикам

 

Диаграмма №2 Сравнение стоимости процессов за месяц по ролям

 

Диаграмма №3 Распределение стоимости обработки 1 заказа по ролям

 

Диаграмма №4 Затраты времени на обработку 1 заказа по ролям

 

Основные временные затраты при обработке 1 заказа приходятся на роли - менеджера по
продажам, бухгалтера и руководителя монтажной группы.
Основные показатели процессов в модели AS IS (как есть сейчас):

  • Стоимость основных процессов за месяц - 320 730 руб.
  • Стоимость обработки 1 заказа - 2 056 руб.
  • Время на обработку 1 заказа - 6 часов

На основе проведенного анализа описанных бизнес-процессов и их показателей был сделан вывод, что наибольшие временные и финансовые затраты приходятся на те процессы, в которых имеются операции ручного ввода и дублирования данных в таблицы Excel.

Также рассчитанные показатели были взяты за точку отсчета текущего состояния бизнес-процессов и для расчета планируемого экономического эффекта.

3. Подбор программного продукта под бизнес-требования заказчика

  • необходимо сократить временные и стоимостные затраты на оперативный учет за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов;
  • исключить ошибки ручного ввода операций путем создания единой информационной системы оперативного учета;
  • добиться прозрачности всех операций в системе, чтобы при необходимости можно было увидеть из чего складывается тот или иной показатель;
  • необходимо видеть в режиме реального времени движение товаров и остатки товаров на складах компании;
  • необходимо видеть в режиме реального времени движение денежных средств по счетам компании и их остатки в кассах на дату;
  • сформировать оперативную и управленческую отчетность в соответствии с требованиями заказчика (см. таблицу №5 ниже)

 

Таблица №5 Бизнес-требования к отчетности

Раздел учета Необходимые отчеты Необходимые разрезы
Продажи товаров и услуг Воронка продаж
  • по салонам
  • по менеджерам
Продажи товаров и услуг Отчет по срокам исполнения обязательств по заказам
  • по салонам
  • по менеджерам
  • по клиентам
Продажи товаров и услуг Отчет по срокам исполнения обязательств по заказам
  • по салонам
  • по менеджерам
  • по клиентам
Продажи товаров и услуг Отчет по продажам
  • по номенклатуре;
  • по товарным категориям;
  • по салонам
  • по производителям
  • по поставщикам
Продажи товаров и услуг Отчет по валовой марже
  • по номенклатуре;
  • по товарным категориям;
  • по салонам
  • по производителям
  • по поставщикам
Закупки Движение товаров по складам
  • по складам;
  • по заказам покупателей;
  • по заказам поставщикам;
Закупки Остатки товаров на складах
  • по складам;
  • по заказам покупателей;
  • по заказам поставщикам;
Закупки Взаиморасчеты с поставщиками
  • по складам;
  • по заказам покупателей;
  • по заказам поставщикам;
Закупки Выполнение сроков поставок поставщиками
  • по складам;
  • по заказам покупателей;
  • по заказам поставщикам;
Финансы Движение денежных средств
  • по счетам учета ДС (расчетные счета и кассы подотчетных лиц);
  • по статьям ДДС;
Финансы Остатки денег
  • по счетам учета ДС (расчетные счета и кассы подотчетных лиц);
  • по статьям ДДС; 
Финансы Платежный календарь
  • по счетам учета ДС (расчетные счета и кассы подотчетных лиц);
  • по статьям ДДС; 
Финансы Дебиторская и кредиторская задолженность
  • по клиентам, поставщикам;
  • по кредиторам; 
Финансы Взаиморасчеты по кредитам
  • по клиентам, поставщикам;
  • по кредиторам; 
Персонал Взаиморасчеты с персоналом
  • по сотрудникам;
  • по отделам 
Управленческий учет Управленческий баланс
  • по бизнесу в целом
Управленческий учет Движение денежных средств
  • по статьям ДДС;
Управленческий учет Отчет о прибылях и убытках (по начислению)
  • по статьям доходов и расходов (управленческого учета)
  • по центрам прибыли (отдельно по каждому салону и сервисному центру)
  • по бизнесу в целом 
Управленческий учет Отчет о прибылях и убытках (кассовым методом)
  • по статьям доходов и расходов (управленческого учета)
  • по центрам прибыли (отдельно по каждому салону и сервисному центру)
  • по бизнесу в целом
Управленческий учет Финансовый результат
  • по статьям доходов и расходов (управленческого учета)
  • по центрам прибыли (отдельно по каждому салону и сервисному центру)
  • по бизнесу в целом 
Управленческий учет Бюджет
  • по статьям доходов и расходов (управленческого учета)
  • по центрам прибыли (отдельно по каждому салону и сервисному центру)
  • по бизнесу в целом

