Нетрадиционные методы работы с пользователями или вредные советы от опытного руководителя проекта

13.02.24

Команда - Мотивация

При запуске проектов не всегда работают стандартные классические методы, которые написаны в книжках. И нам приходится что-то придумывать, чтобы обойти ту или иную ситуацию, чтобы наша новая функциональность в принципе запустилась. Расскажем о том, как мотивировать сотрудников заказчика работать в новой системе.

Часто пользователи отказываются работать в новой системе и саботируют ее внедрение. На это может быть несколько причин.

Во-первых, до сих пор встречаются предприятия, которые не были автоматизированы с точки зрения оперконтура. Там все всегда велось в обычных бумажных журналах, людям это было привычно, понятно. Они никогда не работали в учетной системе. А когда им показываешь новый компьютер, они делают круглые глаза и говорят: «Изыди, демон, что ты от нас хочешь?»

Вторая причина, как ни странно, это мышечная память. Когда люди много лет работают в одной системе, им можно глаза закрыть – они точно попадут в каждую кнопку и с закрытыми глазами оформят документ.

У нас был забавный случай. Наш программист из лучших побуждений решил оптимизировать рабочее место кассира в столовой. Он как-то проходил мимо и увидел, что там кнопочки разбросаны хаотично, все нелинейно, неровно. Некрасиво же, надо сделать хорошо. Все выправил – прям любо-дорого посмотреть.

То, как материлась кассирша и что она думала об этом программисте, было слышно на все три этажа завода. За много лет работы в этой системе она одной рукой брала деньги, другой рукой пробивала суп, компот и что-то еще и даже не смотрела на монитор – она точно попадала. Проведя такой эксперимент, сотрудник нам всем остановил обед – пришлось откатываться.

Суть в том, что когда мы разрабатываем новые системы, особенно, рабочие места, нужно смотреть, как они были устроены раньше. И не всегда нужно переделывать то, что было сделано. Иногда лучше оставить как есть – это будет намного лучше работать.

И самая главная причина – это обычная человеческая лень. Люди всегда пытаются отложить задачи на потом – вдруг рассосется, вдруг от нас когда-нибудь отстанут или, может, я еще уволюсь?

Поэтому при переходе на новую систему с людьми приходится как-то договариваться и убеждать их, что с новой функциональностью будет намного проще и удобнее работать. Но не всегда это взлетает.

Что же можно сделать, чтобы как-то убедить сотрудников заказчика работать в новой системе?

 

Великий и могучий русский язык

 

Я занимаюсь в основном оперативным учетом – это сотрудники на складах и в цехах. Иногда бывает и офисный планктон – закупки-продажи, но с ними все более-менее просто, им можно подготовить инструкцию и на общечеловеческом языке все как-то объяснить. Но что делать со складом и с цехом? Как говорить с ними на одном языке?

Небольшой вопрос: как вы думаете, как и на каком языке разговаривают в основном сотрудники склада и на производстве? Правильный ответ: разговаривают они в основном матом. Поэтому, когда мы начинаем автоматизировать складские процессы, этот фактор нужно учитывать. Нужно понимать, с кем ты общаешься и как ты общаешься.

Как-то я автоматизировал один мясокомбинат на просторах Республики Марий Эл.

Там был такой чудесный персонаж – Маргарита Видушина. Она отвечала за работу магазинов: чтобы вода была, чтобы свет работал, чтоб канализация не засорялась. Можно было заслушаться, как она умудрялась часами говорить благим матом, изредка вставляя «в» и «на» – я и предположить не мог, что эти два слова вместе можно составить в одно предложение. Зато ее сотрудники, те же электрики и слесари, точно понимали, куда им нужно идти, и что с ними будет, если они вдруг через 15 минут не подключат электричество.

Еще у нас был один интересный персонаж – завскладом. У него было порядка 50 человек в подчинении: грузчики, водители и т.д. За ним было очень весело наблюдать на планерках, когда он объяснял директору, почему машина вовремя не уехала. Надо было видеть, как искажалось его лицо при попытке подобрать правильные культурные слова: «Один мой уважаемый грузчик сегодня пришел не в 06:00, а 08:30, и не совсем трезвый. А эта машина задержалась потому-то».