 

В соответствии со спецификой бизнеса и бизнес-требованиями заказчика, был выбран программный продукт 1С: Управление нашей фирмой, так как данный программный продукт закрывает в полном объеме все вышеперечисленные потребности бизнеса типовым функционалом.

Описание бизнес-процессов в модели TO BE (как будет)

На этом этапе были описаны бизнес-процессы в модели TO BE (как будет) с учетом их прохождения и отражения контрольных точек в будущей информационной системе 1С: Управление нашей фирмой (Рис.7-12)

 

Рис. 7. Основной (сквозной) бизнес-процесс создания ценности

 

Рис. 8. Процесс продажи в розничном салоне

 

Рис. 9. Процесс обеспечения заказа покупателя

 

Рис. 10 Процесс отгрузки заказа покупателя

 

5. Оцифровка (расчет стоимости) бизнес-процессов в модели TO BE (как будет).

Аналогично вышеуказанной методике функционально-стоимостного анализа были рассчитаны показатели бизнес-процессов в модели TO BE (как будет). Данные для расчета были взяты из среднего времени оформления документов, участвующих в бизнес-процессах модели TO BE (как будет) из расчета среднестатистического заказа.

Основные показатели процессов в модели TO BE ( как будет):

  • Стоимость основных процессов за месяц - 126 540 руб.
  • Стоимость обработки 1 заказа - 811 руб.
  • Время на обработку 1 заказа - 2,5 часа

6. Расчет экономического эффекта от проекта автоматизации

Путем сравнения общей стоимости бизнес-процессов по модели AS IS (как есть сейчас) со стоимостью процессов по модели TO BE (как будет) был рассчитан планируемый экономический эффект от проекта автоматизации (см. таблицу №6)

 

Таблица №6 Расчет планируемого экономического эффекта от проекта автоматизации

 

Вывод: за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов компании заказчика, расходы на операции могут быть снижены на 40%, при этом ориентируясь на сумму планируемого экономического эффекта, на этапе принятия окончательного решения о необходимости инвестиций в автоматизацию, собственники бизнеса могут посчитать срок окупаемости этих инвестиций.

7. Обоснования для принятия решения о необходимости инвестиций в автоматизацию

 

 

Опираясь на вышеизложенные данные и предоставленную смету проекта, собственники бизнеса приняли решение автоматизировать свой бизнес силами нашей компании.

8. Этапы настройки, опытной и промышленной эксплуатации.

После принятия решения были произведены все настройки и необходимые доработки системы, были подготовлены инструкции для пользователей, проведено очное обучение и тестирование пользователей с целью проверки знаний и навыков работы в новом формате. После обучения был запущен тестовый период в течение которого пользователи смогли привыкнуть к новым бизнес-процессам и “пропустить через руки” несколько тестовых цепочек документов на тестовой базе 1С: УНФ. Эти шаги позволили минимизировать сопротивление персонала при внедрении и запустить систему в промышленную эксплуатацию.

10. Итоги проекта автоматизации

По результатам собственники получили возможность формировать все необходимые отчеты по кнопке, анализировать показатели бизнеса и быстро принимать решения. Вот некоторые из них:

 

Рис. 11 Отчет - Воронка продаж

 

Рис. 12 Отчет - Монитор денег

 

Рис. 13 Монитор - Расчеты с покупателями

 

Рис. 14 Монитор - Расчеты с поставщиками

 

Рис. 15 Монитор руководителя

 

Рис. 16 Отчет - Анализ бизнеса (доходы и расходы по начислению)

 

Рис. 17 Отчет - Анализ бизнеса (управленческий баланс)

 

Рис. 18 Отчет - Анализ бизнеса (денежный поток)

 

Рис. 19 Отчет - Доходы и расходы по отгрузке по подразделениям

кейс автоматизация

См. также

Кейсы проектов Работа с заинтересованными сторонами Бесплатно (free)

Бывают ситуации, когда обновление изрядно измененной 1С с большой базой не составляет особых трудностей — до определенного момента. Таким моментом становится, например, переход на новую подредакцию. После чего приходит понимание, что обновлять, как раньше — уже не получается и нужно что-то менять.

12.07.2024    593    0    1c-izh    1    

3

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Большинство бухгалтеров привыкли вести учет в конфигурации 1С:Бухгалтерия. Но что бывает, если такого бухгалтера перевести с 1С:Бухгалтерии на ERP? Об основных ошибках бухгалтера после перехода и роли аналитика в том, чтобы помочь бухгалтеру преодолеть трудности и изменить привычные паттерны, пойдет речь в статье.

15.05.2024    4462    0    TanyaRi    69    

26

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Эта статья о том, как за годы практики мы в компании выстроили систему проектных подходов по корпоративным внедрениям 1C, и зачем она вообще нужна. Выделю основные проблемы этого процесса, подскажу решения и раскрою внутреннюю кухню нашего подразделения.

15.05.2024    6263    0    cesar    15    

49

Проектирование Анализ предметной области Бесплатно (free)

В девятнадцатом выпуске второго сезона подкаста Радио “Аналитик“ обсудили, как и для чего применяют DDD, и почему аналитиком важно знать об этом подходе.

13.05.2024    560    0    Radio_Analyst    0    

3

Анализ предметной области Бесплатно (free)

В этой части статьи обсуждается идея о том, что бухгалтерская реальность (AR) строится как научная (математическая) модель хозяйственной реальности (ER), а также рассмотрены общие принципы построения научных моделей.

03.05.2024    884    0    Polav62    9    

4

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Статья об основных зонах внимания и часто допускаемых ошибках при внедрении современных ERP-систем – «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:ERP.Управление холдингом».

27.04.2024    2195    0    user893825    0    

17

Лидерство Личная эффективность Agile Анализ потребностей и поиск решений Бесплатно (free)

В семнадцатом выпуске второго сезона подкаста Радио “Аналитик“ обсудили, что из себя представляет модель Кеневин, чем и в каких ситуациях она может быть полезна тем, кто работает в сфере ИТ и не только.

19.04.2024    621    0    Radio_Analyst    0    

5

Анализ потребностей и поиск решений Бесплатно (free)

Расскажем о Customer Development (CustDev) в заказной разработке, методиках исследования и проверке гипотез при создании MVP. Восстановим справедливость в отношении CustDev: рассмотрим, что это такое, и поделимся практикой применения.

18.04.2024    808    0    tachenkov    0    

4
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. rusmil 262 06.02.23 18:14 Сейчас в теме
Круто! Таблички и бизнес процессы понравились. Можете ответить на дополнительные вопросы?

1. Сколько денег клиент затратил на внедрение и сколько пользователей работает в 1С УНФ, чтобы понимать когда экономия отобъёт деньги на внедрение.?

2. В процессе TO BE это как будет, однако во время внедрения процессы могут поменяться, планирующиеся процессы TO BE и получившиеся по факту внедрения совпали на 100% или все-таки были изменения? Если да то на сколько сильно?
4. systembiz 7 19.02.23 21:03 Сейчас в теме
Добрый день. Конечно можем.

1. Внедрение шло этапами, в целом, за все периоды около 800 000 р.
Общее число автоматизированных рабочих мест - 23

2. Бывают изменения процессов. Эти изменения мы согласовываем с заказчиками, при необходимости мы проводим отдельный этап моделирование, где заказчик видит то как будет работать его бизнес.
2. RustIG 1720 08.02.23 14:39 Сейчас в теме
Спасибо за кейс! Расчет экономического эффекта показал положительную разницуна бумаге, а денег на расчетном счёте стало больше?
5. systembiz 7 19.02.23 21:24 Сейчас в теме
Добрый день.
Благодарим за интерес к нашему кейсу.

Экономический эффект не связан напрямую с количеством денег на расчетном счете.
Если интересно, подписывайтесь на нас. Обязательно опубликуем статью на эту тему.
3. RustIG 1720 08.02.23 14:42 Сейчас в теме
За последнее время ваша статья единственная, когда пришлось под запись ее читать, перечитывать, думать. Вы предоставили технологию расчета стоимости бп. Спасибо!
Оставьте свое сообщение