Когда мы пошли запускать этот склад, я своих консультантов изначально предупредил, чтобы они при общении с пользователями оценивали, какой тут на входе контингент. Потому что грузчик не поймет, если вы скажете: «Уважаемый, не будете ли вы добры оформить в терминале сбора данных вот эту операцию?» Благо среди консультантов были ребята повзрослее, им не составило труда донести этот момент.

Но был один очень неприятный побочный эффект. Когда они через два месяца вернулись в офис, у наших барышень уши в трубочку сворачивались от того, как они между собой разговаривали. Поэтому нужно переключать сотрудников, чтобы они все-таки и русский язык не забывали.

 

Метод кнута и пряника

 

 

Еще один интересный метод – это метод кнута и пряника. Причем, как показывает практика, у пряника довольно много недокументированных возможностей. Его не только едят, им иногда бьют и еще много как по-другому используют.

К сожалению, на многих предприятиях премиальной составляющей почти не бывает. А штрафных санкций – хоть отбавляй. И это при запуске системы в опытную эксплуатацию тоже нужно учитывать и чуть по-другому строить и процесс обучения, и процесс контроля данных, и процесс организации рабочих мест.

Как-то мы автоматизировали одно пищевое предприятие и столкнулись с проблемой – сотрудники в цехе постоянно делали какие-то глупые ошибки. Нужно ввести одну цифру – сколько килограмм готовой продукции было выпущено, а он почему-то вместо 10 кг пишет 200 кг. Откуда такие цифры, как это происходит?

На что вышел начальник производства и сказал: «Так, я договорился с программистами. Они переписали программу: теперь при каждой ошибке вас будет бить током». Мы поржали, а сотрудники – нет. Они очень всерьез восприняли эту информацию.

Примерно через два дня они бегали за нашими программистами, говорили: «Ради Бога, отключите эту штуку, мы уже все вместе сидим, проверяем, там точно цифры правильные, а нас все равно бьет и бьет током». Программист сказал: «Я немного удивлен, но пойдемте, посмотрим».

Оказалось, что электрики где-то накосячили и металлический стол в цехе закоротило, и когда сотрудник брал в руки мышку и касался рукой стола, его постоянно било током.

Зато какой результат получился за два дня работы? Весь цех, все сотрудники – все идеально научились работать с новой системой и в принципе никаких ошибок больше не допускали.

 

Как обучить сотрудников. Игра на вылет

 

Еще один интересный момент касаемо обучения большого количества сотрудников. Тут встает вопрос: как обучить, например, тех же самых 50 бухгалтеров?

Как-то нашей команде нужно было обучить 50 бухгалтеров. Но это далеко не тривиальная задача. Я уже убедился, что сколько бы я там перед ними не танцевал, они одним глазом будут в телефон смотреть, а другим глазом – своими делами заниматься.

Я подумал: «А давайте-ка я сделаю аттестацию после каждого экзамена?» Написал вопросы, контрольные примеры, расписал, сколько баллов и за что получается, пришел к генеральному директору и говорю: «Давайте им после обучения запустим аттестацию? Люди подумают, что их будут проверять, и им придется что-то учить».

Генеральный сказал: «Нет, у меня так не работает». Он пришел в бухгалтерию, собрал всех бухгалтеров и говорит: «С завтрашнего дня у вас начинается обучение! Экзамен будете сдавать мне лично! Кто наберет меньше всего баллов, будет уволен в тот же день».

Как они за нами потом бегали! Внимательно изучали инструкции. Каждого консультанта упрашивали: «Покажите еще разок! А вот это еще раз расскажите? А давайте мы вам предварительно этот экзамен сдадим? А какие там будут вопросы?»

Такие нетривиальные методы иногда позволяют выйти из ситуации и повысить ценность мероприятий обучения.

Тут же стоит и проговорить момент по работе с инструкциями. Очень часто получается, что мы написали прекрасную инструкцию в картинках. Принесли ее заказчику, все сказали: «Ммм, прекрасно», убрали в стол и больше ее никто никогда не видел.

И тут мы на одном из проектов решили устроить такой челлендж: найди орфографическую ошибку. Мы изначально сказали: «Вот вам инструкция. В этой инструкции есть 5 орфографических ошибок. Кто найдет ошибку, дадим дополнительную шоколадку».

И у людей запустился спортивный интерес. Все дружно вычитывали нашу инструкцию, пытались там найти ошибки и ходили к нам. Конечно, мы тут немного слукавили, но зато все четко прочитали нашу инструкцию – хоть что-то в голове осталось.

 

Ябеда или ответственный РП

 

 

Часто на этапе опытной эксплуатации идет параллельная работа в двух системах, и возникает проблема – нужно заставить сотрудников вводить документы в новую систему. Мы бьёмся, бьёмся, бьёмся, а они в лучшем случае один документ оформят, и все.

В данном случае вопрос решается подготовкой отчетов. Мы делаем директору рассылку – показываем, сколько документов каждый сотрудник в каждом цехе оформил. Или выводим эти данные на телевизор у него в кабинете.

На слайде показан пример с одного нашего отчета. На период, когда данные в системах нужно было дублировать, мы учитывали, кто сколько часов в цехе отработал с новой системой: кто во сколько начал, кто во сколько закончил. Грубо говоря, вход и выход из системы.

Таких отчетов может быть много: кто-то считает количество документов, кто-то считает количество отработанного времени. В зависимости от контекста, в зависимости от проекта, который там идет.

Мы подготовили такой отчет и разместили его генеральному директору на рабочий стол. Он открывал его на утренних планерках и говорил: «Ага, почему не работал цех такой-то и сотрудник такой-то?» С таким отчетом у нас получилось немного замотивировать людей работать в новой системе.

Лучше всего этот механизм работает, когда мы выводим этот отчет в общедоступные места: в цех, на проходную, еще где-то, где мы можем запустить такую прилюдную демонстрацию – кто у нас самый хороший сотрудник, а кто – самый бездельник.

Это работает довольно хорошо, особенно на больших предприятиях. С одной стороны, у людей начинает работать спортивный интерес: «Я хочу быть первым!» И тем, которые оказываются последними, тоже слегка некомфортно, что на них все пальцем тыкают: «О, ты даже два документа не можешь оформить!» Они тоже пытаются подтянуться. Поэтому такие механизмы позволяют решать нетривиальные проблемы.

При запуске проектов не всегда работают стандартные классические методы, которые написаны в книжках. На каждом проекте нам приходится что-то придумывать, чтобы обойти ту или иную ситуацию, чтобы наша новая функциональность в принципе запустилась.

А какие вы используете нестандартные методы, чтобы заставить сотрудников работать?

 

*************

Статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции "Анализ & Управление в ИТ-проектах".

 

10 - 12 октября 2024 года состоится конференция INFOSTART TECH EVENT, на которой прозвучит 130+ докладов.

Темы конференции:

  • Приемы, методы разработки и тестирования
  • DevOps-практики, управление инфраструктурой разработки
  • Интеграция и обмен данными
  • Идеи и тренды в разработке 
  • Администрирование серверов 1С и СУБД. HighLoad оптимизация  
  • Развитие технической команды. Личная эффективность разработчика 

INFOSTART TECH EVENT - крупнейшая профессиональная конференция для программистов 1С.


Подробнее о конференции.

 


См. также

Коммуникации Мотивация Личная эффективность Бесплатно (free)

Сейчас на рынке много объемных проектов, и специалисты часто сталкиваются c перегрузками. Чтобы сохранить ресурсное состояние и не допустить выгорания, нужна личная работа человека и грамотный подход руководителей. В статье рассказываю, как мы помогаем сотрудникам справиться со стрессом.

15.01.2024    2188    0    KChebykina    0    

32

Коммуникации Мотивация Бесплатно (free)

Практически из любой команды можно сделать команду мечты, вопрос только в том, сколько времени и сил нужно на это потратить (и стоит ли оно того). В статье на примере реальной команды будет показано, как с помощью одной таблички и двух простых метрик отследить в команде фазы модели Такмана и, используя дофамин-окситоциновую модель, повысить производительность сотрудников.

18.12.2023    808    0    user1544625    0    

5

Мотивация Бизнес-аналитик Руководитель проекта Бесплатно (free)

Как можно помочь вашим сотрудникам вдохновленно работать на благо проекта? Публикуем итоги мозгового штурма на Инфостарте

26.02.2020    4085    0    MariaTemchina    32    

21

Мотивация Руководитель проекта Бесплатно (free)

Про мотивацию написано много интересных книг и статей, сломано много копий. Мне запомнилось две точки зрения, как это ни странно, прямо противоположные. И с ними обеими я не могу не согласиться. 

11.02.2020    6045    0    MariaTemchina    14    

15

Мотивация Россия Бесплатно (free)

Мотивация - это побуждение к действию, которого требует цель. Экономия - можно расценить, как вид прибыли. Вот и все! Казалось бы, зачем что-то еще писать, ведь сами слова говорят за себя? На самом деле все не так однозначно...

10.01.2019    13341    0    Jokemas    47    

4

Управление персоналом (HRM) Мотивация Пользователь Руководитель проекта Управленческий учет Бесплатно (free)

Несколько советов по разработке систем мотивации, основанных на моем скромном опыте.

15.08.2017    16984    0    1c-intelligence    33    

29

Мотивация Бесплатно (free)

Думаем, что практически любого работающего человека интересует вопрос мотивации. Этой проблемой в одинаковой степени озабочены работники и работодатели: как мотивировать людей, сколько платить, как платить, какая часть оплаты должна быть фиксированной, а какая зависеть от результата работы, как это всё повлияет на результаты работы, стоит ли быть строгим и дотошным руководителем или нужно активно делегировать полномочия подчиненным. ВЦ "Раздолье" провело небольшое исследование на тему мотивации и вот его результат. Автор статьи Андрей Мироненко.

03.04.2017    48748    0    1СERP    234    

138

Мотивация Пользователь Бесплатно (free)

— А разработайте мне материальную мотивацию для менеджеров по продажам? — А чем они занимаются? какой функционал у них? а какие функции должны выполнять и не выполняет? а нагрузка текущая какая? структура отдела? а функции смежных подразделений? а цели компании на текущий год? а планы какие?…… — Да ладно вам, я вон позвонил в другое место, мне сказали за 3 дня сделают, это же менеджеры по продажам — они все одинаковые… — Да мне-то ладно — вам нет)

10.01.2017    9694    0    user666296_arunas    16    

8
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. OlegAr 22 13.02.24 12:20 Сейчас в теме
имея опыт внедрения на проекте, попросил у руководства "дубину" чтобы вбивать свежие мысли в застарелый мозг.
2. e9504100606 88 13.02.24 14:48 Сейчас в теме
Ох уж эти storylife. Металлический стол под током? Не верю.
Fominro; SirStefan; chng; _DaFNa_; +4 Ответить
3. chng 16.02.24 10:03 Сейчас в теме
(2) Просто докладчик не в курсе, что на производствах существует отдел охраны труда...
SirStefan; +1 Ответить
4. e9504100606 88 16.02.24 10:41 Сейчас в теме
(3) У меня был интересный кейс, когда в самописной конфигурации по функционалу контроля задолженности я не учел один параметр и все должники не получали пени и %% за просрочку. Типа как налоговые каникулы. Клиенты посчитали это лояльностью компании (узнал позже от CRM-менеджеров). В бизнесе на это тоже не обратил никто внимание. Через 3 месяца я заметил ошибку, исправил и послышался звук как в игре Fallout, когда понижается Карма =)
Teplotrassamen; +1 Ответить
5. Teplotrassamen 25.02.24 17:40 Сейчас в теме
По мат в цехах улыбнуло. Предстоит ввод в эксплуатацию терминалов ввода выполнения работ (тавтология получилась), но у меня ситуация проще, простым языком объясню начцеха и мастерам, а они уже на простом русском-матерном донесут информацию до сотрудников.
Оставьте свое сообщение